淺析大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案的管理與利用

陸冬梅

[摘 要]目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)是我國(guó)各行業(yè)比較關(guān)注的融合數(shù)據(jù)、信息、統(tǒng)計(jì)等學(xué)科的技術(shù)，而檔案管理也融合了數(shù)據(jù)、信息、統(tǒng)計(jì)等學(xué)科，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠應(yīng)用在檔案管理業(yè)務(wù)中。目前，我國(guó)各行業(yè)都在探索深度應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的路徑，檔案行業(yè)也不例外，尤其是人力資源檔案，可以引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)推進(jìn)自身發(fā)展與創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅有助于更深入地利用人事檔案信息，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)人力資源的更深入應(yīng)用。本文主要從檔案管理方面，全面深入地剖析了大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理的影響，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)分析大數(shù)據(jù)技術(shù)給高職院校人事檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，并提出了高職院校如何更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；人事檔案；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.082

[中圖分類(lèi)號(hào)]G717.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）02-0-02

1 大數(shù)據(jù)理論概述

針對(duì)大數(shù)據(jù)的概念，不同學(xué)者在不同階段提出了若干定義，綜合相關(guān)研究可以總結(jié)出具有代表性的概念：大數(shù)據(jù)是海量的數(shù)據(jù)集合，其數(shù)據(jù)量往往遠(yuǎn)超常規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠獲取的范圍，并且更新速度極快，信息含量復(fù)雜且價(jià)值挖掘難度較高的高度依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)一般有以下幾個(gè)特點(diǎn)。第一，信息規(guī)模超大。一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)計(jì)量單位往往都以PB、EB為單位，甚至ZB量級(jí)也有可能，這與網(wǎng)絡(luò)信息不斷更新發(fā)展是分不開(kāi)的。第二，數(shù)據(jù)多樣性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)，而是不僅包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，例如多媒體數(shù)據(jù)、微博朋友圈代表的文本數(shù)據(jù)，而且大數(shù)據(jù)技術(shù)更強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。第三，處理速度快。大數(shù)據(jù)技術(shù)要求必須對(duì)搜集到的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)分析并立即處理，如果不這樣做，按照傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)得到的結(jié)果可能會(huì)過(guò)時(shí)并無(wú)價(jià)值。第四，復(fù)雜關(guān)聯(lián)性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)間往往存在緊密的聯(lián)系，可以轉(zhuǎn)化為有效的商業(yè)信息。第五，價(jià)值密度低。大數(shù)據(jù)中的冗余信息較多，需要應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)海量信息進(jìn)行挖掘以便找到有價(jià)值的數(shù)據(jù)，但這部分很可能只是微小的一部分。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)于高職院校人事檔案管理的影響

2.1 能夠提高高職院校的工作效率

高職院校應(yīng)當(dāng)高度重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的作用，因?yàn)楦呗氃盒５慕處熁臼菍?shí)踐經(jīng)驗(yàn)非常豐富的專(zhuān)家型人才，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于更好地搜索及識(shí)別高職院校教師人力資源，也有利于社會(huì)對(duì)高職院校教師的更深入利用，不僅能搜集到學(xué)歷信息，更有利于深入地搜集及分析高職院校教師的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)信息。同時(shí)，大數(shù)據(jù)還能對(duì)搜集到的信息進(jìn)行整理和分析，保證及時(shí)得到有價(jià)值的信息。

2.2 有助于提高科研活動(dòng)的共享性、協(xié)同性

高職院校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人力資源檔案蘊(yùn)含的信息資源進(jìn)行深入分析與挖掘，能夠提煉高職院校教師的科研能力和經(jīng)驗(yàn)方面的信息，有利于高職院校深入開(kāi)展科研活動(dòng)。大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于人事檔案工作從高職教師實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)信息中分析社會(huì)對(duì)實(shí)踐性研究的需求，幫助高職院校進(jìn)一步確定新的研究方向，將新技術(shù)成果更好地進(jìn)行應(yīng)用。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中有助于發(fā)掘出實(shí)踐研究的發(fā)展方向和脈絡(luò)，為高職院校下一步的研發(fā)工作指明方向。此外，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于高職院校更好地開(kāi)發(fā)科研項(xiàng)目。

3 高職院校檔案創(chuàng)新管理存在的問(wèn)題

3.1 檔案數(shù)據(jù)分析難度大

目前，我國(guó)高職院校人事檔案管理的初始生成工作很多還是采用手工方式，人力資源信息查詢(xún)需要先轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒑蟛拍軐?shí)現(xiàn)數(shù)字化，但是即使數(shù)字化后，采用數(shù)據(jù)庫(kù)方式來(lái)管理人事檔案的方式還不多見(jiàn)。雖然高職院校人事檔案管理部門(mén)通過(guò)應(yīng)用信息化方式大大提高了人事資料查詢(xún)速度，但是隨著我國(guó)信息經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，簡(jiǎn)單的信息查詢(xún)對(duì)于人力資源檔案管理的價(jià)值將越來(lái)越小，高效并深入鑒別人事信息的關(guān)聯(lián)及用處，是目前高職院校人事檔案管理所需要改進(jìn)的地方。目前，我國(guó)高職院校人事檔案管理還沒(méi)有對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，存在較大的分析難度。

3.2 對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

目前，高職院校檔案管理部門(mén)對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用價(jià)值認(rèn)識(shí)還不夠深入，很多高職院校檔案管理部門(mén)管理層認(rèn)為人事檔案管理中的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值不大，人事檔案管理就是將人力資源信息整理并儲(chǔ)存供調(diào)用查閱即可，但是目前高職院校人事檔案管理中的信息網(wǎng)絡(luò)管理模式已經(jīng)高度應(yīng)用，人事檔案調(diào)用查閱效率大大提高。此時(shí)，人事檔案需求便應(yīng)運(yùn)而生，隨著我國(guó)開(kāi)始強(qiáng)調(diào)自主創(chuàng)新，科研界、經(jīng)濟(jì)界必然對(duì)于人力技術(shù)研發(fā)能力，尤其是對(duì)于人力資源實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的分析與共享應(yīng)用的需求大大提升。

目前，很多高職院校檔案管理部門(mén)管理層認(rèn)為其對(duì)于提高人事檔案管理效率價(jià)值不大，在理念上高職院校目前仍側(cè)重于提高效率，而不夠重視檔案數(shù)據(jù)信息挖掘工作。因此，很多高職院校檔案管理對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用較少，導(dǎo)致很多高職院校人事檔案管理的社會(huì)效益不高。

3.3 人事檔案資源開(kāi)發(fā)與信息服務(wù)能力低下

在高職院校人事檔案業(yè)務(wù)中，大多數(shù)的管理者認(rèn)為人事檔案管理的主要工作就是對(duì)人力資源信息進(jìn)行儲(chǔ)存，以滿(mǎn)足一般工作需要，從而導(dǎo)致高職院校人事檔案管理工作的社會(huì)效益較低，人力資源檔案資源開(kāi)發(fā)工作未得不到重視，相關(guān)服務(wù)意識(shí)不高。同時(shí)，一些管理者并沒(méi)有主動(dòng)服務(wù)科研和社會(huì)人力資源需求的意識(shí)，從而不能充分發(fā)揮高職院校人力資源的實(shí)踐優(yōu)勢(shì)，在服務(wù)我國(guó)及產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)創(chuàng)新方面，人事檔案資源的人力資源信息作用沒(méi)有充分發(fā)揮，很多人力資源檔案資源也沒(méi)有得到充分利用，社會(huì)效益沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。

3.4 信息共享性能比較差

很多高職院校人事檔案管理部門(mén)的人力資源信息不能與其他高校實(shí)現(xiàn)有共享，一旦高職院校部門(mén)需要團(tuán)隊(duì)性質(zhì)的人事檔案信息，則需要聯(lián)合多個(gè)高職院校進(jìn)行分別查詢(xún)，更別說(shuō)開(kāi)展信息共享分析業(yè)務(wù)了，從而不但會(huì)浪費(fèi)人力資源信息，還會(huì)延誤高職院校人事檔案信息的查詢(xún)時(shí)間，影響了人事檔案查詢(xún)的效果，尤其缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致我國(guó)高職院校人事檔案中的有實(shí)踐性、經(jīng)驗(yàn)性的信息沒(méi)有得到共享應(yīng)用，很多科研成果和科研人力資源也沒(méi)有得到深入挖掘和利用。

4 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高人事檔案管理能力的對(duì)策

4.1 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高數(shù)據(jù)提取效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于幫助科研人力資源和人事檔案部門(mén)搜尋并分析人事檔案中有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，幫助高職院校人事檔案管理部門(mén)提高人力資源信息資源的挖掘能力。因此，我國(guó)高職院校人事檔案管理部門(mén)應(yīng)積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展人力資源信息的分析與挖掘工作，在人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，積極建立我國(guó)高職院校聯(lián)合組建的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的集中化儲(chǔ)存與管理。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析挖掘能夠有效挖掘人力資源檔案中數(shù)據(jù)價(jià)值。

4.2 提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值認(rèn)識(shí)

我國(guó)科研人力資源人事檔案管理部門(mén)的管理者必須要強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值認(rèn)識(shí)，深刻研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案管理的新需求以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，人力資源管理者在日常檔案工作中應(yīng)該積極宣傳大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，讓每個(gè)人力資源工作人員都能重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

4.3 提高高職院校人力資源檔案資源開(kāi)發(fā)與知識(shí)服務(wù)水平

首先，高職院校人事管理部門(mén)應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷挖掘檔案信息中有價(jià)值的資源，尤其是高職教師在實(shí)踐中取得的科研成果、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，高職院校人事檔案管理應(yīng)該增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)于社會(huì)上的科研需求，應(yīng)當(dāng)積極從檔案信息中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提取有效的信息。筆者建議高職院校在完成自身人事檔案信息化的基礎(chǔ)上，采購(gòu)檔案云處理平臺(tái)系統(tǒng)，并且將人事檔案信息上傳到云處理平臺(tái)上，甚至實(shí)現(xiàn)全國(guó)高職院校的云平臺(tái)統(tǒng)一處理，然后結(jié)合我國(guó)高職院校人力資源管理及科研工作的實(shí)際情況，與軟件廠(chǎng)商共同編寫(xiě)云計(jì)算程序和相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.4 構(gòu)建大數(shù)據(jù)云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享

高職院校人力資源檔案管理對(duì)于我國(guó)技術(shù)研發(fā)的發(fā)展具有重要的作用，針對(duì)目前人力資源檔案管理中信息化水平低的問(wèn)題，高職院校管理部門(mén)應(yīng)該建立一個(gè)人事檔案相關(guān)的云平臺(tái)，加強(qiáng)各高職院校以及各科研機(jī)構(gòu)之間的合作，增強(qiáng)高職院校人力資源檔案信息的資源共享程度。筆者建議高職院校在完成自身人事檔案信息化的基礎(chǔ)上，建設(shè)云處理平臺(tái)系統(tǒng)，并且將人事檔案相關(guān)資料和信息上傳到云處理平臺(tái)，在云平臺(tái)上采用大數(shù)據(jù)計(jì)算系統(tǒng)。

5 結(jié) 語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高職院校人事檔案管理部門(mén)應(yīng)提高對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用程度，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高人力資源檔案的數(shù)據(jù)挖掘及信息利用水平，保證人事檔案能夠得到充分利用，為我國(guó)科研資源及教學(xué)資源的優(yōu)化配置做出突出貢獻(xiàn)。

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