淺談如何做好公路工程檔案的收集與整理

趙敬

摘要：公路工程施工管理不斷優(yōu)化，工程檔案管理也應(yīng)隨之優(yōu)化。工程檔案管理作為公路工程管理的重要工作內(nèi)容，檔案資料的收集與整理是其重中之重。但是從目前來(lái)看，我國(guó)公路工程檔案管理存在一些不足。文章結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，指出公路工程檔案收集與整理存在管理意識(shí)淡薄、管理不規(guī)范、制度不健全等問(wèn)題，希望通過(guò)提高管理意識(shí)、規(guī)范工程檔案資料的編制、加強(qiáng)法制及制度建設(shè)等措施不斷改善。

【關(guān)鍵詞】公路工程；檔案收集與整理；問(wèn)題；對(duì)策

我國(guó)的公路施工隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展達(dá)到了一個(gè)新的高度，發(fā)展迅速、規(guī)模增大。公路工程檔案記錄了工程建設(shè)的過(guò)程，也為后期項(xiàng)目移交、運(yùn)行提供參考依據(jù)，同時(shí)也是項(xiàng)目建設(shè)的憑證，更具有法律和歷史價(jià)值。因此，工程檔案的收集與管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)作用，需要加強(qiáng)工程檔案的管理工作。采取積極措施解決現(xiàn)存的問(wèn)題，提高工程檔案管理質(zhì)量。

1.公路工程檔案收集與整理的重要性

首先，交通路網(wǎng)作為城市的動(dòng)脈，其在城市建設(shè)發(fā)展中的作用不言而喻。而做好公路工程的檔案管理，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)施工提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)知識(shí)，優(yōu)化公路工程建設(shè)方案、技術(shù)方案，提高工程施工質(zhì)量，減少工程可能會(huì)出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題與安全問(wèn)題。其次，對(duì)部分城市而言，旅游業(yè)是其重要的產(chǎn)業(yè)之一，而通過(guò)公路工程檔案的記錄功能，能夠較好地對(duì)城市旅游各個(gè)景點(diǎn)做好統(tǒng)計(jì)分析工作，以便相應(yīng)的政府職能部門(mén)對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化分配工作，確保城市的經(jīng)濟(jì)效益最大化。

2.公路工程檔案收集與整理現(xiàn)存問(wèn)題

2.1公路工程檔案收集與整理不規(guī)范

大多公路工程項(xiàng)目的檔案收集與整理不規(guī)范。主要表現(xiàn)有：首先，工程檔案管理脫離于施工管理。承建單位在施工過(guò)程中不重視第一手資料，即現(xiàn)場(chǎng)資料的及時(shí)收集與整理，現(xiàn)場(chǎng)材料、數(shù)據(jù)的遺失致使整理竣工資料時(shí)無(wú)資料可用，導(dǎo)致竣工后檔案資料不能準(zhǔn)確反映工程的真實(shí)施工情況，出現(xiàn)記錄不全，數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，如施工日志、施工影像等，尤其是隱蔽工程的施工照片如果當(dāng)時(shí)沒(méi)有保存，那么后期就無(wú)法尋找。其次，表格不統(tǒng)一，模板混亂。建設(shè)單位沒(méi)有下發(fā)統(tǒng)一的施工用表，或者表格設(shè)計(jì)不合理，如需要填寫(xiě)的實(shí)際操作和設(shè)計(jì)要求內(nèi)容等無(wú)法填寫(xiě)，要求填寫(xiě)的數(shù)據(jù)重疊較多。致使竣工資料凌亂，毫無(wú)章法。再次，工程檔案歸檔、存儲(chǔ)不規(guī)范。如分類(lèi)不科學(xué)，沒(méi)有按照資料類(lèi)型進(jìn)行統(tǒng)一整理，存放，歸檔，零亂的堆放在一起。不利于資料的后期查找，也不便于作為歷史資料進(jìn)行保存。

2.2公路工程檔案管理制度不完善

很多公路工程項(xiàng)目現(xiàn)有的檔案管理制度不完善，對(duì)檔案管理，如收集、整理、移交等沒(méi)有明確的要求和控制措施，檔案管理服務(wù)工作不到位。主要表現(xiàn)有：資料收集時(shí)不及時(shí)，不細(xì)致，資料整理和存檔未按照檔案的管理要求進(jìn)行，技術(shù)人員或者檔案管理人員離職時(shí)不進(jìn)行資料交接，更無(wú)資料交接手續(xù)，導(dǎo)致人走后資料無(wú)人管，無(wú)處找，甚至被據(jù)為己有。另外更缺乏對(duì)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，過(guò)程中無(wú)人監(jiān)督，出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，出現(xiàn)問(wèn)題后不能很好的追責(zé)和補(bǔ)救。

2.3公路工程檔案管理信息化程度低

公路工程項(xiàng)目檔案收集與整理信息化程度非常低，很多項(xiàng)目依然采用的是傳統(tǒng)的管理模式，未建立信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。常見(jiàn)的管理方式是采用紙質(zhì)檔案管理，新發(fā)展的信息化檔案管理技術(shù)使用的較少，如電子檔案、電子簽名等。紙質(zhì)檔案需要大量的人員進(jìn)行整理，不僅耗時(shí)、耗力，而且效率也較低。另外，各單位因其意識(shí)不到位或者資金的限制，大多未引進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，無(wú)可供使用的軟硬件。有些單位即使引進(jìn)了相應(yīng)的硬件設(shè)備，但是不能配備專(zhuān)業(yè)的人才，致使設(shè)備被空置，不能發(fā)揮其應(yīng)有的管理和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，造成信息化系統(tǒng)無(wú)用或用處小的誤解，更不愿意繼續(xù)投入資金和人力資源發(fā)展信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。

3.做好公路工程檔案的收集和整理工作

3.1強(qiáng)化公路工程檔案收集與整理意識(shí)

提高工程檔案管理水平，首要任務(wù)是強(qiáng)化檔案收集與整理意識(shí)。首先，要提高項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案收集、整理的重視，配備相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?，制定?zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理工作。其次，要加強(qiáng)執(zhí)行人員對(duì)檔案收集與整理的意識(shí)，可通過(guò)培訓(xùn)、座談會(huì)等方式加以提高，如對(duì)技術(shù)人員開(kāi)展收集隱性工程資料的技能培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展強(qiáng)化意識(shí)，提升管理素養(yǎng)的培訓(xùn)。再次，建設(shè)單位、監(jiān)理單位要定期或不定期進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)整改，及時(shí)解決，以避免后期出現(xiàn)類(lèi)似的問(wèn)題。

3.2規(guī)范工程檔案資料的編制

現(xiàn)有的工程檔案資料規(guī)范不統(tǒng)一或者陳舊落后，不能很好的反映現(xiàn)有的工程施工實(shí)際。需要不斷的更新資料編制規(guī)范，統(tǒng)一要求。公路工程建設(shè)單位應(yīng)該聯(lián)合檔案館，與其合作，編制行業(yè)的檔案管理規(guī)范。在編制過(guò)程中要充分發(fā)揮設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、建設(shè)管理等各個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)家力量，充分征求各領(lǐng)域?qū)＜业囊庖?jiàn)，借助他們的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)代工程特點(diǎn)，技術(shù)特色，編制一套完整的檔案資料統(tǒng)一表格，使其既符合施工技術(shù)要求，又符合檔案管理要求，并作為檔案編制規(guī)范的附件下發(fā)至各個(gè)施工項(xiàng)目。

3.3加強(qiáng)法制及制度建設(shè)

國(guó)家檔案法明確規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)重視檔案工作，將其作為發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分。這充分表明了檔案管理的重要性。這就要求各單位應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)管理檔案，指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。與此同時(shí)要制定管理制度，規(guī)范化管理，明確各級(jí)負(fù)責(zé)人的職責(zé)、權(quán)限；明確檔案管理的具體要求，如怎樣收集資料，怎樣整理，怎樣歸檔，移交工作的注意事項(xiàng)，違規(guī)處理的辦法等。建設(shè)方和監(jiān)理應(yīng)該檢查工作內(nèi)容增加檔案管理內(nèi)容，使其與進(jìn)度、質(zhì)量檢查同等重要。

3.4 建立公路檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以及現(xiàn)代化通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案時(shí)代向電子檔案時(shí)代的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有高效的數(shù)據(jù)分析能力、處理能力，實(shí)現(xiàn)了各部門(mén)之間的檔案管理聯(lián)動(dòng)與信息共享，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到了巨大提升。相關(guān)的部門(mén)可建設(shè)電子檔案查詢網(wǎng)站，并提供一定不同權(quán)限的電子檔案查詢、取用的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源高效共享的目的。由于目前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)較為發(fā)達(dá)，數(shù)字化檔案處理中心能夠更為高效地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的分析與篩選。只有切實(shí)解決了電子檔案的錄入、紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的儲(chǔ)存安全的現(xiàn)代數(shù)字化三大關(guān)鍵問(wèn)題，才能更好地保障檔案發(fā)揮作用，切實(shí)為社會(huì)與人民群眾所服務(wù)。

4.結(jié)束語(yǔ)

做好公路工程檔案的收集、整理等管理工作，有利于提高公路工程的運(yùn)行效率，提高養(yǎng)護(hù)水平，更好的服務(wù)于人民。為了更好的解決公路工程檔案收集與整理存在的管理意識(shí)淡薄、管理不規(guī)范、制度不健全等問(wèn)題。應(yīng)該從提高管理意識(shí)、規(guī)范工程檔案資料的編制、加強(qiáng)法制及制度建設(shè)、加強(qiáng)工程檔案收集與整理的信息化建設(shè)等方面不斷改善，提高工程檔案管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王路紅.淺談公路工程檔案的收集與整理[ J ].蘭臺(tái)世界，2015（S1）：145.

[2]高超群.淺析公路工程檔案收集與整理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].三門(mén)峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，11（02）：101-102.

[3]王娥.公路工程檔案收集與整理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2016，（33）：929.

[4]張曉麗.淺析公路工程檔案收集與整理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2017，（18）：1511-1511，4137.

[5]梁永芳.高速公路科技檔案管理存在的主要問(wèn)題和對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（11）：70，72.