實現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施

呂鵬

摘要：行政管理工作對于政府而言十分重要，其內(nèi)容的復(fù)雜性和繁瑣性要求各部門之間做到相互協(xié)調(diào)、相互配合，并積極探索有效的管理模式。特別是對于辦公室管理而言，落實精細(xì)化管理制度，創(chuàng)新管理模式，能為政府的行政管理奠定良好的基礎(chǔ)。辦公室管理是連接高層和基層的必要紐帶，任何重要的信息都要通過辦公室的行政管理進(jìn)行處理和通知，其重要性不言而喻。當(dāng)前辦公室行政管理還存在諸多問題，針對這一情況，提出精細(xì)化的管理標(biāo)準(zhǔn)和措施，全面提高行政管理的科學(xué)性、合理性。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化；措施；問題

一、引言

精細(xì)化的管理是為了適應(yīng)信息化時代的發(fā)展而提出的一種創(chuàng)新型管理模式，是各行政單位開展管理工作的新趨勢。主要以通過科學(xué)合理的管理手段實現(xiàn)政府對政治、經(jīng)濟(jì)、社會公共事業(yè)高效管理的目的，要求政府內(nèi)部各部門之間相互協(xié)調(diào)，進(jìn)行精細(xì)化的分工，提高服務(wù)質(zhì)量。從目前整體情況來看，我國政府在辦公室行政管理制度的設(shè)置上還存在很多不足，沒有真正做到精細(xì)化管理，對新型的管理模式掌握不到位，導(dǎo)致管理效率始終得不到提升。因此，從管理工作中不斷總結(jié)不足，采取有效的應(yīng)對措施是實現(xiàn)精細(xì)化管理的前提。

二、辦公室實施精細(xì)化行政管理的必要性

辦公室是政府內(nèi)部的重要組成部分，是協(xié)調(diào)整個政府各部門管理的橋梁。辦公室不僅要負(fù)責(zé)傳達(dá)并落實上級領(lǐng)導(dǎo)所制定的工作任務(wù)，還要對基層和其他工作人員做好調(diào)研工作。工作內(nèi)容主要包括項目分析、調(diào)查統(tǒng)計、會議計劃、行政監(jiān)督等。為了使辦公室的效用充分發(fā)揮，行政管理的理念就被廣泛提出并執(zhí)行。只有采用精細(xì)化行政管理的模式，才能最大程度地消除現(xiàn)有的行政管理問題，避免政府行使職能作用時出現(xiàn)不合理現(xiàn)象，方便政府進(jìn)行管理，維護(hù)公共利益，全面提升政府的執(zhí)行能力。

三、當(dāng)前辦公室行政管理存在的主要問題及矛盾

（一）主要問題

1. 缺乏明確的管理目標(biāo)

對于政府來說，都有特定的組織形式，辦公室作為部門中的重要機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)制定好明確的管理目標(biāo)，并建立科學(xué)合理的管理制度，以實現(xiàn)政府的戰(zhàn)略管理目標(biāo)。從當(dāng)前的形勢來看，某些地區(qū)的政府都沒有將管理理念及時轉(zhuǎn)換到現(xiàn)代化社會發(fā)展中來。管理者沒有認(rèn)識到以社會主義市場經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)體制的運(yùn)轉(zhuǎn)方式，在短期目標(biāo)和長期目標(biāo)的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目標(biāo)和計劃都缺乏組織性、全面性、先進(jìn)性，在此情況下，管理人員也受到上級領(lǐng)導(dǎo)的思維影響，在工作中憑借經(jīng)驗辦事，沒有真正從社會的發(fā)展和人民的實際需求出發(fā)。最終導(dǎo)致部門銜接不到位，事務(wù)脫節(jié)等問題。且隨著國際化進(jìn)程的加快，政府對辦公室管理效率的要求也越來越高，如果沒有以明確的目標(biāo)作為管理重心，那么工作人員的工作積極性也會受到影響，當(dāng)出現(xiàn)問題時相互推脫，更是給政府帶來許多不必要的麻煩。

2. 缺乏科學(xué)的監(jiān)督體系

監(jiān)督體系是確保辦公室的行政管理得以落實的關(guān)鍵內(nèi)容。政府辦公室管理效率低下的主要問題便是在管理過程中缺乏科學(xué)的監(jiān)督體系，在工作人員能力表現(xiàn)、綜合目標(biāo)等內(nèi)容上都缺乏科學(xué)化的衡量方式。具體表現(xiàn)在：績效考核制度不夠完善。雖然現(xiàn)今政府也在規(guī)范工作人員評價制度，但在獎懲措施的設(shè)置上頭重腳輕，沒有體現(xiàn)出公平性。有些工作人員并不是通過自己的實力進(jìn)入行政單位，而是由上級干部委派，在考核的過程中更是可以直接走捷徑，導(dǎo)致其他工作人員的積極性也不高，只圖完成任務(wù)。另外便是在崗位的設(shè)置上缺乏衡量標(biāo)準(zhǔn)。政府的策略和目標(biāo)無法靠某一部門獨(dú)立完成，而是需要各個部門相互協(xié)調(diào)，共同謀事?？v觀現(xiàn)有的崗位設(shè)置方案，有些部門缺乏人才，有些部門卻出現(xiàn)人員飽和現(xiàn)象，直接導(dǎo)致工作內(nèi)容無法有效進(jìn)行。最后便是管理制度上缺乏創(chuàng)新性。創(chuàng)新是促進(jìn)政府跟上國際發(fā)展腳步的支柱，在整個行政管理中都占據(jù)著不可或缺的地位。

3. 管理人員管理意識不強(qiáng)

實現(xiàn)精細(xì)化行政管理的基本前提便是要培養(yǎng)工作人員的管理意識。在制定各種規(guī)章制度時，需要更加客觀、更加細(xì)致的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不公平或其他不足時，應(yīng)當(dāng)查漏補(bǔ)缺，及時改正，避免給工作人員造成過大的負(fù)擔(dān)，也要避免出現(xiàn)工作分配不當(dāng)?shù)葐栴}?？傮w而言，辦公室精細(xì)化管理的重要原則便是科學(xué)合理。行政管理出現(xiàn)問題，不能只歸咎于個人，團(tuán)隊合作才能讓政府的行政工作時刻保持活力。

（二）主要矛盾

1. 大局與小局

辦公室是一個綜合管理部門，它同其他部門不同，主要體現(xiàn)在服務(wù)性上。每個政府的辦公室管理宗旨都是一切以大局為重，并服務(wù)于大局。當(dāng)辦公部門同政府其他部門、內(nèi)部工作和社會工作出現(xiàn)矛盾時，要自覺地做到小局服從大局。管理人員要始終記得，辦公部門既要發(fā)揮引導(dǎo)作用，也要自覺履行規(guī)章制度，并與其他部門保持和諧關(guān)系，切忌因部門個人原因而影響到大局工作。

2. 主動與被動

辦公室行政管理既處于被動，也要發(fā)揮主動性。這就要求管理人員學(xué)會從被動中尋求主動，在主動中服從被動。善于將被動任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸ぷ鳎凑粘Ｒ?guī)規(guī)律階段性地分配工作，指導(dǎo)工作，要主動承擔(dān)責(zé)任，不要消極應(yīng)付上級所安排的任務(wù)。特別是對于突發(fā)事件和非確定性工作，做到提前預(yù)知，提前準(zhǔn)備，提前應(yīng)對。辦公室要發(fā)揮好自己的職能作用，把問題想在前面，主動提供超前服務(wù)。

3. 過度與欠缺

辦公室行政管理人員還要履行的一個重要職責(zé)便是給上級領(lǐng)導(dǎo)提供意見和改進(jìn)目標(biāo)，即政府“參謀”。想要做好一個參謀，就要把握一個度，掌握好分寸。在發(fā)生一些緊急情況時，更是需要辦公部門的人員協(xié)同參與，充分發(fā)揮其管理的前瞻性作用。在領(lǐng)導(dǎo)做決策時，不能缺位也不能越位，瞎摻和或者越俎代庖地諫言是不明智的，不僅不會得到領(lǐng)導(dǎo)的欣賞，還可能引起反感。

四、實現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理的有效措施

（一）明確目標(biāo)，量化標(biāo)準(zhǔn)

在管理中，應(yīng)當(dāng)樹立明確的管理目標(biāo)，制定科學(xué)化的管理制度，要求工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，切勿出現(xiàn)漏洞管理、過度管理等問題。可以從以下幾個方面建立精細(xì)化的管理目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)：首先，確保責(zé)權(quán)分明，崗位劃分科學(xué)，制度公正。辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，協(xié)調(diào)其他部門工作，因此在崗位和工作流程的設(shè)置上，一定要根據(jù)工種和服務(wù)需求統(tǒng)籌安排。其次，工作流程的優(yōu)化。辦公室行政管理工作相對其他部門的工作來說更加復(fù)雜，綜合性較強(qiáng)，簡約的工作流程對于實現(xiàn)精細(xì)化的辦公室管理能起到極大的促進(jìn)作用，特別是在上級命令的分析和處理上，能夠做到快速準(zhǔn)確，及時地完成領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)。管理人員要努力完善并優(yōu)化管理流程，在任務(wù)的處理上更為快捷和高效。行動時也要符合邏輯性，這樣便于決策者更為直觀地審視任務(wù)結(jié)果，并提出決策方案。對每次出現(xiàn)的問題和不足也要及時總結(jié)，并做出反饋和調(diào)整。與此同時，信息化技術(shù)的發(fā)展為辦公室管理提供了更為便捷的信息處理服務(wù)，管理人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)辦公室的自動化管理，對收集到的信息進(jìn)行有效加工，從內(nèi)到外地協(xié)調(diào)管理工作，防止問題的發(fā)生。

（二）落實制度建設(shè)與運(yùn)用

管理部門也要加快創(chuàng)新制度的建設(shè)和運(yùn)用，制定一套完善的管理體系，優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)，突破傳統(tǒng)的管理方法，讓辦公室行政管理真正走向高技術(shù)、高水平的道路，以增強(qiáng)政府的職能作用。制度創(chuàng)新已經(jīng)成為市場經(jīng)濟(jì)體制下推動政府更快轉(zhuǎn)型的必然趨勢，對辦公室管理面臨的問題進(jìn)行全方面的研究，并提出有效的理論依據(jù)和方案具有現(xiàn)實意義。

（三）提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)

要想確保精細(xì)化行政管理工作順利開展，首先就要加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)，對工作人員應(yīng)當(dāng)具備的職業(yè)素質(zhì)和管理技能提出更高要求。政府應(yīng)當(dāng)積極為工作人員提供學(xué)習(xí)平臺，給他們提供更多的培訓(xùn)機(jī)會，增加他們的知識和見解，為創(chuàng)新能力的提升打下基礎(chǔ)。辦公室管理人員要具備高素質(zhì)、高技能，并且還要將良好的素養(yǎng)運(yùn)用到工作中，全面提高工作效率和質(zhì)量。在績效考核標(biāo)準(zhǔn)的制定上，也要確保公平公正、公開，給予優(yōu)秀工作人員特定的獎勵，以增加他們的自豪感，給予違紀(jì)工作人員批評教育，減少錯誤的發(fā)生率。

五、結(jié)語

辦公室行政管理內(nèi)容雖然復(fù)雜，但只要掌握了管理的精髓，那么實現(xiàn)精細(xì)化管理也不是不可能的。政府戰(zhàn)略目標(biāo)的制定，要依靠辦公部門的處事能力，對于辦公室管理人員來說，不僅要充分發(fā)揮自己的主動性，也要起到承上啟下的作用，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，也要協(xié)調(diào)好其他部門的參與作用。

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（作者單位：成都市青白江區(qū)城廂鎮(zhèn)人民政府）