高校資產(chǎn)驗(yàn)收研究與探索

趙醒文, 鄺倍民

(1. 廣東工業(yè)大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)管理辦公室, 廣東 廣州 510006; 2. 南方醫(yī)科大學(xué) 財(cái)務(wù)處, 廣東 廣州 510006)

國(guó)家每年向各高校投入大量財(cái)政資金用于采購(gòu)各類資產(chǎn)。驗(yàn)收是高校資產(chǎn)采購(gòu)管理過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是學(xué)校資金支出的最后一個(gè)關(guān)口,也是銜接資產(chǎn)入賬、管理和使用的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。但由于國(guó)家、省、市及上級(jí)主管部門均未出臺(tái)驗(yàn)收管理辦法及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),且高校在資產(chǎn)采購(gòu)方面存在“重招標(biāo)、輕驗(yàn)收”的現(xiàn)象,在機(jī)構(gòu)設(shè)置、體系機(jī)制、具體操作等各個(gè)層面都有不少需要改進(jìn)和完善的空間[1-5]。

1 高校資產(chǎn)驗(yàn)收的作用

資產(chǎn)驗(yàn)收是國(guó)有資產(chǎn)從購(gòu)置、建造等方式獲得到入賬、使用的一個(gè)中間環(huán)節(jié),對(duì)于國(guó)有資產(chǎn)的安全和風(fēng)險(xiǎn)化解具有不可替代的作用[3]。資產(chǎn)驗(yàn)收是對(duì)所購(gòu)置的資產(chǎn)在投入使用前,按照簽訂的采購(gòu)合同技術(shù)、服務(wù)等對(duì)供應(yīng)商執(zhí)行合同情況進(jìn)行驗(yàn)收,是核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、性能及技術(shù)指標(biāo)檢驗(yàn)的過(guò)程[4-5]。

資產(chǎn)驗(yàn)收工作是否到位,直接關(guān)系到資產(chǎn)購(gòu)建的質(zhì)量、效率及使用的優(yōu)劣,因此,高校利用財(cái)政投入、上級(jí)補(bǔ)助、事業(yè)收入、經(jīng)營(yíng)收入、附屬單位上繳收入等來(lái)自各種渠道的經(jīng)費(fèi)購(gòu)置和建造的資產(chǎn),以及通過(guò)捐贈(zèng)、調(diào)撥等形式取得的資產(chǎn)必須依照權(quán)限,通過(guò)相關(guān)規(guī)定程序的驗(yàn)收后,方可辦理賬款結(jié)算、資產(chǎn)登記入賬等手續(xù)[6-8]。

2 高校資產(chǎn)驗(yàn)收現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 政府采購(gòu)及資產(chǎn)管理制度缺少對(duì)驗(yàn)收工作的規(guī)范性指導(dǎo)

《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第四十一條規(guī)定“采購(gòu)人或者其委托的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織對(duì)供應(yīng)商的履約驗(yàn)收。大型或復(fù)雜的政府采購(gòu)項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)國(guó)家認(rèn)可的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)參加驗(yàn)收工作。驗(yàn)收方成員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收書上簽字,并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任?！薄敦?cái)政部令87號(hào)-政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第七十四條“采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。采購(gòu)人可以邀請(qǐng)參加本項(xiàng)目的其他投標(biāo)人或者第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。參與驗(yàn)收的投標(biāo)人或者第三方機(jī)構(gòu)的意見作為驗(yàn)收書的參考資料一并存檔?！?/p>

《高等學(xué)校儀器設(shè)備管理辦法》( 教高[2000]9 號(hào)) 及《教育部政府采購(gòu)管理暫行辦法》只是提出各高校自行建立健全驗(yàn)收管理及監(jiān)督制度,未作出具體要求及框架。

2.2 一些高校未建立資產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)范和管理制度

李瑩[2]對(duì)高校設(shè)備驗(yàn)收制度調(diào)研統(tǒng)計(jì),約26%的高校有資產(chǎn)驗(yàn)收制度,約20%的高校有關(guān)于設(shè)備驗(yàn)收程序的規(guī)定。一些高校資產(chǎn)驗(yàn)收方面的規(guī)定只在采購(gòu)管理辦法或?qū)嶒?yàn)室設(shè)備管理辦法中有少量驗(yàn)收相關(guān)表述,但未細(xì)化驗(yàn)收的程序、工作要求等,驗(yàn)收管理的制度化、規(guī)范化程度比較低。部分高校由于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不同,對(duì)資產(chǎn)管理的分工及管理要求不同,造成各部門對(duì)同一類型的資產(chǎn),驗(yàn)收要求也不同。對(duì)資產(chǎn)驗(yàn)收管理層次、權(quán)責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、程序等關(guān)鍵內(nèi)容不明確,從而導(dǎo)致資產(chǎn)驗(yàn)收混亂、效率低下,漏洞頻出[8-11]。

2.3 未進(jìn)行分類管理

部分高校未對(duì)資產(chǎn)驗(yàn)收工作進(jìn)行分類管理,未對(duì)低值品、批量通用設(shè)備、大型貴重儀器設(shè)備、工程、服務(wù)等進(jìn)行分類管理,造成低值品和通用設(shè)備驗(yàn)收過(guò)于復(fù)雜,效率低下,而大型貴重儀器設(shè)備驗(yàn)收又過(guò)于簡(jiǎn)化。

2.4 未建立驗(yàn)收異常的處理規(guī)范

因高校資產(chǎn)采購(gòu)驗(yàn)收與一般行政事業(yè)單位采購(gòu)驗(yàn)收存在一定的差異,高校采購(gòu)的資產(chǎn)特別是貴重儀器設(shè)備、進(jìn)口的高精尖設(shè)備,在項(xiàng)目論證及用戶需求時(shí)難以達(dá)到通用設(shè)備的精準(zhǔn)詳細(xì),指標(biāo)的設(shè)計(jì)也可能存在不清晰,或者論證時(shí)提的要求與現(xiàn)實(shí)存在一定的差距。故設(shè)備驗(yàn)收存在指標(biāo)不符或者部分指標(biāo)高于或低于標(biāo)書的現(xiàn)象,驗(yàn)收組往往從經(jīng)驗(yàn)出發(fā)或臨場(chǎng)商議決定如何處理,缺少處理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)[9-12]。

3 資產(chǎn)驗(yàn)收的研究與實(shí)踐

自2015年以來(lái),廣東省教育廳先后向廣東工業(yè)大學(xué)投入12億元高水平大學(xué)建設(shè)專項(xiàng)資金,重點(diǎn)支持我校五個(gè)重點(diǎn)建設(shè)學(xué)科的建設(shè),同時(shí)扶持非重點(diǎn)建設(shè)學(xué)科的發(fā)展,推動(dòng)學(xué)?？傮w水平全面提升,與此同時(shí),也采購(gòu)與驗(yàn)收了大量的資產(chǎn)。2017年,我校國(guó)有資產(chǎn)管理辦公室在多年驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,結(jié)合實(shí)際,出臺(tái)了“廣東工業(yè)大學(xué)資產(chǎn)驗(yàn)收管理辦法(試行)”,以下是資產(chǎn)驗(yàn)收辦法的思路和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)。

3.1 根據(jù)采購(gòu)合同金額、項(xiàng)目性質(zhì),采用分類分級(jí)驗(yàn)收方式

根據(jù)采購(gòu)合同金額、項(xiàng)目性質(zhì),將項(xiàng)目分為以下三種情況：(1)單位驗(yàn)收,合同價(jià)20萬(wàn)元以下(不含20萬(wàn)元)的貨物和維修工程驗(yàn)收適用此方式。貨物驗(yàn)收由使用部門組織驗(yàn)收,維修改造工程按經(jīng)費(fèi)來(lái)源由基建處、總務(wù)處、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處組織驗(yàn)收；(2)歸口驗(yàn)收,合同價(jià)20萬(wàn)元及以上200萬(wàn)元以下(不含200萬(wàn)元)的貨物或工程類項(xiàng)目驗(yàn)收適用此方式。由歸口管理部門組織驗(yàn)收,使用部門、歸口管理部門、技術(shù)專家(根據(jù)需要邀請(qǐng))等組成5人以上驗(yàn)收小組,與供應(yīng)商或工程承建單位、監(jiān)理單位一起,按照合同或相關(guān)文件進(jìn)行驗(yàn)收；(3)學(xué)校驗(yàn)收,合同價(jià)200萬(wàn)元及以上的貨物或工程類項(xiàng)目驗(yàn)收適用此方式。由歸口管理部門組織驗(yàn)收,使用部門、歸口管理部門、審計(jì)處、國(guó)有資產(chǎn)管理辦公室、技術(shù)專家、工程設(shè)計(jì)及監(jiān)理單位(工程類項(xiàng)目)等組成5人以上驗(yàn)收小組,其中教學(xué)科研儀器設(shè)備的驗(yàn)收校外專家不少于2名,與供應(yīng)商或工程承建單位一起,按照合同或相關(guān)文件等進(jìn)行驗(yàn)收。

通過(guò)采用分類分級(jí)驗(yàn)收方式,創(chuàng)新我校資產(chǎn)驗(yàn)收制度,這樣既有利于驗(yàn)收工作的開展,又有針對(duì)性地加強(qiáng)了管理。

3.2 規(guī)范驗(yàn)收程序與要求,明確責(zé)任

資產(chǎn)驗(yàn)收前的工作準(zhǔn)備,主要指資產(chǎn)正式驗(yàn)收前進(jìn)行的與之相關(guān)的前期工作,屬于整個(gè)資產(chǎn)驗(yàn)收工作的重要組成部分。貨物到貨后,使用部門資產(chǎn)管理員或保管人應(yīng)首先按照合同、招標(biāo)文件及投標(biāo)文件等相關(guān)文件對(duì)貨物包裝、外觀、標(biāo)牌、有關(guān)憑證和技術(shù)資料等進(jìn)行嚴(yán)格檢查,確保無(wú)收錯(cuò)或提錯(cuò)。如果外包裝有破損或污漬,應(yīng)查明原因,嚴(yán)重的應(yīng)拒收或緩提,并進(jìn)行拍照,分清責(zé)任,收集和保存證據(jù)。有關(guān)憑證和技術(shù)資料不齊全的貨物不予接收。在貨物外包裝完好、數(shù)量與合同相符的情況下,采購(gòu)人員應(yīng)會(huì)同使用部門資產(chǎn)管理員,依照交貨單對(duì)照訂貨合同開箱驗(yàn)收,逐一清點(diǎn)、查驗(yàn),按規(guī)定填寫開箱記錄表。如有問題,應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商,辦理退、補(bǔ)或索賠手續(xù)。

資產(chǎn)驗(yàn)收按照文件審核和現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收兩個(gè)階段進(jìn)行。文件審核通過(guò)后,再進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。文件審核主要是對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、采購(gòu)申請(qǐng)文件、審批手續(xù)、合同、變更資料、供應(yīng)商驗(yàn)收申請(qǐng)、使用部門意見、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、貨物清單、測(cè)試報(bào)告、進(jìn)口產(chǎn)品有關(guān)報(bào)批、報(bào)關(guān)、商檢文件等進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核以上文件是否齊全、完整和符合規(guī)定,相關(guān)的貨物配置、技術(shù)指標(biāo)和商務(wù)要求在以上文件里是否前后相符、變更是否得到審核批準(zhǔn)等?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收必須見物,依據(jù)采購(gòu)合同或者相關(guān)文件,對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、功能性能等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)。文件審核和現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況應(yīng)進(jìn)行記錄并作出清晰、準(zhǔn)確的結(jié)論,形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,驗(yàn)收小組成員必須對(duì)記錄、結(jié)論和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告簽名確認(rèn)。驗(yàn)收結(jié)果為：驗(yàn)收合格或驗(yàn)收不合格。學(xué)校驗(yàn)收結(jié)果必須在校園網(wǎng)公示。項(xiàng)目驗(yàn)收合格后,使用部門或歸口管理部門負(fù)責(zé)人代表學(xué)校在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽名確認(rèn)并加蓋部門公章。

該流程通過(guò)制度流程內(nèi)部控制,按階段區(qū)分責(zé)任人,提高采購(gòu)人、使用人、單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任心,層層把關(guān),以確保項(xiàng)目的順利執(zhí)行。

3.3 發(fā)布驗(yàn)收通知,公示驗(yàn)收專家,加強(qiáng)驗(yàn)收的監(jiān)督

歸口驗(yàn)收和學(xué)校驗(yàn)收必須在校園網(wǎng)發(fā)布驗(yàn)收通知,驗(yàn)收專家組名單及驗(yàn)收組成員單位必須在驗(yàn)收通知中公布。根據(jù)國(guó)家及省市有關(guān)規(guī)定需要在公眾媒體發(fā)布驗(yàn)收有關(guān)信息。讓學(xué)校采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收接受更大范圍的監(jiān)督,能進(jìn)一步保證驗(yàn)收工作的公平、公正。

3.4 供應(yīng)資產(chǎn)與采購(gòu)合同不符時(shí)的情況處理

(1) 貨物或配件數(shù)量缺少、技術(shù)資料不齊全。使用部門應(yīng)做好點(diǎn)收記錄,貨物如有破損應(yīng)對(duì)其進(jìn)行拍照存檔,并讓供應(yīng)商、外貿(mào)代理公司簽字確認(rèn),確定補(bǔ)充供貨的時(shí)間。

(2) 貨物的名稱、型號(hào)與合同要求不符。使用部門原則上應(yīng)予拒收,并要求供應(yīng)商按合同約定提供符合要求的貨物。若貨物屬于定制產(chǎn)品且該產(chǎn)品已在市場(chǎng)上無(wú)法找到,更換后的貨物能滿足使用部門需要,或由于校方責(zé)任造成(如制定合同書、招標(biāo)文件表述有誤等)或校方使用部門主動(dòng)提出變更時(shí),經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后準(zhǔn)予變更。

貨物變更金額在2萬(wàn)元以下,應(yīng)由供貨商出具變更書面說(shuō)明和儀器設(shè)備變更對(duì)照表(須含參數(shù)、價(jià)格等變更前后對(duì)比的信息)并經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核同意加蓋部門公章后,方可提出資產(chǎn)驗(yàn)收申請(qǐng)。

貨物變更金額在2萬(wàn)元以上(含2萬(wàn)元)至20萬(wàn)元以下,應(yīng)由使用部門組織不少于3名技術(shù)專家參加的專家論證會(huì),由技術(shù)專家小組得出同意組織項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)論后,出具有技術(shù)專家小組、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人簽章并加蓋使用部門公章的技術(shù)專家論證報(bào)告并簽署補(bǔ)充協(xié)議后,方可向資產(chǎn)歸口管理部門提出驗(yàn)收申請(qǐng)。

貨物變更金額在20萬(wàn)元以上(含20萬(wàn)元),應(yīng)由使用部門組織不少于3名技術(shù)專家參加的專家論證會(huì),由技術(shù)專家小組得出同意組織項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)論后,出具有技術(shù)專家小組、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人簽章并加蓋使用部門公章的技術(shù)專家論證報(bào)告、簽署補(bǔ)充協(xié)議并經(jīng)使用部門主管校領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可向資產(chǎn)歸口管理部門提出驗(yàn)收申請(qǐng)。

(3) 貨物達(dá)不到技術(shù)指標(biāo)要求的,應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通,并要求供應(yīng)商提供再次調(diào)試、測(cè)試的技術(shù)支持和協(xié)助。再次調(diào)試、測(cè)試后,技術(shù)指標(biāo)仍達(dá)不到要求的,應(yīng)予退貨或提出其他措施予以解決,并及時(shí)報(bào)資產(chǎn)歸口管理部門處理。對(duì)于不影響使用并決定不退貨的,要及時(shí)就補(bǔ)償形式、金額及其他有變動(dòng)的條款與供應(yīng)商商定。

資產(chǎn)驗(yàn)收過(guò)程中,妥善合理地處理與合同不符的問題,能更好地維護(hù)各方的合法權(quán)益,特別是最大程度上維護(hù)學(xué)校的利益。

4 結(jié)語(yǔ)

我校加強(qiáng)了資產(chǎn)驗(yàn)收管理工作的研究與實(shí)踐,提高了資產(chǎn)管理水平,增強(qiáng)了師生員工對(duì)資產(chǎn)驗(yàn)收工作的責(zé)任意識(shí),為我校實(shí)施高水平大學(xué)建設(shè)戰(zhàn)略提供有力的保障。