淺談如何進行有效的投標管理

韋 薇

（中鐵城建集團北京工程有限公司 北京 100024）

1 引言

投標管理是投標工作的核心，有效的投標管理不僅能使投標工作有條不紊，確保投標工作高質(zhì)量高效率的完成，還能不斷提升整體編標水平，大大提高中標率。投標工作通常比較繁瑣，如果沒有一套良好的投標管理方法，投標過程就會更為艱難，投標結(jié)果也會不盡人意。因此投標管理十分重要，只有掌握合適的投標策略和技巧，做出高水準的標書，才能圓滿的完成投標任務。

2 投標前準備工作

2.1 投標信息的收集與分析

在投標之前，收集并分析投標信息十分重要，它直接影響著投標決策。投標信息主要包括項目情況、招標人情況、資質(zhì)要求、競爭企業(yè)情況等。

2.1.1 項目情況

項目情況主要包括項目所在地的地理環(huán)境、自然條件、材料價格、技術(shù)難度、資金情況等。通過掌握項目的基本情況，可使投標人對項目做到心中有數(shù)，并能利用自身優(yōu)勢，在投標過程中做到有的放矢。對施工環(huán)境惡劣、技術(shù)難度大、需要大額墊資的項目，投標人可根據(jù)自身情況，在報價方面進行合適的調(diào)整，也可以通過項目評估，放棄不良項目，繼續(xù)尋找優(yōu)質(zhì)項目進行投標。

2.1.2 招標人情況

通過了解招標人的企業(yè)信譽、資金實力、業(yè)績情況等，投標人可對招標項目進行深入篩選。針對信譽不佳、資金實力不強、沒有優(yōu)良業(yè)績的招標人，可以放棄投標，從源頭避免施工風險。相反，招標人情況良好，則可以選擇繼續(xù)投標。

2.1.3 資質(zhì)要求

在招標人發(fā)布的招標公告里，通常會對投標人有資質(zhì)要求，若投標人不滿足資質(zhì)要求則沒有資格進行投標，所以在跟蹤該項目前期就應當掌握資質(zhì)信息，以免浪費過多精力。

2.1.4 競爭企業(yè)情況

了解競爭企業(yè)情況對制定投標策略十分重要。認真分析競爭企業(yè)的投標特點和策略，與競爭企業(yè)進行實力對比，明確自身優(yōu)勢與不足，制定合適的投標策略，做到揚長避短，才能從激烈的競爭中脫穎而出。

2.2 組建投標小組

投標項目一旦確定，就要立即組建一支經(jīng)驗豐富的投標小組。投標小組的各個專業(yè)必須配備齊全，如果人手不夠，應及時抽調(diào)項目部的人員進行協(xié)助投標。投標小組里的各位成員應有合理明確的分工，嚴格按照投標計劃執(zhí)行，做好統(tǒng)籌安排，注意時間節(jié)點，為最終的報價決策留有時間，確保標書在開標之前遞交。

2.3 投標前的現(xiàn)場勘查

投標前現(xiàn)場勘察是為了掌握項目所在地的實際情況，使得投標報價考慮得更為全面，施工組織設(shè)計更加具有針對性。勘察的內(nèi)容主要包括現(xiàn)場的水文、地質(zhì)、氣候、地震烈度、施工場地四周情況、供排水、供電、道路條件等。做好現(xiàn)場勘察十分重要，一旦提交了投標文件，則不能因為現(xiàn)場勘查不周、對各種因素考慮不全而提出修改投標報價或提出補償要求。

3 投標過程管理

編制投標文件是投標過程中的核心內(nèi)容。投標文件的編制主要分為三大部分：施工組織設(shè)計、商務、報價，分別由對應的人員進行編制。施工組織設(shè)計在編制過程中應注意針對性，要根據(jù)投標項目的真實情況和特點進行編制，不能完全使用通用模版，一定要有解決施工難題、體現(xiàn)施工技術(shù)的具體方案，突出投標人的亮點和優(yōu)勢。編制商務標時，必須反復閱讀招標文件，尤其是投標前須知、廢標條件、評分情況表等，一定要響應招標文件要求的一切內(nèi)容，確保不被廢標。對于報價的編制，報價人員必須要熟悉預算軟件，對每一個數(shù)字要時刻保持認真謹慎的態(tài)度，避免任何錯誤。編標完成后，必須進行換手復核，層層把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。標書密封階段，要嚴格按照招標文件的蓋章簽字及密封要求執(zhí)行，確保投標文件的順利遞交。

4 投標管理中的關(guān)鍵點

4.1 投標管理的重要性

投標是施工單位獲取工程項目的主要途徑，是確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。投標管理水平直接影響著投標結(jié)果。采取有效的投標管理方法，能夠大大提高中標率，為實現(xiàn)中標奠定良好基礎(chǔ)。重視并加強投標管理，可以不斷提高編標水平，大大提高企業(yè)的市場競爭能力。

4.2 投標人才管理

投標工作是一項專業(yè)性較強、要求較高的工作，必須配備高素質(zhì)的專業(yè)人才，主要分為報價人才、商務人才、施組人才。其中報價人才和施組人才又分為土建專業(yè)、安裝專業(yè)、市政專業(yè)、公路交通專業(yè)等。不同專業(yè)的投標人員必須配合密切，具有良好的團隊精神，齊心協(xié)力，共同編制出高質(zhì)量的投標文件。此外，投標人員必須始終保持樂于學習的態(tài)度，不斷更新知識，提高專業(yè)能力，及時了解并掌握本專業(yè)的最新動態(tài)。由于投標工作經(jīng)常需要通宵熬夜，所以要求投標人員同時具備良好的身體素質(zhì)和吃苦耐勞的精神。

4.2.1 加強專業(yè)能力

除了日常投標工作外，應利用空閑時間組織投標人員學習新的專業(yè)技能。可以通過專業(yè)刊物、專業(yè)網(wǎng)站等方式進行交流和學習，也可邀請專家進行上門培訓，通過不斷更新專業(yè)知識，有利于掌握市場最新趨勢，加強投標技巧，從而不斷提高投標人員的專業(yè)能力。除此之外，應在每次投標結(jié)束后，積極總結(jié)經(jīng)驗，認真分析失利原因，避免重復性及低級錯誤，通過長期的經(jīng)驗積累，不斷提高標書質(zhì)量。

4.2.2 加強責任感

投標是一項保密性極高的工作，一旦報價信息透露給競爭對手，后果不堪設(shè)想，因此在日常工作中應加強投標人員的責任感，在投標過程中提高警惕，小心謹慎，防止投標信息的泄露。與此同時，要堅決抵制誘惑，不能主動向競爭對手透露報價信息。編標過程中，要始終保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認真分析招標文件的各項內(nèi)容，防止廢標情況的發(fā)生，對標書的編制高度負責。

4.2.3 提高奉獻意識

由于投標工作具有時效性，必須在規(guī)定的時間內(nèi)提交標書，投標人員經(jīng)常需要加班加點，甚至犧牲節(jié)假日的時間進行標書的編制。為了確保投標工作的順利開展，應不斷加強思想教育，提高投標人員的奉獻意識，使每個投標人員能夠堅守在工作崗位上完成投標任務，為公司的經(jīng)營承攬工作貢獻力量。

4.3 投標工作環(huán)境管理

投標人員長期處在高強度高壓力的工作狀態(tài)中，為了投標人員的身心健康，必須給投標人員制造一個良好的投標環(huán)境。

（1）保持投標人員的相對穩(wěn)定。不能因為某個投標項目的失敗而將責任人辭退，必須讓投標人員感受到企業(yè)的包容心，適度的減小投標人員的心理壓力，給投標人員制造一個相對穩(wěn)定的環(huán)境，有利于加強投標人員的企業(yè)歸屬感。

（2）結(jié)合本企業(yè)的實際情況，制定切實可行的投標管理辦法，尤其在獎金方面一定要及時兌現(xiàn)，充分調(diào)動投標人員的工作積極性。此外，要制定輪休制度，保證投標人員的休息時間，使其身心得到充分放松，以便更好的投入工作。

（3）為投標人員配備電腦并購買編標軟件，增派足夠的項目部人員進行協(xié)助投標，合理的分配投標任務，讓投標人員有時間走進市場，做好充分的市場調(diào)研。

（4）加強投標重要性的宣傳，讓各個部門能夠全力配合投標工作，方便投標人員在編標時獲取相關(guān)資料，從而有利于編標效率的提高。

4.4 投標管理制度

為了保證投標各階段工作的順利進行，制定有效的投標管理制度尤為重要。投標管理制度主要包括投標準備工作、投標文件編制、相關(guān)部門及人員職責、投標文件審核等內(nèi)容。投標管理制度應貫穿整個投標流程，使得每一個投標環(huán)節(jié)都能有條不紊的展開。

（1）投標準備工作：制定投標工作實施方案，建立投標工作小組，明確各項工作的完成時間、內(nèi)容、責任人，確保標書在投標截止日期前完成。

（2）招標文件評審：針對招標文件的商務條款、技術(shù)條款進行逐條梳理，明確公司是否能夠滿足招標文件的各項要求。對不理解或有疑問的內(nèi)容進行整理，在澄清截止日期前發(fā)送至招標單位。

（3）投標文件編制：嚴格遵照招標文件格式進行標書編制，對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應，按照招標文件要求提供完整的企業(yè)資料、人員資料、業(yè)績資料等，確保投標文件不因缺項、漏項而扣分。

（4）投標文件審核：投標文件編制完成后應由投標小組成員對照評分表逐一審查，確保不丟分，然后由相關(guān)部門進行審核，對需要修改的地方進行匯總反饋給編標人員，經(jīng)編標人員修改后形成的終稿再由公司領(lǐng)導最后把關(guān)。

（5）投標文件遞交：投標文件遞交前必須再三確認標書的密封是否符合招標文件要求。重點查看封套內(nèi)容、蓋章、簽字是否齊全。包封時要格外注意區(qū)分技術(shù)標、商務標的包封要求，一定要避免因包封問題而拒收標書的情況。

4.5 投標報價的決策

為了在投標競爭中取得勝利，除了投標人員在編標過程中做到一絲不茍，報價決策更是關(guān)乎著中標的與否。采取合適的投標策略，確定最終報價方案，是取得中標的關(guān)鍵。投標人要根據(jù)自身的經(jīng)營狀況和盈利目標，充分考慮自身的優(yōu)勢和劣勢，并且結(jié)合競爭形勢、投標項目的整體特點，按照工程的類別、施工條件等確定報價策略。主要的投標策略有：低利型策略、盈利型策略、低報價高索賠、不平衡報價法、多方案報價法等。投標策略必須要根據(jù)項目具體情況靈活調(diào)整、隨機應變，才能發(fā)揮巨大作用。

5 結(jié)論

投標已成為市場競爭中最重要的環(huán)節(jié)，施工單位必須不斷加強投標管理，認真研究投標策略和技巧，豐富投標經(jīng)驗，提高經(jīng)營能力，推動企業(yè)更好更快的發(fā)展。