信息化背景下的檔案安全管理芻議

田德君

（中國石化北京化工研究院，北京 100013）

習(xí)近平總書記強調(diào)：沒有網(wǎng)絡(luò)安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。處于信息化智能化時代，檔案安全管理工作貫穿于檔案信息化建設(shè)的全過程，不僅要保證檔案資料的安全性、可用性，更要落實安全制度建設(shè)，保證文檔的高效利用。

1 檔案信息化建設(shè)及安全管理

1.1 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)、利用檔案的過程。檔案信息化建設(shè)，從設(shè)備設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)來看，主要包括實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案數(shù)字化設(shè)備，以及實現(xiàn)檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面應(yīng)用系統(tǒng)。從資源建設(shè)和能力建設(shè)來看，主要包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，以及既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的人才隊伍建設(shè)。

1.2 檔案安全管理

檔案安全管理工作，是圍繞立檔單位、檔案室，對檔案資料展開針對性的安全保護(hù)，防止各種不確定因素對檔案資料安全性的破壞，使其處于被監(jiān)管狀態(tài)。在安全管理中，需要做好安全風(fēng)險防范前瞻性工作，嚴(yán)格落實關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵節(jié)點管理，保證資料的完整性、保密性、安全性，最大程度地提高其使用壽命。工作內(nèi)容涉及檔案實體、信息、庫房安全管理，以及電子資料管理、安全管理等。信息化時代，影響檔案安全的不確定因素逐漸增加，管理難度也隨之增加，因此完善檔案安全保障體系尤為關(guān)鍵。

2 檔案信息化的安全問題

2.1 電子檔案保存難度大

當(dāng)前對電子文檔的保管，仍存在諸多問題，在真實性、可靠性方面并不能實時保證。電子文檔的信息載體，主要是化學(xué)磁性材料，如計算機盤片等，可被不留痕跡地更改、復(fù)制等。當(dāng)前對于復(fù)制前后的資料并不能明確區(qū)分，直接降低了法律效力。對此電子檔案等資料是否能夠被用作法律憑證，以及憑證的作用，都不及紙質(zhì)檔案，這也就降低了電子檔案資料的價值。另外電子檔案在傳輸?shù)炔僮髦?，其中信息容易被篡改，其真實性、可用性等并不能被保證。另外受到磁干擾等管理不當(dāng)，會出現(xiàn)消磁情況，此時磁盤信息是不能恢復(fù)的。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對開放，但是計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等并不能完全堵塞漏洞，系統(tǒng)、數(shù)據(jù)易被侵?jǐn)_，直接降低資料信息的真實性、保密性，主要原因在于操作系統(tǒng)、PC機結(jié)構(gòu)安全性低。我國信息應(yīng)用技術(shù)發(fā)展迅速，但是信息安全技術(shù)并未與其持平，導(dǎo)致檔案安全隱患較多。

2.2 病毒、黑客侵入

首先檔案信息系統(tǒng)，容易被不法分子通過木馬程序等惡意破壞。信息化建設(shè)離不開檔案網(wǎng)站的操作，鑒于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性，黑客、病毒等，會通過木馬程序惡意篡改、復(fù)制、銷毀檔案信息；或是通過漏洞，獲取網(wǎng)站登錄權(quán)限后，采取主動攻擊方式，刪除、監(jiān)聽、竊取檔案信息，影響個人、企業(yè)或是國家經(jīng)濟(jì)利益。

其次我國對此類罪犯的懲治力度較弱，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等并未設(shè)立或是統(tǒng)一，各個部門制定的標(biāo)準(zhǔn)也多有不同，軟硬件設(shè)施存在差異，安全信息不能共享，對此采取的安全策略也存在差異。部分網(wǎng)站雖然設(shè)置了防火墻、病毒防御軟件，通過管理權(quán)限等降低了網(wǎng)絡(luò)安全隱患，但是對后期更新普遍不夠重視。

另外，我國軟硬件等信息化技術(shù)，多源于國外先進(jìn)國家，是否適合本土的檔案信息系統(tǒng)，以及安全程度等都需要根據(jù)實際情況調(diào)整。與此同時，黑客等不法分子的侵入技術(shù)也隨之提升，檔案系統(tǒng)的漏洞，也成為了其首要攻擊目標(biāo)。

2.3 檔案工作人員能力素質(zhì)不適應(yīng)

首先是知識結(jié)構(gòu)老套，檔案管理人員角色定位不明確，認(rèn)為只要做好保管工作即可，檔案信息載體的轉(zhuǎn)換，需要管理人員明確掌握安全管理知識和技能，如化學(xué)磁性材料的物理性能、網(wǎng)絡(luò)安全策略等。若缺乏安全知識，就會導(dǎo)致網(wǎng)站遭遇惡意破壞，檔案資料不可讀等問題。

其次是內(nèi)部制度滯后，唯有責(zé)權(quán)分明、制度完善的管理，才能確保管理工作高效運行。但實際上檔案管理部門在實現(xiàn)責(zé)權(quán)明晰、制度完備等方面還存在差距，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)受到威脅時，缺乏安全管理預(yù)警體系，事前預(yù)防落實效果差，事后網(wǎng)絡(luò)審查等處理措施也不能有效落實到位。因此，強化應(yīng)急預(yù)案，做到事前預(yù)防、事中管控、事后處理尤為關(guān)鍵。

此外，部分檔案工作人員，安全意識淡薄，工作缺乏積極性、主動性，難以恪盡職守，直接增加了檔案安全隱患。相關(guān)工作人員素質(zhì)、能力參差不齊，在檔案的錄入等數(shù)字化建設(shè)過程中，常犯低級錯誤，甚至故意改動、泄露等，直接降低了檔案信息的安全程度。

3 完善對策建議

3.1 強化檔案安全管理技術(shù)

構(gòu)建立體化的防御系統(tǒng)。需積極消除黑客等不安全因素，避免網(wǎng)絡(luò)癱瘓。對電子檔案，實現(xiàn)計算機檔案整理的同時，需做到專人負(fù)責(zé)、管理，保證檔案整理工作有序進(jìn)行、規(guī)范利用。在技術(shù)方面，積極下載防火墻等病毒防范軟件，設(shè)立身份驗證、密碼訪問等信息系統(tǒng)安全管理措施。安裝隔離卡軟件，通過資料備份，以及系統(tǒng)恢復(fù)等提升檔案信息系統(tǒng)安全程度，全方位保證檔案安全。加強對設(shè)備運行介質(zhì)、載體的保護(hù)，尤其是涉及數(shù)據(jù)訪問性、完整性、安全性等方面的設(shè)備。在數(shù)據(jù)存儲、備份時，可通過安令策略，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。在設(shè)立數(shù)據(jù)庫時，需做好備份處理，將備份后的資料，用其他硬盤保存，利用文件傳輸形式，將其保存在另一主機上，切實保證資料完整。強化落實電子歸檔制度，以及文檔管理系統(tǒng)，積極圍繞保管制度，統(tǒng)一落實管理措施和安全防范技術(shù)，確保檔案信息完整、安全。按照國家規(guī)定的信息安全分級、等級標(biāo)準(zhǔn)建立檔案管理系統(tǒng)和安全防護(hù)體系，保障設(shè)備和軟件安全可用、信息不會被輕易篡改或竊取。

開展相關(guān)技術(shù)研究。檔案部門要與信息化管理部門積極合作，下大力氣研究重點領(lǐng)域電子文檔安全保護(hù)技術(shù)，如電子文件保密技術(shù)、保真技術(shù)、長期可讀技術(shù)等，為檔案信息的安全可靠、高效使用提供技術(shù)支撐。

3.2 強化制度建設(shè)

檔案管理制度，是檔案安全管理運行的保障，如保管、保密機制等，對違反保密規(guī)定，或是失泄密者的懲治做到有章可循、有法可依。要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等有關(guān)法律法規(guī)，以確保檔案信息的安全。要根據(jù)本單位檔案工作實際，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制定或完善相關(guān)檔案安全管理規(guī)章，如檔案安全管理工作規(guī)定、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案、檔案庫房管理制度及檔案保密制度等，以確保檔案工作的安全。

重點強化涉密檔案的管理。各單位對所保存的涉密檔案和控制使用的檔案，在管理和利用時應(yīng)當(dāng)依照國家有關(guān)法律法規(guī)并根據(jù)實際工作需要，制定審批手續(xù)并嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自開放或擴(kuò)大利用范圍。對涉密檔案的密級變更和解密，已解密的和未定密級的但仍需控制使用的檔案，也必須按照國家有關(guān)保密的法律法規(guī)辦理。涉及保密檔案的電子設(shè)備、通信和辦公自動化系統(tǒng)等均應(yīng)符合保密要求。涉密計算機信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)相連的計算機或其它電子信息設(shè)備不得存儲、處理和傳遞涉密檔案信息。

3.3 強化責(zé)任落實

加強崗位責(zé)任構(gòu)建與落實。積極圍繞《檔案法》等政策舉措，切實做好檔案安全管理工作，提升相關(guān)人員檔案安全管理意識。以往對于紙質(zhì)檔案安全管理，主要防范對象為洪水、地震等不可控因素，但是在信息化時代，需增加對網(wǎng)絡(luò)非法訪問、黑客及計算機病毒的防范，確保萬無一失。

加強全過程監(jiān)督管理。檔案資料的保管均由指定人員統(tǒng)一管理，不能在上級領(lǐng)導(dǎo)未批準(zhǔn)的情況下挪用檔案文件資料。加強對檔案工作人員相關(guān)收文、發(fā)文、歸檔、統(tǒng)計、保管、銷毀，以及網(wǎng)絡(luò)安全操作技能等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，豐富工作人員知識結(jié)構(gòu)，使其樹立檔案安全管理意識。規(guī)范檔案工作人員操作的同時，切實保證檔案安全。

強化制度剛性執(zhí)行。作為檔案工作人員，需明確掌握檔案庫房管理、檔案統(tǒng)計、保管保密、鑒定銷毀、查閱制度等，嚴(yán)格圍繞各項制度落實管理工作。要主動學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)規(guī)定要求落實檔案收集、整理、保管等工作。要認(rèn)真明確檔案管理員職責(zé)，消除安全隱患的同時，強化紙質(zhì)、電子檔案資料的安全管理和信息保密工作。實時檢查各項配置設(shè)置是否完好，如防盜門窗等，定期掌握案卷實際情況，如質(zhì)量、數(shù)量等，全面貫徹檔案管理安全責(zé)任制的同時，強化反饋機制，繼而促使安全責(zé)任制的優(yōu)化，保證檔案安全工作與時俱進(jìn)。