基于全面質(zhì)量管理視角的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)思考

陳洋琴

(同濟(jì)大學(xué) 財(cái)務(wù)處，上海 200092)

全面質(zhì)量管理和財(cái)務(wù)內(nèi)部控制均是為了實(shí)現(xiàn)單位控制目標(biāo)，通過(guò)各種有效措施和專(zhuān)業(yè)技術(shù)方法，對(duì)單位管理活動(dòng)進(jìn)行全方位的監(jiān)管。高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制主要包括事前控制、事中控制和事后控制，這三個(gè)環(huán)節(jié)為高校的全面質(zhì)量管理提供了有力保障。在高校財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，有機(jī)結(jié)合全面質(zhì)量管理的特點(diǎn)，從高校全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過(guò)程進(jìn)行全方位控制，全員參與財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的建設(shè)，二者相輔相成、互相促進(jìn)。

1 全面質(zhì)量管理視角下高校財(cái)務(wù)內(nèi)控存在的問(wèn)題

目前，按照財(cái)政部、教育部等部門(mén)政策法規(guī)和文件的要求，大部分高校已于2016年底前啟動(dòng)了內(nèi)部控制的建設(shè)與實(shí)施工作，開(kāi)展了行政事業(yè)單位基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)。2017年開(kāi)始，各高校開(kāi)始執(zhí)行行政事業(yè)單位年度內(nèi)部控制報(bào)告制度，這在一定程度上推進(jìn)了我國(guó)高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的進(jìn)程。但因?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)起步較晚，缺乏統(tǒng)一的管理模式和操作規(guī)范，因此在財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)的實(shí)踐中還存在著一些缺陷和局限性，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面：

1.1 財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí)有待加強(qiáng)

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)在我國(guó)教育領(lǐng)域起步較晚，部分高校管理者對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的重要性缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控工作人員的選任具有很大的隨意性。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程以及崗位職責(zé)權(quán)限的劃分也不夠清晰明確，造成了財(cái)務(wù)內(nèi)控制度建設(shè)的力度和程度不足，這就在某種程度上使得財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)更多流于形式。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)需要全員參與，除了高校管理層，實(shí)際上高校所有財(cái)務(wù)人員均是內(nèi)控實(shí)施的主體，但財(cái)務(wù)人員內(nèi)控意識(shí)的缺乏在很大程度上影響著內(nèi)控的運(yùn)行水平。部分財(cái)務(wù)人員沒(méi)有足夠的知識(shí)儲(chǔ)備，或者其專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新不及時(shí)，高校對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的宣傳和培訓(xùn)工作不到位，都會(huì)影響內(nèi)控體系完善的進(jìn)程。

1.2 財(cái)務(wù)內(nèi)控體系有待健全

目前，根據(jù)相關(guān)管理部門(mén)對(duì)推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)和要求，大多數(shù)學(xué)校已開(kāi)始部署相關(guān)工作，出臺(tái)了財(cái)務(wù)內(nèi)控制度和管理辦法。但隨著管理部門(mén)要求的不斷提高和學(xué)校客觀形勢(shì)的發(fā)展變化，一些尚未建立完善財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的學(xué)校已經(jīng)出現(xiàn)了明顯的問(wèn)題。部分學(xué)校對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)不夠重視，主要表現(xiàn)為缺乏統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校內(nèi)控建設(shè)和內(nèi)控評(píng)價(jià)流于形式、財(cái)務(wù)內(nèi)控制度梳理缺乏更新、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)流程缺乏規(guī)范性、財(cái)務(wù)內(nèi)控工作缺乏監(jiān)督管控機(jī)制。學(xué)校無(wú)法根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部控制體系，這會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的運(yùn)行效率，進(jìn)而出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 預(yù)算管理有待完善

預(yù)算管理是財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作的重要組成部分，但因?yàn)轭A(yù)算工作的專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性，很多高校的預(yù)算管理工作存在明顯不足。一些學(xué)校尚未搭建完整的預(yù)算管理體系，預(yù)算管理工作的職能界定不清晰，預(yù)算制度和預(yù)算流程不規(guī)范；制定的預(yù)算與學(xué)校事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃脫節(jié)；部分科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺乏財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，科管部門(mén)人員對(duì)預(yù)算的審核不到位，導(dǎo)致預(yù)算編制工作的不科學(xué)，預(yù)算編制缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)性；在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)預(yù)算，超預(yù)算列支經(jīng)費(fèi)，預(yù)算隨意調(diào)整，超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)使用經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象；部分項(xiàng)目因周期長(zhǎng)及研發(fā)過(guò)程中諸多不確定因素，造成預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢；預(yù)算績(jī)效管理有待完善，缺乏預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)和懲罰機(jī)制，未能有效提高經(jīng)費(fèi)的使用效率等一系列問(wèn)題。

1.4 稽核監(jiān)督有待強(qiáng)化

財(cái)務(wù)稽核包括財(cái)務(wù)稽查和財(cái)務(wù)復(fù)核，是財(cái)務(wù)管理部門(mén)人員定期對(duì)日常的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行及時(shí)的審核或者自查自糾，借以提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，規(guī)范財(cái)務(wù)管理。財(cái)務(wù)稽核是加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的一種方法，是開(kāi)展內(nèi)部稽核管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和紕漏，杜絕出現(xiàn)由于人員處理失誤帶來(lái)的資金風(fēng)險(xiǎn)的一種內(nèi)部監(jiān)督手段。但是在高校財(cái)務(wù)實(shí)際稽核過(guò)程中，對(duì)稽核工作權(quán)限并沒(méi)有一個(gè)清晰完整的界定，對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)的操作和管理也沒(méi)有形成一個(gè)完善的監(jiān)督機(jī)制。很多高校無(wú)法解決財(cái)務(wù)工作過(guò)程中出現(xiàn)的不合法、不合理問(wèn)題，而且很多時(shí)候只是將整個(gè)工作重心放在表面的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)上，整個(gè)稽核過(guò)程過(guò)于簡(jiǎn)單化。同時(shí)，高校的外部監(jiān)督力度不夠，高校沒(méi)能充分利用財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢、監(jiān)察等外部單位的聯(lián)合檢查，對(duì)外部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也沒(méi)有及時(shí)地糾正和整改。

1.5 財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化有待增強(qiáng)

當(dāng)前，隨著信息科技日新月異的發(fā)展，電子支付、電子票據(jù)已趨向普及并將成為主流，將逐步取代原有的支付方式和傳統(tǒng)的紙質(zhì)票據(jù)。高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)呈現(xiàn)多樣化發(fā)展的趨勢(shì)，這對(duì)高校的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。但很多高校因?yàn)閷?duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的不重視，很少能運(yùn)用新的信息技術(shù)手段開(kāi)展內(nèi)控建設(shè)，往往采用傳統(tǒng)的人工控制方式進(jìn)行簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)內(nèi)控，影響了財(cái)務(wù)內(nèi)控的實(shí)施效果。部分學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互多采用線下方式。例如：學(xué)校人事系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法對(duì)接，學(xué)校職工工資信息由人事處編制工資起薪、停薪、變更、職級(jí)變動(dòng)等工資相關(guān)變動(dòng)表報(bào)財(cái)務(wù)處，再由財(cái)務(wù)處工作人員手工制作工資發(fā)放明細(xì)表。因人事系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處系統(tǒng)不對(duì)接，無(wú)法用計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行匹配核對(duì)，人事系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)協(xié)同的缺乏，不僅會(huì)降低各部門(mén)的工作效率，還會(huì)對(duì)傳輸數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和實(shí)效性造成影響，更不利于權(quán)責(zé)分離。

2 基于全面質(zhì)量管理視角的高校內(nèi)控優(yōu)化措施

2.1 增強(qiáng)高校財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí)

高校應(yīng)促進(jìn)工作人員更新理念，跟上形勢(shì)，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理的重要性，建立健全財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提高辦學(xué)效率，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。高校構(gòu)建有效的財(cái)務(wù)控制體系要求管理層必須擁有相應(yīng)的觀念認(rèn)知，內(nèi)控機(jī)制要在高校發(fā)展中起作用需要全員的內(nèi)控意識(shí)。高校財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)首要的是管理層有強(qiáng)烈的內(nèi)控意識(shí)，因而管理層觀念的轉(zhuǎn)變顯得尤為重要。高校管理層必須高度重視高校財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作，主動(dòng)學(xué)習(xí)了解財(cái)務(wù)內(nèi)控相關(guān)知識(shí)，提升財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作的專(zhuān)業(yè)水平。同時(shí)，管理層也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，重視財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)工作，選任綜合能力強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)管理人員，定期組織對(duì)其進(jìn)行內(nèi)控相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和知識(shí)。同時(shí)，高?？裳?qǐng)內(nèi)控專(zhuān)家定期面向全體員工開(kāi)展培訓(xùn)，以增強(qiáng)全體財(cái)會(huì)人員的財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)務(wù)內(nèi)控意識(shí)，增強(qiáng)其工作責(zé)任心，要把內(nèi)控意識(shí)和觀念落實(shí)在具體工作環(huán)節(jié)中，不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督力度，對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行有效約束。

2.2 構(gòu)建并完善財(cái)務(wù)內(nèi)控體系

高校應(yīng)該建立分工明確、責(zé)任清晰、齊抓共管的內(nèi)部控制組織管理架構(gòu)，從學(xué)校內(nèi)部控制機(jī)制全面評(píng)估開(kāi)始，根據(jù)“問(wèn)題導(dǎo)向、分步實(shí)施、全面推進(jìn)、共同治理” 的總方針，逐步開(kāi)展財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)，改進(jìn)完善內(nèi)控體系。根據(jù)管理部門(mén)的要求盡快研究制定適合自身事業(yè)發(fā)展的內(nèi)控管理辦法，積極成立內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作的組織、協(xié)調(diào)和推進(jìn)，全方面、系統(tǒng)地梳理內(nèi)控制度，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)流程的修訂更新作為常態(tài)化工作；重視內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)把控和識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)；定期開(kāi)展內(nèi)控評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果改進(jìn)完善；有機(jī)融合學(xué)校財(cái)務(wù)審計(jì)和紀(jì)檢部門(mén)的管控職能和監(jiān)督審計(jì)職能；借助社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的力量建立和完善學(xué)校內(nèi)部控制體系。按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步完善”的原則，構(gòu)建貫穿財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過(guò)程的有效防線，持續(xù)推動(dòng)內(nèi)部控制體系不斷優(yōu)化。

2.3 規(guī)范高校預(yù)算管理

學(xué)校應(yīng)明確預(yù)算管理組織架構(gòu)及職權(quán)，制定科學(xué)合理的預(yù)算管理辦法，明確規(guī)定預(yù)算管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，規(guī)范預(yù)算工作流程，確定預(yù)算收支范圍。學(xué)校預(yù)算管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行全過(guò)程的管理，從提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性、合理性著手，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督，對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行反饋，提高預(yù)算執(zhí)行的有效性。同時(shí)，建議預(yù)算管理部門(mén)做好上下溝通，即向上與學(xué)校及時(shí)溝通校級(jí)預(yù)算總體情況，向下與各部門(mén)做好預(yù)算情況；定期通報(bào)各部門(mén)、各專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用情況，加強(qiáng)校級(jí)預(yù)算的有效執(zhí)行；開(kāi)展校院預(yù)算兩級(jí)管理，指導(dǎo)學(xué)院相關(guān)預(yù)算管理工作；引入預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，逐步完善預(yù)算績(jī)效考核目標(biāo)和指標(biāo)的設(shè)定，擴(kuò)大績(jī)效目標(biāo)的監(jiān)控范圍，嘗試對(duì)學(xué)校部門(mén)整體支出績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)稽核監(jiān)督力度

為了保障高校內(nèi)控建設(shè)的有效開(kāi)展，學(xué)校應(yīng)該建立系統(tǒng)完善的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制。高校財(cái)務(wù)稽核應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控、事后核查、線下抽查數(shù)據(jù)錄入等方法對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析與告警，以達(dá)到揭示、監(jiān)督、規(guī)范、控制操作風(fēng)險(xiǎn)的目的。高校應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)稽核人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)；建立健全財(cái)務(wù)稽核內(nèi)部監(jiān)督制度，明確規(guī)定內(nèi)部監(jiān)督的程序和要求，明確相關(guān)部門(mén)及崗位在內(nèi)部監(jiān)督中的職責(zé)和權(quán)限；積極拓展在線稽核深化應(yīng)用，以現(xiàn)代化信息技術(shù)支撐財(cái)務(wù)稽核工作，創(chuàng)新稽核手段，拓展稽核范圍，提高稽核工作效率。高校財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)的外部監(jiān)督主體主要是高校的財(cái)務(wù)、審計(jì)和紀(jì)檢等部門(mén)，高校應(yīng)加強(qiáng)外部聯(lián)合監(jiān)督力度，通過(guò)對(duì)高校內(nèi)控建設(shè)過(guò)程和成效開(kāi)展定期或不定期的監(jiān)督監(jiān)察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和缺陷。同時(shí)，針對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和缺陷提出有針對(duì)性的建議，將監(jiān)督檢查結(jié)果在校內(nèi)平臺(tái)公開(kāi)，對(duì)檢查和監(jiān)督過(guò)程發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題嚴(yán)格落實(shí)整改。

2.5 完善高校信息化建設(shè)

為了加強(qiáng)內(nèi)控系統(tǒng)鏈條各環(huán)節(jié)信息傳遞的有效性，高校要充分利用虛擬專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。大數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)著眼于實(shí)時(shí)監(jiān)控、事后監(jiān)督和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作的綜合化、集中化、自動(dòng)化。建議學(xué)校從全局角度對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息化建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃，將系統(tǒng)協(xié)同納入規(guī)劃范圍中；增強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通，共同確定數(shù)據(jù)交互和業(yè)務(wù)協(xié)同的系統(tǒng)需求；建立和發(fā)布完善統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)構(gòu)建安全的校內(nèi)通信渠道，各系統(tǒng)管理員做好安全檢查和數(shù)據(jù)備份，為系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互保駕護(hù)航；優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)及其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，提高系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。

3 結(jié)論

綜上所述，高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)涉及高校管理的各個(gè)方面，是一個(gè)相互聯(lián)系、相互制約的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。完善高校財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要求高校依據(jù)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和財(cái)務(wù)工作內(nèi)容、要求的不斷變化進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整。完備的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系應(yīng)從內(nèi)部控制制度、管理人員優(yōu)化配置兩方面建設(shè)，運(yùn)用預(yù)算管理、財(cái)務(wù)稽核、信息化建設(shè)等方法實(shí)現(xiàn)對(duì)高校財(cái)務(wù)的有效監(jiān)控。高校應(yīng)結(jié)合本校特色和實(shí)際發(fā)展需要，構(gòu)建適合本校特點(diǎn)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系并不斷加以完善，提升管理工作水平。本文對(duì)高校財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)中存在的幾類(lèi)常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了概述，并結(jié)合全面質(zhì)量管理理論的特點(diǎn)提出了相應(yīng)的改善建議和措施如提高高校內(nèi)控意識(shí)、全員參與內(nèi)控，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全方位采取財(cái)務(wù)稽核監(jiān)督和外部監(jiān)管，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過(guò)程運(yùn)用預(yù)算管理、信息化等方法進(jìn)行監(jiān)管，以期為相關(guān)高校財(cái)務(wù)內(nèi)控建設(shè)提供一些有價(jià)值的參考借鑒，使高校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在規(guī)范的流程中健康運(yùn)轉(zhuǎn)。