淺述公文管理模式和方法創(chuàng)新

王永耀

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，政府職能工作的不斷優(yōu)化。公文管理和各行政機(jī)關(guān)的日常工作息息相關(guān)，公文管理的效率將直接影響行政機(jī)關(guān)公文的流通和安全性。為了確保各行政機(jī)關(guān)順利開(kāi)展工作，應(yīng)不斷優(yōu)化公文管理模式，加強(qiáng)公文管理的手段，提高公文使用成效。傳統(tǒng)的公文管理模式較為落后，不能滿(mǎn)足新時(shí)代的需求。所以，有必要對(duì)公文的管理模式進(jìn)行革新。本文針對(duì)公文管理模式和方法創(chuàng)新進(jìn)行研究，促進(jìn)公文管理工作的開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：公文管理;方法創(chuàng)新;行政機(jī)關(guān)

在我國(guó)，公文撰寫(xiě)完成后，需要經(jīng)過(guò)“存放”、“清退”、“銷(xiāo)毀”、“立卷”、“歸檔”等流程和程序，這些均屬于公文管理范疇內(nèi)的工作職能。因此，公文管理工作具有重要的意義。隨著國(guó)家對(duì)公文管理工作的重視不斷深入，加之管理學(xué)模式的不斷進(jìn)步，我國(guó)的公文管理工作系統(tǒng)也越來(lái)越完善。然而，對(duì)于我國(guó)目前的公文管理工作進(jìn)行分析，目前的公文管理工作仍然存在提效和優(yōu)化的空間。下面針對(duì)公文管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新提出幾點(diǎn)建議。

1 建立完善的公文管理機(jī)制

在公文管理實(shí)際工作中，公文的管理需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，優(yōu)化環(huán)境建設(shè)。行政機(jī)關(guān)的管理干部可以從公文的起草、收發(fā)、辦理、歸檔以及保密等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，幫助公文管理人員建立完善的公文管理制度，促使各行政機(jī)關(guān)的公文管理工作向著規(guī)范化和統(tǒng)一化的方向穩(wěn)步發(fā)展。同時(shí)，還應(yīng)該配備獨(dú)立的公文和檔案管理辦公室，將公文有序地整理和存放在辦公室內(nèi)，避免查找起來(lái)比較繁瑣，確保信息泄露和公文丟失等情況不會(huì)發(fā)生。對(duì)公文采取分類(lèi)管理措施，優(yōu)化公文管理工作流程。在公文管理辦公室內(nèi)，按照公文的時(shí)期和類(lèi)別對(duì)文公進(jìn)行分類(lèi)整理和存放，并將不同類(lèi)型的公文統(tǒng)一編號(hào)，并做好臺(tái)賬記錄，以便于后期工作的快速查閱。要注意公文辦公室的保密性，在完善的公文管理制度時(shí)，必須在兩名或兩名以上的人員監(jiān)督下，完善公文管理工作，以便在工作中相互制約，從而推動(dòng)公文管理工作的順利開(kāi)展。

2 規(guī)范公文傳閱，促進(jìn)流轉(zhuǎn)效率

公文作為我國(guó)各行政機(jī)關(guān)的工作導(dǎo)向，是對(duì)各行政部門(mén)檢驗(yàn)工作成果的衡量標(biāo)準(zhǔn)。因此，一般情況下公文的傳閱比較頻繁，這就為公文管理工作過(guò)帶來(lái)一定的困難。在公文傳閱時(shí)，公文管理人員既可提供單項(xiàng)傳閱服務(wù)和監(jiān)督服務(wù)，改變以往的橫向傳閱方式，也可定期組織重要公文的傳閱工作，限定公文的閱讀時(shí)間，記錄好文公的傳閱情況，例如閱讀人和閱讀起始時(shí)間等詳細(xì)記錄。公文回收時(shí)，公文管理人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保公文的完整性以及準(zhǔn)確性。同時(shí)，也應(yīng)強(qiáng)化對(duì)閱卷人的閱覽范圍進(jìn)行管控，嚴(yán)禁將公文私自帶走，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)將公文私自復(fù)制，確需要復(fù)制傳閱的公文，應(yīng)在公文管理人員的統(tǒng)一操作下完成，并記錄公文的復(fù)印時(shí)間、份數(shù)以及發(fā)放范圍等，有利于原件和復(fù)印件實(shí)現(xiàn)同步管理。公文管理人員應(yīng)規(guī)定借閱時(shí)間不能超過(guò)一周，并且不可擅自傳抄、摘錄、應(yīng)用秘密文件，不得隨意擺放公文，如有公文丟失的現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，秘密文件的傳閱應(yīng)須當(dāng)天收回。

3 加強(qiáng)公文管理的創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)

在實(shí)現(xiàn)公文管理工作創(chuàng)新時(shí)，需要確保管理者具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)也要具備一定的管理才能。所以，公文管理人員要積極開(kāi)展公文管理的信息化創(chuàng)新，跟隨時(shí)代的腳步，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的公文管理模式，提升公文管理水平。要實(shí)現(xiàn)公文管理的創(chuàng)新就要保證管理者的思想意識(shí)超前，同時(shí)應(yīng)本著堅(jiān)持以利國(guó)、利民發(fā)展和建設(shè)為工作的基本方向。首先確保公文的管理工作始終符合正確的政治方向，敢于在思想上進(jìn)行創(chuàng)新，在管理過(guò)程中，要不斷學(xué)習(xí)國(guó)家政策和管理學(xué)知識(shí)，確保知識(shí)水平與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能使各機(jī)關(guān)部門(mén)的公文管理工作更有效。此外，根據(jù)各行政機(jī)關(guān)的實(shí)際情況分析，在大力推行服務(wù)型政府的時(shí)代，公文管理部門(mén)要主動(dòng)走近相關(guān)職員、科室及領(lǐng)導(dǎo)，幫助他們提升公文認(rèn)知水平、完善公文管理規(guī)范等等，不斷提升公文管理的有序性和有機(jī)性。此外，有關(guān)部門(mén)也要對(duì)公文管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的考查和政治素養(yǎng)的評(píng)估，確保公文管理工作的實(shí)效性，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心和危機(jī)意識(shí)，從而提高公文管理效率和使用水平。

4 加強(qiáng)公文案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

根據(jù)時(shí)代的需求，加強(qiáng)公文管理的現(xiàn)代化建設(shè)，公文管理相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期召開(kāi)公文管理工作匯報(bào)會(huì)，及時(shí)掌握各機(jī)關(guān)單位的公文管理工作情況，并針對(duì)公文管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，及時(shí)制定解決方案，為公文管理工作的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，公文管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人也應(yīng)該關(guān)心與支持現(xiàn)代化的公文管理工作，合理利用現(xiàn)代化和信息化技術(shù)進(jìn)行公文管理優(yōu)化，引用現(xiàn)代化的公文管理人才，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的公文管理工作。公文管理工作在各個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)都是一項(xiàng)重要工程，涉及到公文的檢索、收編、查閱、整理、維護(hù)以及銷(xiāo)毀等諸多環(huán)節(jié)，所以必須要對(duì)公文管理經(jīng)費(fèi)進(jìn)行預(yù)算，保障每筆經(jīng)費(fèi)支出的合理性。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)物質(zhì)文明和精神文明的不斷發(fā)展，我國(guó)各級(jí)性質(zhì)機(jī)關(guān)的公文管理體系也在不斷完善，公文管理和各行政機(jī)關(guān)的日常工作息息相關(guān)，公文管理的效率將直接影響行政機(jī)關(guān)公文的流通和安全性。為了確保各行政機(jī)關(guān)順利開(kāi)展工作，應(yīng)不斷優(yōu)化公文管理模式，加強(qiáng)公文管理的手段，提高公文的使用成效。傳統(tǒng)的公文管理模式較為落后，不能滿(mǎn)足新時(shí)代的需求。所以，有必要對(duì)公文的管理模式進(jìn)行革新。本文針對(duì)公文管理模式和方法創(chuàng)新進(jìn)行研究，促進(jìn)公文管理工作的開(kāi)展。

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