淺析辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略

趙紅燕

摘 要：文秘作為辦公室工作人員，負責接收整理各類文件，協(xié)調(diào)各部門運轉。從整體而言，文秘工作水平的高低會直接影響到整個辦公室的效率。在信息大爆炸的今天，文秘工作量日益增大，為此，必須提高文秘工作的質(zhì)量和水平，這也是保證單位發(fā)展效率的基礎條件?；诖耍疚尼槍υ搯栴}進行了簡單討論，以期為單位發(fā)展做出貢獻。

關鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量;優(yōu)化策略

一般來說，一個單位的實際行政部門以及管理中心，都是辦公室。如此一來，其最終承載的任務量將是最為繁雜、多樣化的。不論是向下級部門及時地傳達上級領導下達的任務和下發(fā)的要求，還是向上級部門實時反饋單位各個部門的具體工作狀況，都需要辦公室的協(xié)同作業(yè)。誠然，這最終的任務必然是落到文秘工作者身上。相關的文秘工作，不僅任務量非常大，而且，還有很多細節(jié)之處需要關注，不能有一絲一毫的失誤?？偠灾?，就一個單位本身而言，其辦公室文秘工作的重要性，不言而喻。文秘工作的最終完成質(zhì)量及其專業(yè)性的操作水平，都將會影響到單位內(nèi)部各項管理工作的具體推進與落實。因此，提升辦公室文秘工作的質(zhì)量尤為關鍵。

1 辦公室文秘工作的職責

辦公室文秘是領導的直接助手，其重要性不言而喻。文秘工作水平的高低，直接影響領導工作的質(zhì)量和效率，甚至影響領導在群眾中的聲譽。建設好文秘隊伍，并不斷提高其素質(zhì)，是辦公室一項不可或缺又容易被忽視的工作。一般情況下，辦公室要配合組織部門做好文秘的選配工作;要研究制定科學的管理制度，諸如工作評價體系、約束和激勵機制;要及時了解文秘的工作、思想和生活情況，為他們創(chuàng)造良好工作環(huán)境和條件，指導或協(xié)助他們解決工作或生活中的難題;等等。而這一切的前提，是充分認識文秘工作的性質(zhì)和特點。具體地講，辦公室文秘的職責，可歸納為五個方面。

一是安排活動，即根據(jù)領導機關的統(tǒng)一計劃和領導本人的意愿，具體協(xié)調(diào)安排領導的各項活動;二是文書處理，即文件的收發(fā)、登記、篩選、呈送閱批，根據(jù)領導閱批意見，將文件及時處理、送辦，了解和督促批件的辦理情況，按規(guī)定進行文件清退或立卷歸檔;三是為起草文稿服務，即根據(jù)領導授意，做好草擬文稿的組織協(xié)調(diào)、情況資料準備，甚至直接參與起草及印制等各項服務工作;四是處理來信，接待來訪;五是完成領導交辦的其他工作。這些內(nèi)容突出地體現(xiàn)了辦公室文秘工作的基本特點，即服務性。

2 辦公室文秘工作常見問題分析

1）辦公室事務十分復雜。辦公室的日常工作涉及文件處理、組織會議會務、行政事務管理等多方面的工作，辦公室工作人員每天都要處理這些瑣碎和雜項的問題，往往不能保證信息的及時傳送，這大大影響了文秘工作人員對領導的輔助作用。

2）辦公室文秘人員少，工作負擔重，工作質(zhì)量低。目前很多單位文秘人員很少，大多數(shù)單位只配備一位文秘人員，工作強度大，加班熬夜，不能休息，這一切都直接影響到工作的正常開展。

3）文秘工作人員的整體素質(zhì)偏低。目前，許多辦公室的文員不是秘書專業(yè)人員，也沒有進行過系統(tǒng)的秘書專業(yè)知識培訓，這就很難滿足文秘工作的要求，更不用說滿足新形勢的要求了。加上文秘人員培訓的機會少，秘書相關知識的更新也相對緩慢，這些都直接影響到文秘人員自身素質(zhì)的提高。

4）信息研究工作進展緩慢，難以發(fā)揮咨詢作用。許多文秘工作人員不重視信息調(diào)研工作，沒有意識到調(diào)查研究的重要性，沒有利用足夠的時間參與信息調(diào)研，再加上本身不擅長秘書工作，使得信息收集工作不能滿足新形勢下工作的要求，當然也不能為領導干部的準確決策提供相關的參考依據(jù)。

3 辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略

1）建立完善的獎懲制度。就辦公室工作而言，做到賞罰分明能夠在很大程度上激發(fā)辦公室工作人員的積極主動性，特別是文秘工作人員。這是由于完善的獎勵制度可以培養(yǎng)員工的競爭意識，促進文秘人員對工作的追求更高，進而有效提高自己的工作能力與工作效率。懲罰制度具有警告的作用，可以促進工作人員的自我完善。完善的獎懲制度應當根據(jù)工作人員辦公的效率、效能來對其進行評估。在制定獎罰制度時，應當盡可能地保證制度的合理性、科學性，制定完成后應當對其進行重復的測評。

2）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是一個國家、一個企業(yè)興旺發(fā)達的重要動力。很多人認為辦公室文秘工作的靈活性很低，只要按部就班完成工作即可。但是，實際上文秘工作也需要在行為上、思想上對其進行創(chuàng)新。就辦公室文秘來說，為了淘汰低效率的辦公模式與方法，必須對其進行創(chuàng)新，尋找出先進、高效的辦公方法與模式，進而有效提高整個辦公室工作的效率與質(zhì)量。要想激發(fā)辦公室文秘的創(chuàng)新意識，主要的措施有：（1）積極鼓勵文秘工作人員在辦公行為、意識進行大膽的創(chuàng)新，做好上下級之間的溝通，形成良好的創(chuàng)新環(huán)境;（2）領導者應當充分發(fā)揮自己的帶頭作用，具有前瞻意識，想方設法地在辦公室工作中融入創(chuàng)新理念，以便啟發(fā)文秘工作人員。

3）加強技能培訓。一般情況下，文秘工作難度有高有低，因此對文秘人員的專業(yè)水平有著很高的要求。單位應當合理提供部分資金來加強文秘工作人員的專業(yè)培訓。隨著科學技術、知識理念的不斷更新，身為文秘工作人員，也應當對自己的思想、專業(yè)技能進行及時的更新，為提高辦公的效率與質(zhì)量提供有力的保障。

4）加強理論知識的學習。實踐是需要理論來指導的，所以，文秘人員加強理論知識的學習是必要的，要求文秘人員應當積極學習政府新出臺的各種法律法規(guī)，了解國家動向，把握整體價值觀，這一點對事業(yè)單位、政府部門中的文秘工作人員來說更加重要。要求文秘人員應當學習所在單位的各項政策，特別是文化相關的政策，以單位的精神理念、核心價值觀為向導，充分發(fā)揚集體精神。

5）合理規(guī)劃文秘工作人員的數(shù)量。文秘工作種類繁多，工作量非常大，倘若文秘人員比較少，可能很難完成規(guī)定的任務;倘若人員較多，可能會發(fā)生推脫現(xiàn)象，進而使得辦公效率低下，也不能充分發(fā)揮人才應有的作用，造成了人力資源極大浪費。因此，應當合理評估辦公室工作，以便對文秘數(shù)量進行合理的規(guī)劃，將文秘數(shù)量維持在較合理的水平。

6）優(yōu)化工作效率。我們都知道，辦公室的文秘人員非常辛苦，其實際的工作范圍極其廣泛，每天都要處理很多門類繁雜的任務。上到單位各部門的決策下達，下到每一項日常性瑣事的落實，都缺不了文秘工作人員的親力親為。所以，有效地提升辦公室文秘工作的操作效率，尤為必要。首先，在實際的文秘工作落實過程中，要充分考慮到待處理事件的整體性特征，繼而注重選擇最為合適的操作方法，以求能夠實現(xiàn)“事倍功半”的效果。其次，注意工作的計劃性。辦公室的文秘人員要養(yǎng)成超前意識，繼而落實到具體的工作中去。在開展每一天的工作之前，要將一天的任務量一一羅列好，按照工作性質(zhì)、輕重緩急等相關特點，來完成分類。將需要先完成好的任務，提前準備好相關事宜，方能行之有效地提高最終的辦事效率。當然了，辦公室每天都有新的工作任務，亟待完成。因此，要將這些任務有機地插入到事先制定好的工作計劃表中。要讓辦公室的文秘工作具有極佳的彈性特點，避免過于死板地依計劃表進行。

4 結束語

綜上所述，辦公室在單位內(nèi)部管理中起著非常重要的作用，作為領導與職工之間的關系紐帶，不僅要協(xié)調(diào)整個單位的運作，而且還要上傳下達，做好信息服務，協(xié)助單位進行指導和管理等工作。文秘作為辦公室的重要組成部分，直接影響到辦公室工作的效果，關系到單位的正常運作和健康發(fā)展。因此，必須做好辦公室文秘工作，采取有效措施，進一步提高文秘工作者的工作能力及業(yè)務素養(yǎng)。

參考文獻

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