事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案

韓穎

摘 要：現(xiàn)如今在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷進(jìn)步的基本趨勢下，我國事業(yè)單位作為國家機(jī)構(gòu)的分支為發(fā)展社會(huì)公益事業(yè)而設(shè)立，其需要面臨的數(shù)據(jù)信息及檔案管理也在持續(xù)的不斷增加，所以，為了優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)為其提供創(chuàng)新技術(shù)的支持，檔案管理信息化的建設(shè)就從根本上解決了這個(gè)問題。但是在現(xiàn)階段實(shí)際工作的開展過程中，依舊出現(xiàn)了很多問題對管理工作造成了影響，因此，為了適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展中提出的更多有關(guān)管理模式及形式的要求，本文就以事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)存在的問題為目標(biāo)進(jìn)行思考，并提出相應(yīng)的解決方案，希望能夠借此分析對事業(yè)單位的相關(guān)管理人員日后開展工作時(shí)有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題;解決方案

在我國事業(yè)單位中，將十分繁瑣的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)是一件非常具有時(shí)代意義的事情，將過去耗時(shí)耗力的人工管理工作徹底創(chuàng)新改革，為事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)人員提供了更好的工作平臺，并且因其管理方式的有序性同時(shí)也使得檔案信息的利用率在不斷地提升。具體而言，將檔案數(shù)據(jù)信息化管理不但能夠?qū)n案進(jìn)行精準(zhǔn)地分類及調(diào)用，還能夠有效的防止人工收納整理可產(chǎn)生的檔案流失及遺漏的問題發(fā)生，為事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)的管理的各個(gè)層面都提供了方便。然而事物的出現(xiàn)總是會(huì)伴隨兩面性的可能，檔案管理信息化建設(shè)在包含了眾多優(yōu)點(diǎn)的前提下還是無法避免其問題的存在。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

1.1 檔案信息資源沒有進(jìn)行合理的開發(fā)

在我國事業(yè)單位中，經(jīng)常會(huì)有很多包含了有效信息的檔案需要分類整理，雖然檔案管理信息化建設(shè)為此提供了非常便捷化的渠道，有效的防止了檔案遺漏的可能性。但是在檔案信息化管理實(shí)際運(yùn)用的過程中，由于管理人員的技術(shù)水平不高及管理理念相對陳舊等因素的影響，再加上現(xiàn)階段管理平臺功能有所限制的問題，使得事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中依舊存在相關(guān)信息重復(fù)率較高的問題，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量有所下降。并且到目前為止，我國事業(yè)單位在充分開發(fā)檔案信息并加以利用這方面并沒有做到較好的層面，因?yàn)樵谖覈骷壥聵I(yè)單位檔案資料的總和是一個(gè)非常龐大的數(shù)目，但其中只有很少一部分才能被事業(yè)單位真正的利用到，所以合理利用檔案信息資源的儲(chǔ)存空間幫助檔案信息充分開發(fā)利用也是目前的一大問題。

1.2 檔案管理信息化的安全保障較為欠缺

事業(yè)單位作為是國家機(jī)構(gòu)的分支，其檔案信息的內(nèi)容絕大部分都有牽扯到事業(yè)單位內(nèi)的相關(guān)機(jī)密及重要文件，所以單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，要十分注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全再進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)連接，否則就很容易導(dǎo)致檔案信息在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下遭到盜取與泄密。并且，還會(huì)造成事業(yè)單位檔案信息管理的系統(tǒng)受到病毒的入侵，從而造成巨大的損失及不良的影響。

1.3 檔案信息化管理的工作人員綜合素質(zhì)較低

隨著檔案管理信息化的不斷深入，我國很多事業(yè)單位的檔案管理人員還延續(xù)著以往的傳統(tǒng)觀念，對信息化應(yīng)用的問題上也存在諸多疑問，專業(yè)技能及知識也有所欠缺，從而產(chǎn)生了一定的畏難心理，使得工作效率和工作內(nèi)容的準(zhǔn)確性一直無法得到提升。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的工作相較于其他性質(zhì)的工作，雖具有穩(wěn)定性并且福利待遇也很可觀，但是也比較枯燥缺少挑戰(zhàn)性。而經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，對許多技術(shù)型人才及高校畢業(yè)生而言，更樂忠于去有挑戰(zhàn)性的企業(yè)單位工作，從而使得事業(yè)單位在檔案信息化管理方面的人才逐漸流失。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決方案

2.1 檔案信息化管理工作制度的制定及規(guī)范

針對我國事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，尤其對于檔案信息的開發(fā)，單位更是需制定一系列的相關(guān)制度及規(guī)范，從而全面的保證檔案信息管理體系的建立。在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的整個(gè)過程中，因?yàn)闆]有明確的工作目標(biāo)及工作的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致檔案管理工作在很多時(shí)候都處在沒有秩序的情況中，所以在一定程度上對需要管理的檔案資源造成了不必要的浪費(fèi)。因此，在信息化建設(shè)的實(shí)踐中，事業(yè)單位應(yīng)逐漸明確并規(guī)范檔案管理信息化的工作制度，并將其工作流程及管理體制等進(jìn)行精準(zhǔn)地細(xì)化，同時(shí)根據(jù)具體的實(shí)踐情況和實(shí)際的進(jìn)度，隨時(shí)將制度規(guī)范進(jìn)行靈活的調(diào)整，讓明確規(guī)范的制度幫助檔案管理工作的綜合水平得到提升。

2.2 強(qiáng)化檔案管理信息化的安全管理

為了保障事業(yè)單位檔案信息化管理能夠持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，還需要從根本上對信息技術(shù)的安全管理及相關(guān)人員的安全意識進(jìn)行提升。首先管理人員應(yīng)在檔案信息讀取時(shí)添加訪問權(quán)限的設(shè)置，并及時(shí)更新病毒庫防止新型病毒的入侵;其次在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上運(yùn)用各方面技術(shù)手段做到對信息安全進(jìn)行全面的實(shí)時(shí)監(jiān)督，并且在建立有效的網(wǎng)絡(luò)信息防火墻，進(jìn)一步的提高檔案信息管理工作的安全性;最后，事業(yè)單位還可以對云技術(shù)進(jìn)行合理的運(yùn)用，有效的防止檔案信息在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障及操作失誤時(shí)丟失或損壞。因此，檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的前提一定是網(wǎng)絡(luò)安全的保障。

2.3 加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)提高人員綜合素質(zhì)

基于我國現(xiàn)階段檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)較低的情況，對相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，以保證管理人員能夠適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的基本要求是目前事業(yè)單位需要重點(diǎn)關(guān)注的。對此，事業(yè)單位應(yīng)該拿出科學(xué)有效的培訓(xùn)措施，讓檔案信息化管理人員在提高專業(yè)技術(shù)的同時(shí)還能更好的將其運(yùn)用在工作實(shí)踐當(dāng)中，以此豐富工作經(jīng)驗(yàn)并提高了自身的綜合素質(zhì)。而且，事業(yè)單位還應(yīng)建立起科學(xué)的年終考核機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予一定的嘉獎(jiǎng)，從而達(dá)到激發(fā)管理人員主動(dòng)積極的進(jìn)行工作的目的，為檔案管理信息化提供了更好的發(fā)展平臺。

3 結(jié)束語

由此可見，檔案信息資源開發(fā)的不合理、安全保障意識的欠缺以及管理人員綜合素質(zhì)欠佳的表現(xiàn)都是現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題，要想解決這些問題，還需要事業(yè)單位與管理人員共同作出相關(guān)的努力與改變，將檔案管理的工作制度進(jìn)行規(guī)范并強(qiáng)化人員安全管理的意識和管理措施，并定期的開展相關(guān)管理人員的技術(shù)能力培訓(xùn)，使檔案管理信息化建設(shè)能夠在未來發(fā)展的越來越好，為事業(yè)單位的工作效率提供更多的幫助。

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