基于大數(shù)據(jù)視角的科研院所科技檔案信息化建設(shè)研究

陳成瑾

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，帶動了信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用。在這個信息高速發(fā)展的大時代，“大數(shù)據(jù)”一詞經(jīng)常被人們提起。比如，圖書室的管理、企業(yè)生產(chǎn)管理、醫(yī)院的醫(yī)療檔案信息管理、蔬菜科學(xué)研究所的信息管理等。雖然我國在相關(guān)行業(yè)中信息管理的建設(shè)已經(jīng)取得一定的成果，但是隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，需要以更高的標(biāo)準(zhǔn)來適應(yīng)時代發(fā)展的需要。本文基于大數(shù)據(jù)視角對科研院所科技檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行探究，希望為促進(jìn)科研院所的科技檔案的探究帶來一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);科研院所;信息化建設(shè);科技檔案管理

1 引言

科研院所的科技檔案信息隨著單位的不斷發(fā)展而變得越來越豐富，另外，為了適應(yīng)人們對于信息儲存和查找的需求，需要加大科技檔案信息的儲存量，能夠存儲的時間要求越來越久，人們在查閱時要越來越方便快捷。因此，大數(shù)據(jù)的管理和運(yùn)用由此而生。在給人們的工作和生活帶來越來越多便捷的同時，由于我國信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的一些問題，也對大數(shù)據(jù)的管理帶來了負(fù)面影響。因此，我們需要認(rèn)清這些問題，找到科研院所科技檔案信息化建設(shè)的有效策略。

2 大數(shù)據(jù)視角下科技檔案信息化管理的意義

在當(dāng)前信息化建設(shè)的時代，大數(shù)據(jù)視角下的科技檔案信息化管理顯然意義非凡，它主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1）科技檔案管理是科研院所非常重要的工作之一，也是確?？蒲性核軌蝽樌_展各項(xiàng)工作的保障和前提條件。比如對于蔬菜研究所而言，蔬菜的培育和種植情況、日常的管理信息、蔬菜的適宜種植條件等信息，是蔬菜研究所展開日常研究工作的前提條件。在以往科學(xué)技術(shù)發(fā)展有限、信息化管理還不健全的時候，對于這些信息的管理全部采用文書記載，然后由人工進(jìn)行管理。這種管理方法的不便之處在于：由于需要專人去管理，消耗大量的人力和物力;管理的效率非常低下，若研究所的蔬菜種類增加，研究所的研究范圍擴(kuò)大，或者對于一些大型蔬菜研究所來說，就需要專門組件一個這樣的部門，需要更多的人員來維護(hù)信息的管理，不僅使單位的組織架構(gòu)變得越來越復(fù)雜，由于信息都是采用人工記載，很容易出現(xiàn)由于人員信息記載錯誤或者漏記載的情況，對研究所的研究工作帶來負(fù)面影響。隨著電子信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，科研院所的科技檔案管理也開始采用信息化管理系統(tǒng)，極大地降低了信息管理人員的數(shù)量和勞動強(qiáng)度，管理效率也大幅提高，信息的遺漏和錯誤率也大大減少。信息管理人員只需要對信息進(jìn)行一次錄入，就可以實(shí)現(xiàn)后續(xù)的便捷管理，并且，還可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，提高了科研院所各部門之間的協(xié)調(diào)和信息共享能力。

2）傳統(tǒng)的檔案管理方式在查找方面非常不方便，而且，隨著記載的信息越來越多，要耗費(fèi)的時間會越來越長，人們在查找過程中由于疏忽或者精力有限，往往會出現(xiàn)漏查找，對工作造成極大的影響。通過科技檔案的信息化管理，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以很快速地找到想要的信息。比如，對于蔬菜研究所而言，可以輸入某個蔬菜的名稱就能快速地查找到該蔬菜的育種栽培的研究信息等。查找搜索的方式也可以通過系統(tǒng)來設(shè)置便于操作，比如模糊查詢法、分類查詢法、名稱查詢法等，通過任意一種查詢方法，就可以找到相關(guān)的信息，再逐一篩選，極大地方便了工作人員的查詢時間。

3）可以根據(jù)查詢?nèi)藛T的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行信息內(nèi)容的管理。在以往的科技檔案記載方式中，根據(jù)信息的內(nèi)容進(jìn)行重要等級的設(shè)置操作不方便，查詢?nèi)藛T在科技檔案查找過程中很有可能看到比較重要的信息，而該信息還處于機(jī)密階段，這樣就容易造成機(jī)密信息的泄漏。通過信息化的管理，可以根據(jù)查詢?nèi)藛T所登錄系統(tǒng)的賬號來設(shè)置不同的職責(zé)權(quán)限，有效避免機(jī)密信息的泄漏。

3 科研院所科技檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的主要問題

雖然我國科研院所的科技檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成就，但是我國各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一，人員的先進(jìn)化管理意識水平有差異，當(dāng)前，科研院所的科技檔案信息化建設(shè)仍存在以下幾點(diǎn)問題：

1）信息化的管理觀念不強(qiáng)。在我國一些發(fā)達(dá)地區(qū)，由于科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展程度高，人員的需求日新月異，為了應(yīng)對更好的管理，科研院所的信息化管理總體處于較好的水平，但是在一些經(jīng)濟(jì)和信息化水平比較欠缺的地區(qū)，部分科研院所對科技檔案的管理工作不夠重視，認(rèn)為這項(xiàng)工作和科研院所的經(jīng)營和發(fā)展關(guān)系不大，導(dǎo)致了這些科研院所的科技檔案工作管理水平較低。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，這些科研院所的管理思想仍停留在陳舊的管理方式中，科技檔案的信息化建設(shè)意識薄弱，因此，對于現(xiàn)有檔案的資源利用率較低。沒有發(fā)揮檔案管理的重要作用和價值，尤其是一些非常珍貴的信息沒有被充分利用。

2）信息化管理平臺的標(biāo)準(zhǔn)欠缺。很多科研院所科技檔案的信息化建設(shè)管理系統(tǒng)建設(shè)好后，將原本通過傳統(tǒng)方式保存的檔案資料錄入到系統(tǒng)中，構(gòu)建成信息化平臺。由于在傳統(tǒng)的保存方式中，有些資料的保存由于管理不善或者工作人員的疏忽，造成了部分資料和信息的缺失，另外，由于傳統(tǒng)的方式是紙質(zhì)保管，紙張的老化容易破壞保存信息的完整。在事業(yè)單位推進(jìn)科技檔案信息化建設(shè)的過程中，信息化管理平臺的標(biāo)準(zhǔn)又沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，造成部分資料的內(nèi)容不全，逐漸累積成為歷史問題。

3）缺乏專業(yè)的信息化管理團(tuán)隊(duì)。與傳統(tǒng)的管理方法相比，除了要求管理人員的心細(xì)，還要求他們要有專業(yè)的技能知識。要具備熟練的操作計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件。實(shí)際在部分科研院所中，科技檔案的信息管理人員年紀(jì)總體偏大，接收新事物的過程比較慢，不適應(yīng)計(jì)算機(jī)和軟件的操作，這也是約束了我國科研院所科技檔案管理朝著信息大數(shù)據(jù)方向發(fā)展。

4 大數(shù)據(jù)視角下科研院所科技檔案信息化建設(shè)的有效策略

1）數(shù)字化平臺建設(shè)的推進(jìn)。大數(shù)據(jù)視野下的科技檔案管理，最大區(qū)別點(diǎn)在于不僅對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，而且還通過計(jì)算機(jī)和信息化管理技術(shù)，對大量的數(shù)據(jù)和資料等信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理，并通過計(jì)算機(jī)服務(wù)器作為儲存和管理平臺，為信息的檢索人員提供快速、便捷的操作方式。

2）網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和開發(fā)推進(jìn)。依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)才能得到利用。因此，在科研院所的科技檔案信息化建設(shè)過程中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，構(gòu)建良好的通信體系，結(jié)合軟件的功能，對科技檔案進(jìn)行分類管理，便于檢索人員的查詢。另外，為實(shí)現(xiàn)信息的共享化提供網(wǎng)絡(luò)平臺。

3）信息的保密處理工作推進(jìn)。信息化給人們帶來便利的同時，它也是一把雙刃劍，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞帶來的信息安全隱患成為了危害信息化推進(jìn)的重要因素。一些信息和資料屬于非常機(jī)密的資源，在進(jìn)行數(shù)字化時，要充分考慮到在計(jì)算機(jī)受到外界攻擊時造成信息泄漏的可能性。因此，有必要加強(qiáng)信息化管理的保密工作和安全管理，及時提高系統(tǒng)的抗攻擊能力，修補(bǔ)系統(tǒng)的漏洞，并結(jié)合先進(jìn)的保密技術(shù)提升科技檔案的信息安全。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息化和大數(shù)據(jù)視野下，科研院所要加快和完善科技檔案管理的建設(shè)工作，提高信息的使用率，促進(jìn)科研院所的不斷發(fā)展。

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