提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

李莉

摘 要：近年來，隨著事業(yè)單位實際發(fā)展水平的進步與提升，檔案管理工作受到了人們更高的重視。技術(shù)的發(fā)展使得信息化管理的方式逐步滲透于各行各業(yè)當中，在事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程當中也是如此。但就目前情況來看，檔案管理信息化工作的落實仍然存在著諸多值得完善的地方，在下文中，我們就具體地對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程當中存在的問題進行了簡要的探討分析，并有針對性地提出了相應(yīng)的完善策略，希望可以為切實強化檔案管理工作的實際開展水平起到有力的推進作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法策略

1 引言

經(jīng)濟發(fā)展水平和社會發(fā)展水平的提升，使得事業(yè)單位當中現(xiàn)有的檔案數(shù)量急速增加，如果始終沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，必然難以滿足新時期檔案管理工作發(fā)展的實際需求。檔案信息當中不僅承載著事業(yè)單位過往發(fā)展的歷史沿革，同時也是事業(yè)單位今后長遠發(fā)展的有力依據(jù)。尋求事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的新方法顯得尤為必要，在下文當中我們就具體對于這一問題進行分析。

2 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢性作用

1）加快了信息化檢索的速率。在信息化飛速發(fā)展的大背景下，我們面臨著多而繁雜的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，如何能夠在龐大的數(shù)據(jù)庫當中找準我們所需要的、值得信賴的信息，成為了目前我們需要重點考慮的問題。通過采用信息化管理的方式來開展檔案管理工作，能夠有效強化信息化檢索的速率，強化檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。具體來說，首先信息化檔案管理工作使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為新型的數(shù)字化檔案，可以不再依賴人工檢索的方式實現(xiàn)全面、精準的信息內(nèi)容檢索，幫助檔案管理人員查找到所需的信息內(nèi)容。其次，可以實現(xiàn)大批量信息的同步查找，通過運用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以較快的方式找準同類型的信息內(nèi)容。最后，管理人員無需擔憂因方案檢索工作的開展對于紙質(zhì)檔案所造成的損壞，有效延長了檔案的使用壽命，使得檢索工作的開展變得更加輕松便捷。

2）構(gòu)建了優(yōu)質(zhì)的檔案存儲環(huán)境。就目前的發(fā)展形勢來看，大多數(shù)事業(yè)單位在實際開展檔案管理工作的過程當中，都仍然將大部分的精力投入到紙質(zhì)檔案的管理工作中，檔案管理工作也就因此而呈現(xiàn)出了以紙質(zhì)檔案為主的趨勢，無論是在存儲方式還是在管理方式方面都存在著一定的不足。通過運用科學合理的運用信息化的檔案管理方式，為檔案管理工作的開展營造了優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境，大程度上滿足了檔案管理工作對于環(huán)境方面的需求。具體來說，首先，通過運用信息化的管理方式，有效強化了檔案管理工作的實際開展效率，使得檔案管理工作成為了能夠脫離紙張管理方式而更加趨于完備的新型管理模式，你的檔案管理工作無需受到外界因素變動所帶來的干擾和影響。其次，信息化建設(shè)使得現(xiàn)有的檔案存儲空間得到了明顯的拓展，通過將檔案信息資料存儲與計算機網(wǎng)絡(luò)空間之上，能夠縮小檔案管理工作開展所提出的空間需求。最后，相對于傳統(tǒng)的紙張管理模式而言，信息化建設(shè)背景下的檔案管理工作不再依托于實際環(huán)境，管理工作開展所消耗的成本明顯降低。

3 檔案管理信息化過程中存在的常見性問題

1）現(xiàn)有的管理機制不夠完備。新時期事業(yè)單位中的檔案管理工作，要求我們能夠以長遠發(fā)展的目光來看待檔案管理，立足于社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展對于檔案管理工作所提出的新要求，從多個角度采取多種方式促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。從現(xiàn)有的管理機制上來看，首先，管理機制與社會發(fā)展水平之間存在著較大的差距，現(xiàn)有的發(fā)展形式與社會發(fā)展的大背景之間存在著顯著的差異。其次，現(xiàn)有的管理機制未能及時發(fā)生轉(zhuǎn)變，難以充分適應(yīng)信息化發(fā)展的新要求，限制了事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展進程的加快。最后，管理制度的更新缺乏足夠的基本依據(jù)，使得事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展只能取得微小的成果。

2）信息化工作未能完全落實。新時期的信息化管理工作被賦予了新的內(nèi)容，從總體發(fā)展的角度上來看，事業(yè)單位信息化管理水平仍然有著較大的提升空間。首先，事業(yè)單位的信息化發(fā)展水平未能呈現(xiàn)出平衡發(fā)展的狀態(tài)。其次，事業(yè)單位的檔案管理信息化發(fā)展雖然獲得了足夠的重視，但信息化管理的方式卻未能貫穿于上下級之中。最后，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作仍然受到資金和資源的限制。

3）缺乏足夠的專業(yè)人才。檔案管理信息化建設(shè)的開展與落實需要有足夠的專業(yè)人才作為支撐，檔案管理工作的開展也需要由人才來落實，只有具備了足夠的專業(yè)化人才，才能切實強化檔案管理工作的信息化水平。然而就目前況來看，在大部分的事業(yè)單位當中都缺乏信息化方面的專業(yè)人才，使得事業(yè)單位檔案管理工作的開展止步不前，加之在編制名額限制要求較為嚴格的情況下，事業(yè)單位很難面向社會大批量的招收管理人才，這成為了限制事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展的一個重要因素。其次，就當前發(fā)展的具體情況來看，大部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程當中，相關(guān)管理人員會著重開展紙質(zhì)檔案的管理工作，但有的檔案管理人員也普遍不具備信息化管理方面的知識，這使得信息化管理與檔案管理被分割成為了兩個部分，難以獲得統(tǒng)一化的發(fā)展。最后，盡管目前有部分的事業(yè)單位已經(jīng)面向檔案管理人員開展了培訓的工作，但培訓工作的重點卻往往并非信息化管理，這樣的培訓并非全無意義，但卻難以從本質(zhì)上推進事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化的方向前進。

4 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1）構(gòu)建完備的檔案信息化管理體系。首先，應(yīng)當將事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案內(nèi)容按照國家規(guī)范的標準要求錄入到計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當中，從而為事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的整合與檢索提供基礎(chǔ)的幫助。其次，對于在單位檔案管理信息化建設(shè)過程當中所需要應(yīng)用到的軟件、硬件等都做出明確的規(guī)范，從而有效實現(xiàn)信息共享，帶動檔案管理工作總體信息化發(fā)現(xiàn)水平的進步與提升。

2）完善現(xiàn)有的基礎(chǔ)服務(wù)設(shè)施。事業(yè)單位檔案管理工作信息化的發(fā)展必須有足夠的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，需要將每一個細小的管理步驟有效的連接起來，真正發(fā)揮檔案管理信息化工作的時間作用，具體來說可以從以下幾個方面入手。首先，應(yīng)當配備足夠的計算機和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施。信息化發(fā)展必須依托計算機設(shè)備才能予以實現(xiàn)，為此我們需要有足夠額的能夠促進數(shù)據(jù)信息傳遞的設(shè)備，信息化管理工作的開展提供基本保障。其次，應(yīng)當立足于事業(yè)單位檔案管理工作開展的具體需求，購入與之匹配的基礎(chǔ)設(shè)備。再次，立足于長遠發(fā)展的角度之上來看待檔案管理工作的信息化發(fā)展，充分考慮到相關(guān)設(shè)備的升級與完善。最后，采取有效的方式促進信息資源的交互共享，同時引入相應(yīng)的安全管理設(shè)備，避免信息被他人篡改或盜取。

3）提升管理人員的專業(yè)水平。首先，應(yīng)當定期組織相關(guān)管理人員參與到培訓工作當中來，使其更多的了解信息化管理技術(shù)，促進工作人員的綜合發(fā)展。其次，積極引入專業(yè)的信息化人才，為信息化管理工作的開展注入新的活力。最后，充分借助考核管理方式所具備的優(yōu)勢作用，規(guī)范管理人員的管理行為，促進信息化發(fā)展工作的落實。

5 總結(jié)

綜上所述，信息化發(fā)展是事業(yè)單位檔案管理工作在新時期的必然趨勢，我們必須予以足夠的重視，并采取有效的方式來促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，充分借助信息化發(fā)展所具備的優(yōu)勢，促進檔案管理工作水平的進步與提升。

參考文獻

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