檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

趙雪燕

摘 要：檔案是一系列組織活動(dòng)的縮影，是真實(shí)信息的表述與記錄，是對(duì)各項(xiàng)決策提供切實(shí)性分析的依據(jù)。數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)形式的檔案管理已難以滿足社會(huì)需求，綜合檢索模式受到了越來越多的關(guān)注，新型信息化管理模式應(yīng)運(yùn)而生，它摒棄了傳統(tǒng)模式，為檔案需求者提供更快捷、精準(zhǔn)、高效的體驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：檔案整理;信息化管理;存在問題;解決辦法

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的記錄。它們代表了事業(yè)單位的發(fā)展過程，反映了事業(yè)單位發(fā)展過程中的各種決策。檔案對(duì)指導(dǎo)事業(yè)單位決策的重要意義。隨著信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位檔案管理的重要性日益突出。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，不僅要重視事業(yè)單位檔案的整理與保存，而且要重視事業(yè)單位檔案的開發(fā)與利用。通過對(duì)以往檔案信息的分析，可以為事業(yè)單位的決策提供依據(jù)，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

1 檔案整理與信息化管理存在的問題

1.1 數(shù)據(jù)多樣發(fā)展加大了檔案整理難度

檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式由傳統(tǒng)的以實(shí)體保管為主向檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主要形式提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。在這一過程中，以往的紙質(zhì)檔案?jìng)魉娃D(zhuǎn)變成了電子數(shù)據(jù)傳送，使檔案?jìng)鬏斠园踩咝У臓顟B(tài)進(jìn)行，傳輸方式上的改變帶來了很多優(yōu)勢(shì)，極大地節(jié)約了時(shí)間，也方便了檔案歸整。一般情況下，事業(yè)單位借助于自身數(shù)據(jù)庫完成信息內(nèi)容傳輸，由于不同專業(yè)技術(shù)電子檔案的數(shù)據(jù)格式不同，運(yùn)行環(huán)境各異，并且在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、記錄整理、處理處置中也存在一定的差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中存在諸多格式類型的信息，數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構(gòu)，這為檔案的分類和整理帶來了一定的難度。

1.2 高度分散問題加大了檔案管理無序性

由于地區(qū)生活水平、檔案管理水平、檔案記錄方式、檔案處理方法上的不同，不同地區(qū)和部門的檔案管理呈現(xiàn)高度分散的情況，嚴(yán)重阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展。特別是在大型生產(chǎn)事業(yè)單位、設(shè)計(jì)公司、施工單位中，檔案資料分散在不同的管理部門，各部門間重復(fù)交接資料，信息繁瑣，數(shù)據(jù)龐雜，檔案容易出現(xiàn)交叉，檔案管理面臨的盲目性和無序性持續(xù)增加，這也給檔案信息化管理帶來了很多困難。

2 檔案整理與信息化管理策略

2.1 建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理共享模式

隨著信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發(fā)利用帶來了困難。為了提高檔案開發(fā)的效率，必須將現(xiàn)代管理技術(shù)融入事業(yè)單位檔案的開發(fā)利用之中。建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)是將現(xiàn)代管理技術(shù)融入檔案信息化建設(shè)的重要手段。建立共享平臺(tái)，使事業(yè)單位充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。在實(shí)際工作過程中，事業(yè)單位檔案管理人員可以通過共享平臺(tái)獲取最新的管理信息，及時(shí)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行分類整理。事業(yè)單位各部門也可以利用共享平臺(tái)快速查詢所需信息，提高事業(yè)單位檔案的利用率。

2.2 創(chuàng)立檔案網(wǎng)站，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化

事業(yè)單位如果想要更為深入地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，那么就有必要?jiǎng)?chuàng)建屬于自己的檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)頁的形式來為人們提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)，以及相應(yīng)的電子文件歸檔幫助;檔案網(wǎng)站需要和事業(yè)單位內(nèi)部的OA系統(tǒng)形成連通狀態(tài)，以此來保證事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)能夠和檔案管理工作相互連接，創(chuàng)設(shè)出更為合理的一體化機(jī)制，將單位內(nèi)部的各個(gè)部門的信息工作全部考慮其中，以此來達(dá)成相應(yīng)的資源共享工作，盡最大可能來提高檔案管理工作的綜合效益;創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的信息檔案網(wǎng)站，事業(yè)單位需要慎重選擇設(shè)備，采取最為先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的主流化管理設(shè)備同時(shí)加裝先進(jìn)的軟件，同時(shí)注重設(shè)備以及軟件之間的更新?lián)Q代，以此來保證推進(jìn)檔案信息管理工作的軟件、設(shè)備均能有效貼合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展速率，保障網(wǎng)站的整體運(yùn)行效率以及其工作質(zhì)量。

2.3 加深對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘程度

通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，可以清晰發(fā)現(xiàn)以往事業(yè)單位決策執(zhí)行的效果，及時(shí)將目前的檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，為事業(yè)單位未來戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供依據(jù)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)作用。并且重視事業(yè)單位信息的安全性，加大對(duì)檔案管理權(quán)限的控制，對(duì)重要的信息進(jìn)行加密處理，保障事業(yè)單位檔案信息的安全。

2.4 構(gòu)建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

事業(yè)單位在建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，為事業(yè)單位檔案管理提供有效的標(biāo)準(zhǔn)支持和保障，確保事業(yè)單位工作的快速開展與推進(jìn)。事業(yè)單位檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，其主要步驟如下：一是事業(yè)單位應(yīng)從資料錄入入手，編寫詳細(xì)說明書并下達(dá)各部門，要求各部門按照說明要求進(jìn)行文檔的編輯和錄入;二是事業(yè)單位必須制定數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息能夠快速匯總和上傳，保證檔案信息及時(shí)、快速保存，避免信息的流失;三是事業(yè)單位必須構(gòu)建檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)施各項(xiàng)管理工作，包括數(shù)據(jù)的存放、備份、刪除和歸類等，使各項(xiàng)工作能夠按照相應(yīng)的規(guī)范來落實(shí)。

2.5 建設(shè)數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與格式規(guī)范

明確檔案數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)與訪問方法，包括各門類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式等;各種類型檔案內(nèi)容的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機(jī)制等;檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定;檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容對(duì)象的分級(jí)存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求。

3 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作是推進(jìn)我國(guó)精神文明建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的重要推進(jìn)力量，是我國(guó)事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的核心要素。在新時(shí)代的引領(lǐng)之下，事業(yè)單位有必要正確應(yīng)用信息化手段，將其融合到檔案管理工作之中，全方位地提高人員的工作素養(yǎng)，投入更多的精力以及時(shí)間來促進(jìn)檔案數(shù)字化的完成，創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站，以此來最大限度地激發(fā)出檔案信息化建設(shè)的重要作用，全面加快檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，只有這樣才能保證事業(yè)單位更為有效地貼合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，為社會(huì)發(fā)展帶來源源不斷的推進(jìn)作用。

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