信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用

崔寶明

摘 要：本文主要分析高中檔案管理工作的現(xiàn)狀，總結(jié)當(dāng)前高中檔案管理工作存在的主要問題，基于信息技術(shù)的發(fā)展指出當(dāng)前高中檔案管理工作采用的具體優(yōu)化措施，進(jìn)一步構(gòu)建綜合性的高中檔案管理體系，達(dá)到全面提高高中檔案管理質(zhì)量，解決傳統(tǒng)高中檔案管理問題的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校;檔案管理;信息技術(shù)

信息技術(shù)在高中檔案管理中發(fā)揮著日益重要的作用，應(yīng)當(dāng)基于信息化的檔案管理方式建立完善的檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法，調(diào)動(dòng)各級(jí)人員主動(dòng)的投入到檔案管理實(shí)踐當(dāng)中。應(yīng)當(dāng)完善高中檔案管理工作體系，創(chuàng)新高中檔案管理方式，滿足新時(shí)代檔案管理的需要。

1 高中檔案管理化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理主要特征

信息化已經(jīng)成為高中檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)，信息技術(shù)對(duì)高中檔案運(yùn)行發(fā)揮著重要的不可替代作用。應(yīng)當(dāng)提高高中檔案的應(yīng)用效率，注重提升檔案的容量，在提高檔案存儲(chǔ)質(zhì)量的基礎(chǔ)上滿足新時(shí)代使用檔案的需要。高中檔案管理信息化具有系統(tǒng)化特征，強(qiáng)調(diào)根據(jù)上級(jí)教育行政部門的要求建立綜合性的檔案管理體系，切實(shí)發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)高中檔案管理的輔助和指導(dǎo)作用。其次，高中檔案管理信息化正在向著專業(yè)化的方向發(fā)展，強(qiáng)調(diào)依托專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行檔案管理。第三，高中檔案管理信息化正在向著規(guī)范化方向發(fā)展，要求擴(kuò)大檔案管理的選擇方式，注重以個(gè)性化的方式滿足檔案的使用需要，達(dá)到綜合性檔案管理，提高檔案使用規(guī)范性的目標(biāo)?，F(xiàn)代高中檔案管理不僅要提高檔案的精準(zhǔn)性與安全性，還要提高高中檔案信息的共享水平，強(qiáng)調(diào)滿足檔案資源的廣泛使用需要，達(dá)到系統(tǒng)、深化和全面進(jìn)行高中檔案管理的目標(biāo)。

1.2 信息技術(shù)重要性分析

信息技術(shù)是當(dāng)前高中檔案管理的主要技術(shù)手段，運(yùn)用信息技術(shù)可以提高檔案管理工作的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理的問題，達(dá)到創(chuàng)新化、全面化和低成本促進(jìn)檔案運(yùn)行的目標(biāo)。運(yùn)用信息化的技術(shù)方法解決了傳統(tǒng)檔案管理的問題，可以提高檔案的供給效率，滿足師生教學(xué)的現(xiàn)實(shí)需要。加強(qiáng)檔案信息化管理可以滿足學(xué)生升學(xué)、學(xué)習(xí)、提升綜合素質(zhì)的需要，可以為高中的教學(xué)活動(dòng)指供指導(dǎo)依據(jù)。信息技術(shù)用于檔案管理，提高了高中教育教學(xué)研究的整體質(zhì)量水平，為教師收集了最前沿的教學(xué)工作信息，從而為檔案的高效運(yùn)行，解決高中教育工作問題提供保障。信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了從紙制時(shí)代向自動(dòng)化時(shí)代的轉(zhuǎn)型，滿足了新時(shí)代巨量檔案信息的儲(chǔ)備需要，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生信息的全面收集，可以為現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展提供必要的指導(dǎo)。信息技術(shù)用于檔案管理提高了高中檔案的安全性與可靠性，可以更好的發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。

2 高中學(xué)信息化檔案管理的措施

2.1 提高標(biāo)準(zhǔn)化水平

高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，能夠根據(jù)上級(jí)教育主管部門的要求提升檔案管理的質(zhì)量，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題。首先，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的統(tǒng)一化工作，保證檔案管理的方法統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，格式統(tǒng)一，基于良好的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)消除檔案管理隨意化的問題。其次，提高檔案管理的精準(zhǔn)化水平，注重優(yōu)化檔案信息資源的收集機(jī)制，對(duì)檔案運(yùn)行進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，強(qiáng)調(diào)在統(tǒng)一的平臺(tái)進(jìn)行檔案應(yīng)用與傳遞，基于科學(xué)的檔案?jìng)鬟f機(jī)制保證檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 高度重視檔案管理

高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分的重視檔案管理工作，明確檔案管理的重點(diǎn)，形成科學(xué)化的檔案管理工作制度，建立必要的檔案管理工作監(jiān)督體系。首先，應(yīng)當(dāng)充分的研究和重視開發(fā)檔案管理技術(shù)。其次，建立良好的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和層層負(fù)責(zé)把關(guān)的機(jī)制，切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案管理人員參與日常管理工作。第三，還要對(duì)檔案管理暴露的問題進(jìn)行梳理，解決檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)問題。

2.3 引進(jìn)新型檔案技術(shù)

高中應(yīng)當(dāng)提高檔案管理技術(shù)的投入水平，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)手段的更新，注重加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)高中檔案管理信息化建設(shè)的需要，制定完善的高中檔案管理信息化建設(shè)方案，明確信息化建設(shè)的方針，找出高中檔案管理工作的重點(diǎn)。其次，還要優(yōu)化高中檔案管理資金保障，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)基礎(chǔ)資源的優(yōu)化配置水平。第三，不斷更新檔案管理工作設(shè)施設(shè)備，注重優(yōu)化個(gè)性化服務(wù)體系，不斷強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)工作，解決傳統(tǒng)高中檔案管理的問題。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)檔案人才

高中檔案管理應(yīng)當(dāng)加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，做到由專業(yè)信息技術(shù)人才開展日常檔案管理工作。首先，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)，注重保證檔案信息的保密性，引進(jìn)專業(yè)的創(chuàng)新型檔案管理人才。其次，優(yōu)化檔案管理人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)高中教師檔案管理能力的培訓(xùn)工作，促進(jìn)高中教師掌握先進(jìn)的檔案管理方法。第三，還要提高高中檔案管理人員的安全保密意識(shí)，提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，強(qiáng)化高中檔案管理人員的教學(xué)服務(wù)意識(shí)與學(xué)生服務(wù)意識(shí)。第四，組建高中檔案管理技術(shù)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外人才的綜合任用，基于專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)解決高中檔案管理人員技術(shù)不足的現(xiàn)實(shí)，形成綜合性的檔案管理服務(wù)支持技術(shù)體系。

2.5 保證檔案的安全性

高中檔案涉及的內(nèi)容較多，不僅涉及到學(xué)生綜合全面成長(zhǎng)的各方面信息，還涉及到教學(xué)改革的信息，學(xué)生家庭信息，創(chuàng)新教育信息，學(xué)校政務(wù)管理信息等。當(dāng)前高中辦學(xué)的開放性不斷提高，帶來了信息管理的復(fù)雜性，應(yīng)當(dāng)避免高中檔案信息損壞的問題，注重構(gòu)建綜合性的檔案管理工作體系，消除檔案管理存在的漏洞，這樣才能提高檔案應(yīng)用的質(zhì)量，解決傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，達(dá)到提高檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)各種信息的有效運(yùn)用，滿足高中檔案使用的現(xiàn)實(shí)需要。

2.6 優(yōu)化整合檔案信息

信息技術(shù)用于高中檔案管理，關(guān)鍵在于提高信息的收集質(zhì)量，保證信息數(shù)據(jù)完整性，做到在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境開展檔案管理，解決傳統(tǒng)檔案管理工作低效問題。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)高中辦公系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)，教務(wù)系統(tǒng)檔案的全面收集，滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、完整化、實(shí)時(shí)化和動(dòng)態(tài)化收集，建立檔案數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控預(yù)警機(jī)制，達(dá)到高效、合理利用檔案信息的目標(biāo)，挖掘高中檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

3 結(jié)論

信息技術(shù)可以提高檔案管理工作的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理的問題，運(yùn)用信息技術(shù)開展高中檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)形成師生廣泛參與的機(jī)制，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的，運(yùn)用專業(yè)的檔案管理軟件滿足學(xué)生的檔案管理需要，達(dá)到高效、全面、重點(diǎn)和科學(xué)化檔案管理目標(biāo)，解決傳統(tǒng)檔案管理的問題。

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