企業(yè)電子文件檔案管理存在的問題和對策分析

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摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)步入信息化社會，電子信息化技術(shù)的應(yīng)用為人們的生活和工作帶來了極大的便利，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)簡單的操作，就可以實(shí)現(xiàn)信息的采集分析，從而為社會各行各界資源有效高速度融合提供了良好的技術(shù)支持。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理工作帶來了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也提出了新的挑戰(zhàn)，包括信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等方面的工作內(nèi)容，都應(yīng)當(dāng)成為企業(yè)檔案管理工作的新方向，所以本文就企業(yè)電子文件檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;問題;對策

檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，通過總結(jié)企業(yè)發(fā)展歷程中的所有數(shù)據(jù)和信息，以科學(xué)化手段計(jì)算和規(guī)劃后，成為企業(yè)工作調(diào)整和決策的前提保障，所以為了能夠提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，推動(dòng)檔案數(shù)字化、信息化的進(jìn)程勢在必行，但由于檔案當(dāng)中包括企業(yè)的經(jīng)營資料，所以一旦發(fā)生泄漏勢必造成企業(yè)產(chǎn)生損失，針對于此，則需要工作人員加強(qiáng)問題防護(hù)、預(yù)警和應(yīng)急能力。

1 企業(yè)電子文件檔案管理存在的問題

1.1 容易遭受篡改

由于電子文件檔案對于企業(yè)的工作安排和計(jì)劃具有決定性作用，所以在管理工作開展當(dāng)中，首要目標(biāo)則是保證檔案的真實(shí)性和有效性，但由于電子文件檔案管理工作依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所開展，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有開放性的特點(diǎn)，所以容易遭受非法篡改，或是由于工作人員自身工作能力薄弱而導(dǎo)致的誤操作情況發(fā)生，致使電子文件檔案的真實(shí)性受損。電子文件檔案的形式主要是由檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，將企業(yè)信息和數(shù)據(jù)不斷錄入，通過計(jì)算機(jī)的整合和分析功能，形成具有參考價(jià)值的結(jié)果，所以在操作當(dāng)中，如果工作人員職業(yè)精神缺失，對數(shù)據(jù)的記錄與實(shí)際存在差異，勢必影響結(jié)果的精確程度，并且由于電子文件檔案與載體之間可以分離存在，所發(fā)生的修改和變動(dòng)也不易被發(fā)現(xiàn)，所以檔案形成過程中極易遭受篡改。

1.2 存儲困難

從本質(zhì)上來看，電子文件檔案的存儲明顯優(yōu)于傳統(tǒng)檔案管理方式，主要體現(xiàn)在，傳統(tǒng)檔案存儲主要以紙質(zhì)材料作為載體，所以在存儲期間勢必需要占據(jù)一定的企業(yè)空間，并且在保管過程中，為了保障資料的安全性，還需要不斷干擾外界環(huán)境所造成的影響，包括溫度、濕度以及災(zāi)害防護(hù)，而現(xiàn)代電子化檔案的存儲工作僅需要以硬件形式或是云空間進(jìn)行儲存，即可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)調(diào)取和應(yīng)用，相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，明顯節(jié)約了大量的空間和工作內(nèi)容，但由于電子文件所進(jìn)行儲存的硬件載體容易受到外界環(huán)境變化而出現(xiàn)故障，所以在保存當(dāng)中，依然存在大量難題，需要管理人員能夠做好防潮、防碰撞等工作。

1.3 網(wǎng)絡(luò)安全問題

電子文件檔案的管理工作在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行共享或是存儲時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)虛擬世界當(dāng)中包括大量病毒、木馬、黑客等安全問題，所以對企業(yè)的電子檔案難免造成威脅，并且隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、經(jīng)濟(jì)效益持續(xù)增長，其所面臨的競爭也會逐漸增加，而一旦競爭對手利用網(wǎng)絡(luò)攻擊企業(yè)的檔案資料，勢必產(chǎn)生信息泄露情況，進(jìn)而危及企業(yè)的內(nèi)部安全和商業(yè)機(jī)密。

2 企業(yè)電子文件檔案管理問題對策

2.1 建立電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息化技術(shù)與企業(yè)自身的不斷發(fā)展，電子文件檔案形式日益增多，所以為了確保電子文件檔案的真實(shí)性和可靠性，則需要企業(yè)能夠結(jié)合科學(xué)化手段，加強(qiáng)文件歸檔過程的管控和鑒定，確保檔案的內(nèi)容和結(jié)果與原始資料相同。為了提高企業(yè)檔案管理工作的鑒定和判斷能力，企業(yè)可以對國內(nèi)外市場進(jìn)行調(diào)查分析，結(jié)合先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，加強(qiáng)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)方案的制定，比如挪威國家所推行的“NOARK文件登記簿標(biāo)準(zhǔn)”能夠?qū)﹄娮游募n案管理在ICA的檔案著錄規(guī)則的基礎(chǔ)上制定規(guī)范，所以企業(yè)則能夠進(jìn)行參考后，對自身實(shí)際需求進(jìn)行考量，形成從文件檔案形成、收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等全過程的規(guī)范化管理模式。

2.2 加強(qiáng)電子文件檔案管理工作水平

為了避免電子文件檔案在存儲過程中受到外界干擾而發(fā)生影響，則需要企業(yè)檔案管理工作人員加強(qiáng)自身工作水平，首先，電子文件檔案的存儲應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備份，通過多個(gè)硬件載體為電子文件檔案提供存儲空間，以便于當(dāng)電子檔案被誤刪除或是硬件丟失時(shí)，能夠避免企業(yè)產(chǎn)生損失，其次，對于硬件載體的管理工作開展，工作人員應(yīng)當(dāng)明確其中隱患和風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)濕度的管控，并做好硬件設(shè)備的清潔，避免硬件設(shè)備遭受腐蝕而無法正常工作造成檔案丟失。用作處理和存儲電子文件檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)由專業(yè)化管理人員專用，通過系統(tǒng)加密和文件加密的方式，防止其余非專業(yè)人員的操作和干擾，并且還可以有效避免其他媒介信息入侵計(jì)算機(jī)而造成的威脅。由于電子文件檔案當(dāng)中可能包括企業(yè)的重要信息和機(jī)密，所以一旦發(fā)生泄漏時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)能夠積極利用法律手段進(jìn)行應(yīng)對，所以檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)《檔案法》內(nèi)容的學(xué)習(xí)。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度

就目前實(shí)際情況而言，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)是每一個(gè)企業(yè)所應(yīng)當(dāng)面臨和應(yīng)對的主要問題，但由于網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中威脅較多，所以企業(yè)則應(yīng)當(dāng)采取更加具有針對性的措施進(jìn)行防范和治理。在日常工作當(dāng)中，為了保障電子文件檔案的安全，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與軟件開發(fā)公司的合作，通過軟件公司專業(yè)化的調(diào)查和分析，為企業(yè)量身定制具有針對性的防護(hù)措施，包括防火墻和殺毒軟件的應(yīng)用，為企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全提供保障，一旦檔案遭受外界因素侵襲，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將所有信息和狀況進(jìn)行記錄，為防護(hù)工作的進(jìn)步與發(fā)展提供依據(jù)。除了外部防護(hù)措施外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部管理入手，避免工作人員在日常工作當(dāng)中對不良信息和非法網(wǎng)站的訪問，防止病毒入侵企業(yè)內(nèi)網(wǎng)后，對所有工作信息所造成的竊取。

3 結(jié)語

信息化技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理工作帶來了全新的動(dòng)力，極大程度的提高了企業(yè)檔案管理工作效率，所以為了能夠更好的應(yīng)用信息化技術(shù)，則需要企業(yè)能夠在日常工作當(dāng)中不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，完善檔案管理信息化系統(tǒng)，增強(qiáng)電子檔案的安全性和穩(wěn)定性。

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