新媒體環(huán)境下企業(yè)檔案信息服務(wù)模式探析

摘 要：近年來，隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展也進(jìn)入到了嶄新的階段。從目前情況來看，互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)的門戶網(wǎng)站、電子郵箱、微信等新型媒體已經(jīng)是信息傳播的主要途徑，對(duì)于這些新媒體它不僅僅是一個(gè)承載著信息的工具，更是人們交流以及溝通的重要工具。現(xiàn)在，新媒體已經(jīng)將我們帶入到了一個(gè)新的階段，然而消費(fèi)者可以根據(jù)自身情況選擇信息模式。對(duì)于新媒體信息而言，它所具有的特點(diǎn)是多樣性，生動(dòng)性等等。與傳統(tǒng)的媒體而言，新媒體的傳播效率要遠(yuǎn)優(yōu)于傳統(tǒng)媒體。

關(guān)鍵詞：新媒體;企業(yè)檔案;信息服務(wù)模式

1 企業(yè)檔案運(yùn)用新媒體的重要意義

目前，新媒體主要是對(duì)檔案信息的形式進(jìn)行了擴(kuò)展，記載的不僅是文字類的或者是實(shí)物類的檔案，而是人們的聲音、表情等通過文本、音頻以及視頻等其他形式傳送，這種信息呈現(xiàn)出了多元化的態(tài)勢(shì)。從實(shí)際情況來看，這個(gè)時(shí)代就是哪個(gè)載體可以發(fā)揮新媒體的作用，哪個(gè)載體就可以推廣信息資源的價(jià)值。目前的新媒體具有交互性強(qiáng)、信息量大等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)可以使相關(guān)的檔案人員與其他人員進(jìn)行互動(dòng)式的溝通，并且能夠很好的激發(fā)利用者的積極參與度，這樣一來，利用者不僅可以有效的獲取相關(guān)檔案信息，還能夠?qū)⒆约旱慕ㄗh以及意見及時(shí)的反饋進(jìn)去，這樣有助于檔案工作的改進(jìn)，從而有效地提升檔案信息的整體服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)當(dāng)中，最主要的目的就是追求利益最大化。因此，企業(yè)為了增加產(chǎn)值或者是增加利潤(rùn)，就會(huì)投入大量的資金以及先進(jìn)技術(shù)，這樣就企業(yè)的發(fā)展就會(huì)呈現(xiàn)出良性循環(huán);相反而言，這個(gè)企業(yè)的發(fā)展就停滯不前，從而被行業(yè)的佼佼者所取代。如果長(zhǎng)期這樣的發(fā)展下去，檔案部門固有的傳統(tǒng)模式就會(huì)與企業(yè)環(huán)境不相適應(yīng)，檔案部門也會(huì)和其他部門出現(xiàn)溝通不暢的情況，這樣就會(huì)致使檔案工作處在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之外，就很難實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。在新媒體環(huán)境下，檔案工作不僅可以為人們帶來便利，最主要的目的是檔案人員可以從繁瑣的工作中走出來，從而解決了被動(dòng)式收集檔案的問題，這樣才有利于以征集的方式向外界獲取精品檔案或者是特色檔案，在此基礎(chǔ)上推送企業(yè)檔案以及研發(fā)成果，從而使檔案管理走向開放式的路線。

2 企業(yè)檔案信息化服務(wù)現(xiàn)狀

2.1 檔案工作還存在盲目性

對(duì)于檔案工作而言，其涉及到的資料會(huì)比較多，這些資料一般都是對(duì)企業(yè)發(fā)展的真實(shí)性記錄，其中一定是涵蓋了企業(yè)的大量信息資料，所以在進(jìn)行資源整合的時(shí)候，就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的管理，這樣便于檔案信息形成多個(gè)層次，與此同時(shí)就可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理。但是在實(shí)際中，這些問題都會(huì)受到多方面的影響，比如說相關(guān)人員的綜合能力。在具體業(yè)務(wù)開展之前，只是對(duì)相關(guān)信息資料進(jìn)行搜集以及歸檔，但不會(huì)考慮到后期的利用問題，這樣就導(dǎo)致檔案的利用率降低，相應(yīng)的服務(wù)水平也會(huì)受到影響。另外，由于檔案信息建設(shè)沒有技術(shù)支持，就會(huì)導(dǎo)致檔案資源管理盲目，這樣就會(huì)阻礙檔案信息化管理的發(fā)展。

2.2 檔案工作人員缺乏正確的認(rèn)識(shí)

從目前情況來看，我國(guó)大多數(shù)檔案管理工作中，相關(guān)人員并沒有認(rèn)識(shí)到檔案可以資源共享的實(shí)際意義，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案工作浪費(fèi)大量的人力和物力資源。從另外一 方面講，在進(jìn)行部分檔案工作的時(shí)候，工作效率不高，部門與部門缺乏有效的溝通。所以說，在實(shí)際工作中，相關(guān)人員要充分的認(rèn)識(shí)到信息化檔案資源共享的實(shí)際意義，在工作中要最大限度的共享機(jī)制，從而為信息化檔案建設(shè)提供有力的保障。

3 新媒體環(huán)境下企業(yè)檔案信息服務(wù)模式分析

3.1 對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行改進(jìn)

目前，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠與快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)。如果將信息化技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理工作中，就可以為企業(yè)的快速度發(fā)展起到保障作用，也可以為企業(yè)變革帶來新的力量。另外，新制度的變革也要求企業(yè)檔案管理人員變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，在變革的過程當(dāng)中，將信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)融入進(jìn)來，可以發(fā)揮其優(yōu)勢(shì) 如技術(shù)化、高效化等優(yōu)點(diǎn)，使企業(yè)管理者更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而有效地推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，使企業(yè)獲得更多的效益。

3.2 有效提升檔案信息化管理水平

主要包括以下幾個(gè)方面，首先可以加大對(duì)硬件的投入，例如可以添置一些信息化所需要的必需品，如計(jì)算機(jī)，掃描儀等相關(guān)設(shè)備，這樣就可以改變企業(yè)檔案信息化管理所需要的必要條件。另外，還可以加大軟件方面的投入，比如說，可以購買企業(yè)檔案信息化管理的軟件，并將此軟件與企業(yè)實(shí)際發(fā)展相結(jié)合，將其有效的應(yīng)用到實(shí)際的工作中。同時(shí)，還要做好企業(yè)檔案信息化的安全管理以及人防管理等，也要做好重要信息的備份工作，定期的對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行殺毒和升級(jí)，從而有效的保證企業(yè)檔案信息的安全性。

3.3 尊重用戶的相關(guān)需求

在檔案管理中，最為主要的工作內(nèi)容就是收管用，傳統(tǒng)的檔案管理缺乏主動(dòng)性，并且檔案殘缺不全，信息量開發(fā)也不夠。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)產(chǎn)品的集成化程度變得更高，利用者對(duì)于檔案的跨領(lǐng)域以及跨信息需求也在不斷增加，檔案信息化就看其是否能夠滿足客戶的需求。在企業(yè)檔案管理工作中，要以客戶為中心，及時(shí)的關(guān)注企業(yè)的動(dòng)態(tài)，根據(jù)不同的領(lǐng)域，利用新媒體展開個(gè)性化服務(wù)，向需求者主動(dòng)的推送檔案信息資源。對(duì)于一些隱私性的內(nèi)容，可以通過現(xiàn)有的QQ或者微信等，與利用者進(jìn)行互動(dòng)，這樣不僅可以保護(hù)檔案的信息還可以再次擴(kuò)大利用范圍。

4 結(jié)束語

綜上，在新媒體的影響下，企業(yè)檔案工作人員要與企業(yè)專業(yè)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，針對(duì)不同層次以及不同需求，進(jìn)而展開檔案咨詢服務(wù)。檔案工作是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的核心和關(guān)鍵，信息的開發(fā)以及利用關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)檔案管理人員必須關(guān)注的重點(diǎn)，所以，在企業(yè)的發(fā)展中，要依托信息化管理平臺(tái)，充分利用新媒體環(huán)境，將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案以及智慧化檔案管理，這樣不僅能夠擴(kuò)大企業(yè)檔案的收集范圍，還會(huì)為企業(yè)檔案后期利用提供有力的保障，從而推動(dòng)檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介

魏榮，本科，學(xué)士學(xué)位，檔案館員（中級(jí)）。