信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考

阮文萍

摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)在社會中的應(yīng)用范圍變得越來越廣闊。企業(yè)在發(fā)展過程中，利用信息技術(shù)進(jìn)行自身的檔案管理，也變得越來越流行。企業(yè)將自身的檔案管理過程進(jìn)行向信息化改革，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理過程的工作效率提高，同時對企業(yè)的快速發(fā)展也具有重要意義。本文對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方向進(jìn)行說明，并對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性進(jìn)行闡述，旨在促進(jìn)信息時代下的企業(yè)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案信息化;創(chuàng)新

檔案的信息化管理是指利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行向信息化轉(zhuǎn)變，并對信息檔案進(jìn)行合理的管理。同時，檔案管理工作是企業(yè)重要的信息整理、歸納、存儲的工作，企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步，對企業(yè)的發(fā)展是具有重要作用的。而關(guān)企業(yè)在發(fā)展過程中，雖然懂得檔案管理工作的重要性，但對檔案管理的信息化作用卻沒有給予充分的認(rèn)識，這對企業(yè)的發(fā)展是極為不利的。本文對信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新節(jié)能性說明，希望為相關(guān)企業(yè)提供參考。

1 信息時代下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的作用

1.1 有利于企業(yè)的工作效率提高

相較于傳統(tǒng)檔案管理工作，信息檔案具有存儲時間短、利用效率高等特點(diǎn)。企業(yè)在發(fā)展過程中，如實(shí)現(xiàn)了自身檔案管理的信息化建設(shè)，對企業(yè)的發(fā)展非是極為有利的。例如，相關(guān)企業(yè)人員在利用檔案的過程中，只需要在計(jì)算機(jī)前，進(jìn)行對檔案進(jìn)行運(yùn)用即可，這對節(jié)省企業(yè)工作人員的工作時間是明顯可見的，節(jié)省工作人員的檔案利用時間，對提高工作人員的效率是有積極意義的，而企業(yè)工作人員的工作效率提高，對企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)效率提高也具有積極作用，同時，這對企業(yè)的快速發(fā)展也是有利的。眾所周知，隨著時代的發(fā)展，市場的中的企業(yè)在競爭過程中，越來越重視自身的生產(chǎn)建設(shè)效率提高，企業(yè)也只有加強(qiáng)自身運(yùn)行過程中的各方面效率，才能夠使自身的競爭力度提高，以使企業(yè)立于市場中的不敗之地。同時，企業(yè)加強(qiáng)自身的檔案管理建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)自身檔案管理工作的信息化，對提高企業(yè)運(yùn)行過程中的各方面效率，是十分有利的。

1.2 有利于企業(yè)的發(fā)展

企業(yè)在發(fā)展過程中，對相關(guān)信息進(jìn)行全面了解是必要的，尤其是現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展過程中，也應(yīng)重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性。企業(yè)在形成自身檔案的數(shù)據(jù)化后，可以對數(shù)據(jù)檔案呈現(xiàn)出的大數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，并根據(jù)分析結(jié)果決定企業(yè)的相關(guān)政策及發(fā)展方向，這對企業(yè)的科學(xué)化發(fā)展，是具有積極作用的。此外，大數(shù)據(jù)對企業(yè)進(jìn)行有效指導(dǎo)，對企業(yè)的快速進(jìn)步也是極為有利的。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，創(chuàng)新驅(qū)動，注重實(shí)效”的基本原則，按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求，有序推進(jìn)，逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動檔案管理機(jī)制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業(yè)檔案工作者工作效率，以企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作建議

3.1 提高檔案管理工作人員的工作意識

企業(yè)在實(shí)現(xiàn)自身的檔案管理工作信息化后，工作人員的工作性質(zhì)也會發(fā)生改變，因此，傳統(tǒng)檔案管理工作人員的工作意識應(yīng)發(fā)生改變，并認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性，以使信息模式下的檔案管理工作更具效率。例如，在管理過程中，對相關(guān)檔案管理人員，進(jìn)行思想意識培訓(xùn)，并建立相關(guān)考核機(jī)制，以提高檔案管理工作人員對信息檔案管理工作的認(rèn)識。從而充分發(fā)揮信息檔案的優(yōu)勢，并促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率提高。

3.2 加強(qiáng)檔案管理部門的人才建設(shè)

當(dāng)前市場中的企業(yè)競爭是十分激烈的，而企業(yè)之間的競爭，實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)人才之間的競爭，企業(yè)若想獲得持久發(fā)展及提高企業(yè)自身的競爭力度，對人才進(jìn)行發(fā)掘及重要是非常重要的。企業(yè)的信息化管理部門，若想實(shí)現(xiàn)自身的管理效率提高，對人才給予足夠的認(rèn)識也是必要的。而相關(guān)人才的聘用，并不是一蹴而就的事情，即企業(yè)在任用相關(guān)人才時，應(yīng)對人才進(jìn)行發(fā)掘并培養(yǎng)，以使相關(guān)企業(yè)能夠真正獲得人才。例如，相關(guān)企業(yè)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)對自身的員工進(jìn)行全面了解，并對相關(guān)有突出能力的人才進(jìn)行發(fā)掘，同時給予相關(guān)人才展現(xiàn)才能的機(jī)會，以對人才的能力進(jìn)行驗(yàn)證。如相關(guān)人才能夠通過相關(guān)考核，那么對企業(yè)的人才建設(shè)是十分有利的。

3.3 注重信息檔案管理過程中的安全管理

信息時代是較為開發(fā)的時代，例如，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛鋪設(shè)及連接，不僅實(shí)現(xiàn)了信息的實(shí)時傳遞，同時，也促進(jìn)了社會的發(fā)展。企業(yè)在對自身的信息檔案管理過程中，不僅應(yīng)將自身的檔案進(jìn)行科學(xué)合理管理及規(guī)劃，注重檔案的安全性也是必要的。尤其是對企業(yè)具有重要意義的安全文件。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，如不注重自身檔案管理過程中的安全管理，那么極有可能造成自身檔案的無故丟失或破損，甚至被盜現(xiàn)象發(fā)生，這對企業(yè)來說也有可能是無法挽回的損失。因此，相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行=對信息檔案進(jìn)行管理時，檔案管理人員不僅應(yīng)加強(qiáng)自身的安全管理意識，還應(yīng)對相關(guān)重要檔案進(jìn)行特殊管理，以提高信息檔案大安全相，進(jìn)而保障企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

3.4 推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務(wù)，在檔案管理系統(tǒng)平臺上，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進(jìn)行分類，形成各類專題數(shù)據(jù)庫，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，信息時代對人們的生活水平得了一定程度上的提高，同時，企業(yè)充分利用信息時代的優(yōu)勢，對企業(yè)的發(fā)展也是具有積極的意義的。例如，企業(yè)將自身的檔案管理工作進(jìn)行信息建設(shè)，這對企業(yè)的工作效率提高具有重要作用，同時對促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展也具有一定效果。但企業(yè)在對自身的信息檔案進(jìn)行管理過程中，注重管理過程中的創(chuàng)新也是必要的，尤其是信息檔案管理模式具有較為新穎的特點(diǎn)，相關(guān)管理過程及制度都缺乏完善的現(xiàn)狀下，企業(yè)給予該管理過程足夠的重視也是必要的。

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