電子檔案與紙質檔案的整合管理

周莉

摘 要：近年來，隨著現代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，是檔案工作者值得深入思考的課題。本文主要就電子檔案與紙質檔案的整合管理作了相關的分析，以供廣大同仁參考借鑒。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;整合管理

當前電子檔案與紙質檔案的整合是擺在檔案管理人員面前的重要研究課題，電子檔案與傳統紙質檔案的存儲方式相比，電子檔案存儲方式有著很大的不用。主要表現在電子信息檔案的數據可以與存儲載體相互分離。采用高新科學技術作為基礎，能夠對于原始的數據進行復制，但是卻不能復制所必要的存儲載體。所以，電子數據檔案可以存在于專門的存儲系統之中，也可以存儲在隨身攜帶的各種移動數據載體之中。所以，利用電子信息技術將現代信息技術融入到檔案管理工作中，加大力度促進電子檔案與紙質檔案的整合管理是非常必要的。

1 電子檔案與紙質檔案的特點分析

1.1 電子檔案的特點

1）檔案信息存儲豐富性。電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

2）檔案信息生動形象性。隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化 再現。

3）信息存儲與利用的迅速準確性。電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質檔案的特點

1）檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。

2）紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

2 電子檔案與紙質檔案整合管理的具體要求

傳統的紙質檔案可以十分簡單明了的獲得想要的信息資料，并且在具體的獲取過程中不需要任何其他的媒介工具。電子信息檔案在獲取信息過程中不需要任何其他的媒介。然而電子信息檔案則需要一定的媒介進行信息的獲取，所以說明電子信息檔案對于高新科技產品具有極強的依賴性。隨著我國科學信息技術的發(fā)展，信息檔案存儲的方式越來越閑心，可以實現對于電子檔案數據的存儲。

1）同步歸檔。在電子檔案與紙質檔案整合管理過程中，應當認真檢驗并審核所收集的紙質文檔，切實保證紙質文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應及時進行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應當注意的是，電子檔案歸檔時應當將其存入計算機硬盤中，并進行清晰標記，確認已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2）同步整理。在電子檔案與紙質檔案整合管理工作中，檔案管理人員應當采取可行措施對電子檔案和紙質檔案進行同步整理，確保電子檔案與紙質檔案在編號上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進電子檔案與紙質檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質檔案的實際利用價值得到最大程度的發(fā)揮。

3）同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限;紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

4）同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

3 電子檔案與紙質檔案整合管理的探索

1）建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統。由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業(yè)務處理上協調一致，方便利用。

2）并存期間應根據自身特點實行雙套制。鑒于電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性;或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

3）實行各種管理時都要制定一定的互通互聯方式。電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用;二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數據，可以互通互聯，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯。

4）建立一套科學合理的管理制度。電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

4 結語

總之，紙質檔案與電子檔案在現階段各有優(yōu)勢，在經濟建設及服務中各自發(fā)揮著特殊的作用。因此，我們要做好電子檔案與紙質檔案的長期并存工作，逐步完善檔案管理手段，進一步促進檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。

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