檔案管理信息化面臨的困境及對(duì)策研究

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也逐漸向信息化管理轉(zhuǎn)變，然而在轉(zhuǎn)型過程中困境和問題是必然存在的，需要從根本上去解決這些問題。本文就檔案管理信息化面臨的困境進(jìn)行分析，提出相應(yīng)解決策略，希望能給檔案信息化管理工作的發(fā)展獻(xiàn)出微薄之力。

關(guān)鍵詞：檔案;管理信息化;困境;解決對(duì)策

隨著國(guó)家綜合國(guó)力的增強(qiáng)，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理方式也向信息化管理轉(zhuǎn)變。在各方面多種因素共同影響的環(huán)境下，在實(shí)際管理操作過程中，檔案管理信息化面臨著嚴(yán)峻的困境，有關(guān)單位應(yīng)積極應(yīng)對(duì)困境，找出其中存在的問題，尋找有效辦法進(jìn)行解決，從而加快檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

1 檔案管理信息化面臨的困境

1.1 缺少標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理體系

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型路程還比較艱難，檔案管理信息化依然處于較低水平的狀況。沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系制度的約束，會(huì)導(dǎo)致檔案收集的信息存在虛假不完整等問題。檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合度低，使得檔案信息不能達(dá)到共享效果，從而導(dǎo)致檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程緩慢。雖然國(guó)家已經(jīng)實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化，但就目前現(xiàn)行的關(guān)于檔案信息化管理的法律法規(guī)少之又少，有關(guān)檔案信息化管理的規(guī)章制度極度缺乏，在實(shí)際檔案管理過程中容易出現(xiàn)疏漏的狀況，沒有形成有效統(tǒng)一的的檔案信息化管理制度。

1.2 信息化管理意識(shí)不到位

目前檔案管理信息化還存在這樣一個(gè)問題：廣大公眾對(duì)檔案管理信息化沒有正確的認(rèn)識(shí)，信息化管理觀念轉(zhuǎn)換不到位，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理信息化的意識(shí)薄弱，沒有做好榜樣作用，在檔案管理信息化工作的財(cái)務(wù)和人力上產(chǎn)生消極影響，使得檔案管理設(shè)備無法更換，硬實(shí)力無法強(qiáng)大起來，并且在一定程度上間接影響到下級(jí)檔案管理工作人員的積極性，工作容易懈怠。

1.3 高素質(zhì)信息化管理人才匱乏

檔案管理信息化成為當(dāng)下檔案管理的主要趨勢(shì)。管理方式的變化使得管理人員的要求也會(huì)隨之愈加嚴(yán)格。而目前檔案管理部門的工作人員大多是傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期遺留下來的老員工，存在對(duì)電腦技術(shù)運(yùn)用不熟練、管理觀念傳統(tǒng)落后、業(yè)務(wù)水平低，學(xué)歷整體水平較低，部分員工素質(zhì)較差等問題，缺乏綜合型高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，大大阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

2 檔案管理信息化存在問題解決策略

2.1 完善信息化管理體系

建立系統(tǒng)完整的檔案管理信息化體系是推動(dòng)我國(guó)檔案管理信息化的根本保障?；跈n案信息化管理方式的特點(diǎn)，對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，使得檔案管理信息化體系不斷標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，在檔案書寫形式和內(nèi)容上形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要求，從根本上提高檔案管理信息化工作質(zhì)量，有效推動(dòng)我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展，同時(shí)，國(guó)家也應(yīng)大力支持檔案管理信息化工作，積極完善與檔案管理工作相關(guān)的法律條文以及規(guī)章制度，讓工作人員在工作過程中能夠有所保障的進(jìn)行檔案管理，使其工作得到合法的保障。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美銜接，也是提高檔案管理信息化工作水平的重要舉措。

2.2 加強(qiáng)信息化管理意識(shí)轉(zhuǎn)換

信息化管理意識(shí)的更新，是促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的必經(jīng)之路。轉(zhuǎn)換管理意識(shí)是檔案管理信息化的根本舉措，必須從管理人員的思想上進(jìn)行教育，幫助管理人員樹立正確的管理觀念。一方面，基于人們對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不到位這一問題，可開展關(guān)于檔案管理的宣傳活動(dòng)，加大對(duì)檔案管理信息化重要性的宣傳，還利用現(xiàn)代多媒體技術(shù)對(duì)有關(guān)檔案管理信息化概念的短片進(jìn)行播放，從無形中加強(qiáng)人們答案干掛并努力信息化的意識(shí)。另一方面，必須讓領(lǐng)導(dǎo)深刻了解檔案管理信息化的重要性，使其加大資金和人力資源投入，確保檔案管理信息化更夠穩(wěn)定有序的發(fā)展。

2.3 培養(yǎng)綜合型信息化管理人才

高素質(zhì)的綜合型專業(yè)技術(shù)人才是新時(shí)代檔案管理信息化的必然需求。不僅要求管理人員會(huì)熟練運(yùn)用電腦技術(shù)使用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，還必須樹立先進(jìn)科學(xué)的管理理念，和具有較高水平的整體業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)力度，不定期的組織檔案管理人員參加課程培訓(xùn)，爭(zhēng)取為檔案管理人員提供更多的自我提升機(jī)會(huì)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理信息化發(fā)展過程中還存在諸多問題，如：管理體系不完善、專業(yè)人才匱乏等等，應(yīng)對(duì)這些問題可采取完善信息化管理體系、加強(qiáng)信息化管理意識(shí)轉(zhuǎn)換、培養(yǎng)綜合型信息化管理人才等措施從根本上進(jìn)行解決。檔案管理信息化發(fā)展是一個(gè)漫長(zhǎng)又艱難的過程，切勿操之過急，相信在國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人各方力量的共同努力下，檔案管理信息化面臨的困境、存在的問題都從根源上一一去解決。

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作者簡(jiǎn)介

關(guān)悅（1987-），女，滿族，淄博市臨淄區(qū)人，大學(xué)，淄博市臨淄區(qū)黨史與地方史志研究中心（臨淄區(qū)檔案館）。