簡析做好企業(yè)人事檔案工作的實踐探索

摘 要：對于企業(yè)來說，要想獲得長遠(yuǎn)的生存和發(fā)展，除了注重企業(yè)的對外經(jīng)營貿(mào)易，還要關(guān)注企業(yè)內(nèi)部員工的管理工作，才能保證企業(yè)在內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化的條件下提高做事效率。人事檔案工作是企業(yè)內(nèi)部調(diào)配人員、審核員工績效考評的重要前提，進行科學(xué)合理的人事檔案工作有利于凝聚企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，優(yōu)化人力資源，提升企業(yè)經(jīng)營發(fā)展效率。本文將闡述企業(yè)開展人事檔案工作的重要性，分析當(dāng)前人事檔案工作存在的問題，并探索企業(yè)人事檔案工作的實踐策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案;管理工作;實踐

隨著社會發(fā)展，經(jīng)濟投資市場門檻越來越高，許多企業(yè)在市場經(jīng)濟中想要立于不敗之地必須努力提升企業(yè)的核心競爭力。而在當(dāng)今社會，人才和科技便是提升企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。對于企業(yè)內(nèi)部而言，管理好企業(yè)人才能夠為企業(yè)運營創(chuàng)造無限價值。人事檔案工作作為企業(yè)日常運營的重要工作部分，采取的管理方法應(yīng)當(dāng)與時俱進，具有創(chuàng)新意識，才能帶領(lǐng)企業(yè)走向更美好的發(fā)展道路。不過，面對如今企業(yè)內(nèi)部存在的人力資源管理問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人也應(yīng)當(dāng)及時找出工作漏洞，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段協(xié)助人事檔案工作。

1 企業(yè)開展人事檔案工作的重要性

一般來說，大企業(yè)都會設(shè)立人力資源部，該部門的主要工作就是為企業(yè)吸納優(yōu)秀的專業(yè)人才，并對企業(yè)在職員工進行績效考核和工作崗位調(diào)配等工作?？梢哉f，企業(yè)的人事部門關(guān)乎整個企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營的狀態(tài)，對企業(yè)未來發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。由于企業(yè)內(nèi)部職位分散，員工數(shù)量較多，人事檔案工作自然是人力資源部門的重要工作之一。而對員工進行人力資源評估，保證員工在在職崗位上能夠發(fā)揮自己所能也是人力資源的最終目標(biāo)。如今，經(jīng)濟市場越來越撲朔迷離，各家企業(yè)都在沉浮的市場經(jīng)濟中不斷發(fā)展壯大自身，尋求優(yōu)化轉(zhuǎn)型的方向，以防被時代所淘汰。所以企業(yè)在經(jīng)營管理中需要時刻注意企業(yè)內(nèi)部的運轉(zhuǎn)情況，對于員工的狀態(tài)和表現(xiàn)要予以關(guān)注，及時通過人事檔案管理對企業(yè)內(nèi)的人力資源進行管理和調(diào)配，以達到企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)方案。此外，如果人事檔案工作能夠結(jié)合目前的新興技術(shù)，管理工作的流程得以簡化，工作效率大大提升，更有利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2 當(dāng)前企業(yè)人事檔案工作存在的問題

2.1 檔案管理工作方法欠缺

由于我國經(jīng)濟政策推動，企業(yè)在這幾年能夠取得較好的收益。但是企業(yè)在一味地尋求利潤擴張的同時，較少地關(guān)注到企業(yè)內(nèi)部人事工作上存在的問題。對外而言，企業(yè)只需要進行尋找客戶合作、生產(chǎn)出售商品等經(jīng)濟活動。長期的資本積累帶來的經(jīng)濟誘惑使企業(yè)高管認(rèn)為企業(yè)的經(jīng)營管理主要體現(xiàn)在對外的經(jīng)濟貿(mào)易，而忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事管理，這對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展是極為不利的。企業(yè)缺少對人事檔案工作的重視度，勢必缺少專業(yè)的管理方法，導(dǎo)致企業(yè)在進行人事管理時采用過時的辦法，容易使源調(diào)配出現(xiàn)問題。許多企業(yè)在員工入職時沒有及時開展人事檔案工作，在管理期間又沒有專門的系統(tǒng)和制度進行管理和規(guī)范，導(dǎo)致人事資料混亂。此外，由于企業(yè)缺少專業(yè)的人事檔案管理辦法，對于檔案的內(nèi)容不能及時進行錄入，許多檔案均為紙質(zhì)材料，且工作人員保管能力欠缺，使得后期人事信息殘缺，無法真正發(fā)揮人力資源管理的真正影響力[2]。

2.2 人事檔案信息收集不完備

企業(yè)在員工入職期間就應(yīng)當(dāng)把員工的個人信息收集完備，才能在之后的崗位安排和工作內(nèi)容安排中對應(yīng)不同員工的特性，從而使每一位加入企業(yè)的員工都能夠發(fā)揮自身價值，為企業(yè)貢獻出一份力。一般來說，企業(yè)留存的檔案信息需要比較全面，才能觀察出應(yīng)聘者的經(jīng)驗和能力，比如人事檔案中一般需要有員工的基本信息、任職經(jīng)歷、獲獎經(jīng)歷、學(xué)歷證明、特長技能以及興趣愛好等等。然而，現(xiàn)實情況中大部分企業(yè)對于員工的人事檔案信息并不重視，在招聘初期并不是沒有把員工的人事檔案收集完備，導(dǎo)致之后的工作安排出現(xiàn)疏漏。此外，對于人事部門收集員工資料的流程也沒有相應(yīng)的規(guī)定，容易導(dǎo)致人事工作出現(xiàn)隨意性。沒有制度和監(jiān)管的約束，人事檔案內(nèi)容也很容易被人為進行造假和修改，導(dǎo)致保管在人事部門的人事檔案真實性存在疑問[3]。

2.3 工作人員專業(yè)性程度不高

傳統(tǒng)企業(yè)人事部門對于人事檔案的重要度較低，因此在工作中態(tài)度不認(rèn)識，做事也不細(xì)致，其人力資源管理的專業(yè)性也是不言而喻。隨著現(xiàn)代化技術(shù)系統(tǒng)的開發(fā)，人力資源管理逐漸向信息化管理靠近，通過數(shù)據(jù)輸入讓人事檔案能夠永久留存，并且可以隨時調(diào)動查看。在技術(shù)發(fā)展的同時，人事部門員工的職業(yè)能力卻無法及時跟上，大多數(shù)員工仍然遵循傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，避免使用新興技術(shù)，不遠(yuǎn)創(chuàng)新學(xué)習(xí)新的技能知識，導(dǎo)致人事檔案管理工作遲遲不能落實。

3 探索企業(yè)人事檔案工作的實踐策略

3.1 建立人事檔案技術(shù)系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代信息化事業(yè)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)在發(fā)展中也應(yīng)當(dāng)積極使用先進技術(shù)，借助技術(shù)系統(tǒng)管理提升企業(yè)的工作效率，轉(zhuǎn)化員工的職能。現(xiàn)代化的企業(yè)應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理工作中加強硬件設(shè)備支持，引進專業(yè)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對人事信息進行數(shù)字化的管理，能夠解決傳統(tǒng)人事檔案管理中的諸多弊端。利用技術(shù)系統(tǒng)，人事信息可以儲存在系統(tǒng)之中，不用擔(dān)心紙質(zhì)人事檔案會遺漏丟失，也能有效防止人事信息被修改、造假。對于信息錄入的員工系統(tǒng)都會有相應(yīng)的記錄，一旦出現(xiàn)人事檔案問題可以實行問責(zé)制度，以此來加強人事檔案管理。

3.2 制定合理的檔案管理制度

隨著企業(yè)向現(xiàn)代化管理模式靠近，人力資源管理運用技術(shù)化手段開展工作，大大提升了企業(yè)內(nèi)部運營效率。但在新技術(shù)系統(tǒng)運用的同時，仍然要注重建立科學(xué)合理的檔案管理制度，用制度規(guī)范員工的人事行為。對于普通員工來說，檔案制度能夠保證員工上報信息的真實性和可靠性;對于管理檔案的工作人員來說，能夠規(guī)范其工作操作，對人事檔案管理加以重視，對待工作更加嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。

3.3 提升工作人員水平

人事檔案管理工作的質(zhì)量取決于工作人員的工作水平，只有安排具有專業(yè)能力的人力資源主管才能將人事檔案工作落到實處。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對人事部門的員工進行專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)員工重視人事檔案的建立和保管，學(xué)會運用人事檔案對企業(yè)員工工作進行合理安排。此外，人事部門的員工還要提升自身專業(yè)技能，積極學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，運用技術(shù)提升工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值[4]。

4 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代化社會不斷發(fā)展，企業(yè)在市場中也正不斷改變自身經(jīng)營模式，探索做好企業(yè)人事檔案工作的有效實踐。面對復(fù)雜多變的市場經(jīng)營，企業(yè)在管理中應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部著手，合理調(diào)配人力資源，讓有限的人力創(chuàng)造出無限的價值。而企業(yè)內(nèi)部的人事檔案工作正是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要因素之一，企業(yè)利用新興技術(shù)加強人力管理工作，有利于提升管理效率，形成企業(yè)對外的競爭力。

參考文獻

[1]周喜強.加強干部人事檔案管理工作的實踐與探索[J].山東檔案（6）：50-51.

[2]郭大偉.人事檔案管理優(yōu)化配置的實踐探索[J].江蘇商論（02）：60-61.

[3]陸江.退休干部人事檔案管理探索實踐分析[J].人力資源管理（2）.

[4]張武昌.分析企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].勞動保障世界，534（14）：10+14.

作者簡介

孫卉（1976-），女，漢族，江蘇漣水人，館員，大學(xué)。