人事檔案在人力資源管理中的價值研究

李冬梅

摘 要：人力資源管理能夠快速準(zhǔn)確地將人才分配到最合適的崗位上，幫助人才的價值得到充分發(fā)揮。人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，通過科學(xué)合理的運用人事檔案管理，能夠保證人力資源、物力資源有機結(jié)合，最終實現(xiàn)組織管理目標(biāo)。本文通過對人事檔案在人事資源管理中的價值進(jìn)行深入分析，明確人事檔案的重要作用，對人事檔案的管理措施進(jìn)行優(yōu)化，為人力資源管理的快速發(fā)展提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理;應(yīng)用價值

人力資源最主要的目的就是知人善用、尊重人才，將人才與工作緊密結(jié)合，根據(jù)人才的成長經(jīng)歷和工作表現(xiàn)對人才進(jìn)行全面的評價。人事檔案作為記錄人才經(jīng)歷和表現(xiàn)的最直觀、最真實的材料，能夠有效幫助人力資源管理部門對人才進(jìn)行深入的分析和了解，對人才需求計劃以及招聘標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理優(yōu)化。

1 人事檔案在人力資源管理中的重要作用

1.1 確保人才資料真實可靠

衡量人事檔案的質(zhì)量最主要的標(biāo)準(zhǔn)就是材料是否真實、準(zhǔn)確，人事檔案除了要記錄員工的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作業(yè)績等內(nèi)容之外，還應(yīng)該對員工的道德品質(zhì)、主要成就等內(nèi)容進(jìn)行分析，為干部的任免、調(diào)用提供最直接的證據(jù)。在人力資源管理的過程中，對于重大項目的決策必須以人事檔案作為標(biāo)準(zhǔn)，幫助管理人員對小組成員之間的合理化配進(jìn)行全面的分析[1]。

由于企業(yè)之間所擁有的人才數(shù)量眾多，要想保證員工之間的通力合作，最主要的就是根據(jù)員工的個人經(jīng)歷和主要特點進(jìn)行分析，確保人才之間優(yōu)勢互補形成最佳搭配。為此，在人力資源管理的過程中，必須要充分查閱人事檔案，確保人力資源規(guī)劃更加的科學(xué)合理。

1.2 促進(jìn)人與檔案統(tǒng)一的管理

人力資源管理的主要功能和價值就是確保人與物之間的相互配合，但是人力資源并不是靜止的，人事檔案也并不是都固定保存在某一個組織部門，必須要隨著人員流動、崗位變化等情況對人員的調(diào)動信息進(jìn)行全面的記錄，避免出現(xiàn)“有檔無人”或“有人無檔”的問題，嚴(yán)重影響人力資源管理的質(zhì)量和水平。

2 人事檔案利用的主要不足

2.1 人事檔案管理意識模糊

盡管人事檔案在人力資源管理中的作用無法替代，但是現(xiàn)在依然有許多企業(yè)并沒有充分的利用人事檔案來推動人力資源管理，尤其是在用人留人選人等方面，忽視人事檔案的重要作用。最主要的原因在于我國目前缺乏完善的人事檔案記錄規(guī)范，在填寫人事檔案的過程中隨心所欲，很難對人事檔案資料的真實性和可靠性進(jìn)行監(jiān)督和管理[2]。

由于受限于人類之間等成本因素的考量，很多的人事檔案整理效率并不高，每五年才進(jìn)行一次整理，這樣就很容易導(dǎo)致材料的數(shù)據(jù)不夠真實準(zhǔn)確，人力資源管理部門無法根據(jù)人事檔案的相關(guān)信息對人才進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷。

2.2 人事檔案內(nèi)容真?zhèn)坞y辨

由于我國社會經(jīng)過了一系列的改革發(fā)展，這樣就導(dǎo)致大多數(shù)的人才出現(xiàn)頻繁流動的情況，很多流動人員的工作經(jīng)歷和培訓(xùn)資料無法及時填補，造成人事檔案內(nèi)容模糊。還有許多人事檔案出現(xiàn)個人信息失真的情況，例如假職稱、假工齡、假學(xué)歷等問題，導(dǎo)致人力資源管理部門只能夠被動的接收人力資源信息，無法進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別。

2.3 管理水平不高

在人事檔案管理的過程中，由于材料內(nèi)容不夠真實，管理欠缺，內(nèi)容零散等問題，這樣就很容易造成人事檔案，無法全面的反映出一個人的真實能力這樣就使得對人力資源安排缺乏科學(xué)。

3 加強人事檔案在人力資源管理中應(yīng)用的主要策略

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理理念

在新時期對于人事檔案的管理，最主要的就是確保人事檔案的知情權(quán)，首先由于許多的人事檔案資料涉及到非常私密的個人信息，而如果將這些個人信息資料公諸于眾，非常容易造成個人隱私泄露，使人生活在不安的狀態(tài)下，為此在新時期人事檔案管理的過程中，最主要的就是確保人事檔案資料管理實行半透明式管理。所謂的半透明式管理就是將相對公開的人事檔案資料進(jìn)行適當(dāng)公開，讓更多的人民群眾對人事檔案的建檔工作有著深入的了解，拿捏好人事檔案公開的尺度，確保社會公眾可以對人事資料的真實性進(jìn)行監(jiān)督[3]。

例如對個人的黨齡、職務(wù)、年齡以及學(xué)歷層次等進(jìn)行公開，提高檔案資料的信息交流性能。對涉及到個人處分，查看等相關(guān)資料以及個人身體狀況等信息，必須要絕對保密。通過這樣的管理理念能夠有效的提高人事檔案的利用價值，保障人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2 充分發(fā)揮人事檔案管理的實效性

人事檔案伴隨著一個人的終生發(fā)展，在人事檔案資料管理記錄的過程中必須要根據(jù)一個人的工作經(jīng)歷和職位變化等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的描述，確保人力資源管理更加具有真實性。

人事檔案部門要補充檔案資料的內(nèi)容，完善檔案資料收集登記和整理的規(guī)章制度，將散落的檔案資料進(jìn)行集中保管，提高檔案資料內(nèi)容的豐富性。還要對檔案資料的真實性進(jìn)行嚴(yán)格審查，如果出現(xiàn)虛假的材料則必須及時的排查，加強對人事檔案的監(jiān)督與管理，這樣也能夠確保檔案資料更加的真實準(zhǔn)確，為人力資源優(yōu)化提供準(zhǔn)確的參考。

3.3 加強檔案管理人員的素質(zhì)

在新時期人事檔案管理工作具有非常強的專業(yè)性，必須要確保檔案工作人員自身具有較高的政治素養(yǎng)和扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，讓他們能夠明確人事檔案管理工作的重要意義，推動人事檔案管理的效率。

3.4 利用先進(jìn)手段對人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)時代的快速發(fā)展傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料存在許多的不變性，例如所需要的保存空間過多、資料容易失真、受到蟲害鼠害的侵蝕等不足，使得管理非常復(fù)雜。

通過運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，直接將海量的人事檔案信息資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，既能夠有效的節(jié)約檔案存儲空間，又可以提高工作效率，減輕檔案管理人員的勞動負(fù)擔(dān)[4]。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)理念

在現(xiàn)代化人事檔案管理的過程中，由于人事檔案資料不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)，只能夠在人事部門內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致其他部門的人員無法對人事檔案資料進(jìn)行充分利用，嚴(yán)重限制人事檔案資料的利用效率。

在新時期必須要積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，通過以信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加強人事檔案資料的資源共享，通過建立完善的數(shù)據(jù)資源庫，保證對人事檔案信息資料進(jìn)行及時的更新，為人民群眾提供更加便捷的人事檔案信息查閱平臺，為人力資源管理提供全方位的服務(wù)。

4 結(jié)束語

總而言之，在新時期，人事檔案作為人力資源管理重要的組成部分，必須要積極優(yōu)化人事檔案管理的策略，充分發(fā)揮人事檔案的價值，保障人力資源得到健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]龔美玉.淺談醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：172.

[2]陳文烽.試論如何發(fā)揮人事檔案工作在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用價值[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：139.

[3]楊亦君.醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用分析[J].中國管理信息化，2018，21（21）：158-159.

[4]劉小西.人力資源管理工作中人事檔案管理的價值分析與討論[J].全國流通經(jīng)濟，2018（26）：56-57.