電力企業(yè)聲像檔案管理難點(diǎn)及對(duì)策建議

摘 要：電力建設(shè)在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，隨著多年來我國(guó)電力建設(shè)快速改革與發(fā)展，產(chǎn)生了大量有價(jià)值的聲像檔案資料，檔案管理也成為電力企業(yè)管理的重要部分。聲像檔案作為新興的檔案資料，數(shù)據(jù)量龐大、編目工作復(fù)雜，因此管理也存在難點(diǎn)。本文分析了當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀、電力企業(yè)聲像檔案管理難點(diǎn)及措施建議。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);聲像檔案;難點(diǎn);建議

聲像檔案是通過錄制的聲音和影像（或圖像）的形式來對(duì)當(dāng)時(shí)所發(fā)生的事物復(fù)制，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，更直觀、更全面、更準(zhǔn)確。當(dāng)前電子信息技術(shù)快速發(fā)展，電力企業(yè)發(fā)展過程中，產(chǎn)生著大量的聲像檔案資料，聲像檔案管理的同時(shí)，也在為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案信息收集不全面、保存有待完善。隨著電力企業(yè)建設(shè)工程的不斷擴(kuò)張、企業(yè)文化活動(dòng)的不斷豐富，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的檔案資料，這給檔案管理工作帶來壓力，長(zhǎng)此以往檔案管理工作難免面臨信息收集不全甚至保存不完善的問題，為后期檔案管理工作帶來了管理難度。

2）檔案管理信息化程度有待提升。檔案管理工作目的在于使繁雜的資料變得井井有條，便于查閱，檔案管理工作主要分為分散管理、分級(jí)管理以及統(tǒng)一管理。而在管理實(shí)踐時(shí)，缺少實(shí)用性強(qiáng)的參照標(biāo)準(zhǔn)，大部分檔案管理人員并沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的編目分類，聲像檔案管理模式單一，甚至大部分都選擇了集中管理。統(tǒng)一管理方式能夠幫助企業(yè)檔案的完整性，但會(huì)造成工作量大，管理效率低。

3）管理人員專業(yè)水平有待提升。檔案管理不僅需要檔案資料的收集和整理，還需要進(jìn)行編目分類、查閱檢索和歸還，工作量大且專業(yè)性要求比較高。然而很多電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力檔案管理工作不夠重視，甚至安排非檔案專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，并不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)水平不高，無法勝任聲像電子檔案管理工作。

2 電力企業(yè)聲像檔案管理難點(diǎn)

1）聲像資料難以及時(shí)收集整理歸檔。（1）管理分散，因電力工程建設(shè)工期長(zhǎng)且項(xiàng)目輻射面積廣，聲像檔案材料主要保存在項(xiàng)目管理部門或者相關(guān)個(gè)人的手中，將保管的權(quán)力交給了負(fù)責(zé)拍攝的人員，無法及時(shí)或完整地向檔案部門做好資料移交。從而會(huì)導(dǎo)致大量有價(jià)值的生產(chǎn)建設(shè)工作以及社會(huì)活動(dòng)聲像無法完整留存。（2）聲像檔案數(shù)量龐大，編目系統(tǒng)不夠完善。隨著工程建設(shè)及企業(yè)文化建設(shè)等等活動(dòng)的開展，聲像檔案資料高速且大量產(chǎn)出，生成了大量的原始素材。若不經(jīng)過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幠烤瓦M(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，其后果可能是需要利用某個(gè)場(chǎng)景或清理某些鏡頭時(shí)，耗費(fèi)更多時(shí)間和資源去檢索，或再也找不到該資料，無法利用的檔案便失去了它的歷史研究?jī)r(jià)值。（3）專業(yè)檔案管理人員不足，缺乏專人專管機(jī)制。聲像檔案存在很多不同的載體形式，編目受上載時(shí)間、速度受限制，工序繁雜且工作量大，參與編目的人員少且不固定;大多編目人員非檔案專業(yè)出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)學(xué)習(xí)，檔案意識(shí)薄弱;絕大部分編目人員沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致著錄信息不完整、不規(guī)范、不詳細(xì)，需要利用時(shí)，難以檢索到相關(guān)片段和鏡頭。

2）聲像檔案管理意識(shí)淡薄。聲像檔案管理作為新興的檔案管理方式，許多人并不理解，認(rèn)為聲像只是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)過程中的錄音或錄像，并沒有意識(shí)到這些也屬于檔案資料。還有人認(rèn)為聲像檔案是負(fù)責(zé)拍照的人來負(fù)責(zé)保管，屬于個(gè)人行為。由于這些人本身并沒有較強(qiáng)的檔案意識(shí)或者為了本部門工作的方便，導(dǎo)致一些比較珍貴的聲像資料長(zhǎng)期在個(gè)人或單個(gè)部門內(nèi)部保管，沒有形成統(tǒng)一保管。電力企業(yè)隨著項(xiàng)目建設(shè)，人員流動(dòng)性較大，容易出現(xiàn)聲像檔案流失現(xiàn)象，這將直接影響到電力企業(yè)聲像檔案的原始性和完整性。

3 電力企業(yè)聲像檔案管理對(duì)策建議

1）強(qiáng)化聲像檔案管理意識(shí)。必須要讓電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到聲像檔案管理工作的重要性，將聲像檔案工作融入到各個(gè)單位工作計(jì)劃中，增加相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入工作，才能夠保證人力、物力等方面的充足，通過多媒體技術(shù)積極的開展聲像檔案展覽工作，向電力企業(yè)員工們宣傳聲像檔案的重要性，從而才能夠提高全體人員的檔案意識(shí)，必須要落實(shí)相關(guān)責(zé)任，嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)開展聲像檔案管理工作。

2）培養(yǎng)聲像檔案管理人才。提高聲像檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。聲像檔案編目人員的工作要求比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理要求更高一些，他們的綜合素質(zhì)高低直接影響到媒資編目的質(zhì)量和檢索利用的效果，檔案意識(shí)薄弱和專業(yè)技術(shù)不過關(guān)都難以滿足當(dāng)前聲像檔案編目的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)。第一，應(yīng)通過宣傳展覽、專題講座、職業(yè)崗位培訓(xùn)等多種方式，加大檔案知識(shí)和法律法規(guī)的宣傳力度，學(xué)習(xí)聲像檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高編目人員對(duì)聲像檔案管理的理解，形成專業(yè)精干的編目人才隊(duì)伍。

3）完善聲像檔案管理制度。（1）基于國(guó)家現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)，制定更加科學(xué)、合理的編目方法，不斷地規(guī)范聲像檔案編目工作，不斷地完善和創(chuàng)新建設(shè)制度，保證檔案的真實(shí)性和原始性，完善聲像檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和人員的責(zé)任，檔案人員積極地參與到聲像檔案內(nèi)容的拍攝中，從而提高聲像檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（2）電力企業(yè)檔案管理部門通過各種方法廣泛收集和認(rèn)真歸檔聲像檔案，制定嚴(yán)格的制度才能夠有效地避免聲像檔案損壞或遺失。其一，可以通過正常的移交接收工作，由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交給檔案管理部門;其二，對(duì)重點(diǎn)部門進(jìn)行重點(diǎn)收集，強(qiáng)化收集工作;其三，廣泛的企業(yè)征集，對(duì)于在電力企業(yè)個(gè)人手中的原始聲像檔案，應(yīng)該及時(shí)征集上交給檔案管理部門;其四，檔案部門直接征集，檔案人員積極地參與到各種事件的拍攝工作，尤其是聲像檔案的收集應(yīng)該由主辦單位派人進(jìn)行檔案的收集歸檔工作，從而才能夠保證聲像檔案工作的完整性以及時(shí)效性。（3）必須要對(duì)聲像檔案做好日常的保管和利用管理工作，長(zhǎng)期保存的聲像檔案必須要定期地向檔案部門移交，將相關(guān)責(zé)任和規(guī)章制度加以落實(shí)，制定有效的配套措施，明確檔案管理人員的責(zé)任，并且加以落實(shí)，從而才能夠真正地做到有法可依，有章可循。同時(shí)加強(qiáng)宣傳，通過各種形式的會(huì)議方式向電力企業(yè)全員宣傳聲像檔案的重要性，從根本上提高企業(yè)員工們的檔案意識(shí)，并且逐漸地成為自覺行為，才能夠從根本上保證聲像檔案的真實(shí)性。

4）加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源共享。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，聲像檔案資料快速生成，檔案部門應(yīng)建立獨(dú)立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能滿足聲像檔案編目工作的需求，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)聲像檔案資源的利用。通過更為快速和便捷的方式實(shí)現(xiàn)聲像檔案的利用方式，從而才能夠充分的發(fā)揮出其價(jià)值和作用。

4 結(jié)束語

聲像檔案是現(xiàn)代社會(huì)檔案資源體系建設(shè)的重要組成部分，在電力企業(yè)工程建設(shè)或企業(yè)管理歷程中，發(fā)揮的價(jià)值越來越明顯。專業(yè)檔案人才的發(fā)展及不斷探索創(chuàng)新和實(shí)施聲像檔案資料管理，將會(huì)對(duì)做好聲像檔案收集整理和提供利用工作帶來積極的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]楊建林.城建聲像檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2018（09）.

作者簡(jiǎn)介

邢娟（1982-），女，漢族，湖北黃梅人，本科，中級(jí)館員，從事檔案管理相關(guān)工作。