數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：當(dāng)前在房地產(chǎn)檔案管理過程中，我們更加注重信息技術(shù)的應(yīng)用，跟隨信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，借助數(shù)字化技術(shù)，分析具體的應(yīng)用策略，提高技術(shù)應(yīng)用的效率和效果。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式不適應(yīng)于當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理部門的需求，所以，在下文中，分析房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)，明確數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值，比如提高信息查詢的效率，拓展檢索渠道，突破時(shí)空限制，提高檔案管理的安全性。最后，要對(duì)數(shù)字化管理進(jìn)行具體的應(yīng)用，加強(qiáng)系統(tǒng)的管理，完善數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);房地產(chǎn)行業(yè);檔案管理;應(yīng)用策略

眾所周知，當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的過程中，要利用數(shù)字化技術(shù)，建立電子化大管理系統(tǒng)，規(guī)范具體管理流程，建立管理體系，提升檔案管理的安全性，為檔案管理人員的工作開展提供一定的便捷。與此同時(shí)，對(duì)數(shù)字化房地產(chǎn)檔案進(jìn)行正確的認(rèn)知，在不斷使用過程中，了解其潛在的一些問題，針對(duì)具體的問題提出策略，進(jìn)行及時(shí)的策略模式應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息的管理科學(xué)性。所以，了解房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的原則，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作優(yōu)化，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值做好鋪墊。

1 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)分析

在當(dāng)前的房地產(chǎn)檔案管理過程中，利用數(shù)字化技術(shù)，要分析其所具備的特征，促進(jìn)數(shù)字化記錄的深度應(yīng)用，提高檔案管理效果。

1）提升檔案管理的安全性。在當(dāng)前的信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，能夠確保檔案的安全性。尤其是在對(duì)一些機(jī)密文件、規(guī)章制度制定的過程中，要針對(duì)各方面的安全隱患進(jìn)行避免，防止信息泄露或丟失，所以，利用科學(xué)技術(shù)方法來保護(hù)檔案的穩(wěn)定，提升整體的安全性[1]。

2）提供便捷。在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的過程中，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提高工作效率，同時(shí)，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行篩信息篩選、匯總。比如，在進(jìn)行檔案查詢的過程中，按照傳統(tǒng)的方式，往往工作人員要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分別查找，往往會(huì)浪費(fèi)更多的時(shí)間，造成人力資源的消耗，所以，利用數(shù)字化技術(shù)能夠同時(shí)對(duì)多個(gè)檔案進(jìn)行查詢，突破時(shí)空的限制，提供更多便捷。

3）具備真實(shí)性。在檔案管理工作過程中，要確保信息的真實(shí)性，才能更好的發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，所以，在具體的管理過程中，要求相關(guān)人員對(duì)信息進(jìn)行不斷的檢查，發(fā)現(xiàn)問題要進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，保證信息的真實(shí)性，為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)[2]。

4）具備可讀性。所謂可讀性就是在數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理過程中，要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的轉(zhuǎn)換、儲(chǔ)存，保證其能夠正常的利用，減少一些麻煩的出現(xiàn)。

2 房地產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值

1）提升查詢的便捷性。在傳統(tǒng)的信息檔案檢索過程中，往往根據(jù)文件的位置進(jìn)行儲(chǔ)存位置的查詢，利用主體特征進(jìn)行檢索，會(huì)耗費(fèi)一定的人力物力，所以，在當(dāng)前的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，要借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行在線文件的查詢，將有價(jià)值信息合理適當(dāng)?shù)奶峁┙o具體的客戶，發(fā)揮數(shù)字化檔案的價(jià)值。

2）拓展多種渠道進(jìn)行檢索。在進(jìn)行數(shù)字文件管理的過程中，采用不同的查詢方式，拓展多種渠道，同時(shí)，根據(jù)計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，結(jié)合查詢者的具體要求，自動(dòng)選擇查詢模式，有利于檔案管理工作的開展。

3）突破時(shí)間與地域的限制。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，利用數(shù)字化技術(shù)形成數(shù)字文件，能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程通信，加強(qiáng)文件的共享，突破時(shí)空的限制。同時(shí)可，以允許多人查詢，解決在過去的使用不便的問題

3 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的具體應(yīng)用措施

在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理過程中，要，有效的利用數(shù)字化技術(shù)，建立電子管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理流程。

1）引導(dǎo)檔案管理人員形成對(duì)數(shù)字化檔案管理的正確認(rèn)知。首先，檔案管理人員在對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)管理的過程中，要加強(qiáng)技術(shù)的運(yùn)用，能夠提供更為便捷的檢索方式，通過關(guān)鍵詞的輸入，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)，得到有效的信息提高整體的處理效果，降低查詢所浪費(fèi)的時(shí)間[3]。其次，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理過程中，要加強(qiáng)系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行反應(yīng)，通過數(shù)字化技術(shù)劃分各個(gè)環(huán)節(jié)，提高房地產(chǎn)檔案管理的安全性。再者，在當(dāng)前的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展過程中，會(huì)出現(xiàn)眾多的數(shù)據(jù)，利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合匯總并編定，能夠減少檔案的受損，保證檔案的完整性。

2）建立管理標(biāo)準(zhǔn)體系，推進(jìn)檔案管理工作開展。在房地產(chǎn)檔案管理過程中，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，要對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行建立，引導(dǎo)管理人員根據(jù)規(guī)章制度開展工作，提高工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，結(jié)合現(xiàn)有的實(shí)際狀況，房地產(chǎn)企業(yè)要對(duì)檔案工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型，將具體的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行落實(shí)，結(jié)合自身的實(shí)際狀況，建立管理體制，推動(dòng)整體的管理工作的推進(jìn)。再者，引導(dǎo)檔案管理部門的人員明確自身發(fā)展方向，對(duì)自我行為進(jìn)行約束，對(duì)檔案進(jìn)行合理的使用。

3）建立電子檔案管理系統(tǒng)。在當(dāng)前的房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行檔案管理過程中，要建立電子化的管理系統(tǒng)，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的轉(zhuǎn)型與應(yīng)用[4]。為此需要發(fā)揮電子信息化檔案的價(jià)值，建立管理系統(tǒng)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案，成立數(shù)據(jù)庫，安排專業(yè)的人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的運(yùn)營，安排具體設(shè)備的安裝，為電子信息化檔案的使用奠定基礎(chǔ)。

4）促進(jìn)管理流程規(guī)范與優(yōu)化。在進(jìn)行檔案管理的過程中，要分析當(dāng)前檔案管理所存在的問題，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，保證其完整性。同時(shí)，借助文字音頻視頻等多種方式進(jìn)行檔案的呈現(xiàn)。其次，在進(jìn)行管理工作過程中，要遵循循序漸進(jìn)的原則，對(duì)檔案進(jìn)行流程，按照規(guī)范來開展工作。最后，安排專業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行抽查，了解其使用過程中所存在的問題，針對(duì)具體問題提出有效的措施，進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和完善，促進(jìn)檔案信息的有效使用。

5）借助數(shù)字化技術(shù)開展有效房地產(chǎn)檔案分析。所謂的檔案分析，就是對(duì)檔案進(jìn)行整理，形成有價(jià)值的信息，從而為相關(guān)活動(dòng)的開展提供信息和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，所以，我們利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行整合加強(qiáng)檔案的分析。與傳統(tǒng)的分析方法相比，數(shù)字化分析技術(shù)能夠得到更精確的結(jié)果，發(fā)揮檔案的價(jià)值[5]。所以，在房地產(chǎn)檔案管理過程中，要利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分析，提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，為房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展起到輔助作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的房地產(chǎn)檔案管理過程中，利用數(shù)字化技術(shù)，首先，要形成數(shù)字化管理的正確認(rèn)知，相關(guān)人員要對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行正確的把握，應(yīng)用到具體的管理過程中，提高工作的積極性，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作開展。其次，建立標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)的實(shí)際狀況，對(duì)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提升數(shù)字化技術(shù)使用的效果。再者，規(guī)范管理流程，分析傳統(tǒng)檔案管理過程中所存在的問題，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，安排專業(yè)的人員對(duì)潛在問題進(jìn)行調(diào)查，提升大管理的有效性。最后，要建立電子化管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)來對(duì)電子信息化方案進(jìn)行管理，促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

陳明菊（1973-），女，漢族，現(xiàn)供職于西昌市房地產(chǎn)管理局，大專，助理館員，研究方向：房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用和管理。