利用信息技術(shù)加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理

張玉紅

摘 要：本文圍繞高中學(xué)校檔案管理工作，分析了目前該項(xiàng)工作的開展現(xiàn)狀，然后分析了利用信息技術(shù)加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理的意義，最后圍繞加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理和信息技術(shù)的融合提出了相關(guān)的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高中學(xué)校;檔案管理;問題;成效;對(duì)策

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，在高中學(xué)校檔案管理工作開展過程中也逐漸引入了信息技術(shù)，以期不斷提升檔案管理現(xiàn)代化規(guī)范化水平。由于檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要不斷補(bǔ)充完善，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案資源的分類整理和科學(xué)利用，這樣才能更好地提升檔案管理成效。為此信息技術(shù)的應(yīng)用還需要充分結(jié)合高中學(xué)校發(fā)展實(shí)際和檔案管理工作的具體要求來進(jìn)行針對(duì)性探究，才能持續(xù)提升檔案管理效能。加強(qiáng)信息技術(shù)和高中學(xué)校檔案管理工作融合探析具有重大的教育意義。

1 高中學(xué)校檔案管理工作實(shí)施現(xiàn)狀分析

目前在高中學(xué)校檔案管理工作實(shí)施過程中雖然按程序開展了相關(guān)的信息整理和利用，檔案管理漸成體系，但是總體上分析檔案管理工作依然還存在一些不足，主要體現(xiàn)在：

1）檔案管理現(xiàn)代化水平有待提高。加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理，需要發(fā)揮其應(yīng)有的功能，這樣才能保證檔案信息的有效利用。但是目前高中學(xué)校對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不到位，沒有結(jié)合新形勢(shì)下政策的變化調(diào)整等補(bǔ)充檔案管理相關(guān)的內(nèi)容，配置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施等，檔案管理模式也沒有及時(shí)進(jìn)行更新和創(chuàng)新，從而不利于提升檔案管理開展成效。

2）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。隨著高中學(xué)校招生規(guī)模擴(kuò)大，教學(xué)質(zhì)量要求等不斷提高，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，為此需要加強(qiáng)專職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，但是目前檔案管理人員數(shù)量較少，且工作量較大，加上人員流動(dòng)性較大，且缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理人員習(xí)慣于按照傳統(tǒng)的管理模式來開展檔案的整理和歸檔等，在檔案信息化建設(shè)以及檔案資料成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等方面的能力和素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。

2 加強(qiáng)高中學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的意義分析

高中學(xué)校檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)性動(dòng)態(tài)性的工作，需要充分考慮高中學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃等進(jìn)行檔案管理目標(biāo)體系的設(shè)計(jì)，加強(qiáng)檔案管理信息綜合管理，這樣才能不斷提升管理效能。為此信息技術(shù)的引入一方面可以改變傳統(tǒng)手工檔案管理工作帶來的局限性，通過利用信息技術(shù)等加強(qiáng)檔案管理資源的整合，進(jìn)而可以提高檔案管理的保密性水平，既可以進(jìn)行單獨(dú)管理，又可以實(shí)現(xiàn)綜合利用與分析。另一方面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案管理帶來的紙張浪費(fèi)等情況，通過利用信息技術(shù)等進(jìn)行信息的整合分析，從而提高綜合管理效能。

3 高中學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的具體對(duì)策

為了切實(shí)提升高中學(xué)校檔案管理信息化開展成效，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：

1）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理制度體系建設(shè)。學(xué)校要圍繞檔案管理工作進(jìn)行深入研究，提高重視程度，并不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，圍繞信息化建設(shè)明確檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具備的各類要素條件，并在相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)方面提供更完善的保障體系，注重專項(xiàng)資金的配置和科學(xué)調(diào)度使用，明確紙質(zhì)化辦公和電子化檔案管理工作具體的銜接點(diǎn)和融合機(jī)制，尤其是在軟件體系建設(shè)方面要加強(qiáng)軟件資源針對(duì)性開發(fā)，形成適合高中學(xué)校自身設(shè)計(jì)的檔案管理軟件系統(tǒng)，提高方案管理的規(guī)范性。同時(shí)要加強(qiáng)建章立制，對(duì)檔案管理工作提出明確的目標(biāo)要求，圍繞學(xué)校發(fā)展實(shí)際以及教學(xué)、行政管理等各方面的特點(diǎn)等加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確各個(gè)部門在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)的具體任務(wù)，加強(qiáng)檔案管理內(nèi)容的補(bǔ)充完善，形成完善的檔案信息采集、整理歸檔以及利用共享等機(jī)制，確保各類檔案及時(shí)進(jìn)行分類整理、信息的補(bǔ)充完善以及電子化系統(tǒng)的錄入和使用等，切實(shí)提高高中學(xué)校檔案管理的豐富性和針對(duì)性。

2）加強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)等方面的培訓(xùn)，并不斷完善保障機(jī)制。一方面要圍繞學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)、理念等培訓(xùn)，注重開展全員檔案管理信息化意識(shí)培訓(xùn)，充分利用校園網(wǎng)以及內(nèi)部辦公平臺(tái)等提高全員檔案信息化管理意識(shí)，及時(shí)主動(dòng)提供相關(guān)的檔案管理資料等，切實(shí)保證檔案管理工作有序推進(jìn)，資料完善。另一方面要完善保障機(jī)制。高中學(xué)校檔案管理工作非常重要，在開展信息化建設(shè)的過程中要注意做好保密工作，設(shè)置專人負(fù)責(zé)機(jī)制，并加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的權(quán)限設(shè)置，確保檔案信息不泄露，同時(shí)要對(duì)檔案信息等進(jìn)行安全防護(hù)，配置完善的檔案管理信息安全防護(hù)軟件體系，定期開展系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)并加強(qiáng)備份管理，切實(shí)提高檔案管理工作綜合管理成效。

3）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍培訓(xùn)。高中學(xué)校檔案管理需要專人負(fù)責(zé)，并加強(qiáng)檔案信息資源的深度開發(fā)和應(yīng)用，才能不斷提升檔案管理工作價(jià)值。所以需要檔案管理人員學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案的分類整理和歸檔，做好各類檔案資源的補(bǔ)充完善，并注重和其他部門人員的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)將國家最新的政策、理念等和高中學(xué)校發(fā)展實(shí)際結(jié)合起來制定科學(xué)的檔案管理規(guī)劃，為此應(yīng)當(dāng)不斷引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，注重檔案信息資源的深度開發(fā)利用，進(jìn)而將其和學(xué)校教育管理、行政管理等工作結(jié)合起來進(jìn)行相關(guān)機(jī)制的建立和創(chuàng)新，切實(shí)提升檔案分類利用和共享成效，推動(dòng)高中學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開展。尤其是可以看到隨著信息技術(shù)不斷升級(jí)，大數(shù)據(jù)平臺(tái)體系建設(shè)等方面需要高中學(xué)校檔案管理人員全面參與，才能更好地構(gòu)建適合高中學(xué)校自身實(shí)際的現(xiàn)代化檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，進(jìn)而更好地形成檔案信息自動(dòng)化采集、整合和共享利用機(jī)制，為此需要廣大檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)探索和專業(yè)研究，這樣才能更好地推動(dòng)高中學(xué)校檔案管理工作及信息化建設(shè)工作持續(xù)穩(wěn)定開展。

總之，高中學(xué)校檔案管理信息化工作的開展需要高中學(xué)校結(jié)合自身的實(shí)際，明確檔案管理的重點(diǎn)，并通過信息化技術(shù)的引入和設(shè)施的完善等不斷提高檔案管理信息化基礎(chǔ)規(guī)范水平。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息意識(shí)、利用意識(shí)和綜合服務(wù)能力，這樣才能不斷提升高中學(xué)校檔案管理綜合發(fā)展水平，助力學(xué)校全面持續(xù)發(fā)展。

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