數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐探討

劉雪婷

摘 要：就數(shù)字檔案室的建設(shè)而言，此類檔案室是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的，是運(yùn)用有關(guān)技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施管理的。在進(jìn)行管理的時(shí)候，不但使用了有關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且還使用了新的管理方式，以此來更好地管理檔案室。數(shù)字檔案室的建設(shè)屬于較復(fù)雜的工程，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，必須使用有關(guān)的技術(shù)來完成信息的查詢，以此來做到信息的共享。在實(shí)施的時(shí)候，必須詳細(xì)研究實(shí)踐過程中具有的缺點(diǎn)，并且逐一進(jìn)行處理，這樣才可以促進(jìn)這個(gè)技術(shù)的快速發(fā)展，加強(qiáng)數(shù)字檔案室的建設(shè)質(zhì)量。此文詳細(xì)分析了數(shù)字檔案室建設(shè)中具有的不足，并提出了相應(yīng)的處理措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;建設(shè);實(shí)踐;分析探討

數(shù)字檔案室的建設(shè)是通過應(yīng)用相關(guān)的信息技術(shù)來進(jìn)行的，在這個(gè)過程中，需要通過技術(shù)的應(yīng)用以及一些實(shí)踐活動(dòng)，來使這項(xiàng)建設(shè)更加成熟，在建設(shè)的過程中需要總結(jié)相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，才能促進(jìn)相關(guān)的建設(shè)更好發(fā)展。在這個(gè)過程中，不僅應(yīng)該對(duì)技術(shù)進(jìn)行大力的研發(fā)，還應(yīng)該對(duì)相關(guān)的建設(shè)人員進(jìn)行更好的管理，并促進(jìn)這項(xiàng)工作順利完成實(shí)施。

1 建設(shè)的必要性

我國的數(shù)字檔案室建設(shè)是隨著信息化的發(fā)展做出的一種改變，對(duì)于一些檔案建設(shè)工作來說，需要在其工作基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)觀念創(chuàng)新，并且通過相關(guān)機(jī)制的規(guī)范，進(jìn)行更好的管理工作。在這個(gè)過程中，需要通過建設(shè)相關(guān)的檔案室，對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理，并且通過這種數(shù)字檔案室的建設(shè)，應(yīng)用一些更加先進(jìn)的技術(shù)，通過創(chuàng)新工作模式改變工作內(nèi)容，使相關(guān)的檔案室建設(shè)更好發(fā)展。在這個(gè)過程中，不僅需要將一些管理思想與先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行融合，還要通過融入一些現(xiàn)代化的思想觀念，創(chuàng)新管理工作，使管理工作能夠更加規(guī)范。通過這種規(guī)范的管理工作，進(jìn)行相關(guān)的管理[1]，從而使我國的檔案管理工作更加的安全。通過相關(guān)技術(shù)的實(shí)施，使得我國的檔案工作更好發(fā)展。隨著技術(shù)的發(fā)展，我國的一些企業(yè)也應(yīng)該通過建立這種數(shù)字檔案室來使企業(yè)獲得更好的發(fā)展，促進(jìn)我國社會(huì)的檔案管理工作更加符合時(shí)代特點(diǎn)和社會(huì)的要求，從而構(gòu)建一個(gè)更加安全的社會(huì)。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問題

2.1 電子文件管理與信息平臺(tái)建設(shè)亟待規(guī)范

隨著電子信息的發(fā)展，電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢。但其在管理上仍存在大量問題，如管理制度的缺失，沒有明確對(duì)電子文件生成、存儲(chǔ)、歸檔以及對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性的規(guī)范管理;缺乏對(duì)電子文件形成之初以檔案標(biāo)準(zhǔn)的前端控制，尚未建立起統(tǒng)一的電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)，沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理[2]。

2.2 數(shù)字檔案門類單一、缺乏統(tǒng)一管理

當(dāng)前，大多數(shù)檔案室室藏檔案的主體多以文書檔案為主，在開展檔案數(shù)字化過程中，往往注重文書類檔案的數(shù)字化工作，其他門類檔案包括會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等門類則沒有納入數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。在數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，如何實(shí)現(xiàn)各門類檔案的綜合統(tǒng)一管理，使數(shù)字化建設(shè)符合各行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，也是數(shù)字檔案室建設(shè)中亟待解決的問題。

2.3 檔案數(shù)字化加工工作存在安全和質(zhì)量隱患

目前，在開展檔案數(shù)字化工作中，許多單位以委托外包的形式進(jìn)行，通過招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會(huì)簽訂安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實(shí)際操作過程中，單位重視不夠，對(duì)數(shù)字化加工的監(jiān)管不到位，加之?dāng)?shù)字化加工人員的素質(zhì)參差不齊和流動(dòng)性大等因素帶來一定的安全隱患[3]。

3 數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)策

3.1 提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

一是從管理層面，對(duì)文件和檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合管理、全面控制以及統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理制度、統(tǒng)一規(guī)劃組織機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)管理機(jī)制。二是從技術(shù)層面，加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的前端控制，要依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，升級(jí)和改進(jìn)現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的形成、流轉(zhuǎn)、審批、鑒定、歸檔、整理、移交、保存、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作流程的集成和信息的共享，確保其真實(shí)性、完整性與有效性，從而保證文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化[4]。三是從安全層面，注意對(duì)文件的存儲(chǔ)、傳遞、共享等信息安全風(fēng)險(xiǎn)的管控，采用病毒防治、系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)、物理隔離、用戶權(quán)限設(shè)置、信息加密、數(shù)據(jù)備份、容災(zāi)恢復(fù)等各種安全手段，確保文檔管理系統(tǒng)的可靠、安全與穩(wěn)定，以提高數(shù)字檔案室的物理安全、數(shù)據(jù)安全和保密安全能力。

3.2 豐富數(shù)字檔案資源，完善制度標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案室的核心。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)注意完善室藏檔案結(jié)構(gòu)，不僅要有文書檔案，還要有會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、照片檔案、業(yè)務(wù)檔案等門類。在豐富和規(guī)范檔案資源管理上，一方面應(yīng)在集中統(tǒng)一管理的原則下，實(shí)現(xiàn)各部門紙質(zhì)與電子文件配套管理，將各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案全部納入數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理，規(guī)范存儲(chǔ)電子檔案的要求。另一方面根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子管理規(guī)范》《電子檔案移交與接收辦法》 《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》 等要求，結(jié)合實(shí)際制定電子檔案數(shù)據(jù)移交、接收、存儲(chǔ)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，研究制定數(shù)據(jù)端口對(duì)接方案，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3 加強(qiáng)外包監(jiān)管，確保數(shù)字化加工的安全與質(zhì)量

在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國家《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，加強(qiáng)數(shù)字化加工的安全管理。對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。在加工結(jié)束后，注意對(duì)數(shù)字化加工中的存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等進(jìn)行安全保密的專項(xiàng)驗(yàn)收。同時(shí)，要強(qiáng)化數(shù)字化加工的質(zhì)量監(jiān)管，注重把好案卷質(zhì)量與信息著錄的質(zhì)量驗(yàn)收[5]。

3.4 完善管理機(jī)制，注重提高檔案人員素質(zhì)

一方面，要通過完善管理，建立起檔案部門與信息技術(shù)、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，形成工作合力，以此來彌補(bǔ)現(xiàn)實(shí)工作中人才不足的問題。另一方面，要重視對(duì)檔案人員的配備和培養(yǎng)，既要注重人員的素質(zhì)，又要注重提高檔案業(yè)務(wù)水平，要鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加有針對(duì)性、實(shí)用性強(qiáng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐是我國的一項(xiàng)重要工作，不僅涉及我國一些信息數(shù)據(jù)的安全，而且在進(jìn)行建設(shè)的過程中，還會(huì)與一些企業(yè)存在著直接的聯(lián)系，對(duì)于我國總體數(shù)字檔案室的建設(shè)來說，應(yīng)該通過應(yīng)用過程中的一些實(shí)踐內(nèi)容，來對(duì)這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的改進(jìn)，通過這種實(shí)踐活動(dòng)，來對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行優(yōu)化，從而使工作過程中存在的一些問題，能夠得到更好的解決，促進(jìn)我國更好地進(jìn)行數(shù)字檔案的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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