淺談交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理

秦霞

摘 要：《深化黨利國(guó)家機(jī)構(gòu)改革方案》明確指出要整合涉及交通運(yùn)輸?shù)膱?zhí)法職責(zé)和隊(duì)伍，從而實(shí)行統(tǒng)一執(zhí)法。這一內(nèi)容是交通行政執(zhí)法的重大變革，不僅對(duì)執(zhí)法內(nèi)務(wù)建設(shè)產(chǎn)生了較大的影響，更是對(duì)交通行業(yè)執(zhí)法檔案管理提出了新的要求。因此，有必要對(duì)交通行政綜合執(zhí)法檔案進(jìn)行規(guī)范化管理以達(dá)到新的標(biāo)準(zhǔn)。本文首先闡述了交通行政執(zhí)法檔案的內(nèi)涵和種類，隨后提出了交通行政執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理策略，希望能促使我國(guó)行政執(zhí)法體系更加完善。

關(guān)鍵詞：交通行政;綜合執(zhí)法檔案;規(guī)范化管理

1 交通行政執(zhí)法檔案的內(nèi)涵和種類

1.1 交通行政執(zhí)法檔案的內(nèi)涵

交通行政綜合執(zhí)法檔案本質(zhì)上是一種具有原始記錄性質(zhì)的固化信息，具體是指在交通行政執(zhí)法過(guò)程中直接產(chǎn)生的具有清晰、確定和完整記錄作用的文書，而該文書在交通行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)中具備了規(guī)范性的形式、合法性的內(nèi)容、時(shí)效性的制作以及法定強(qiáng)制性等特點(diǎn)。由此看出，交通行政綜合執(zhí)法檔案除了具備信息性、文化性以及價(jià)值性等一般檔案具備的特點(diǎn)外，還是具有法律性以及格式化的特殊性文件。因此對(duì)交通行政執(zhí)綜合執(zhí)法檔案進(jìn)行規(guī)范化管理有著非常重要的意義。

1.2 交通行政執(zhí)法檔案的種類

交通系統(tǒng)中原來(lái)的路政、運(yùn)政以及地方海事等在執(zhí)法體系改革后隊(duì)伍與職責(zé)將予以整合并實(shí)行統(tǒng)一執(zhí)法，除了部分法律關(guān)系的調(diào)整外，執(zhí)法內(nèi)務(wù)建設(shè)也在變革中產(chǎn)生了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)法內(nèi)務(wù)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，也就是執(zhí)法檔案面臨著調(diào)整和改變，其主要表現(xiàn)在整理以及分類上。檔案在還未改革前依照路政、運(yùn)政等部門進(jìn)行整理和分類，而統(tǒng)一執(zhí)法后相關(guān)部門被整合，所以應(yīng)當(dāng)按照以事分類的原則，將綜合執(zhí)法檔案分為路產(chǎn)類、路權(quán)類、強(qiáng)制執(zhí)行力以及車輛船舶類等，這些檔案分類應(yīng)當(dāng)包含交通運(yùn)輸執(zhí)法的一般執(zhí)法事項(xiàng)，保障能對(duì)各項(xiàng)交通行政事物進(jìn)行記錄。

2 交通行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略

2.1 明確分類中包含的事項(xiàng)

想要提升管理規(guī)范性，一定要明確交通行政綜合執(zhí)法檔案的種類，然后依據(jù)檔案種類進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范性。路產(chǎn)類包含了公路的基本信息資料，路面、橋梁以及其他附屬設(shè)施的設(shè)計(jì)、施工及驗(yàn)收文件和副本;道班房及用地批準(zhǔn)建設(shè)資料;行道樹以及限行設(shè)施等。公路留用地以及兩側(cè)建筑控制區(qū)的法定審批文件、核準(zhǔn)資料都屬于路權(quán)類檔案。嚴(yán)格按照省級(jí)人民政府核準(zhǔn)的權(quán)力清單事項(xiàng)分為許可產(chǎn)生的文件歸檔于許可類。糾正類是日常執(zhí)法管理中形成的法律文書，巡查記錄、責(zé)令整改通知書以及暫扣清單等都屬于糾正類文書。處罰類檔案文書會(huì)表現(xiàn)出差異性，主要是處罰所進(jìn)行的簡(jiǎn)易或一般程序會(huì)依照案件大小決定，并且違法行為通知書、處罰決定書以及送達(dá)證都是不可或缺的。車輛船舶類主要包括車輛船舶以及所有人的基本信息。在信息歸檔時(shí)需要嚴(yán)格按照以上內(nèi)容進(jìn)行文件整理，如果歸檔文件整理錯(cuò)位，也就意味著基礎(chǔ)性工作出現(xiàn)問題，必然無(wú)法做到規(guī)范化管理。

2.2 落實(shí)綜合執(zhí)法檔案管理的基礎(chǔ)性工作

在執(zhí)法體系改革后，交通行政執(zhí)法工作依照改革內(nèi)容穩(wěn)步進(jìn)行，路政、運(yùn)政以及地方海事執(zhí)法隊(duì)伍和職責(zé)也在不斷整合，以期早日實(shí)現(xiàn)執(zhí)法統(tǒng)一。但是這會(huì)對(duì)新組建的執(zhí)法隊(duì)伍提出更高的要求，隊(duì)伍不但要熟悉路政管理，也要掌握運(yùn)政以及海事相關(guān)內(nèi)容，所以這對(duì)綜合執(zhí)法檔案管理工作提出了更高的要求。在文書的制作、送達(dá)、分類、整理以及保管等各個(gè)過(guò)程都應(yīng)當(dāng)按照新標(biāo)準(zhǔn)、新要求展開。想要提升執(zhí)法隊(duì)伍的綜合質(zhì)素，避免在今后執(zhí)法過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，就應(yīng)當(dāng)提前加強(qiáng)執(zhí)法檔案管理工作，做好與之相關(guān)的基礎(chǔ)性工作。第一，要改善綜合執(zhí)法檔案管理人員的認(rèn)知，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理對(duì)工作質(zhì)量有著很高的要求，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能導(dǎo)致信息文件丟失，從而對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生影響。因此要把檔案管理納入執(zhí)法內(nèi)務(wù)建設(shè)范疇，制定與之相關(guān)的規(guī)章制度，要求相關(guān)工作人員依照制定完成工作。同時(shí)在人員選擇上應(yīng)當(dāng)選取性格沉穩(wěn)、做事細(xì)致的執(zhí)法人員管理檔案，這樣能避免因粗心大意導(dǎo)致的檔案丟失情況。第二，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。由于制定了檔案管理的規(guī)章制度，所以要讓相關(guān)人員學(xué)習(xí)法規(guī)以及整理規(guī)則，以理論知識(shí)為基礎(chǔ)，從而更好的展開后續(xù)工作。還要鼓勵(lì)檔案管理人員多進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法，這樣能更好的了解執(zhí)法程序，從而對(duì)執(zhí)法文書有更清晰的認(rèn)識(shí)。檔案館是保存檔案的地方，還應(yīng)當(dāng)請(qǐng)求他們予以指導(dǎo)，尤其是歸檔工作，保障歸檔的科學(xué)性和系統(tǒng)性，方便今后文件查找。在檔案管理過(guò)程中，還需要依照評(píng)查標(biāo)準(zhǔn)不斷尋找管理過(guò)程中的問題，逐步完善提升管理工作質(zhì)量。此外還要做好相關(guān)硬件建設(shè)，在建設(shè)檔案庫(kù)房時(shí)應(yīng)當(dāng)遵照合理化以及簡(jiǎn)約化的原則，并且在條件許可的情況下設(shè)置專門的檔案查閱室以及檔案管理人員辦公室，為三個(gè)科室設(shè)置相關(guān)的設(shè)施，從而為規(guī)范化管理檔案做好硬件保障。

2.3 推進(jìn)檔案管理信息化

信息技術(shù)在快速發(fā)展過(guò)程中已經(jīng)滲透了各行各業(yè)，其衍生出來(lái)的大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中有著極大的作用。與人工管理相比，信息技術(shù)更加快捷，同時(shí)準(zhǔn)確率更高，可以有效提升檔案管理工作質(zhì)量。因此交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)向著信息化方向發(fā)展，依托信息化技術(shù)提升管理效率?，F(xiàn)如今，運(yùn)政許可以及路政許可均實(shí)現(xiàn)實(shí)地勘測(cè)和網(wǎng)上許可，這也表示在巡查執(zhí)法過(guò)程中可以采用執(zhí)法記錄儀實(shí)現(xiàn)電子監(jiān)控，從而對(duì)違法信息進(jìn)行傳輸，避免生成文件中產(chǎn)生的錯(cuò)誤。對(duì)于路產(chǎn)狀況可以全部拍攝成影響進(jìn)行分類保存，這種方式不但效率更高，而且信息保存更完善。雖然部分內(nèi)容還需要采用資質(zhì)資料進(jìn)行記錄保管，但是應(yīng)當(dāng)遵循檔案管理信息化方向發(fā)展。而在檔案管理信息化過(guò)程中需要培養(yǎng)專業(yè)性人才，保障熟練掌握相關(guān)技能，可以面向社會(huì)招聘，也可以加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的培訓(xùn)，保障工作人員具備過(guò)硬的操作技能，可以做好信息管理工作。同時(shí)還要購(gòu)入專業(yè)的設(shè)備，嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫(kù)、圖案處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及安全管理等基本環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案有著相同的功能，所以也要保障數(shù)字信息的真實(shí)性、完整性以及安全性，保障可以隨時(shí)讀取相關(guān)內(nèi)容，有效實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

3 結(jié)語(yǔ)

執(zhí)法檔案管理是交通執(zhí)法行政內(nèi)務(wù)規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，高質(zhì)量的管理工作可以提升執(zhí)法隊(duì)伍的形象和執(zhí)法機(jī)構(gòu)的公信力，并且是對(duì)交通執(zhí)法工作現(xiàn)狀的準(zhǔn)確反映。在交通行政執(zhí)法體制改革后，執(zhí)法文書以及執(zhí)法檔案的管理工作也出現(xiàn)了新的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，這傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。因此，執(zhí)法檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化學(xué)習(xí)，了解檔案分類，從而做好歸檔管理工作。同時(shí)要改善管理人員認(rèn)知，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。在檔案管理推進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)保障基礎(chǔ)性工作的落實(shí)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，影響到檔案管理質(zhì)量。此外，還要加快檔案管理信息化進(jìn)程，做好數(shù)字檔案的建設(shè)和管理工作，從而實(shí)現(xiàn)交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理。

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