自然資源業(yè)務檔案在線歸檔方法探討

孔令泰 顧寧紅 朱膺翰

摘 要：自然資源業(yè)務檔案相對比其他的檔案資料而言種類更多，在管理、歸檔方面也更加繁瑣、復雜。在現(xiàn)代信息化時代，將檔案的歸檔方法與現(xiàn)代信息技術相結合，可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔方式的效率低下問題，并且降低了人工和物力的成本，本文將主要針對自然資源業(yè)務檔案的在線歸檔方法進行探討，進一步提升自然資源檔案管理的工作效率。

關鍵詞：自然資源檔案;在線管理;方法探討

自然資源業(yè)務檔案主要是指自然資源部門及單位在各項工作中形成的、需要保留存儲的具有價值意義的各種材料，其中覆蓋的范圍廣、種類多、時間長，是自然資源檔案管理工作不可缺少的一部分，既能為自然資源管理和社會發(fā)展提供良好的服務，也能作為法律依據(jù)，解決各種土地、歸屬權等糾紛問題。目前，自然資源檔案歸檔保存依舊是以紙質(zhì)、膠片和底片等形式來進行存儲、備份，這種傳統(tǒng)的管理方式已無力承擔檔案的龐大數(shù)量，并且難以達到社會化程度，所以我們要結合現(xiàn)代技術，利用在線歸檔來推動當前狀況，基于信息化技術進行自然資源業(yè)務的在線歸檔將會是以后發(fā)展的必然趨勢。

1 自然資源管理的特點

1）檔案產(chǎn)量過大。由于自然資源檔案涉及各個方面內(nèi)容，如批、登、用等，會有較大的產(chǎn)生量，并且呈現(xiàn)逐年遞增的發(fā)展趨勢，如此巨大的產(chǎn)量，說明自然資源檔案的歸檔工作面臨著巨大的工作量，同時會花費大量的人工與經(jīng)費支出。此外，后續(xù)出臺的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記政策的發(fā)展也為自然資源檔案的歸檔增加了一定程度上的困難。

2）嚴密的系統(tǒng)性。自然資源業(yè)務檔案都是與行政審批密切相連著，比如拿一個工程建設項目為例，從申請建設用地預審開始，征收、土地供應、不動產(chǎn)登記等，都會相應的建立系統(tǒng)的檔案，并且在歸檔中要求需要系統(tǒng)化歸檔，以便工作的質(zhì)量和為后續(xù)的翻閱、查找提供便利。

3）管理不夠集中。在一個地級城市范圍內(nèi)，無論是縣級政府還是自然資源部門都具有獨立的審批能力與權力，其中縣級城市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分都有建立辦事處，并且都有業(yè)務的辦理，所以會導致多數(shù)地區(qū)在地級市范圍內(nèi)的自然資源檔案管理上較為分散，不利于日后的管理和檔案查閱。

4）局限性大。自然資源業(yè)務檔案使用的局限性大，有內(nèi)外部之分，站在內(nèi)部角度來說，更廣泛應用于個業(yè)務處室的工作之中;站在對外角度來說，更適用于廣大群眾以及各層行政機關單位。

綜上所述，為了提高自然資源檔案歸檔的效率，更需要全方面重點關注現(xiàn)代信息化管理和在線歸檔技術的應用性。其中“數(shù)字化”檔案的管理應用和紙質(zhì)檔案網(wǎng)絡化掃描是實施檔案信息化的主要內(nèi)容，具有重大意義。在各個程序階段通過文件在線歸檔，可以全面提升管理效率和工作質(zhì)量，減少人工和財力的支出，對自然資源在線歸檔有進一步的優(yōu)化作用。

2 如何實現(xiàn)在線歸檔

在線歸檔系統(tǒng)主要包括CA（Certificate Authority）認證的系統(tǒng)建設和電子元數(shù)據(jù)的歸檔、系統(tǒng)多級驗證以及檔案復制和系統(tǒng)操作規(guī)范五個部分[1]。

1）CA認證的系統(tǒng)建設。檔案在線歸檔的前提必須是檔案的真實可信，并且在歸檔設置中為了確保電子檔的數(shù)據(jù)不可被隨意篡改，需要對每一個審批節(jié)點的操作人員的身份進行確定，避免出現(xiàn)問題能明確到人頭責任上。所以在線歸檔的機制上要將自然資源局以及其下相關部門的單位信息進行CA認證系統(tǒng)，將這些單位信息資料存于安全檔案中，以防止被盜用。此系統(tǒng)的建設不僅可以保障系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全，同時還具有真實性和不可抵賴性。

2）分布歸檔。利用電子元數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進行分步在線歸檔，整個審批過程中的軟件設施、硬件技術或是數(shù)據(jù)類型和檔案格式等都是包括在內(nèi)的，還有各個環(huán)節(jié)的審批人、審批項目、檔案內(nèi)容、手寫簽名和電子印章等也都是包含的。所以想要完成業(yè)務的在線歸檔，其中最重要的就是電子元數(shù)據(jù)的歸檔，由于整個歸檔過程都是在系統(tǒng)中操作，所以電子化的數(shù)據(jù)必須是檔案中的原始數(shù)據(jù)。

3）多級驗證。為了保證在線歸檔的完整、有效，必須要有三個保證。一是在線歸檔系統(tǒng)軟件的自身管理問題，因缺乏第三方系統(tǒng)的監(jiān)管，所以產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)檔案不具備公信力;二是CA認證能確保每個審批人的身份真實有效，但無法兼顧各審批節(jié)點的先后順序;三是CA對于上傳的附件是否有監(jiān)管能力。為了解決以上問題，在線歸檔可以采取分步歸檔的多級驗證方法，例如在操作業(yè)務時先進行CA認證，然后將CA認證信息和電子檔案以及電子元數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的歸納處理，再傳送到下一環(huán)節(jié)中，在下一步的操作中需要對上個環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進行審核，成功后再進入下一步的檔案保存;若審核未成功，提出原因，并退回到上一步。只有這樣嚴密的歸檔系統(tǒng)才能有效確保整個流程的操作順暢、結構縝密以及數(shù)據(jù)的正確。

4）檔案復制。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的不易保存和查找，所以在線歸檔系統(tǒng)中建設了檔案的復制環(huán)節(jié)，以方便工作人員必要時的使用，取代紙質(zhì)檔案。自然資源業(yè)務總的概括就是材料收取、材料建設和檔案歸檔方面。在材料收取中可對需要的材料進行數(shù)字化掃描;在材料建設過程中，系統(tǒng)可自動生成JPG或是PDF文件，在最后的歸檔中，也會對歸檔數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)進行驗證、掃描。在每一個檔案的在線歸檔完成后，都會在系統(tǒng)中自動生成案卷的編碼和目錄號以及生成時間等等，最后在檔案管理人員審查后才正式進入檔案數(shù)據(jù)庫。

5）操作規(guī)范。歸檔的操作中需要注意電子歸檔的先后順序的系統(tǒng)設置和審批中各種附件的上傳。同時要注意工作人員的操作習慣和規(guī)范性，在日常工作中要對工作人員的使用規(guī)范進行嚴格的培訓，可開展培訓會等，對在線歸檔程序和管理進行深入的分析，進一步提高相關人員對在線歸檔的應用和掌握程度，以及建立督查機制，對在線歸檔的操作人員進行不定期的工作抽查，對不規(guī)范的操作行為提出通報、批評，從而進一步提升自然資源在線歸檔的嚴謹性和有效性。

綜上所述，自然資源在線歸檔將會是未來社會的發(fā)展趨勢，這不僅能有效提高工作效率，還能減輕工作人員的工作壓力，促進社會發(fā)展。

3 促進自然資源在線歸檔的進一步發(fā)展

想要更好的推進自然資源在線歸檔的完善和建立，首先有關領導有給予高度的重視度，在其推動中做好以下幾個方面：1）需要直接領導和其分管領導進行有效溝通，親自參與到相關推動工作中，對外大力宣傳在線歸檔系統(tǒng)建立的重要性，也是為其相關歸檔工作人員營造一個良好的工作環(huán)境，減輕其不必要的繁瑣程序。分管領導要積極響應和配合上屬領導的號召，以身作則，可定期開展專題研究活動，對在線檔案的推動工作予以充分的關注，以便解決其中遇到的難題，尤其是在試運行時，需要將相關公文上傳至網(wǎng)絡，及時進行歸檔[2]。2）有關領導需做好督察督辦工作，高度重視自然資源業(yè)務的在線歸檔并且對認真實施工作的部門給予贊賞和獎勵;對未能嚴格執(zhí)行的在線歸檔工作的部門進行懲處。

4 結語

總而言之，當前自然資源業(yè)務檔案歸檔管理還有進一步的發(fā)展空間，而檔案在線歸檔方法的研究具有極其重要的意義和價值，不僅有利于提升自然資源檔案管理的工作質(zhì)量，還能節(jié)約人力、物力的成本，同時為民眾提供更周全、便利的服務。在當前自然資源檔案管理信息化的發(fā)展趨勢下，有關部門及領導要對自然資源檔案管理有高度的重視，要更新時代理念，不斷完善自然資源檔案的現(xiàn)代化管理手段。

參考文獻

[1]巫乃友.國土資源業(yè)務檔案在線歸檔的途徑與方法[J].檔案與建設，2018（08）：89-91+88.

[2]張艷萍.國土資源檔案在線歸檔探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2019（06）：35+39.