國企檔案管理的重要性及有效措施研究

鄭海娜

摘 要：在數(shù)據(jù)為王的21世紀，人們越來越認識到了數(shù)據(jù)的重要性。國企作為我國的支柱性企業(yè)在面對新的發(fā)展機遇時更要牢牢把握住。國企檔案作為企業(yè)的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)在新的歷史洪流中變得尤為重要。本文就國企檔案的重要性進行了分析，并提出國企檔案在新的歷史機遇下具體的管理方法。

關(guān)鍵詞：國企;檔案管理;管理方法;信息化

國企在經(jīng)歷了長時間的發(fā)展后，如今的國企大都龐大且錯綜復(fù)雜，為了企業(yè)能夠健康的發(fā)展下去，管理層的目光紛紛逐漸從經(jīng)濟效益轉(zhuǎn)變到其他方面，檔案管理就是其中較為重要的工作之一，搭建便捷高效的檔案也成為了國企在新的發(fā)展環(huán)境下的新任務(wù)。

1 國企檔案管理的重要性

我國的企業(yè)檔案大多是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理運作中產(chǎn)生的有價值的各類文件資料。國有企業(yè)檔案是對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進行的記錄，它不僅包含公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動記錄，而且包含公司的管理活動記錄、財務(wù)活動記錄和人事活動的記錄，具體格式有文書檔案、技術(shù)檔案、運營管理檔案、專利檔案、商標檔案、財務(wù)檔案、人資檔案等，真實全面地記錄了公司在行政管理、技術(shù)引進、產(chǎn)品研制、市場營銷、經(jīng)營決策以及財會、人事管理等方面的活動[2]。

進入21世紀以來，互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，依托互聯(lián)網(wǎng)興盛起來的大數(shù)據(jù)也是越來越重要，現(xiàn)在企業(yè)的運營和發(fā)展也是從早先粗狂的依托經(jīng)驗過度到了現(xiàn)在的依托數(shù)據(jù)驅(qū)動。無論是國內(nèi)還是國際上大數(shù)據(jù)智能運營都是現(xiàn)在最為先進的公司運營制度，我國的國企大都處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，通過引進這一先進的運營制度有利于國企的健康平穩(wěn)發(fā)展。而想實現(xiàn)大數(shù)據(jù)智能運營就離不開企業(yè)檔案，只有規(guī)范、清晰的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)才能從中找出規(guī)避風險和促進企業(yè)進一步發(fā)展的運營策略。

2 國企檔案管理的新措施

大多數(shù)國有企業(yè)以往對檔案的管理工作都很輕視，所以檔案管理工作在實際落實過程中，所能發(fā)揮的作用是及其有限的，這樣就使得國企檔案管理工作形式化嚴重，檔案管理的積極作用沒有全部發(fā)揮出來。所以，在新的發(fā)展機遇下，國企在改革檔案管理工作過程中，就應(yīng)創(chuàng)新工作方法，采取新的工作策略，以此來保證檔案管理工作的有效性。

2.1 檔案管理的信息化

國企以往的企業(yè)檔案大都是以紙質(zhì)的形式記錄和保存，這樣不僅在查找時十分麻煩，而且檔案占用空間大，其安全性也得不到保障。在檔案保存的改革下企業(yè)可以通過檔案信息化的手段把檔案儲存到檔案數(shù)據(jù)中臺中，建立屬于企業(yè)自己的檔案數(shù)據(jù)庫，通過信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成可供人們在電腦上查詢的數(shù)字化文檔。這樣員工就可以通過個人電腦對企業(yè)檔案進行調(diào)用和查詢，相比紙質(zhì)的檔案查詢，信息化的檔案查詢能夠做到更加方便、快捷和迅速，能使企業(yè)檔案得到更多的利用?，F(xiàn)代企業(yè)的運營中數(shù)據(jù)清洗是工作量十分大的一項工作，如果延續(xù)紙質(zhì)檔案來做數(shù)據(jù)的清洗，最終想得到能夠支持工作的數(shù)據(jù)分析報告是十分困難的。通過新的檔案數(shù)據(jù)中臺可以做到數(shù)據(jù)的快速調(diào)取和數(shù)據(jù)預(yù)處理，可以大大減少運營策略分析的工作量。國企檔案信息化后，檔案安全問題也可以得到有效的解決，信息化的檔案數(shù)據(jù)可以很簡單的做到多點備份和定時備份，避免數(shù)據(jù)損失[1]。

2.2 檔案管理的標準化

國企的檔案大多由各個部門分別記錄和保存，這樣就導(dǎo)致了一個數(shù)據(jù)指標就有可能存在多種解釋，比如交易額這一指標，在企業(yè)不同的部門和場景下可能解釋都不相同。不同的指標意義割裂了各個部門增加了溝通成本，這就需要我們對國企的檔案進行標準化工作，做到各個指標意義明確?？梢酝ㄟ^建立檔案字典的形式來達到這一目的，檔案字典可以刪除無效的指標，合并相同意義的指標，方便公司各個部門間的溝通。除了數(shù)據(jù)的標準化外，還要做到檔案記錄、查詢和保存的標準化。檔案的記錄要使用固定的模板，以便于后期檔案的調(diào)用和查詢，而且要提前規(guī)劃好檔案記錄的時間節(jié)點，定時定期的對企業(yè)經(jīng)營活動等檔案進行記錄。檔案的查詢要規(guī)范，避免檔案數(shù)據(jù)的缺失。

2.3 檔案管理的結(jié)構(gòu)化

國企作為我國的支柱性公司，每個公司每天產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)都是龐大的，如果都一股腦的儲存在一起，那么公司在調(diào)用時會浪費大量的時間進行數(shù)據(jù)的查找。所以要對國企的檔案數(shù)據(jù)做到結(jié)構(gòu)化的保存來保證調(diào)用的便捷性。國企檔案管理的結(jié)構(gòu)化分兩部分，一方面是檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化，檔案的保存要按照部門和使用場景進行分層。按照部門分層較為簡單，根據(jù)公司現(xiàn)有的部門組織架構(gòu)分層即可，如生產(chǎn)部門檔案、研發(fā)檔案、銷售部門檔案和人資部門檔案等。按照使用場景的分層要根據(jù)國企檔案數(shù)據(jù)的屬性就行分層，如銷售檔案、庫存檔案、用戶檔案等。

另一方面是檔案查詢調(diào)用的結(jié)構(gòu)化管理，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化以后，部門員工除了方便調(diào)用自己部門的檔案外，還應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和使用場景進行等級劃分，不同等級的員工只能看到其等級下的檔案數(shù)據(jù)，從而保證檔案的安全性，

2.4 檔案管理人員素質(zhì)提升

國企檔案管理人員在以往的工作中都是按照原有的工作進行檔案的管理和維護，但是在實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化后，他們的工作內(nèi)容會發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員原有的工作技能就很難勝任新的檔案管理工作。國企一方面可以通過對外招聘的方式聘請資深專家，另一方面就需要企業(yè)對檔案管理人員進行定期的必要的培訓(xùn)，開發(fā)其互聯(lián)網(wǎng)思維和數(shù)據(jù)思維，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進的企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，使得國企的檔案管理工作真正做的人和場的全面升級。

3 結(jié)論

在全球追求大數(shù)據(jù)的浪潮中，國企檔案的信息化顯得尤為重要，在國企制定發(fā)展目標過程中，應(yīng)將檔案信息化放入目標設(shè)置中。國企還要提高對檔案管理工作的重視程度，在工作的具體落實中，檔案管理部門應(yīng)該事實就是，深入到實際的管理中，找出檔案管理中存在的問題，然后有針對性的解決問題。立足當下來看，國企檔案管理的信息化對國企未來的健康發(fā)展有著越來越重要的作用

參考文獻

[1]孫洪亮，戴昕欣.信息化中臺的設(shè)計與研究[J].辦公自動化，2019，24（22）：32-35.

[2]白茹.國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（18）：98.