新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施研究

黃璐

摘 要：本文對(duì)新醫(yī)改背景下位加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的重要性以及當(dāng)前的管理現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行了討論與分析，并針對(duì)這些問題對(duì)如何新醫(yī)改背景下做好檔案管理工作進(jìn)行了研究，提出了幾點(diǎn)建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案;管理

檔案管理工作是指通過對(duì)單位內(nèi)部、外部的信息進(jìn)行收集、整理形成相關(guān)的文檔，并對(duì)其進(jìn)行保存、保管、開發(fā)、利用以及提供檔案服務(wù)等工作的總和，對(duì)于保證檔案的完整性、真實(shí)性，發(fā)揮檔案對(duì)相關(guān)單位發(fā)展的推動(dòng)作用有著重要的意義。根據(jù)國(guó)家新醫(yī)改的要求，進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及順利發(fā)展的重要保障。隨著醫(yī)改工作的完善，醫(yī)院檔案管理也向著規(guī)范化的方向發(fā)展。在這一背景下，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持，通過改善和優(yōu)化檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的保障。

1 檔案管理在醫(yī)院工作中的重要作用

醫(yī)院的檔案內(nèi)容所涉及的方面較為廣泛，包含了醫(yī)院的發(fā)展歷程、臨床患者的醫(yī)療服務(wù)情況以及醫(yī)院日常的運(yùn)行管理工作、人事管理、教育科研等多個(gè)方面，檔案資料種類繁多、內(nèi)容龐大。而這些大量的檔案資料不僅是對(duì)相關(guān)事務(wù)的記錄，同時(shí)還能夠?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療服務(wù)、管理工作以及發(fā)展建設(shè)等方面提供重要的參考，使醫(yī)院在相關(guān)工作的開展上可以從檔案資料中汲取過去的經(jīng)驗(yàn)、方法，從而使當(dāng)下的工作效率和服務(wù)水平得到有效提升。其次，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的背景下，良好的檔案管理工作可以充分的利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)充分發(fā)掘和分析檔案資料中蘊(yùn)含的有價(jià)值的信息，提高檔案資料的利用率，為醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的管理、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供重要數(shù)據(jù)參考和支持。此外，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院的發(fā)展不僅面臨著新的政策、市場(chǎng)等方面的問題和挑戰(zhàn)，醫(yī)患關(guān)系也成為了醫(yī)院在新時(shí)期必須要著重的解決的一個(gè)問題。而通過醫(yī)院的檔案管理工作可以為良好醫(yī)患關(guān)系的建設(shè)、醫(yī)療糾紛的解決以及良好醫(yī)風(fēng)的形成提供重要的輔助。例如，醫(yī)院檔案中所記錄的患者就診、住院期間的病情和診療、護(hù)理措施可以為醫(yī)療糾紛的解決提供充足的證據(jù)，有效維護(hù)雙方的合法權(quán)益和利益，同時(shí)這些檔案記錄也對(duì)醫(yī)護(hù)人員的日常工作提出了更加嚴(yán)格的要求，需要其在日常工作中保持謹(jǐn)慎、認(rèn)真的態(tài)度，進(jìn)而有效推動(dòng)醫(yī)院良好醫(yī)風(fēng)的形成。

2 醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀分析

1）缺乏檔案管理意識(shí)。由于部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)院管理等方面的工作更加重視，而忽略了對(duì)檔案管理工作的建設(shè)和支持。醫(yī)院管理層的檔案管理意識(shí)缺乏同時(shí)也導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)相關(guān)工作的重視程度不夠，在工作存在著不認(rèn)真、不仔細(xì)、不積極的問題，檔案人員培訓(xùn)工作不到位、人員流動(dòng)性相對(duì)較高，進(jìn)而造成了醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量和管理效率低下，不利于醫(yī)院檔案價(jià)值的發(fā)揮和規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)。

2）管理方法和制度落后。當(dāng)前部分醫(yī)院在檔案管理工作中仍然以傳統(tǒng)的管理模式和方法為主，主要表現(xiàn)為在管理工作中僅對(duì)檔案的收集、整理和儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)進(jìn)行了重視和投入，在檔案整理完成后便將其放在檔案室中經(jīng)常統(tǒng)一儲(chǔ)存，在這一過程中沒有對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格分類和數(shù)字化管理，也沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行深入的挖掘和分析。再加上醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的不重視導(dǎo)致相關(guān)的收集，保護(hù)、借閱等管理制度、以及監(jiān)督機(jī)制也不夠完善，最終造成了醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際開展十分混亂，歸檔不及時(shí)，檔案的完整性、專業(yè)性和保密性較差，在落后的檔案管理方法下的檔案搜索和應(yīng)用效率較低。

3）檔案管理投入不足。在新醫(yī)改背景下，部分醫(yī)院為了自身的發(fā)展將較多的資源投入到了醫(yī)療設(shè)施、醫(yī)療人才等方面，而對(duì)于檔案管理工作的投入相對(duì)較少，部分醫(yī)院的檔案管理設(shè)施較為落后，存在著老化、失效、故障頻發(fā)等問題，不利于檔案管理工作的有效開展。尤其是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)下，部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備無法滿足檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，不利于檔案中的有價(jià)值信息的發(fā)掘和利用。

3 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

根據(jù)新醫(yī)改的要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)提升醫(yī)院檔案管理效率。第一是對(duì)有關(guān)檔案數(shù)據(jù)資料的分析整理，根據(jù)信息社會(huì)的要求建立信息化錄入系統(tǒng)，充分運(yùn)用現(xiàn)代便捷的互聯(lián)網(wǎng)與掃描儀等對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集整理，在紙質(zhì)檔案與電子檔案之間完成對(duì)接。第二是關(guān)于檔案管方面，在對(duì)檔案的編目、排序以及分類工作中充分發(fā)揮檔案管理軟件的作用，為此應(yīng)當(dāng)建立一套完整有效的流程，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行分類，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行明確，設(shè)置具體有效的工作內(nèi)容，在檔案流程管理中不可出現(xiàn)人為干預(yù)的現(xiàn)象。為了順利完成新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化，主要可以從以下幾個(gè)方面入手開展工作。

1）完善檔案管理制度和工作流程。新醫(yī)改背景下醫(yī)院要想有效的提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮其在醫(yī)院運(yùn)行管理中的推動(dòng)作用，手首先就要對(duì)相關(guān)的工作制度和流程進(jìn)行完善和優(yōu)化。醫(yī)院要在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身管理實(shí)際制定出明確的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案資料的收集、整理、保存，對(duì)檔案資料的質(zhì)量、格式、要素等提出明確的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的編制、審核、傳遞、整理歸檔等工作流程進(jìn)行監(jiān)督。從而保證醫(yī)院檔案的質(zhì)量，提高醫(yī)院檔案管理工作效率，為檔案資料的開發(fā)和利用奠定良好的基礎(chǔ)。例如，針對(duì)新醫(yī)改背景下要求建設(shè)居民個(gè)人健康檔案的要求，醫(yī)院要對(duì)臨床工作以及檔案工作的流程進(jìn)行優(yōu)化，使患者的臨床就診信息可以及時(shí)有效的傳遞給檔案部門，實(shí)現(xiàn)對(duì)患者個(gè)人健康信息的實(shí)時(shí)更新，從而有效的提高居民個(gè)人健康檔案的建設(shè)效率以及其時(shí)效性的提升。

2）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。除檔案管理相關(guān)制度的建設(shè)以外，醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化還必須要解決管理人員素質(zhì)問題。首先，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案人才的招募和引進(jìn)，可以通過公開招聘或定向招聘等方式與高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等進(jìn)行合作，提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，發(fā)掘潛力較大的人員進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，吸引高素質(zhì)的檔案人才前來應(yīng)聘工作，其次，要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，完善相關(guān)培訓(xùn)工作體系，有效提高醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。例如，在檔案管理信息化背景下，醫(yī)院可以通過組織相關(guān)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子檔案管理學(xué)、檔案管理自動(dòng)化等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)。此外，醫(yī)院還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員以外職工的檔案管理意識(shí)教育，從而使其在日常工作中能夠更好的培養(yǎng)檔案工作的開展，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院臨床、管理、后勤等工作與檔案管理的良好結(jié)合。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作投入。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理層以及廣大職工群眾要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，正確認(rèn)識(shí)其在醫(yī)院日常運(yùn)行、管理和發(fā)展中的重要性，為檔案管理各項(xiàng)工作的開展提供有力的支持。例如，醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的投入，在制度、人才以及軟硬件設(shè)施等方面的給予適當(dāng)?shù)馁Y源傾斜，尤其是在檔案信息化建設(shè)的迫切要下，醫(yī)院要加強(qiáng)電子檔案轉(zhuǎn)化、檔案儲(chǔ)存能力、計(jì)算分析能力以及檔案安全防護(hù)等方面的建設(shè)，為檔案信息化、數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)提供良好的條件和環(huán)境。醫(yī)院職工群眾要積極配合檔案管理工作，及時(shí)上報(bào)相關(guān)的信息、資料，幫助醫(yī)院進(jìn)行檔案收集、整理，提高檔案利用意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的應(yīng)用來為自身的業(yè)務(wù)工作提供幫助。

4）提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率。新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要方向就是要加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)和利用，從中挖掘出有價(jià)值的部分來為醫(yī)院的發(fā)展提供支持和幫助。例如，醫(yī)院可以通過加強(qiáng)對(duì)居民個(gè)人健康檔案的利用和挖掘，通過制定相關(guān)的檔案開發(fā)計(jì)劃，積極將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案的數(shù)據(jù)、信息的有效整合、分析和開發(fā)利用，分析當(dāng)?shù)鼐用竦恼w健康狀況、常見病、多發(fā)病等，從而為醫(yī)院后續(xù)醫(yī)療服務(wù)工作的開展提供更加準(zhǔn)確的方向和參考。

4 結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改背景下，加強(qiáng)檔案管理工作是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的必然要求，醫(yī)院要針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題積極采取措施，通過多種方式提高管理效率和檔案開發(fā)效率，從而為醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高提供有力的保障。

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