借鑒國外管理經(jīng)驗(yàn) 提升設(shè)備共享水平

藍(lán)蔚青， 謝 晶， 陸文宣， 許四杰， 王文俊， 周穎越

(上海海洋大學(xué) a. 食品學(xué)院; b. 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處， 上海 201306)

0 引 言

高校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)的重要使命，大型儀器設(shè)備是其不可或缺的物質(zhì)基礎(chǔ)[1-2]。“推動高校儀器設(shè)備和優(yōu)質(zhì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)資源開放共享系統(tǒng)建設(shè)”也是國家全面深化改革的中心工作[3-4]。作為高校實(shí)驗(yàn)設(shè)施的一部分，大型儀器設(shè)備代表著其科研水平與發(fā)展方向，也為高校開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研工作提供了重要保證[5]。熟練掌握大型儀器的使用將能為創(chuàng)新人才的培養(yǎng)發(fā)揮重要作用，更是創(chuàng)新人才培養(yǎng)的重要途徑。然而，在我國高校中，大型儀器設(shè)備的平均利用率一般低于25%，部分高校的設(shè)備利用率更低，共享效果不理想，相比之下發(fā)達(dá)國家這一比例高達(dá)170%～200%[6]。

隨著管理人員的專業(yè)化和管理水平的提升，我國高校逐漸認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備的共享有助于提高資源使用效益和效率，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流和學(xué)科交叉研究，促進(jìn)使用專業(yè)化和社會化，因此也將“開放共享”理念納入大型儀器設(shè)備的管理體系中[7]。近年來，我校在“高原學(xué)科”與“一流學(xué)科”等建設(shè)經(jīng)費(fèi)支持下，實(shí)驗(yàn)室軟硬條件得到較大改善，用于教學(xué)科研的大型儀器設(shè)備臺套數(shù)、質(zhì)量與總值均有明顯增長。截至2018年10月，生命、海洋、食品、信息、工程與海洋生態(tài)等六大學(xué)院現(xiàn)有的大型儀器設(shè)備中，20～30萬元的190臺，總值4 689.9萬元；30～80萬元的302臺，總值13 207.7萬元；80萬元以上的80臺，總值13 371.5萬元。

目前，學(xué)校已有部分大型儀器設(shè)備進(jìn)入上海市或校級大型儀器設(shè)備共享服務(wù)平臺中，全面對外開放，為學(xué)校的人才培養(yǎng)、教學(xué)與科研工作發(fā)揮著舉足輕重的作用。然而，隨著教育投入的不斷加大與設(shè)備臺數(shù)的與日俱增，儀器重復(fù)購置、使用效率低、服務(wù)水平差等問題隨之而來，與高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)[8]。① 設(shè)備隨著使用時間的延長與使用次數(shù)的增多，多數(shù)存在不同程度的老化，對大型儀器設(shè)備開展定期維護(hù)管理勢在必行；② 對大型儀器設(shè)備的主要使用人與操作者——青年教師與研究生對設(shè)備的使用能力有待提高。③ 對百萬元以上的特別貴重設(shè)備，專人操作的對外服務(wù)水平也顯不足。因此，如何開展大型儀器設(shè)備的共享，提高大型儀器設(shè)備的使用率，更好改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，是當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)室管理者面臨的主要研究課題。在分析當(dāng)前高校大型儀器設(shè)備采購與共享管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，通過對日本與美國高校大型儀器設(shè)備制度建設(shè)、設(shè)備管理與使用收費(fèi)等共享開放服務(wù)工作進(jìn)行介紹，進(jìn)一步分析其帶來的工作啟示。

1 日本高校大型儀器設(shè)備開放共享服務(wù)

在日本高校中，普遍存在實(shí)驗(yàn)室空間有限的問題，為合理使用建設(shè)經(jīng)費(fèi)，降低實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行成本，多數(shù)高校專設(shè)了大型儀器公共服務(wù)平臺，并在全校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。以日本鹿兒島大學(xué)為例，其下屬的基因?qū)嶒?yàn)分中心建于1999年7月，由一幢獨(dú)立四層大樓組成，總建筑面積1 504.7 m2，位于該校的中心位置，以方便校內(nèi)師生共享使用，該中心僅有2名專職管理與技術(shù)人員進(jìn)行平臺的日常運(yùn)行管理，工作開展有條不紊。

1.1 制度建設(shè)

該中心經(jīng)過多年嘗試，現(xiàn)已針對設(shè)備使用、藥品購置、廢液排放與收費(fèi)管理等制訂出相對全面且可操作的管理制度，同時還將各類通用大型儀器設(shè)備按其功能類別、使用頻次與研究領(lǐng)域等按樓層、研究室進(jìn)行整合分類。大型儀器設(shè)備的專職管理人員其主要職責(zé)是做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，設(shè)備的故障維修則按規(guī)定上報(bào)通過后由供應(yīng)商統(tǒng)一負(fù)責(zé)[9]。設(shè)備使用嚴(yán)格實(shí)行培訓(xùn)合格后上崗的管理制度，由專、兼職教師與儀器公司培訓(xùn)工程師定期開設(shè)設(shè)備使用講座，培訓(xùn)合格后的師生方可獨(dú)立使用；大型儀器設(shè)備的使用由申請者網(wǎng)上預(yù)約，管理人員后臺審核通過后給其分配權(quán)限，使用者可憑指紋掃描進(jìn)入；中心實(shí)驗(yàn)樓配有指紋識別的門禁裝置，電子監(jiān)控設(shè)施全方位監(jiān)控。每臺大型設(shè)備旁均標(biāo)識了其簡易操作規(guī)程與維護(hù)人員信息。設(shè)備開機(jī)的同時便在電腦終端中留有使用記錄。同時，中心還要求使用人完成實(shí)驗(yàn)后須在記錄本上錄入設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，以方便設(shè)備管理員根據(jù)記錄開展儀器維護(hù)管理與故障排除，及早發(fā)現(xiàn)問題，從而提高設(shè)備使用率。

1.2 設(shè)備管理

為強(qiáng)化大型儀器設(shè)備的管理效率，中心已引入大型儀器設(shè)備管理系統(tǒng)對平臺進(jìn)行自動化管理，系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)使用預(yù)約、機(jī)時統(tǒng)計(jì)、信息查詢、系統(tǒng)認(rèn)證、使用授權(quán)、門禁管理、視頻監(jiān)控與計(jì)費(fèi)收費(fèi)等功能，管理員還可后臺操作，定期給予信息管理維護(hù)等，中心平臺的大型儀器設(shè)備全年全天候?qū)ν忾_放。申請使用人可隨時進(jìn)入系統(tǒng)，實(shí)時關(guān)注中心平臺的通知公告與設(shè)備故障報(bào)告等，有針對性地申請使用。

1.3 使用收費(fèi)

開展大型設(shè)備的日常維護(hù)需要有相對可觀的經(jīng)費(fèi)予以保證，而經(jīng)費(fèi)除由高校儀器設(shè)備管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出外，更多由設(shè)備使用者予以承擔(dān)。為確保設(shè)備正常運(yùn)行，日本高校也制訂了詳細(xì)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。檢測費(fèi)用按設(shè)備的實(shí)際使用時長、檢測樣品數(shù)與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行分類收費(fèi)。使用完畢后，由管理部門在規(guī)定時間內(nèi)將使用明細(xì)提供給使用方，由其簽字確認(rèn)后，年終結(jié)算造表上報(bào)財(cái)務(wù)部門，從其科研經(jīng)費(fèi)中扣除。管理制度的完善與使用者的自律使收費(fèi)制度得以正常實(shí)施，儀器設(shè)備出現(xiàn)問題可在經(jīng)費(fèi)保障下及時維護(hù)。

2 美國高校大型儀器設(shè)備開放共享服務(wù)

美國的科研儀器平臺主要面向社會開放，以提高其運(yùn)行績效[10]。平臺設(shè)備一般由政府出資或部分出資購置，可使財(cái)政資金的利用率得到有效提高，促進(jìn)社會科學(xué)研究與創(chuàng)新活動的更好開展。美國高校的大型儀器設(shè)備平臺多建于公用空間，此舉可便于用戶與管理人員、用戶間互動交流，提升平臺的科研氛圍。

2.1 制度建設(shè)

美國大學(xué)既是國家科研工作的重要基地，又是培養(yǎng)高級專業(yè)人才的關(guān)鍵場所，其對大型儀器的共享管理具有相對嚴(yán)格規(guī)范的操作規(guī)范[11]。高校按照《關(guān)于對高等教育機(jī)構(gòu)、醫(yī)院及其他非營利機(jī)構(gòu)給予撥款資助的統(tǒng)一管理要求》的規(guī)定，其有義務(wù)向聯(lián)邦政府部門開展的研究項(xiàng)目開放，但不得對平臺所屬研發(fā)項(xiàng)目的正常運(yùn)行造成影響。如需為非聯(lián)邦政府部門和機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，則要經(jīng)聯(lián)邦政府部門批準(zhǔn)后方可使用。高校具有促進(jìn)平臺開放共享，提高儀器設(shè)備使用效率的義務(wù)，通常會出臺績效考核制度，強(qiáng)化共享激勵與約束機(jī)制。相關(guān)職能部門按照前期合同承諾的約定條款逐一進(jìn)行考核，考核通過后方可撥付運(yùn)維費(fèi)用。

2.2 設(shè)備管理

科技進(jìn)步促進(jìn)美國高校信息化水平的提高，其大型儀器平臺也進(jìn)一步加強(qiáng)了設(shè)備的信息化建設(shè)與管理，以方便用戶實(shí)現(xiàn)設(shè)備使用狀況的實(shí)時查詢與預(yù)約使用等功能。對此，美國高校也建立設(shè)備信息化管理網(wǎng)站，通過對共享大型儀器設(shè)備的功能參數(shù)、服務(wù)領(lǐng)域、申請流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等信息一一明示，同時平臺還上傳相應(yīng)儀器設(shè)備使用視頻教學(xué)資料與電子培訓(xùn)教材，以方便使用者隨時下載使用。此外，平臺還鼓勵用戶使用公共平臺設(shè)施，申請者只需在使用前填寫申請表即可，但須承諾在公開發(fā)表的論文上注明平臺信息，以擴(kuò)大平臺的知名度與影響力。

2.3 使用收費(fèi)

由于用戶性質(zhì)與使用目存在差異，美國高校平臺設(shè)備共享收費(fèi)有所區(qū)別。如果使用者屬非營利目的使用，一般不收取費(fèi)用；如以為獲得專利或其它收益而使用平臺設(shè)備的，則按“回收所有成本”的原則收取費(fèi)用。美國高校如未得到聯(lián)邦政府的法律授權(quán)，將不能將開放共享的儀器設(shè)備以較低價(jià)格為非聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供使用服務(wù)，對企業(yè)提供服務(wù)，平臺通常參照商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。服務(wù)費(fèi)收入按項(xiàng)目收入的有關(guān)規(guī)定合理使用。

3 共享管理工作啟示

通過對日美高校大型儀器設(shè)備共享服務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，我國高校在制度建設(shè)、信息化管理與服務(wù)質(zhì)量等方面仍有待進(jìn)一步完善。因此，有必要在學(xué)習(xí)借鑒國外實(shí)驗(yàn)室管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身特色，有針對性地開展大型儀器設(shè)備的開放共享等服務(wù)工作。

(1) 完善大型設(shè)備的日常管理制度。建立完善的大型儀器維護(hù)與管理制度，是大型儀器設(shè)備高效使用，達(dá)到物盡其用的基本保障[12]?；诖?，我校近年來先后制定并完善了“開放平臺建設(shè)與管理實(shí)施細(xì)則”“貴重儀器設(shè)備管理辦法”“維護(hù)維修管理實(shí)施細(xì)則”與“有償使用收費(fèi)及結(jié)算管理實(shí)施細(xì)則”等各類制度，進(jìn)一步對大型儀器設(shè)備的使用及收費(fèi)管理予以明確。同時，還遵照《關(guān)于國家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器向社會開放的意見》精神，將設(shè)備按其種類與服務(wù)領(lǐng)域配備專職管理員，明確其責(zé)權(quán)利，并適當(dāng)利用研究生實(shí)現(xiàn)部分大型儀器設(shè)備的自主管理。

(2) 加強(qiáng)設(shè)備共享的信息化建設(shè)力度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的來臨，給高校實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)帶來新契機(jī)，也為平臺服務(wù)能力提升提供新發(fā)展[13]。因此，只有建立完善共享設(shè)備機(jī)組的運(yùn)行管理信息化平臺和集中開放實(shí)體化平臺，才能從源頭上控制設(shè)備的重復(fù)購置，提高其運(yùn)行效率。在借鑒日美高校實(shí)驗(yàn)室管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我校現(xiàn)已初步建成大型科學(xué)儀器網(wǎng)絡(luò)共享平臺。該平臺能提供設(shè)備的基本信息、開放范圍、開放時間、使用預(yù)約、使用計(jì)時、經(jīng)費(fèi)結(jié)賬、機(jī)時統(tǒng)計(jì)與績效評估等基本功能，正處于試運(yùn)行當(dāng)中。

(3) 推進(jìn)大型儀器的共享收費(fèi)制度。做好大型儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)是確保平臺工作順利開展的保障，使用收費(fèi)制度的實(shí)施則是保證維修基金得以落實(shí)的基礎(chǔ)。因此，高校應(yīng)推行“按需預(yù)約，有償使用”的工作原則，面向校內(nèi)外相關(guān)單位開展大型儀器設(shè)備的共享服務(wù)，制定出合理的設(shè)備使用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。同時，將收取費(fèi)用中的一部分作為維修基金，用于大型設(shè)備的日常維修保養(yǎng)。目前，我校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備與管理處已對納入共享平臺的大型儀器設(shè)備開啟了“綠色通道”。如共享設(shè)備在使用期間出現(xiàn)故障，設(shè)備管理員可通過書面申請，并經(jīng)審核認(rèn)定后，維修費(fèi)用可按校院各承擔(dān)50%的方法實(shí)行，并設(shè)立大型儀器設(shè)備分析測試基金，合理引導(dǎo)更多大型儀器設(shè)備納入共享平臺管理。

(4) 強(qiáng)化大型設(shè)備管理人員隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員是大型儀器設(shè)備正常運(yùn)行的關(guān)鍵，高水平的科研工作開展依賴于實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員合理的開發(fā)、使用和管理先進(jìn)的儀器設(shè)備[14-17]。大型儀器設(shè)備對管理人員的技術(shù)水平提出了更高要求，只有對大型設(shè)備的使用原理、工作機(jī)理與操作流程有清楚的了解，才能確保其正確操作、日常維護(hù)與簡單故障排除。因此，高校應(yīng)在完善定編定崗與考核辦法的前提下，通過外部引進(jìn)與內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合的方式，加大對現(xiàn)有平臺大型儀器管理人員的培訓(xùn)力度，根據(jù)其現(xiàn)有崗位特點(diǎn)，盡可能提供其外出培訓(xùn)的機(jī)會，并鼓勵青年骨干在職攻讀碩、博士學(xué)位。使其在勝任本職工作崗位的基礎(chǔ)上，更好利用大型儀器設(shè)備開發(fā)實(shí)驗(yàn)方法，開展校內(nèi)外師生的儀器使用培訓(xùn)工作，達(dá)到一崗多能。

4 結(jié) 語

通過日美高校大型儀器設(shè)備開放共享管理經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，也為我國高校更好完善實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的日常管理工作，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量打下基礎(chǔ)。因此，有必要在學(xué)習(xí)并適當(dāng)借鑒國外管理方式和工作理念的同時，強(qiáng)化對實(shí)驗(yàn)室大型儀器設(shè)備的精細(xì)化與集約化管理，為高校學(xué)科實(shí)力的更好提升提供有力保障。