疾控儀器設備采購合同管理

程鵠穎

（南京市疾病預防控制中心，江蘇南京 210007）

0 引言

采購合同管理已成為疾控中心一項重要工作，為確保疾控中心能夠采購到高質(zhì)量、高服務、高效率的儀器設備，應積極地完善合同管理制度，規(guī)范設備采購合同簽訂中的每一過程，最大程度地降低合同簽訂中的風險，促進合同雙方全面履行約定的義務，最終圓滿地完成設備采購任務。

1 儀器設備采購合同管理的必要性

儀器設備采購合同管理，是指對儀器設備采購過程中所涉及的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、解除、終止，以及審查、監(jiān)督、控制等全過程的管理。對采購合同進行全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性地有效管理，加強了采購項目執(zhí)行過程的總體控制；提高了供應商的履約水平，使疾控中心按期獲得相應的貨物及服務；提前預測有可能出現(xiàn)的風險，減少經(jīng)濟糾紛和財產(chǎn)的損失；維護了疾控中心自身權益。同時，也提高了設備采購合同管理水平，對疾控中心科學化、規(guī)范化管理具有重要意義。

2 疾控中心儀器設備采購合同管理現(xiàn)狀

（1）設備采購合同管理制度有待進一步完善。設備采購合同管理是對設備采購合同簽訂、執(zhí)行、審核、歸檔等工作的規(guī)范化要求，是設備采購合同工作的理論基礎。為實現(xiàn)設備采購合同管理工作的科學化，需要滿足新時期疾控中心的工作職能。為此，疾控中心應積極完善設備采購合同管理制度；明確辦理合同變更的相關流程；明確合同變更、延期、終止或索賠等特殊事項發(fā)生時的應對措施等。

（2）各部門的基本職責有待進一步明確。設備采購的合同管理工作涉及多個部門，需要各個部門之間的共同參與和相互協(xié)作，中心內(nèi)部應進一步明確各個部門的基本職責和任務，相互監(jiān)督，共同完成合同管理工作，從而提高合同管理工作的質(zhì)量和效率。

（3）管理合同的意識有待提高。疾控中心普遍存在重視采購項目的立項論證、市場的前期調(diào)研、技術參數(shù)的確立、招標文件的形成、合同簽訂，在專人負責對合同履行階段的整體管理和協(xié)調(diào)工作上還存在欠缺。

（4）應重視供應商延遲交貨行為。通常對延遲交貨的供應商盡量從解決問題的角度出發(fā)，與供應商之間進行協(xié)商處理。協(xié)商后供應商仍未交貨，說明疾控中心對嚴格執(zhí)行合同的條款上存在欠缺。

（5）加強質(zhì)保期儀器設備維修、保養(yǎng)的質(zhì)量。雖然完成了儀器設備驗收的工作，但對質(zhì)保期內(nèi)設備維修保養(yǎng)及質(zhì)保期后設備的零配件、耗材報價等，還應加強進一步跟蹤管理。大型儀器設備質(zhì)保期為2年，而尾款在驗收合格半年后支付，供應商對設備仍有后續(xù)保修責任。儀器設備一旦出現(xiàn)故障，若供應商是大型公司或長期合作的企業(yè)，他們對維修故障及定期保養(yǎng)是有一定保障的，若是小型公司，按合同規(guī)定繼續(xù)履約則較難。所以質(zhì)保期后設備的零配件、耗材報價，是否按照當初合同約定的條款實施則非常重要。

（6）合同管理人員的培訓有待加強。未能做到對合同人員進行定期培訓，如開展普法教育及合同管理基礎知識培訓等。沒有一定的合同管理理論知識，就會導致在合同文本上出現(xiàn)漏洞，合同條款上不夠齊全，從而引起不必要的經(jīng)濟糾紛和財產(chǎn)損失，同時也會影響儀器設備驗收工作的按期完成。

3 儀器設備采購合同管理舉措

3.1 完善合同管理制度，規(guī)范合同簽訂流程

（1）完善合同管理制度，提高專職人員的綜合素質(zhì)。疾控中心應積極地完善合同管理制度，并結(jié)合單位實際情況制定相應的管理辦法，對合同實施專項管理。設備管理部門應結(jié)合儀器設備采購的特點，制定設備采購合同管理辦法，并派專人負責采購合同管理。定期組織合同管理人員參加培訓，開展普法教育，既具備一定的法律意識和基本業(yè)務能力，不斷了解合同法中的最新內(nèi)容，又能及時改進合同管理中的不足。

（2）規(guī)范合同簽訂流程，加大合同審核力度。合同簽訂是合同管理的核心環(huán)節(jié)，規(guī)范化簽訂程序，嚴格的審核流程，是保障疾控儀器設備采購工作順利完成的基礎。所以，應加強合同簽訂管理工作，加大合同審核力度。

3.2 疾控中心利益的基礎

（1）審核供應商資質(zhì)。對于在政府交易中心或采購代理機構(gòu)采購的項目，資質(zhì)在采購標書中有明確要求，并委托政府交易中心或采購代理機構(gòu)對供應商資質(zhì)進行審核。對于自行采購的項目要求供應商提供有效期內(nèi)的資質(zhì)文件和交易期“信用中國”網(wǎng)站上的信用證明。對于有特殊要求的儀器必須提供相關許可證。

（2）審核合同內(nèi)容。為有利于合同管理，避免合同簽訂的風險，疾控中心應制定設備采購合同的標準文本。由于中心儀器設備的種類繁多、規(guī)格復雜、技術要求高，根據(jù)每臺儀器設備的自身特點對合同條款要逐一進行詳細規(guī)定。在合同文本正式遞交前需注意：①核對合同基礎信息，在政府交易中心或采購代理機構(gòu)招標的儀器，核對招標編號及政府采購計劃號，以便明確經(jīng)費來源，核對簽訂雙方單位的名稱及招標委托單位名稱，核對合同金額數(shù)值以及大小寫，核對簽訂日期，尤其注意簽訂日期不能早于中標通知日期，要晚于公示日期。②核對設備相關信息，如規(guī)格型號、特殊配置、技術參數(shù)、質(zhì)保期、技術培訓、報修時響應能力、到貨時間、安裝調(diào)試時間、特殊要求（地區(qū)計量院的計量檢測報告等）、付款方式等是否與招標文件一致，以及在招標或談判中承諾的零配件、耗材的優(yōu)惠率。③規(guī)范審核流程。合同正式文本擬定后由采購部門負責人批閱，對合同措詞嚴格把關。合同經(jīng)批閱無誤后，由采購部門分管領導審批，審計部門審核無誤后由中心法人簽署，并蓋章生效。

3.3 掌握合同履約動態(tài)，執(zhí)行內(nèi)部監(jiān)督管理

（1）合同建檔管理。合同蓋章生效后，采購部門應對購置設備進行建檔，特別要記錄到貨、安裝、驗收合格、培訓等時間。登記儀器設備各時間點，是為使供應商及中心內(nèi)部各部門能夠及時履行相應的職責。一旦日后出現(xiàn)違約或合同變更情況，盡量從解決問題的角度出發(fā)，與供應商之間進行協(xié)商處理。如果經(jīng)過多次協(xié)商均不能合理解決，可以依據(jù)時間節(jié)點有理有據(jù)的提出訴訟，申請法律仲裁來維護合法利益。

（2）合同驗收管理。設備采購合同履約管理中最為重要的環(huán)節(jié)是安裝調(diào)試、設備驗收、設備質(zhì)保期、到期付款的管理。安裝調(diào)試是按照合同的規(guī)定供應商應在到貨后多少日內(nèi)完成安裝調(diào)試，且儀器設備的各項性能指標完全滿足招標文件的要求。設備驗收應由供應商、設備管理部門、設備使用部門三方共同按照合同中配置清單逐一核對清點，而后設備使用部門對主設備和附屬設備進行技術驗收，驗收合格后將合格證、保修卡、操作手冊、使用說明書等相關資料隨同驗收單一起交付采購合同管理人員存檔。設備的質(zhì)保期通常是2年，在此期間或質(zhì)保期外設備管理部門應跟蹤設備維護及保養(yǎng)工作，跟蹤設備的耗材、試劑是否按合同規(guī)定給予優(yōu)惠等。驗收合格后，根據(jù)合同規(guī)定按期付款，對于大型設備需要分期付款的應跟蹤付款情況，不拖延付款以避免單位信用降低。對于一個自然年內(nèi)無法結(jié)清尾款，而年底財政部門又會將結(jié)余資金收回的付款項目，應提前讓供應商開具銀行擔保函，以確保供應商繼續(xù)履行約定。

（3）合同變更管理。通常合同簽訂后，供應商因特殊原因不能對合同中實質(zhì)性的條款履約，如不能提供合同中要求的設備型號、供貨時間延長、合同當事人發(fā)生變動等，從而需要對合同中實質(zhì)性條款進行修改等。合同變更是引起合同雙方爭議和合同風險的主要原因之一，因此需要合同雙方高度重視。對于合同變更項均需要設備使用部門、設備采購部門、審計部門、財務部門、中心管理層進一步核實，建立內(nèi)部監(jiān)督約束機制，本著解決問題和規(guī)避風險的態(tài)度共同協(xié)商確認后進行變更，以減少變更后的風險。

3.4 以一個招投標項目建檔，明確合同歸檔內(nèi)容

合同管理最后一個環(huán)節(jié)是合同歸檔，建議以一個招投標項目建檔，建檔內(nèi)容應包含設備調(diào)研報告、項目立項材料、專家論證材料、進口設備論證材料、標書及審批材料、招標全過程材料、中標通知書、合同簽訂材料、設備驗收報告、合同發(fā)票、設備付款材料、設備出入庫材料、設備使用說明書及相關材料等。保管形式分2種，即紙質(zhì)保管和電子保管，兩者內(nèi)容一致利于事后統(tǒng)計與查詢。紙質(zhì)材料均交由疾控中心檔案室專職檔案人員歸檔入冊。

4 結(jié)語

合同管理是疾控中心內(nèi)控管理的一項重要內(nèi)容，切實加強對儀器設備采購合同管理，對采購質(zhì)量和執(zhí)行效率起著至關重要的作用，也可有效地保護疾控中心合法權益。做好儀器設備采購合同管理工作，既需要設備管理部門嚴謹?shù)毓ぷ鲬B(tài)度，也需要領導及其他部門的支持與配合，才能使采購合同發(fā)揮實際作用。