科研院所財務管理信息化平臺建設研究

徐迎 趙邦華

[摘 要] 為建立適應科技創(chuàng)新規(guī)律、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、職責清晰、科學規(guī)范、公開透明、監(jiān)管有力的科研項目和資金管理機制，使資金配置更加聚焦國家經(jīng)濟社會發(fā)展重大科研需求。S科學院以準確核算科技成果成本，構(gòu)建科技成果價值評估體系，強化科研經(jīng)費的全過程管理，確保經(jīng)費的安全和有效使用為目標，進行科研院所財務管理信息化平臺建設研究。該項研究將對經(jīng)濟活動的全過程管理、各類財務數(shù)據(jù)的快速提取、財務管理水平的提升產(chǎn)生重要的意義。

[關(guān)鍵詞] 科研項目管理；財務管理信息化；內(nèi)部控制制度；園區(qū)“一卡通”；科研財務助理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 024

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）01- 0055- 04

1 研究綜述

1.1 研究背景和目的

根據(jù)2015年財政部印發(fā)的《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號）文件要求，行政事業(yè)單位以全面執(zhí)行單位內(nèi)控規(guī)范為抓手，以規(guī)范單位經(jīng)濟和業(yè)務活動有序運行為主線，以內(nèi)部控制量化評價為導向，以信息技術(shù)為支撐，突出規(guī)范重點領(lǐng)域，關(guān)鍵崗位的經(jīng)濟和業(yè)務活動運行流程、制約措施，逐步將控制對象從經(jīng)濟活動層面拓展到全部業(yè)務活動和內(nèi)部權(quán)力運行。S科學院依據(jù)文件精神，加大了財務管理力度，財務內(nèi)控管理建設已經(jīng)初見成效。但隨著內(nèi)控改革的深入，以及未來政府會計制度改革帶來的變化，S科學院現(xiàn)有的財務管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足工作要求，迫切需要進行升級改造。基于此，S科學院開展以科研經(jīng)費的全過程管理為著力點，以有效保證科研經(jīng)費的效率和效果為目標的科研財務管理信息化平臺建設。該研究不僅能夠使S科學院準確核算科技成果的成本、構(gòu)建科技成果價值評估體系、強化科研經(jīng)費的全過程管理以及確保經(jīng)費的安全和有效使用，同時也為其他同類科研院所的財務信息化管理提供借鑒。

1.2 研究方法與技術(shù)路線

本課題研究主要采用如下幾種方法：一是借助索引論文庫、互聯(lián)網(wǎng)，檢索相關(guān)政策文件、規(guī)定、專業(yè)文獻。二是與部分科技專家、管理及財務專家通過郵件、電話、實地拜訪等形式開展調(diào)研。三是與財務、項目關(guān)系信息系統(tǒng)專家會議交流、頭腦風暴，完善體系方案設計。

技術(shù)路線：文獻檢索、政策調(diào)研—走訪、會議、實地調(diào)查—信息系統(tǒng)技術(shù)調(diào)研—財務專家咨詢—設計信息化管理模式—探索財務信息化管理體系的搭建—培訓和選拔科研財務助理—試行信息化管理系統(tǒng)的運行—方案評審和完善。

2 研究內(nèi)容及創(chuàng)新點

S科學院本次研究主要解決當前科研機構(gòu)在科研經(jīng)費管理中存在的粗放式、碎片化、財務核算體系無法全面實現(xiàn)過程管理的難題。通過探索財務信息系統(tǒng)的搭建，實現(xiàn)數(shù)據(jù)提取快速準確、信息完整、制度配套，兼具原則的剛性和操作的靈活性，明確建立五個分項：

項目1：科研項目過程管理現(xiàn)狀分析與體系構(gòu)建，創(chuàng)新之處在于系統(tǒng)地進行國內(nèi)外現(xiàn)狀分析及構(gòu)思信息化核算體系的搭建方案。

項目2：科研項目管理信息化平臺系統(tǒng)設計，根據(jù)科研項目的特點，對項目申報、立項、實施、驗收過程中所需財務信息的歸集、整理、提取和分析進行科學全面的設計。

項目 3：財務信息化管理系統(tǒng)核心模塊的構(gòu)建，根據(jù)信息系統(tǒng)總體功能要求，對關(guān)鍵信息的采集、分析模塊的搭建、工作流程的規(guī)范、審批權(quán)限的設定進行定義和規(guī)劃。

項目4：經(jīng)濟活動財務管理內(nèi)部控制制度的構(gòu)建，通過對財務規(guī)章制度和管理細則的梳理，對國家、省相關(guān)的制度和要求進行全面的收集和整理，在財務信息系統(tǒng)中嵌入與內(nèi)控相關(guān)的各項法律法規(guī)，建立財務法規(guī)制度庫。

項目5：探索科研人員和財務人員的財務管理的合作方式，按照國家、省的推動科技創(chuàng)新發(fā)展的新政策、新要求，強化財務服務意識，啟動科研財務助理的遴選、培訓和聘用工作，使科研人員能夠從復雜的財務業(yè)務中解脫出來，潛心科學研究。

3 項目研究實施方案

3.1 科研項目過程管理現(xiàn)狀分析

通過網(wǎng)絡調(diào)研以及實地考察發(fā)現(xiàn)，當前科研經(jīng)費的管理模式和核算體系無法實現(xiàn)科研經(jīng)費從預算、采購、收支到?jīng)Q算的全過程管理，難以全面反映科研成果研發(fā)過程中的實際成本，只有突破現(xiàn)行科研項目成本核算方法的局限，將全成本核算的理念引入科研經(jīng)費的管理中，系統(tǒng)地構(gòu)建財務信息化管理的核算體系，才能提升科研經(jīng)費的管理水平，實現(xiàn)對科研項目的動態(tài)管理和監(jiān)督約束，全面地、準確地體現(xiàn)科研成果的價值構(gòu)成。面對突擊性數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，常常會出現(xiàn)統(tǒng)計口徑稍一變動，所有的數(shù)據(jù)都需要向基層課題組重新循環(huán)往返N+1次回合。各種管理系統(tǒng)內(nèi)部模塊間數(shù)據(jù)不相關(guān)，造成信息孤島現(xiàn)象非常嚴重，不但加大了相關(guān)人員的勞動強度，而且常常會導致統(tǒng)計數(shù)據(jù)不理想，無法形成有效的管控。財務人員在堆積如山的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)面前，疲于各種收集、整理、錄入、填報、統(tǒng)計、核對、修改、復審、匯總、導出、上傳下達、排版、打印、粘貼、裝訂、歸檔等等各類事務性的重復勞動。

縱向課題的專項經(jīng)費實行獨立核算，項目結(jié)題時需要經(jīng)過技術(shù)驗收和財務驗收。但由于科研經(jīng)費預算管理體系的限制，使超出專項經(jīng)費的支出金額無法納入結(jié)題項目的財務決算中，導致了科研成果價值構(gòu)成的不完整，使科研成果轉(zhuǎn)化時價值評估的依據(jù)不合理、不充分、不準確?？蒲谐晒D(zhuǎn)化的實現(xiàn)需要經(jīng)過基礎研究、技術(shù)研發(fā)、中間試驗的小批量生產(chǎn)、具備經(jīng)濟規(guī)模的擴大生產(chǎn)和市場營銷等諸多環(huán)節(jié)。基礎研究、技術(shù)研發(fā)和中間試驗階段基本上是由科研單位在實驗室或?qū)嶒炣囬g完成的，科研任務期間大多為2-3年，有的重大科研項目的研發(fā)期甚至會在5年以上，科研項目輔助臺賬的核算需要覆蓋整個研發(fā)過程，任務期限越長，核算難度就越大。

因此，科研項目信息化管理系統(tǒng)的建立，是科研成果的全成本核算的基礎，更是實現(xiàn)經(jīng)濟活動內(nèi)部控制的有效手段。

3.2 項目管理系統(tǒng)及財務管理系統(tǒng)的構(gòu)建

項目管理系統(tǒng)：根據(jù)科研項目的特點，對項目申報、立項、實施、驗收過程中所需財務信息的歸集、整理、提取和分析進行科學全面的設計。采用傳統(tǒng)的辦法，難以及時有效地掌握最新的科研情況，而且每次查詢統(tǒng)計工作量浩大，通過本系統(tǒng)對科研項目實現(xiàn)項目分級、分類管理，使各級領(lǐng)導不但可以對所承接的各類項目及取得的成果一目了然，也能對未來的發(fā)展具有一定的預測。

財務管理系統(tǒng)：為了建設好S科學院財務管理系統(tǒng)，對科研團隊和科研人員的需求進行系統(tǒng)化分項，充分調(diào)研院屬各單位對新財務管理系統(tǒng)的需求，并在北京市科學技術(shù)研究院進行了專題調(diào)研。在梳理S科學院預算管理、收支管理、固定資產(chǎn)、政府采購、科研項目管理等領(lǐng)域業(yè)務流程控制節(jié)點、崗位職責的基礎上，初步形成了S科學院財務管理系統(tǒng)建設方案。

利用云計算、大數(shù)據(jù)和移動技術(shù)，搭建一個創(chuàng)新、開放、便捷的綜合信息化財務管理平臺，以院、所、團隊的財務管理為建設重點，創(chuàng)新預算決算、內(nèi)部控制、資產(chǎn)管理、報銷業(yè)務、財務分析等各項財務管理工作，達到快速、準確、高效的管理效果，逐步實現(xiàn)預算的綜合管理，內(nèi)部控制的環(huán)環(huán)相扣，資產(chǎn)管理信息完整翔實，報銷業(yè)務的快速便捷，財務分析的及時準確，逐步促成科技創(chuàng)新成果的全成本核算。

項目實施分為以下五個階段：

（1）系統(tǒng)安裝及初始化。進行服務器部署、軟件系統(tǒng)安裝及初始化工作。系統(tǒng)部署了數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器（含加密服務）和備份服務器，安裝了用友GRP-U8財務管理系統(tǒng)、SQL2008數(shù)據(jù)庫，建立了單位組織架構(gòu)、財務賬套及操作員。

（2）基礎數(shù)據(jù)收集。進行基礎數(shù)據(jù)收集工作。經(jīng)過綜合分析整理，完成了系統(tǒng)角色、會計科目、部門人員、項目信息、功能經(jīng)濟科目、資金來源、單據(jù)樣式、合同類別、打印樣式、憑證樣式等基礎信息的收集整理工作，并將各類基礎信息導入系統(tǒng)。

（3）核心模塊構(gòu)建。進行基礎數(shù)據(jù)模塊、財務管理模塊、電子報表模塊、預算管理模塊、網(wǎng)上報銷模塊、網(wǎng)上報銷大眾版、工資管理模塊、手機App、其他薪資管理模塊（試用）、合同管理模塊（試用）、資產(chǎn)管理模塊。

（4）系統(tǒng)流程設計測試。進行系統(tǒng)初期數(shù)據(jù)、業(yè)務單據(jù)設計及流程設計測試工作。通過與院屬各單位會計人員的面對面溝通交流，完成了期初數(shù)據(jù)導入、年初預算下發(fā)分解、網(wǎng)上報銷單據(jù)的流程設計及測試、全業(yè)務上線模擬測試工作。完成了高拍儀掃描自動糾偏上傳接口開發(fā)，手機App查詢與審批流程開發(fā)測試工作。

（5）系統(tǒng)上線運行。著力于系統(tǒng)上線試運行以及薪資發(fā)放工作，全面檢測系統(tǒng)開發(fā)成果，總結(jié)經(jīng)驗，修正錯誤。

3.3 財務管理內(nèi)部控制制度的構(gòu)建

通過對財務規(guī)章制度和管理細則的梳理，對國家、省相關(guān)的制定和要求進行全面的收集和整理，建立了S科學院財務管理辦法：《S科學院經(jīng)濟活動內(nèi)部控制管理辦法》《S科學院事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》《S科學院差旅費管理辦法》《S科學院會議費管理辦法》《S科學院專家咨詢費管理辦法》《S科學院科研財務助理管理辦法》《S科學院會計檔案管理辦法》《S科學院科研經(jīng)費管理辦法》《S科學院院機關(guān)經(jīng)濟活動審批權(quán)限管理辦法》，實現(xiàn)按國家標準預置差旅費、公務接待、會議費、培訓費等標準管理，實現(xiàn)淡旺季管理，在財務信息系統(tǒng)中嵌入與內(nèi)控相關(guān)的各項法律法規(guī)。

3.4 搭建園區(qū)“一卡通”的繳存和取費系統(tǒng)

為了逐步規(guī)范院區(qū)的各項收費和結(jié)算工作，財務部門會同相關(guān)部門和單位共同完成了院區(qū)“一卡通”結(jié)算中心的搭建工作，并委托物業(yè)公司負責系統(tǒng)前臺的運行和管理，軟件負責后臺數(shù)據(jù)的運維和上傳。為全院職工辦理園區(qū)卡，實現(xiàn)餐卡的充值和消費。并設計將院區(qū)的各項收費業(yè)務逐步納入結(jié)算系統(tǒng)進行管理，統(tǒng)一納入財務信息系統(tǒng)集中管理，加強對收費和結(jié)算工作的核實和監(jiān)督，不斷提高服務全院的水平。

3.5 科研財務助理團隊建設

按照國家、省的推動科技創(chuàng)新發(fā)展的新政策、新要求，落實《S科學院科研財務助理管理辦法》，S科學院啟動科研財務助理的遴選、培訓和聘用工作，使科研人員能夠從復雜的財務業(yè)務中解脫出來，潛心科學研究。院財務部門對全院100余名科研助理人員進行了科研經(jīng)費管理和財務制度的業(yè)務培訓，相關(guān)處室部門對參加培訓的科研財務助理進行了考核。

為配合好院財務管理系統(tǒng)網(wǎng)上報銷業(yè)務，開展了科研財務助理軟件培訓工作，使科研財務助理基本掌握賬務處理流程、熟練財務軟件的主要功能及其使用方法，運用所學的理論知識了解財務軟件的操作流程，培養(yǎng)實際工作能力和分析解決問題的能力，為今后從事科研財務助理工作打下良好基礎。

4 研究效果

4.1 預算控制由手工核算向全過程核算轉(zhuǎn)變

預算管理系統(tǒng)以“經(jīng)費預算和使用為主線、預算執(zhí)行和控制為重點，核算和監(jiān)督為依托，財務分析為評價依據(jù)”的管理體系，提升遠程報銷服務與監(jiān)督能力。通過院所兩級管理預算管理實現(xiàn)預算整體規(guī)劃、分所下發(fā)，各所實現(xiàn)按部門二次分解預算，達到各所按經(jīng)濟科目精細化控制預算的目標；各所領(lǐng)導可以實時掌控預算執(zhí)行進度及資金流向，院級領(lǐng)導可以縱觀全院預算執(zhí)行，為決策分析做數(shù)據(jù)支撐。

4.2 報銷工作由手工簽字向網(wǎng)上移動審批轉(zhuǎn)變

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)新增了大眾版網(wǎng)上報銷功能，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的報銷單據(jù)手工填寫核算、人工流轉(zhuǎn)簽字向計算機網(wǎng)頁填寫系統(tǒng)自動核算，附件高拍儀拍照上傳，審核系統(tǒng)自動按流程節(jié)點流轉(zhuǎn)，領(lǐng)導網(wǎng)上審批、手機移動審批的轉(zhuǎn)變。系統(tǒng)做到了報銷單據(jù)全院標準規(guī)范統(tǒng)一、報銷流程依照各所需求靈活定制。差旅費報銷單、因公出國（境）費用報銷單實現(xiàn)了按人進行分類統(tǒng)計核算的功能?？蒲腥藛T通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的填報，可以在項目驗收時自行查詢到項目相關(guān)的各項費用，自行打印相關(guān)原始單據(jù)，減少了科研人員和會計人員的工作負擔。

4.3 由業(yè)務模塊分散管理向數(shù)據(jù)集中管控轉(zhuǎn)變

系統(tǒng)實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的科目式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭颇考虞o助核算的多口徑管理模式，各業(yè)務模塊自動生成財務憑證，保證業(yè)務及時入賬，實現(xiàn)自動對賬，提高財務制證工作效率；實現(xiàn)預算、財務、業(yè)務數(shù)據(jù)根據(jù)不同條件一鍵式查詢預算執(zhí)行進度和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，快速生成各類所需報表及自定義樣式報表，為財務管理工作帶來極大的便利。

4.4 由單一工資發(fā)放向工資、其他薪資綜合管理轉(zhuǎn)變

薪資管理模塊實現(xiàn)了薪資多次發(fā)放、其他薪資和勞務費單獨發(fā)放功能，系統(tǒng)自動合并計稅及一次性獎金計稅管理，解決了手工計稅煩瑣、人為錯誤風險問題，為工資管理人員管理工資發(fā)放提供智能化的工具。系統(tǒng)還實現(xiàn)了自動生成個人所得稅申報表，實現(xiàn)與地稅系統(tǒng)聯(lián)動功能。

4.5 由紙質(zhì)報表查詢到綜合網(wǎng)上查詢模式轉(zhuǎn)變

實現(xiàn)各級領(lǐng)導直觀快捷的對單位資金情況隨時隨地云查詢，包括部門預算執(zhí)行數(shù)據(jù)、項目預算執(zhí)行數(shù)據(jù)、各類收支查詢、部門往來、個人往來、個人借款、報銷單據(jù)、工資及其他薪資數(shù)據(jù)的查詢。系統(tǒng)支持對查詢信息進行分類分級授權(quán)管理，減輕財務權(quán)限管理風險和管理難度。電子報表模塊除了傳統(tǒng)報表常用的資產(chǎn)負債表、財政補助收入、收入支出表外，增加了會計科目匯總表、經(jīng)濟科目匯總表、科技成果轉(zhuǎn)化收益分配方案、個人收入統(tǒng)計表等各種報表。電子報表系統(tǒng)還改變了原先只有完成記賬操作的憑證才能統(tǒng)計匯總數(shù)據(jù)完成報表的模式，可以實現(xiàn)實時查看已審核未記賬的憑證數(shù)據(jù)，做到了財務數(shù)據(jù)全天候?qū)崟r查詢。

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