檔案文件資料收集工作面臨的問題及對策

劉曉明，臧志美，馬玉彪

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟南 250100）

檔案是維護歷史真實面貌的有效記憶工具，檔案文件資料收集工作是檔案室取得和積累檔案的一種主要手段，在檔案工作中處于特殊地位。從全部檔案管理業(yè)務工作程序來看，收集工作是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，收集工作的質(zhì)量直接決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。檔案收集齊全完整、符合質(zhì)量要求，可為以后的整理、編目、鑒定、保管、查詢、利用等業(yè)務工作創(chuàng)造良好的條件，也為檔案資源的開發(fā)與利用奠定堅實的基礎，因此，做好檔案工作必須首先做好檔案收集工作。

1 檔案收集存在的問題

1.1 檔案文件資料收集過程中的漏缺現(xiàn)象

1）檔案文件資料收集缺乏源頭意識。檔案文件資料作為業(yè)務工作的伴生物，其產(chǎn)生有明顯的分散性特點，且檔案又不同于一般的信息資料，它是特定的形成者在當時、當?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不能編寫或改變，因此如未在文件資料形成初期確定歸檔范圍，則會造成未及時歸檔的文件無法恢復或后補。文件材料的產(chǎn)生，往往伴隨業(yè)務工作的開展，一些工作人員對在工作流程中形成的較為分散的文件資料，缺乏及時歸檔的意識，直至年終歸檔時才發(fā)現(xiàn)資料丟失或損毀，一些丟失的材料無法后補，損害了檔案材料的齊全性和完整性，給后期的查找、利用工作帶來困難。

2）檔案文件資料收集過程出現(xiàn)漏缺。目前，檔案收集工作雖有相應的規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范，但在實際收集過程中依然存在缺乏強有力的組織保障的情況，尤其在檔案預收集階段尤為突出。一是某些部門的文件資料常常散落的堆在一起，未按時間、事由、項目分類保管，沒有裝具，也沒有任何保護；二是檔案人員常常碰到因部門調(diào)整、工作變更、人員變動，致使文件資料收集過程出現(xiàn)脫節(jié)，最終導致一些原始資料查找困難。

1.2 檔案文件資料收集工作組織保障乏力

1）對檔案文件資料收集工作重視程度不足。一是在檔案收集過程中，某些業(yè)務部門，較為關注具體工作，對檔案收集工作的重要性認識不深刻，對一些在工作流程中形成的文件資料自己留存，不移交檔案室；二是某些業(yè)務部門，武斷的認為工作中產(chǎn)生的文件屬于臨時性文件，文件資料放在自己手中使用方便，移交檔案部門手續(xù)繁瑣，整理費時、費事、費力，因此而不愿移交。

2）檔案文件資料收集工作缺乏激勵機制。由于各種客觀原因，檔案崗位無論是在一個單位還是在一個部門，往往不受重視，檔案人員日復一日、年復一年、重復繁重的工作，卻缺乏必要的認可和激勵，檔案人員上升渠道窄，致使很多人不愿意干檔案，由此造成部分檔案人員在工作中被動，在思想上應付，工作陷入惡性循環(huán)中。

3）兼職檔案員流動頻繁。業(yè)務部門的檔案人員，多為兼職檔案員，一些業(yè)務部門由于工作變動、人員調(diào)整、使得兼職檔案員更換頻繁，致使一些對收集工作不熟悉、對業(yè)務流程不了解、對存檔范圍不把握的工作人員，因缺乏對歸檔文件的精確判斷，導致部分檔案資料遺漏；且兼職檔案人員往往在承擔檔案收集工作的同時還承擔其他業(yè)務工作，致使在收集部分文件資料時應付了事，對漏缺的檔案不愿去費心查找，因此造成檔案收集的不系統(tǒng)、不全面、不規(guī)范。

1.3 檔案文件資料收集工作的協(xié)作性弱化

1）歸檔范圍的界定需要各部門配合?；鶎訂挝坏墓ぷ魈攸c是各處室、各部門的專業(yè)化程度較強，不從事具體業(yè)務的工作人員，很難界定哪些資料需要歸檔，哪些資料需要保存，因此在檔案的預收集階段，往往要依賴業(yè)務單位或部門為檔案的歸檔范圍、分類大綱、保存年限提供必要的參考依據(jù)和實施標準。但一些業(yè)務部門或單位往往片面的認為，檔案的收集整理是檔案部門的工作，業(yè)務部門只負責移交資料，致使檔案人員在歸檔時遇到困難。

2）檔案文件資料的收集流程較為粗放。目前，大多數(shù)單位采用的收集方式是年底集中收集，統(tǒng)一分類。這樣做的優(yōu)點是能夠準確、高效、便捷的將年度內(nèi)所有文件分類整理、著錄歸檔。但在實際操作過程中，這種粗放型的收集方式極易遺漏歸檔文件，加之在搜集過程中，因工作人員變動、兼職檔案員調(diào)動、工作機構(gòu)變動等不確定因素影響，一些重要資料極可能在變動過程中丟失，因此這種粗放的收集方式依然存在較多弊端。

2 對策措施

2.1 加強檔案“源頭”意識，提高文件資料收集率

1）增強“檔案意識”，夯實檔案基礎工作。在檔案工作開展的同時，將普及“檔案意識”納入業(yè)務工作流程中：一是要及時向各單位、各部門宣傳檔案工作的重要性，將存檔觀念根植到每個工作細節(jié)；二是加強對檔案工作先進部門的宣傳，擴大檔案利用效果的影響力，讓大家意識檔案的重要性；三是注重豐富宣傳主題，創(chuàng)新宣傳形式，發(fā)掘檔案的現(xiàn)時價值，讓業(yè)務部門充分認識到檔案工作的價值所在。

2）建立健全規(guī)章制度，強化工作保障。一是建立檔案收集聯(lián)絡制度，形成收集網(wǎng)絡，這樣可使檔案材料收集工作更全面、深入地開展；二是改變收集模式，變被動收集為主動收集；三是按照不同業(yè)務部門的需求，及時跟蹤掌握收集工作進展情況，避免檔案材料遺失；四是及時做好材料預收集和登記造冊工作，詳細記錄工作流程中形成的文件材料，檔案管理部門及時跟蹤，確認檔案材料完整準確后，及時辦理交接手續(xù)。

2.2 科學制定收集方法，推進檔案標準化進程

1）跟蹤收集：檔案的形成是有一定時間規(guī)律的，當機構(gòu)、人員變化時，檔案收集也在不斷變化，這就要求工作人員要及時了解信息，跟蹤收集。

2）責任收集：將檔案收集工作責任到人，建立收集責任制，要求根據(jù)文件材料內(nèi)容的需要，按照時間任務節(jié)點的推進，跟進收集檔案材料。

3）專項收集：業(yè)務部門文件資料來源廣泛，形成分散，收集人員應在收集前期，充分調(diào)研，按項目制定分類標準，確定歸檔范圍，確保檔案收集科學規(guī)范。

4）定時收集：按照業(yè)務工作特點，確定本單位檔案工作的收集密度，確定按季度或按年度收集在一定階段內(nèi)形成的文件材料。

2.3 團結(jié)協(xié)作，強化收集工作組織保障

1）建立完善的協(xié)作機制。各級領導要重視檔案工作，要確保檔案的收集工作不會因人而異、因勢而變、因時而移；要指定專人分管檔案工作，把檔案工作納入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，列入工作考核，定期聽取匯報，實施督促檢查，及時提供人力、財力、物力等方面的支持，使檔案工作成為業(yè)務工作的有力支撐。

2）提高檔案從業(yè)者的積極性。隨著檔案信息化的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作已不僅僅是“分分類、編編頁、縫縫線、裝裝盒”那么簡單，檔案的合理化分類、檔案的有效利用、檔案的信息化建設都離不開專業(yè)人才的支撐。因此要建設高素質(zhì)的檔案隊伍，就需要從根本上改變傳統(tǒng)觀念，摒棄檔案工作就是“冷板凳”的行業(yè)偏見，牢固樹立人才興檔意識；要建立科學的引才育才機制，為檔案人員學習培訓、學術(shù)交流、業(yè)務研討等創(chuàng)造條件，讓更多優(yōu)秀人才投身檔案隊伍，也讓優(yōu)秀的檔案人員能夠獲得交流學習的機會，激發(fā)檔案隊伍活力。