醫(yī)院藥品SPD系統(tǒng)的流程設(shè)計及探討

阮錦達 梁惠瑩 伍煒培

廣東省江門市中心醫(yī)院藥學(xué)部,廣東江門 529030

近年來，醫(yī)改新政的實施給公立醫(yī)院運營帶來挑戰(zhàn)[1]，截止2017年9月，全國公立醫(yī)療機構(gòu)已全面實施藥品的零加成，以及售賣藥品不是醫(yī)院主要的利潤來源，而是向醫(yī)院的成本中心進行轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的藥品管理模式面臨醫(yī)院藥品更新速度慢、以及資金積壓很大、藥品進行管理的環(huán)節(jié)多、加上庫存藥品需要的占地面積相對較大[2]、流通過程費用高等諸多問題，雖政府有一定的醫(yī)療服務(wù)價格補償，但醫(yī)院如不再在藥品的供應(yīng)、儲存、配送等諸多環(huán)節(jié)中找到高效管理辦法，將為醫(yī)院資金運營帶來巨大壓力[3-4]。因此，如何降低醫(yī)院內(nèi)藥品運營費用，是醫(yī)改大環(huán)境下藥品管理模式升級的必然要求。同時，根據(jù)《廣東省深化公立醫(yī)院綜合改革行動方案》，方案要求全面推廣藥品和醫(yī)用耗材集團采購，健全藥品供應(yīng)保障機制。廣東省部分醫(yī)院將試點進入集團采購組織（GPO），GPO模式為中標藥品由政府部門集中采購，搭建藥品信息平臺，批量采購，將醫(yī)院部分藥品物流整合至藥品供應(yīng)鏈體系[5]，這也為SPD施行帶來契機。

1 醫(yī)院藥品SPD系統(tǒng)的流程設(shè)計、優(yōu)點和難點

SPD，是指藥品供應(yīng)（supply）、管理（processing）和配送（distribution）第三方物流系統(tǒng)，作為一種專門管理藥品的信息系統(tǒng)，隨著藥品集團采購的推廣實施，將在藥品管理工作中起著越來越重要的作用。結(jié)合醫(yī)院實際，探討SPD系統(tǒng)的設(shè)計、優(yōu)點和難點。

1.1 藥品SPD系統(tǒng)的流程設(shè)計

SPD系統(tǒng)通過醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）與醫(yī)藥公司物流平臺相對接，可準確查詢藥品的流向，改變了以往藥品從供貨商發(fā)出再到患者手中的各個環(huán)節(jié)不明確的狀態(tài)[6]，參照中山市南朗醫(yī)院SPD流程，結(jié)合醫(yī)院實際，設(shè)計如下流程圖：

圖1 SPD智能物流系統(tǒng)流程圖

1.2 SPD系統(tǒng)設(shè)計的五個板塊

1.2.1 采購訂單 各藥房藥品管理員每周可通過該模塊，通過SPD系統(tǒng)分析藥品歷史消耗、實時庫存等功能自動制成初步藥品目標采購計劃，各小組采購計劃匯總至采購，采購根據(jù)HIS系統(tǒng)患者人數(shù)、門診量等院內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，審核計劃后進行確認。在模塊可實現(xiàn)平臺直接呈現(xiàn)采購計劃、醫(yī)藥公司實時庫存是否與計劃匹配、計劃數(shù)量差額可提示醫(yī)藥公司進行補貨，可減去中間諸多環(huán)節(jié)，高效進行計劃下單。

1.2.2 審核訂單 采購確認計劃訂單，根據(jù)醫(yī)藥公司庫存通過平臺分配供應(yīng)商。藥品供應(yīng)商可通過SPD系統(tǒng)查看醫(yī)院的計劃訂單，高效安排藥品出庫相關(guān)資料和物流安排，及時保證藥品供應(yīng)配送。

1.2.3 實行統(tǒng)一收貨平臺，出入庫管理 藥品供貨商完成出庫后，SPD系統(tǒng)中可查詢對應(yīng)收貨單，收貨單涵蓋具體的發(fā)票信息、形成整箱或拼箱的條形碼，醫(yī)院藥品管理員通過登錄SPD系統(tǒng)，通過平臺進行掃碼驗收，將藥品的每條信息進行掃碼處理（包括基本的藥品的名稱、數(shù)量以及規(guī)格、批準文號、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品批號、藥品有效期、藥品價格、發(fā)票號、收貨時間、收貨藥師）都記錄在SPD系統(tǒng)，校對藥品數(shù)量、價格和檢驗合格報告書等資料后再予以審核確認，將收貨單信息導(dǎo)入HIS系統(tǒng)，形成入庫單，再記賬入庫。在HIS系統(tǒng)同樣掃描入庫單號，完成藥庫與藥房調(diào)撥出庫。通過收貨平臺可直接在藥房完成出入單和記賬，與舊模式的藥品驗收再調(diào)撥，減少中間環(huán)節(jié)，高效完成藥品驗收和出入庫工作。

1.2.4 訂單狀態(tài)的查詢 采購員在完成了上述的相關(guān)的采購計劃以后再進行信息的確認，可以以訂單號的方式查詢或者以及相關(guān)的界面物流來查看藥品的配送狀態(tài)，如藥品出庫配送、配送藥品數(shù)量、配送藥品在途、暫時缺貨、下周到貨等，從而詳細了解藥品配送情況。如供應(yīng)商供應(yīng)不足，可為采取緊急應(yīng)對預(yù)案和頂替方案贏得時間，保障藥品供應(yīng)。另外，為抓住重點和提高效率，界面清晰明白，SPD系統(tǒng)進行相關(guān)顏色設(shè)置設(shè)計[6]：若供應(yīng)數(shù)與計劃數(shù)一致，則為灰色；若供應(yīng)數(shù)少于計劃數(shù)，則為橙色；缺貨為紅色；藥品在途為黃色；出庫配送為綠色，顏色一目了然，不用具體核對計劃數(shù)量。為方便對采購藥品計劃進行及時的調(diào)整，在訂單查詢界面上還設(shè)有終止訂單的功能。

1.2.5 藥品基礎(chǔ)資料維護 為保證采購藥品的來源穩(wěn)定、質(zhì)量可控和藥品更新，HIS系統(tǒng)中藥品的基礎(chǔ)信息字典[5]，包括藥品編碼、名稱、規(guī)格、包裝、廠家的更新由HIS系統(tǒng)導(dǎo)出EXCEL數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入SPD系統(tǒng)平臺，并限定采購才具有權(quán)限進行操作；為藥品供應(yīng)商出庫的條碼信息的更新和維護，配合醫(yī)院的實際情況進行更新包裝數(shù)據(jù)，醫(yī)藥公司可在SPD系統(tǒng)則修改出庫用的包裝信息，同時可保障藥品靈活穩(wěn)定供應(yīng)。

2 SPD系統(tǒng)對藥品管理工作的優(yōu)勢影響

2.1 藥品源頭管理工作更精準

2.1.1 無縫銜接，準確率高 SPD系統(tǒng)顯著提高住院醫(yī)療的患者在用藥等方面的安全性。對藥品施行了管理藥品的SPD系統(tǒng)后，藥師從繁忙的工作中解放出來，傳統(tǒng)的藥品進出庫以及復(fù)雜的監(jiān)管流程使得藥師沒有更多的時間以及經(jīng)歷放在對藥品的規(guī)格以及有效期的審和尚。就不能保證患者用藥的安全性。SPD有功能全面的掃描條形碼等技術(shù)，對于入庫的藥品進行儀器的掃描并審核，計算機的信息系統(tǒng)會準確的核對醫(yī)院藥品入庫的多少以及藥品種類。當出現(xiàn)實際數(shù)量與計劃數(shù)量不相符時，系統(tǒng)就會提示相關(guān)人員進行實時核對，這一方面也會很大程度上確保了患者用藥的安全。能夠有效實現(xiàn)醫(yī)院藥房藥品計劃下單、供應(yīng)商藥品配送到醫(yī)院的藥房、藥房需要掃描驗收、實行HIS電子進行出入庫、以及記賬等工作使得醫(yī)院內(nèi)部的藥品相關(guān)信息更加透明，整個過程沒有過多的人為因素對數(shù)據(jù)改動或者輸入[2]，是一個完整的無縫鏈接過程，消除過多人為因素的影響，完成藥品采購運營管理模式的轉(zhuǎn)型升級。

2.1.2 直觀監(jiān)測每月銷售異常的藥品品種 通過SPD系統(tǒng)，庫存計劃界面可以將使用異常的藥品類型可以直觀簡便的進行查看[5]、查看有關(guān)滯銷藥品的信息，這樣的體系對醫(yī)院進行藥品管理是非常有利的，有效提高藥品的周轉(zhuǎn)率，很大程度上降低了因為藥品過期失效而導(dǎo)致的藥物資源的浪費。

2.1.3 藥品的有效期管理得到加強 在進行藥品的驗收時，如果訂單中有效期不在六個月以內(nèi)的藥品的，SPD系統(tǒng)就會相關(guān)的提示信息，待藥品管理確定才可進行下一步，可及時提醒藥品管理員對于有效期的敏感性。

2.2 提高工作質(zhì)量和工作效率

通過SPD系統(tǒng)，藥品計劃訂單傳送及查詢方便和高效。計劃訂單由各藥房通過SPD系統(tǒng)直接匯總發(fā)送至藥品采購，藥品采購的目錄經(jīng)過審核再直接給各大供貨商，很大程度上縮減了藥房、或者藥庫對于供貨商的溝通環(huán)節(jié)，且保障了信息的準確度。并且，可以隨時進行訂單狀態(tài)的查詢，實現(xiàn)高效的拉動供應(yīng)鏈，降低缺貨率，有效防止庫存堆積。

2.3 有效降低人力成本，提高數(shù)據(jù)準確性

醫(yī)院制訂藥品采購計劃的模式多為1月制訂1次大計劃[6]；藥庫的主要運轉(zhuǎn)模式是藥庫的藥品經(jīng)過管理員的驗需要對醫(yī)院的藥品進行票據(jù)的核對，并將核對完了的票據(jù)上交給醫(yī)院藥房的會計，并由相關(guān)工作人員將藥品的品名等藥品基本信息進行逐一的錄入，導(dǎo)致在驗收時消耗時間過長，驗收經(jīng)常會有藥品缺漏的現(xiàn)象；同時，手賬相對煩瑣、并且耗時；如果供應(yīng)商在藥品的規(guī)格上與我院HIS中藥品存在差異，需通過人工換算進行轉(zhuǎn)換，工作耗時長且易出差錯，準確率不高；藥品計劃缺乏數(shù)據(jù)性支持、易導(dǎo)致采購頻繁且?guī)齑媪窟^高。通過SPD系統(tǒng)，各項數(shù)據(jù)可精準獲取，既節(jié)省人力，又降低錯誤率，降低出錯帶來的成本損耗，提高采購工作和驗收入庫效率和準確率。

2.4 藥品的追溯過程得到實現(xiàn)

目前醫(yī)院對于藥品批號流通還沒有實現(xiàn)準確的追蹤，對于很多的醫(yī)院沒有對于藥品的批號以及有效日期或者使用的患者也就是藥品的流向有個準確的把握。尤其是沒有具體到患者取藥的相關(guān)信息，一旦發(fā)現(xiàn)這批藥品有什么問題，就很難追蹤到具體的患者，也就很難及時的把有問題的藥品召回。但是，通過SPD這個系統(tǒng)，藥品進入醫(yī)院的庫房之前就會有一個特有的條形碼以此作為藥品的識別。經(jīng)過每個環(huán)節(jié)都有相關(guān)信息的錄入，包括發(fā)藥的藥師，以及取藥的患者信息等詳細的資料。實現(xiàn)了把商品的批號作為主要追蹤線索，進而對藥品有個全程性的掌握。

醫(yī)院沒有追溯系統(tǒng)，只能按批次管理藥品，難以精確到具體哪一個患者使用哪個批次藥品。通過SPD系統(tǒng)，建立唯一的條形碼，藥品盒子貼有條形碼，條形碼涵蓋藥品名稱、規(guī)格、劑型、批號、有效期、供應(yīng)公司、驗收藥師和驗收時間等信息，一旦藥品要召回，可以實現(xiàn)主要以藥品批號作為主要的線索，在供應(yīng)商、以及藥庫、或者藥房之間實現(xiàn)流通的可追溯到全程的過程[7]。

3 SPD系統(tǒng)實施的難點

3.1 建立SPD智慧的物流存儲平臺

實現(xiàn)GPO后，GPO配送公司牽頭建立SPD系統(tǒng)物流存儲平臺和應(yīng)用條形碼技術(shù)，才能實現(xiàn)藥品計劃傳送、訂單確認、訂單追蹤和條形碼驗收。

3.2 國家未建立統(tǒng)一的賦碼體系和標準體系

全國未建立統(tǒng)一的追溯系統(tǒng)[9]，未建立統(tǒng)一標準的賦碼和藥品物聯(lián)網(wǎng)，未建立統(tǒng)一的一套編碼，生產(chǎn)企業(yè)和流通企業(yè)也未統(tǒng)一標準的物聯(lián)網(wǎng)體系。

3.3 存在泄密風(fēng)險

理想是HIS系統(tǒng)和SPD系統(tǒng)通過接口進行無縫對接，HIS系統(tǒng)為醫(yī)院管理系統(tǒng)，里面存在大量的醫(yī)院保密信息，信息共享會給醫(yī)院管理帶來風(fēng)險[8]，一旦接通接口存在泄密風(fēng)險，為保證通過HIS將藥品基礎(chǔ)信息導(dǎo)出再導(dǎo)入SPD系統(tǒng)較為合理。

3.4 業(yè)務(wù)流程得到了改造

SPD系統(tǒng)不僅在傳統(tǒng)的流程上得到了改造在藥品的進庫以及銷售等方面都有了很大程度上的影響，改變了醫(yī)院患者的在用藥上的習(xí)慣。為了使監(jiān)管系統(tǒng)能夠順利的實行，醫(yī)院展開了很多的SPD系統(tǒng)的小組，詳細的研究對醫(yī)院中系統(tǒng)的具體實施中存在的問題并得到了協(xié)調(diào)。醫(yī)務(wù)部門對于醫(yī)師進行的醫(yī)囑做出了調(diào)整。醫(yī)生囑托用藥的次數(shù)以及頻率和合理地用藥時間都明確的規(guī)定。醫(yī)院信息部門中心則將根據(jù)有關(guān)規(guī)定的改變以及管理要求作出適當?shù)恼{(diào)整。SPD將涉及很多信息系統(tǒng)的更改。

3.5 有效解決了藥品批次的問題

為了解決在醫(yī)院入庫時會有同類的藥品具有不同的生產(chǎn)批次，SPD的小組會對藥房的信息系統(tǒng)在程序上作了變動，當藥品的規(guī)格日期等基礎(chǔ)信息傳達到儀器時，相關(guān)操作人員需要進行對貼在藥品盒子上藥品的條形碼掃描來核對藥品的信息，再經(jīng)過確認并且通過后入庫。同時，再進行放置時，將同一種藥品類型將不同的生產(chǎn)批次的藥品單獨的放置，根據(jù)藥品入庫的優(yōu)先順序?qū)ζ溥M行發(fā)放。這樣來解決同類型的藥品庫存問題以及對于藥品的流向進行準確的定位。當然，還有會存在條形碼重復(fù)等問題出現(xiàn)，目前一些國外發(fā)達國家都會發(fā)放一些具有統(tǒng)一標準的條形碼，相對于國內(nèi)的沒有形成統(tǒng)一的規(guī)定，并且條形碼在醫(yī)院中使用率也不高。因為醫(yī)院的標準具有不統(tǒng)一性，在醫(yī)院藥房的藥品進行掃碼出庫時，如果條形碼發(fā)生了重復(fù)就不能準確的判斷發(fā)放的藥品是否是正確的。為了解決這一問題，藥品在進行入庫時，物流中心會掃碼對條形碼的檢查，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了重復(fù)條形碼情況就會對其重新貼碼，并在計算機系統(tǒng)中重新對條形碼在系統(tǒng)中對藥品的批號再次進行綁定，這樣一種方式來清除公立醫(yī)院在掃碼的過程中出現(xiàn)的問題。

4 結(jié)語

SPD管理系統(tǒng)可以高效對醫(yī)院的藥品進行運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)對醫(yī)院藥品的合理監(jiān)督以及加強了公立醫(yī)院藥品之間的流通，有效降低醫(yī)院的醫(yī)療的成本，同時提高醫(yī)院的效益。為公立醫(yī)院的未來發(fā)展提供了有利的保障。通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)解決傳統(tǒng)落后的藥品管理模式，選擇更加經(jīng)濟高效的藥品管理和存儲模式（SPD），解決藥品巨大的運營成本，有效減少院內(nèi)物流工作量，進行科學(xué)并且合理地備用藥品，有效提高藥品的相關(guān)管理效能，很大程度上降低了藥品的存儲過程中需要的成本，使得醫(yī)院在臨床用藥得到保障，藥品管理的難題得到了解決，實現(xiàn)藥品管理工作規(guī)范化、標準化、透明化[6]，國家一旦建立追溯體系，SPD系統(tǒng)將是將來藥品管理的新型轉(zhuǎn)變方向。