“雙一流”建設(shè)背景下高校辦公室人員工作問題探析

尹秀珍 劉桂玲

摘? ? 要：習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)指出：“一分部署，九分落實(shí)”。高校進(jìn)行“雙一流”建設(shè)，需要一流的部署，更需要一流的落實(shí)。高校辦公室人員隊(duì)伍是管理工作落實(shí)的主力，但高校辦公室隊(duì)伍普遍存在價(jià)值感低、人員結(jié)構(gòu)欠合理、職業(yè)素養(yǎng)缺乏、內(nèi)動(dòng)力不足等問題，高校應(yīng)嘗試從賦予崗位新使命、促成隊(duì)伍專業(yè)化、完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制等多個(gè)維度抓好辦公室人員隊(duì)伍工作，確保在“雙一流”建設(shè)中取得預(yù)期成效。

關(guān)鍵詞：“雙一流”;高校;管理;辦公室

中圖分類號(hào)：G647? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1002-4107（2019）01-0082-02

2017年1月，教育部、財(cái)政部、國(guó)家發(fā)展改革委印發(fā)了《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)實(shí)施辦法（暫行）》，“雙一流”建設(shè)進(jìn)入了實(shí)戰(zhàn)階段?！半p一流”建設(shè)涉及高等教育資源的爭(zhēng)奪與分配，事關(guān)高校發(fā)展乃至生死存亡，所以各大高校紛紛加入“雙一流”建設(shè)大潮中，并陸續(xù)推出了“雙一流”建設(shè)方案。習(xí)近平總書記在治國(guó)理政中強(qiáng)調(diào)“一分部署，九分落實(shí)”，并多次強(qiáng)調(diào)要狠抓落實(shí)。同樣，高校“雙一流”建設(shè)方案也得狠抓落實(shí)才能實(shí)現(xiàn)。高校辦公室人員包括部分機(jī)關(guān)（處、室）的主任、秘書、科員及二級(jí)單位的辦公室主任及各歸口秘書、干事，他們是高校管理隊(duì)伍的重要成員，承擔(dān)著高校幾乎所有管理工作的執(zhí)行與落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生間的重要橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，對(duì)高校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。這就要求在“雙一流”建設(shè)背景下，辦公室人員要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，更新工作理念，探索創(chuàng)新工作方法，認(rèn)真履行好崗位職責(zé)。但目前高校辦公室隊(duì)伍結(jié)構(gòu)及工作狀態(tài)普遍不容樂觀，作者結(jié)合工作實(shí)際，在參考部分研究的基礎(chǔ)上分析了目前高校辦公室隊(duì)伍及工作普遍存在的問題，并提出了一些具體對(duì)策與建議。

一、高校管理工作對(duì)于發(fā)展的重要性

任何一個(gè)組織都需要管理，可以說(shuō)，管理活動(dòng)是伴隨著人群的聚集、組織的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，高等學(xué)校作為組織的一種，自然也需要管理[1]?，旣悺P·阿什（Marg.K.A）說(shuō)：“一家公司的好壞取決于公司的人才，而人才能量釋放多少就要取決于績(jī)效管理了?！盵2]以此可推，高校能否有好的發(fā)展，取決于高校的師資隊(duì)伍，但師資隊(duì)伍的能量釋放多少取決于高校的管理。斯坦福大學(xué)榮譽(yù)校長(zhǎng)卡斯帕爾認(rèn)為：大學(xué)要成為有效的競(jìng)爭(zhēng)者，有效的管治結(jié)構(gòu)非常重要[3]?？梢?，高校管理對(duì)于高校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

二、高校辦公室人員工作在管理中的作用

高校辦公室人員工作內(nèi)容涉及管理工作的方方面面，承擔(dān)工作內(nèi)容繁雜，人員總數(shù)一般占到高校管理隊(duì)伍的三分之二左右，是高校管理隊(duì)伍的重要力量。高校辦公室人員工作中直接接觸廣大師生，并負(fù)責(zé)與校內(nèi)外相關(guān)人員溝通，是領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生聯(lián)系的重要橋梁，起著溝通上下、連接內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，更是政策的執(zhí)行者與落實(shí)者，在某種層面上，還是單位形象的代言。由此可見，要提高高校管理效能，必須抓好辦公室人員工作。

三、“雙一流”建設(shè)給辦公室人員提出的新挑戰(zhàn)

雖然今天的大學(xué)管理仍然有賴于領(lǐng)導(dǎo)者的智慧和素養(yǎng)，但更需要經(jīng)過(guò)科學(xué)化、專業(yè)化考究的為政方略[4]。所以在“雙一流”建設(shè)背景下，在高校與外界聯(lián)系更加密切的情況下，高校管理必須全面深化改革，必須制定更合理的內(nèi)部治理體系，向管理科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)。辦公室人員要做好四個(gè)主動(dòng)才能履行好崗位職責(zé)。一是主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，轉(zhuǎn)變工作理念，改變工作方式方法，提高工作效率;二是主動(dòng)學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)、吃透學(xué)?！半p一流”建設(shè)相關(guān)精神及“雙一流”建設(shè)方案;三是主動(dòng)結(jié)合工作實(shí)際查找自身不足、有針對(duì)性地提升相關(guān)業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì);四是主動(dòng)加強(qiáng)相關(guān)理論學(xué)習(xí)，注重在實(shí)踐中運(yùn)用理論分析問題解決問題，力爭(zhēng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策提供必要的信息。

四、高校辦公室隊(duì)伍工作存在的問題

（一）崗位認(rèn)識(shí)不到位，價(jià)值感低

辦公室人員被看作是領(lǐng)導(dǎo)的助手，僅是按指令處理具體事務(wù)，只要思想端正、人品沒有問題，人人都可以勝任。這種認(rèn)識(shí)影響了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室人員崗位的正確認(rèn)識(shí)，同時(shí)也影響了部分在崗人員本人對(duì)崗位的正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而影響了辦公室隊(duì)伍的工作氛圍與價(jià)值感。再者，辦公室人員很多工作成果是隱性的，比如學(xué)生思想教育、學(xué)生成才引導(dǎo)、師資引進(jìn)中工作人員與應(yīng)聘對(duì)象的良好溝通與服務(wù)、在相關(guān)活動(dòng)中與廣大師生及家長(zhǎng)的良好溝通等，難以明顯體現(xiàn)工作人員的工作成就與價(jià)值，更進(jìn)一步降低了辦公室人員的價(jià)值感。

（二）隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，職業(yè)素養(yǎng)缺乏

目前高校辦公室隊(duì)伍，從組成來(lái)看，有人才家屬、轉(zhuǎn)崗教師、轉(zhuǎn)崗實(shí)驗(yàn)師等;從學(xué)歷結(jié)構(gòu)來(lái)看，有大專以下學(xué)歷、大專學(xué)歷、本科生、碩士研究生、博士研究生;從專業(yè)相關(guān)性來(lái)看，大部分與管理、高等教育沒有相關(guān)性;從人員編制來(lái)看，多數(shù)是事業(yè)單位正式編制人員，部分是人事代理聘用人員，少部分是臨時(shí)聘用人員。辦公室隊(duì)伍沒有嚴(yán)格的入職標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)溝通協(xié)調(diào)能力、文字處理能力及常用辦公軟件使用能力僅做出籠統(tǒng)要求。實(shí)際上高校辦公室人員工作中需要具備管理學(xué)、教育學(xué)基本知識(shí)，具備文秘功底，但辦公室人員入職前具備相關(guān)知識(shí)或?qū)I(yè)背景人員太少，入職后學(xué)校提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)及個(gè)人主動(dòng)提升學(xué)習(xí)又較少，導(dǎo)致辦公室隊(duì)伍整體職業(yè)素養(yǎng)比較缺乏。

（三）提升渠道不通暢，職業(yè)倦怠明顯

高校辦公室隊(duì)伍中非臨聘人員占到管理崗位的一半以上，但提升渠道僅有兩條：一是職位晉升，二是職員晉升。兩條渠道都存在同樣的問題：一是名額有限，二是決定因素不清晰，三是與工作部門、工作崗位等客觀因素關(guān)聯(lián)性太大。辦公室隊(duì)伍中大部分人員看不清努力方向，看不到前途，但仍要面對(duì)繁重的工作任務(wù)，這部分人員在長(zhǎng)期得不到激勵(lì)或認(rèn)可的情況下，出現(xiàn)了明顯的職業(yè)倦怠現(xiàn)象，工作中表現(xiàn)為懶散、被動(dòng)、應(yīng)付，抵觸創(chuàng)新、抵觸改革、拒絕學(xué)習(xí)提高等，嚴(yán)重影響了辦公室工作氛圍與工作效率。

（四）考核評(píng)價(jià)機(jī)制不健全，內(nèi)動(dòng)力不足

辦公室人員工作存在面寬、類型多而雜、難以量化等問題，雖然高校對(duì)辦公室人員都有考核，但實(shí)際是只要不出現(xiàn)重大失誤，干好干壞基本都是合格，工作認(rèn)可度、個(gè)人價(jià)值感、職業(yè)前途與工資待遇基本不會(huì)存在差別。考核與評(píng)價(jià)機(jī)制的不健全、不完善，致使辦公室人員的工作變成了良心工作。長(zhǎng)此以往，辦公室人員會(huì)失去上進(jìn)心，失去追求進(jìn)步的欲望與能力，不僅嚴(yán)重影響個(gè)人發(fā)展，更會(huì)影響高校發(fā)展。

五、提升高校辦公室人員管理效率思路

（一）多維度給予重視，賦予崗位新使命

著名管理學(xué)大師彼得德魯克對(duì)“效率”和“效能”的界定非常經(jīng)典。通俗地說(shuō)，“效能”強(qiáng)調(diào)的是選擇正確的方向向目標(biāo)邁進(jìn)，這是高層領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù);“效率”強(qiáng)調(diào)的是使用正確的方法提高目標(biāo)達(dá)成的速度，這是中底層管理者的任務(wù)。辦公室人員在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下工作，目標(biāo)是追求高效率。所以，辦公室人員工作多、任務(wù)重、要求高，想做到游刃有余又高質(zhì)量地處理好各項(xiàng)工作，不僅需要良好的個(gè)人素質(zhì)，更需要大量的知識(shí)儲(chǔ)備。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)辦公室的重要性，從選人、用人、培養(yǎng)人等多維度給予辦公室各崗位進(jìn)一步的重視與認(rèn)可，同時(shí)在全校范圍營(yíng)造氛圍，賦予辦公室各崗位新使命，使辦公室人員在工作中找到存在感、價(jià)值感，同時(shí)產(chǎn)生責(zé)任感、成就感。

（二）選聘培養(yǎng)并進(jìn)，促進(jìn)隊(duì)伍專業(yè)化

現(xiàn)代大學(xué)行政管理的專門知識(shí)和技能在快速增加，不論是學(xué)校的辦公室人員，還是大學(xué)的其他行政管理部門人員，都在逐步從非專業(yè)性人員向?qū)＜倚娃D(zhuǎn)變[5]。辦公室人員工作涉及面廣，需要具有良好的個(gè)人素質(zhì)、廣博的知識(shí)儲(chǔ)備、科學(xué)的管理理念、熟練的業(yè)務(wù)技能、良好的溝通能力等必備素質(zhì)。在選聘新員工時(shí)，應(yīng)針對(duì)不同工作崗位、涉及不同的工作內(nèi)容，有針對(duì)性地選聘相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生或相關(guān)行業(yè)從業(yè)者;對(duì)于現(xiàn)有員工，應(yīng)根據(jù)工作內(nèi)容不同，經(jīng)常性地、有針對(duì)性地開展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要全面，既要包括技能，也要包括理論。

（三）考核評(píng)價(jià)與晉升聯(lián)動(dòng)，激發(fā)內(nèi)動(dòng)力

雖然復(fù)雜的考核評(píng)價(jià)一定不會(huì)受到評(píng)價(jià)對(duì)象的歡迎，也沒有哪一個(gè)考核評(píng)價(jià)辦法能真正做到包羅萬(wàn)象、完全公平公正，但嚴(yán)格的考核評(píng)價(jià)是評(píng)價(jià)對(duì)象的指揮棒，是提升工作效率的有效辦法之一。辦公室人員都是活生生的人，他們有思想，有感情，有獨(dú)立的人格，有各種需求，渴望自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。高校要在讀懂辦公室人員需求與心理的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作崗位實(shí)際及高校總體管理目標(biāo)，完善辦公室人員工作考核評(píng)價(jià)辦法，并將考核評(píng)價(jià)辦法及職務(wù)晉升、職員晉升通道進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性，使得辦公室隊(duì)伍人人有動(dòng)力、人人有壓力、人人有提升、人人有價(jià)值。

“雙一流”建設(shè)對(duì)高校而言，是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，高校在注重一流“部署”的同時(shí)，也要注重一流的“落實(shí)”，辦公室隊(duì)伍是高校“雙一流”建設(shè)中負(fù)責(zé)“落實(shí)”的重要力量，對(duì)高校發(fā)展起著重要作用。高校在“雙一流”建設(shè)背景下，一定要充分注意到辦公室工作對(duì)于高校發(fā)展的重要性，進(jìn)一步抓好辦公室隊(duì)伍工作，確保高校管理效能不打折扣，在“雙一流”建設(shè)中取得預(yù)期成效。

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