大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下計(jì)算機(jī)技術(shù)在無紙化辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用

賈美英

（太原生態(tài)工程學(xué)校，太原 030025）

1 引言

信息技術(shù)的發(fā)展，使時(shí)代環(huán)境發(fā)生了明顯的變化，并逐漸演變?yōu)榇髷?shù)據(jù)背景下的智能化時(shí)代。在高等院校的教學(xué)與常務(wù)工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化升級(jí)，可以在無紙化辦公的指導(dǎo)作用下，對(duì)傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行全面的革新，并在應(yīng)用條件上，以更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的方式，提高實(shí)務(wù)工作中的效率水平，使教育工作者能將精力更加集中的投入到教育事業(yè)中，達(dá)到系統(tǒng)升級(jí)的建設(shè)目標(biāo)。

2 無紙化辦公系統(tǒng)的發(fā)展意義

無紙化辦公，是在信息技術(shù)的指導(dǎo)下，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為載體，在推行辦公自動(dòng)化的同時(shí)，減少傳統(tǒng)工作中手動(dòng)書寫的內(nèi)容，使高校的業(yè)務(wù)內(nèi)容表現(xiàn)出明顯的規(guī)范性與程序化的特點(diǎn)。在執(zhí)行無紙化辦公系統(tǒng)中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)與思想，可以實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的高效查閱與處理，從而減少工作中的時(shí)間成本消耗，使工作效率明顯提升。而在高校的工作中，無論是從教務(wù)工作還是科研工作的角度，通過大數(shù)據(jù)無紙化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，都可以將工作內(nèi)容從冗雜的常務(wù)性等級(jí)與管理中解放出來。

同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源的參考性與智能分析功能，可以更好的為使用者提供相應(yīng)的信息支持，提高內(nèi)容管理的有效性[1]。另外，站在高校管理的角度，在構(gòu)建整體無紙化辦公系統(tǒng)的過程中，通過身份認(rèn)證系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以實(shí)現(xiàn)權(quán)限化管理，在建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)資源庫的同時(shí)，使各個(gè)崗位與不同層級(jí)的校內(nèi)人員，可以更加有序的對(duì)系統(tǒng)材料進(jìn)行調(diào)取與應(yīng)用，提高管理的有效性。甚至在師生的差異化管理中，也可利用這一信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理方法的升級(jí)。

3 無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

高校的常務(wù)性工作較為特殊，不僅有日常性的事務(wù)管理工作，也涉及到崗位上的教務(wù)管理內(nèi)容。因此，必須在兼顧以上兩方面內(nèi)容的同時(shí)，盡可能的通過無紙化辦公系統(tǒng)，做到整體工作內(nèi)容的平衡，并在進(jìn)行統(tǒng)一化管理的同時(shí)進(jìn)行區(qū)分，在調(diào)用統(tǒng)一資源的過程中，注重應(yīng)用條件上的差異化內(nèi)容，以此保證系統(tǒng)建設(shè)的完善性，使無紙化辦公的應(yīng)用價(jià)值被充分的體現(xiàn)出來。

從節(jié)約環(huán)保的角度出發(fā)，構(gòu)建無紙化辦公系統(tǒng)，可以有效的減少高校管理與教務(wù)工作中的紙張、油墨等辦公耗材產(chǎn)品的消耗，以此在提升信息數(shù)據(jù)保存完整性的同時(shí)，提高環(huán)保性水平。同時(shí)，在無紙化辦公的低碳理念下，也大大的減少了辦公成本的消耗，通過一次性的設(shè)備投入，降低了辦公中的經(jīng)濟(jì)消耗條件。

4 無紙化辦公系統(tǒng)的執(zhí)行策略

4.1 優(yōu)化大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)資源

高校的日常工作中，有大量的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，必須在進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)與分析的過程中，提高其應(yīng)用水平，使數(shù)據(jù)資料的應(yīng)用價(jià)值被充分的開發(fā)出來。可是，在傳統(tǒng)的辦公工作中，經(jīng)常會(huì)由于人員的疏忽造成材料文件處理不當(dāng)、信息內(nèi)容的遺失等問題。同時(shí)，在調(diào)取數(shù)據(jù)材料的過程中，也會(huì)在資料查詢與整理中耗費(fèi)掉大量時(shí)間和增大工作量。而通過大數(shù)據(jù)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將高校運(yùn)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息材料進(jìn)行統(tǒng)一的妥善化管理，并在整體數(shù)據(jù)庫中，形成完整的電子信息資源，在對(duì)過往信息進(jìn)行查詢與調(diào)用的工作中，可以通過便捷化的查詢功能，完成對(duì)數(shù)據(jù)材料的調(diào)用，從而提高數(shù)據(jù)信息處理的效率與精確度。

為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須在數(shù)據(jù)管理的工作中，執(zhí)行統(tǒng)一化的策略，在校園信息資料的整合上，通過整體一致性的文件處理方法與格式，進(jìn)行分層歸類管理[2]。例如，在使用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理的工作中，通過用戶登錄確認(rèn)權(quán)限后，在系統(tǒng)中進(jìn)行文件的草擬，上交給相關(guān)審核部門后，完成公文審核，并在簽發(fā)電子掌印后確定文件的權(quán)威性。然后，可將電子文件直接劃歸到公文檔案數(shù)據(jù)庫中，以此完成整個(gè)檔案文件的系統(tǒng)化管理。在整個(gè)流程操作中，沒有涉及到紙質(zhì)材料的使用與整理，并將以更加高效率的手段，完成系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源。

4.2 構(gòu)建云系統(tǒng)工作平臺(tái)

高校的無紙化辦公系統(tǒng)，不僅要在OA系統(tǒng)的輔助管理下，完成教職工的事務(wù)性管理，同時(shí)也需要在教育活動(dòng)管理中形成無紙化辦公的操作，這就需要在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的過程中兼顧不同的師生身份，以系統(tǒng)平臺(tái)作為基礎(chǔ)，執(zhí)行差異化的管理內(nèi)容，并在平臺(tái)系統(tǒng)的操作界面中，將身份認(rèn)證作為基礎(chǔ)，完成不同內(nèi)容的定位。

以學(xué)生成績管理內(nèi)容為例，以往的管理工作中，經(jīng)常會(huì)將學(xué)生的學(xué)習(xí)成績內(nèi)容由閱卷教師整理成具體數(shù)據(jù)，再交由任課教師對(duì)日常課程表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)并打分形成報(bào)告，最后在完成個(gè)人成績歸類后，將每個(gè)學(xué)生的成績報(bào)告單交由教務(wù)管理部門進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存，在流程上表現(xiàn)出了明顯的復(fù)雜性[3]。而在進(jìn)行無紙化管理的系統(tǒng)中，這些內(nèi)容都可以直接在網(wǎng)絡(luò)化的程序系統(tǒng)中完成，并在高效率的系統(tǒng)指導(dǎo)下，使不同崗位環(huán)節(jié)的工作人員，通過統(tǒng)一化工作平臺(tái)的登入，完成各自的流程內(nèi)容，從而減少了工作的重復(fù)率，并提高了處理質(zhì)量與效率。同時(shí)，在此方法中，由于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的公開性，使得成績管理的真實(shí)性水平也得到優(yōu)化，縮減了學(xué)生對(duì)成績弄虛作假的空間，保證了教育管理工作的系統(tǒng)化。

4.3 加強(qiáng)軟、硬件程序建設(shè)

軟、硬件設(shè)施是保證信息化系統(tǒng)功能性基本條件，也是高校構(gòu)建整體校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，必須在建設(shè)過程中，在保證系統(tǒng)結(jié)構(gòu)合理性條件的同時(shí)，盡可能的優(yōu)化終端端口設(shè)備與中央管理系統(tǒng)。在終端系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)中，通過電腦系統(tǒng)程序的統(tǒng)一化配置，使計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用功能上，能夠滿足整體系統(tǒng)使用的基本條件。同時(shí)，應(yīng)盡最大可能的在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中進(jìn)行優(yōu)化，使校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，都可以實(shí)現(xiàn)與主系統(tǒng)的有效連接，從而真正使教務(wù)人員在時(shí)間與空間條件上不再受到限制，能及時(shí)且高效的完成無紙化辦公的操作，達(dá)到提高工作效率的目的。通過終端系統(tǒng)中，對(duì)of fi ce軟件、影音系統(tǒng)、圖像處理軟件、數(shù)據(jù)傳輸軟件等程序終端的應(yīng)用進(jìn)行強(qiáng)化，也是配合完成整體系統(tǒng)構(gòu)建的必要途徑，使用條件上得到強(qiáng)化。尤其是在教學(xué)活動(dòng)中，將計(jì)算基數(shù)的用時(shí)進(jìn)行開發(fā)不僅可以實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，在一定程度上，也起到了優(yōu)化教學(xué)內(nèi)容的作用，為無紙化辦公在高校建設(shè)中的應(yīng)用創(chuàng)造了更深層次的使用條件。

而在硬件設(shè)備的管理中，高校也務(wù)必加大投入力度，在設(shè)備升級(jí)的基礎(chǔ)上，增加設(shè)備配置，通過傳真機(jī)、掃描儀等設(shè)施的應(yīng)用，使硬件條件滿足一切辦公需要[4]。另外，在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的設(shè)備管理工作中，還需根據(jù)設(shè)備應(yīng)用條件，實(shí)時(shí)的對(duì)設(shè)備條件進(jìn)行及時(shí)的更換，通過網(wǎng)絡(luò)適配器、路由器、交換機(jī)等硬件設(shè)施，保證網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行，為無紙化辦公系統(tǒng)的完整性，提供必要的基礎(chǔ)條件。

在中央管理系統(tǒng)中，高校的無紙化辦公系統(tǒng)構(gòu)建，必須將重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用條件與功能優(yōu)勢作用，在兼顧辦公管理的同時(shí)，優(yōu)化教務(wù)管理，將程序系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢全面的開發(fā)出來。在中央管理程序的升級(jí)中，還需兼顧數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的升級(jí)，在盡可能提高容量與處理速率的條件下，成為輔助辦公系統(tǒng)的基本條件。例如，高校的日常管理工作中，引入OA系統(tǒng)，將教務(wù)信息公布、工作量統(tǒng)計(jì)、工資查詢、崗位匯報(bào)等內(nèi)容都可以有效的整合到系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)辦公方式的升級(jí)與改造。

4.4 落實(shí)權(quán)限化身份認(rèn)證

設(shè)置用戶身份信息認(rèn)證，是保證無紙化辦公系統(tǒng)信息安全性的重要手段。在高校的無紙化辦公系統(tǒng)構(gòu)建中，通過身份認(rèn)證的方式，不僅可以在管理工作中起到分層優(yōu)化的效果，還可以在各項(xiàng)事務(wù)與教務(wù)工作的處理中，對(duì)不同崗位、不同職責(zé)的身份信息進(jìn)行認(rèn)證。尤其在師生的身份管理上，可以更好的完成操作界面的區(qū)分，并有效的執(zhí)行不同的處理項(xiàng)目，完成教務(wù)工作的管理，使無紙化辦公系統(tǒng)真正的服務(wù)于教學(xué)工作，發(fā)揮出自身的基本價(jià)值條件。

例如，學(xué)生在使用無紙化辦公系統(tǒng)時(shí)，可以在登入界面中，接收到來自教師與教務(wù)設(shè)計(jì)好的課程內(nèi)容安排，并在智能選課、自動(dòng)排課的界面，與教師登入界面中的課時(shí)安排進(jìn)行對(duì)接，從而更加高效的完成課程管理。通過不同身份認(rèn)證下的權(quán)限管理辦法，實(shí)現(xiàn)了教務(wù)工作的數(shù)據(jù)化統(tǒng)籌。

5 結(jié)束語

高校工作中的無紙化辦公系統(tǒng)的建立，不僅是順應(yīng)時(shí)代技術(shù)條件發(fā)展的基本內(nèi)容，也是今后辦公方式變革的方向。在構(gòu)建無紙化辦公系統(tǒng)的過程中，務(wù)必在了解其發(fā)展特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，明確應(yīng)用目的，并在方法策略中重點(diǎn)對(duì)優(yōu)化資源、構(gòu)建平臺(tái)、設(shè)施強(qiáng)化、身份認(rèn)證等內(nèi)容進(jìn)行強(qiáng)化，從而真正意義上發(fā)揮出新型辦公模式的優(yōu)勢價(jià)值，為高校辦公模式升級(jí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。