淺談?dòng)?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用

陳勇軍

（江漢藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，潛江 433100）

引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案已經(jīng)成為一種十分關(guān)鍵的信息資源，是社會(huì)信息系統(tǒng)中十分關(guān)鍵的一個(gè)因素。檔案包含多種形式，文字、圖表、聲像等都可以對(duì)檔案中的信息進(jìn)行記錄。我國(guó)歷史悠久，現(xiàn)今正處于快速發(fā)展的階段，檔案的積累已經(jīng)成為一個(gè)龐大的數(shù)量，制定合理有效的檔案管理方式，不僅可以提高檔案管理的效率，還可以提高檔案對(duì)社會(huì)的服務(wù)效率，推進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

1.1 及時(shí)性

在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，最常見的檔案收集方法是通過約定統(tǒng)一的時(shí)間，對(duì)上一時(shí)期的資料進(jìn)行整理。這樣收集資料的方式，導(dǎo)致在檔案館中，最新的資料也是上時(shí)期的資料，使檔案信息的收集具有一定的滯后性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案記錄的及時(shí)性。計(jì)算機(jī)的使用打破了傳統(tǒng)檔案管理中時(shí)間與空間的局限性，檔案人員通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的采集、修改、保存等步驟，可以隨時(shí)將自身整理好的檔案上傳到檔案室，降低地域因素對(duì)檔案管理的影響[1]。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，保證檔案館可以收集到最新的信息，使檔案管理工作具有時(shí)效性。

1.2 共享性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，要對(duì)不同部分之間的信息進(jìn)行整理收集，必須約定時(shí)間統(tǒng)一對(duì)信息進(jìn)行收集，或是專門到檔案館中進(jìn)行資料的整理，使檔案管理工作受到一定的約束，降低了檔案管理的效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，可以通過內(nèi)部網(wǎng)站的建立，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理人員只需將收集的信息上傳到內(nèi)部網(wǎng)站當(dāng)中，其余部門即可進(jìn)行查看，提高信息流通的速度。在網(wǎng)站當(dāng)中，各部門可以根據(jù)自身需要，對(duì)允許開放的信息進(jìn)行下載、查看，減少傳統(tǒng)檔案管理中復(fù)雜的手續(xù)，節(jié)省了檔案管理人員的工作時(shí)間，實(shí)現(xiàn)資源利用的高效化、合理化。

1.3 服務(wù)性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，同一時(shí)期內(nèi)，一些檔案只能供一個(gè)用戶進(jìn)行使用，其他的用戶只能進(jìn)行等待，降低了檔案利用的效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的多用戶使用，有效提高了檔案的利用效率。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算，可以將允許開放的檔案資源上傳到特定的網(wǎng)站中，用戶只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以快速的獲取到自己所需的信息。在檔案管理工作中，檔案館需要與其他的檔案部門及時(shí)進(jìn)行溝通，獲取最新的檔案信息，進(jìn)行記錄整理，不斷豐富檔案信息資源，為檔案使用者提供全面的檔案信息，為社會(huì)的發(fā)展提供信息服務(wù)。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中具體的應(yīng)用方式

2.1 建立檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館的應(yīng)用中，可以幫助檔案館建立檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部建立一個(gè)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、管理、保存，提高檔案管理的時(shí)效性[2]。此外還可以通過加入互聯(lián)網(wǎng)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使用戶通過網(wǎng)絡(luò)就可對(duì)所需信息進(jìn)行查詢使用，提高了檔案館的服務(wù)性。在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須注重對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，避免受到病毒或人為的傷害，加強(qiáng)檔案信息管理工作的保密力度，提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。

2.2 建立電子檔案館

近年來，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理的工作量也在不斷增加，為提高檔案管理的工作效率，可以建立電子檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理。將檔案中的文字、圖表、影像輸入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的“云儲(chǔ)存”功能，將具體的檔案館虛擬化，實(shí)現(xiàn)檔案館建立的現(xiàn)代化。電子檔案館的建立，可以方便員工對(duì)檔案進(jìn)行搜索、修改，并且使用電子檔案館還可以延長(zhǎng)檔案的保管年限，不必?fù)?dān)心檔案會(huì)出現(xiàn)老化的情況，節(jié)省了修復(fù)所需的人力、物力。

2.3 實(shí)現(xiàn)“文檔管理一體化”

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用可以快速的實(shí)現(xiàn)“文檔管理的一體化”。在傳統(tǒng)的文檔管理當(dāng)中，要對(duì)文檔進(jìn)行整理就必須約定統(tǒng)一的時(shí)間，對(duì)各個(gè)部門之間的信息進(jìn)行收集、整理，這樣得到的信息具有一定的滯后性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)路計(jì)算在檔案館中的應(yīng)用，可以使檔案信息及時(shí)的上傳到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，方便管理人員對(duì)信息及時(shí)的進(jìn)行歸類、歸檔，實(shí)現(xiàn)了檔案信息收集的及時(shí)性[3]。

2.4 加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文檔管理工作中的運(yùn)用，檔案館的辦公方式也在發(fā)生著改變。在現(xiàn)代化的管理工作中，需要通過現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行管理，因此在人才的招聘過程中，需要選用具有高素質(zhì)、高技能的管理人員。對(duì)于之前的員工，要定期的進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)員工利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行辦公的意識(shí)，促進(jìn)員工不斷的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)知識(shí)，提高管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的改革創(chuàng)新。

3 結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也必須跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的及時(shí)性、共享性，提高檔案館對(duì)社會(huì)的服務(wù)性。在檔案館的未來發(fā)展中，需要加大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用程度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的高效性。