談項(xiàng)目監(jiān)理日志管理的措施和建議

周佳妮 張 健

(1.太原理工恒基巖土工程科技有限公司，山西太原 030024; 2.太原理工大成工程有限公司，山西太原 030024)

項(xiàng)目《監(jiān)理日志》是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每日監(jiān)理工作記錄，是工程監(jiān)理的重要文件資料，也是現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》要求的監(jiān)理單位必須歸檔保存的文件資料，是監(jiān)理活動(dòng)最真實(shí)最全面的記錄，是反映監(jiān)理工作水平的窗口，所以記好《監(jiān)理日志》不僅是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的重要職責(zé)，而且也能反映監(jiān)理單位的管理水平。針對(duì)項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的記錄工作，各項(xiàng)目管理公司不僅應(yīng)要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)記好項(xiàng)目《監(jiān)理日志》，而且也應(yīng)做好《監(jiān)理日志》的管理工作。本文針對(duì)目前《監(jiān)理日志》的記錄現(xiàn)狀提出項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的管理措施和建議。

1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)培訓(xùn)

目前公司《監(jiān)理日志》的記錄水平參差不齊，好多項(xiàng)目總監(jiān)對(duì)《監(jiān)理日志》記錄不夠重視，不僅自己不愿親自記錄，而且在指定記錄人記錄完成后也沒(méi)有做到定期審閱，或者對(duì)項(xiàng)目《監(jiān)理日志》記錄內(nèi)容僅僅簽字了事，并沒(méi)有認(rèn)真對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行審閱。分析其主要原因并不是我們公司從業(yè)人員的執(zhí)業(yè)水平不高，而是工作責(zé)任心不足，項(xiàng)目總監(jiān)既沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己的執(zhí)業(yè)行為對(duì)公司的影響和可能給公司帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，更沒(méi)有認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的積極作用，全面完整真實(shí)記錄項(xiàng)目《監(jiān)理日志》不僅可以在工程出現(xiàn)質(zhì)量或安全問(wèn)題時(shí)提供說(shuō)明問(wèn)題的重要依據(jù)資料，同時(shí)也是保護(hù)我們監(jiān)理人員自身的重要依據(jù)之一，而且可以規(guī)避監(jiān)理單位風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)以上情況建議采取以下措施。

1.1 公司通過(guò)培訓(xùn)與項(xiàng)目管理公司管理人員統(tǒng)一思想

公司可以以會(huì)議或培訓(xùn)的形式對(duì)項(xiàng)目管理公司經(jīng)理和管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步領(lǐng)會(huì)項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的重要作用和積極影響。

1.2 項(xiàng)目管理公司組織培訓(xùn)與項(xiàng)目總監(jiān)統(tǒng)一思想

項(xiàng)目管理公司管理人員經(jīng)過(guò)公司培訓(xùn)與公司機(jī)關(guān)達(dá)到思想共識(shí)后組織項(xiàng)目總監(jiān)進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合項(xiàng)目總監(jiān)工作職責(zé)從思想上促使項(xiàng)目總監(jiān)明確項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的重要作用，在培訓(xùn)期間可以邀請(qǐng)公司職能部室參加，以便于項(xiàng)目管理公司對(duì)于公司標(biāo)準(zhǔn)制度理解上的偏差可以及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充糾正。

1.3 對(duì)新入職員工進(jìn)行宣貫培訓(xùn)

項(xiàng)目管理公司對(duì)新入職員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)，重點(diǎn)了解公司的組織機(jī)構(gòu)、發(fā)展概況、企業(yè)文化及公司制定的各種規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中與老員工一起協(xié)助項(xiàng)目總監(jiān)記好《監(jiān)理日志》。

2 制定標(biāo)準(zhǔn)，環(huán)環(huán)相扣

多年來(lái)公司根據(jù)日積月累的管理經(jīng)驗(yàn)不斷改革不斷摸索，在改革中進(jìn)步，在摸索中前行，但在實(shí)際過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)根據(jù)需要制定了各種制度，以致在制度實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)仁者見(jiàn)仁、智者見(jiàn)智的評(píng)判結(jié)論，由于沒(méi)有統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，再加上立場(chǎng)角度和工作背景不同，導(dǎo)致公司職能部門(mén)和項(xiàng)目管理公司在執(zhí)行制度過(guò)程中難以達(dá)成共識(shí)，影響工作效率和質(zhì)量。針對(duì)以上情況建議采取以下措施。

2.1 公司制定綱領(lǐng)性標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行到各級(jí)部門(mén)和每位員工

公司目前實(shí)行二級(jí)管理，雖然各項(xiàng)目管理公司獨(dú)立經(jīng)營(yíng)獨(dú)立核算，但始終是在公司統(tǒng)一指導(dǎo)下的獨(dú)立經(jīng)營(yíng)，項(xiàng)目管理公司與公司機(jī)關(guān)的關(guān)系既有其獨(dú)立性又有其依賴性，針對(duì)項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的記錄，雖然公司制定了相應(yīng)的《日志日記管理辦法》，并在辦法中規(guī)定了考核評(píng)價(jià)流程，但在實(shí)際評(píng)價(jià)過(guò)程中由于沒(méi)有統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目管理公司和公司工程建設(shè)部評(píng)價(jià)結(jié)論大不相同，這就需要制定一個(gè)綱領(lǐng)性的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實(shí)到各項(xiàng)目監(jiān)理部和各級(jí)管理部門(mén)。

2.2 項(xiàng)目管理公司在公司標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定針對(duì)性標(biāo)準(zhǔn)

各項(xiàng)目管理公司在貫徹公司管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上可以針對(duì)所轄項(xiàng)目的工程特點(diǎn)和人員構(gòu)成情況制定更加適用于自己公司的針對(duì)性標(biāo)準(zhǔn)，但必須在不違反公司標(biāo)準(zhǔn)的遵旨下進(jìn)行制定，不能有悖于公司標(biāo)準(zhǔn)，并將所指定標(biāo)準(zhǔn)抄送公司審核備案。

3 加強(qiáng)管理，制度激勵(lì)

項(xiàng)目《監(jiān)理日志》是監(jiān)理工作的“產(chǎn)品”而在監(jiān)理工作過(guò)程中又經(jīng)常面臨著各種潛在風(fēng)險(xiǎn)，包括勞動(dòng)用人風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)理自身人員風(fēng)險(xiǎn)和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理風(fēng)險(xiǎn)，如何規(guī)避監(jiān)理單位的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，這是我們每位監(jiān)理從業(yè)人員應(yīng)該考慮的問(wèn)題，如果項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)能夠真實(shí)全面完整的記好《監(jiān)理日志》對(duì)監(jiān)理單位規(guī)避各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)具有積極的作用，但在實(shí)際記錄《監(jiān)理日志》過(guò)程中，記錄人員敷衍應(yīng)付，項(xiàng)目總監(jiān)懶于管理，一旦監(jiān)理項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量安全方面的問(wèn)題，查閱項(xiàng)目《監(jiān)理日志》時(shí)卻難以找出有價(jià)值的線索和依據(jù)，針對(duì)以上情況建議采取下列措施。

3.1 加強(qiáng)人力資源管理，有效規(guī)避監(jiān)理自身人員風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目《監(jiān)理日志》是監(jiān)理工作的產(chǎn)品，開(kāi)展監(jiān)理工作最直接的成本就是監(jiān)理從業(yè)人員，以人為本是監(jiān)理工作的宗旨，項(xiàng)目管理從業(yè)人員自身安全在監(jiān)理工作過(guò)程中不容忽視，項(xiàng)目總監(jiān)作為項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)最直接的負(fù)責(zé)人，在監(jiān)理人員自身風(fēng)險(xiǎn)方面應(yīng)該有責(zé)任意識(shí)，這就需要項(xiàng)目總監(jiān)在監(jiān)理人員進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)后組織項(xiàng)目監(jiān)理人員按照公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全三體系認(rèn)證要求針對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行危險(xiǎn)源辨識(shí)，針對(duì)危險(xiǎn)源對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理人員進(jìn)行提示，并在每日上崗前將對(duì)監(jiān)理人員工作指令及工作安排情況記錄進(jìn)入《監(jiān)理日志》，同時(shí)可將提示事項(xiàng)也記錄進(jìn)入《監(jiān)理日志》，并應(yīng)建立請(qǐng)假制度，監(jiān)理人員如果有事請(qǐng)假應(yīng)該留存請(qǐng)假條并將請(qǐng)假情況記錄在《監(jiān)理日志》中，一旦監(jiān)理人員在請(qǐng)假期間出現(xiàn)安全事宜或違反總監(jiān)規(guī)定擅自行動(dòng)出現(xiàn)危及人身安全的事項(xiàng)引發(fā)勞動(dòng)糾紛，項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的完整記錄可以提供有力的證據(jù)。

3.2 真實(shí)完整記錄《監(jiān)理日志》，有效規(guī)避監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)安全風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)際監(jiān)理工作過(guò)程中項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)配置各專業(yè)監(jiān)理人員，每位監(jiān)理人員分工不同各司其職，項(xiàng)目《監(jiān)理日志》是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)每日監(jiān)理工作的記錄，不是監(jiān)理人員的個(gè)人日記，這就需要《監(jiān)理日志》記錄人全面了解項(xiàng)目每日工作情況，項(xiàng)目總監(jiān)可以在每日監(jiān)理工作結(jié)束前召開(kāi)碰頭會(huì)，由各專業(yè)監(jiān)理人員匯報(bào)當(dāng)日負(fù)責(zé)監(jiān)理工作情況，記錄人進(jìn)行匯總記錄，并將現(xiàn)場(chǎng)排查出現(xiàn)的安全隱患和處理結(jié)果真實(shí)完整記錄進(jìn)入《監(jiān)理日志》，一旦出現(xiàn)安全方面的爭(zhēng)端，《監(jiān)理日志》可以作為說(shuō)明問(wèn)題的重要依據(jù)資料，并作為保護(hù)我們監(jiān)理人員自身的重要證據(jù)之一。所以在實(shí)際監(jiān)理工作過(guò)程中好的《監(jiān)理日志》是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)全體監(jiān)理人員的共同心血，并不是日志記錄人和項(xiàng)目總監(jiān)個(gè)人的工作成果。

3.3 采取激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)監(jiān)理人員的積極性，增強(qiáng)監(jiān)理人員的責(zé)任心

公司機(jī)關(guān)和項(xiàng)目管理公司可以分別制定《監(jiān)理日志》審核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以勞動(dòng)競(jìng)賽的方式對(duì)《監(jiān)理日志》進(jìn)行評(píng)價(jià)，其中項(xiàng)目管理公司可以以項(xiàng)目部為單位對(duì)《監(jiān)理日志》進(jìn)行評(píng)價(jià)競(jìng)賽，公司機(jī)關(guān)可以以項(xiàng)目管理公司為單位針對(duì)《監(jiān)理日志》進(jìn)行評(píng)價(jià)競(jìng)賽，對(duì)記錄好的《監(jiān)理日志》進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)表?yè)P(yáng)，對(duì)記錄不好的《監(jiān)理日志》進(jìn)行懲罰鞭策，并在公司范圍內(nèi)互相學(xué)習(xí)，揚(yáng)長(zhǎng)避短進(jìn)一步提高項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的記錄水平。

4 檢查監(jiān)督，落實(shí)行動(dòng)

公司通過(guò)多年的管理經(jīng)驗(yàn)制定了多項(xiàng)具有可操作性的標(biāo)準(zhǔn)制度，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)落實(shí)不到位、督促無(wú)力度、監(jiān)督無(wú)效果的現(xiàn)象，使公司多項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)制度在執(zhí)行力方面大大打折，針對(duì)以上現(xiàn)象建議采取如下措施。

4.1 通過(guò)項(xiàng)目管理公司經(jīng)常性的檢查審核落實(shí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度

項(xiàng)目管理公司是項(xiàng)目監(jiān)理部的直接管理部門(mén)，只有項(xiàng)目管理公司認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的重要性和積極作用，并在日常工作中經(jīng)常性的檢查督促，定期審核評(píng)價(jià)，《監(jiān)理日志》相關(guān)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度才能真正具有執(zhí)行力，發(fā)揮其應(yīng)有作用。

4.2 通過(guò)公司機(jī)關(guān)不定期抽查監(jiān)督加強(qiáng)項(xiàng)目管理公司的管理水平

項(xiàng)目管理公司作為公司監(jiān)理業(yè)務(wù)最直接的經(jīng)營(yíng)管理層，在經(jīng)營(yíng)和管理方面投入難免有失平衡，由于其經(jīng)濟(jì)上的獨(dú)立核算導(dǎo)致項(xiàng)目管理公司重經(jīng)營(yíng)輕管理，在管理方面更多地依賴于公司機(jī)關(guān)，不能做到真正的獨(dú)立管理，這就需要公司機(jī)關(guān)對(duì)其進(jìn)行不定期的抽查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾偏，更好地發(fā)揮公司機(jī)關(guān)作為監(jiān)督考核層的真正作用，提高項(xiàng)目管理公司的管理水平。

項(xiàng)目《監(jiān)理日志》的管理是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不僅需要公司各級(jí)管理機(jī)構(gòu)廣開(kāi)言路、集思廣益，更需要全體員工群策群力、積極進(jìn)取，不斷提高公司員工積極性，增強(qiáng)公司凝聚力，實(shí)現(xiàn)員工與企業(yè)同進(jìn)步共發(fā)展。