財務共享服務中心的建構和作用

宋 莉

(中國石化上海石油化工股份有限公司，上海 200540)

財務共享服務中心是指利用互聯(lián)網(wǎng)技術，對企業(yè)員工進行后臺財務管理，使分散在不同子運營單位的財務模塊從子運營單位中抽離出來，形成一個獨立的組織，集中進行該項業(yè)務的處理，達到降低成本、提高效益的目的。簡而言之，就是通過將流程、技術、人員和客戶服務進行全方位的改造，打造成全新的財務管理運作模式。

財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》并于2014年1月6日起執(zhí)行，明確提出支持分公司、子公司數(shù)量多，分布廣的大型企業(yè)和集團，應當探索利用信息技術促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心。這說明隨著國內大型企業(yè)和集團在財務共享模式的推行過程中,國家政策層面也加大了對建立財務共享服務中心的支持力度。

中國石油化工股份有限公司(以下簡稱中國石化)經(jīng)歷了由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉換，在經(jīng)濟快速發(fā)展的節(jié)奏中，隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，中國石化內部(單位)企業(yè)和各分(子)公司數(shù)量眾多，且遍布全國各地，核算分散，管控相對薄弱。對于中國石化而言，如何強化管控統(tǒng)一并落實到位，如何實現(xiàn)轉型、構建起完善的管理體系和形成有效的管控模式，已是影響未來發(fā)展的關鍵問題之一。這客觀上對財務共享服務提出了融合強化管控和節(jié)約成本的更高需求，同時解決目前中國石化所面臨的財務管理問題，因此構建財務共享服務中心對中國石化來說有著積極的意義。近年來，中國石化著手成立中國石化集團共享服務公司，建立財務共享服務中心，2018年4月中國石化的分(子)公司之一——中國石化上海石油化工股份有限公司(簡稱上海石化)財務共享服務系統(tǒng)正式全面上線。

1 財務共享服務中心簡介

1.1 財務共享服務系統(tǒng)的可行性分析

首先對企業(yè)的組織架構、經(jīng)營管理、人員情況與系統(tǒng)應用進行全面梳理，然后從業(yè)務范圍著手，遵從集團公司統(tǒng)一規(guī)范，對照企業(yè)業(yè)務層面進行全面梳理：統(tǒng)一企業(yè)內部憑證附件等會計基礎工作，梳理企業(yè)層面適用會計核算業(yè)務場景及其標準核算模板，整理差異并進行分析，上線前按照業(yè)務操作規(guī)范進行業(yè)務調整與整改，再根據(jù)企業(yè)個性需求協(xié)助對服務目錄、會計核算業(yè)務場景、標準核算模板進行補充與完善。著重在系統(tǒng)范圍對企業(yè)現(xiàn)行信息化系統(tǒng)的運用進行梳理：將業(yè)務流程梳理和會計核算系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)以及企業(yè)本地系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行核對。企業(yè)共享上線前，對私報銷業(yè)務、對公報銷業(yè)務、對公支付業(yè)務已全部納入費用報銷系統(tǒng)管理，企業(yè)開啟銀企直連、財企直連等資金管理功能。通過梳理各類業(yè)務的標準流程，提升企業(yè)的標準化程度。

1.2 財務共享服務中心的構建

財務共享服務中心下設9個部門，分別是綜合管理部、應付核算運營部、應收核算運營部、報銷核算運營部、成本費用運營部、資產核算運營部、資金結算運營部、總賬報表運營部和憑證檔案運營部。各運營部都有各自的業(yè)務范圍和操作流程規(guī)范，按照現(xiàn)行的法律、法規(guī)和各項規(guī)章制度，著力與財務共享服務中心提出的“標準化、規(guī)范化、高效化”的要求進行建設。

財務共享服務中心建立了財務共享服務運營技術平臺，該平臺由財務共享服務自助系統(tǒng)(FSS)、財務共享服務運營系統(tǒng)(FSO)、費用報銷管理系統(tǒng)(ERS)三大系統(tǒng)構成。同時，三大系統(tǒng)與現(xiàn)有相關業(yè)務管理系統(tǒng)(合同管理系統(tǒng)/HR系統(tǒng)/相關企業(yè)本地系統(tǒng))、會計核算系統(tǒng)(ERP/TMS/會計集中核算系統(tǒng))緊密銜接，會計核算、資金結算和報表出具等業(yè)務處理在相應系統(tǒng)中進行。

在財務共享服務運營技術平臺上實現(xiàn)業(yè)務審批、資金申請審批支付、憑證生成的全流程線上處理，提升集團管控能力，提高財務運行效率，規(guī)范集團業(yè)務操作流程和標準。

1.3 財務共享服務中心的業(yè)務流程

財務共享服務中心對企業(yè)現(xiàn)有的流程進行全面梳理，做出改進和改良，財務共享服務中心的構建本身就是流程再造的過程。通過與企業(yè)數(shù)據(jù)的連接和互換集成，增加了銜接流程，構成了財務共享中心的業(yè)務流程。

企業(yè)業(yè)務部門以原始憑證等單據(jù)為內容在FSS系統(tǒng)按照合適的業(yè)務類型提交FQ服務申請，或者在ERS系統(tǒng)提交BX報銷申請，由企業(yè)財務部門接收、初審并郵寄至財務共享服務中心，財務共享服務中心檔案運營部簽收、審核、掃描、質檢單據(jù)后，進行服務請求派工，各核算運營部根據(jù)掃描影像件進行賬務處理、憑證審核、報表生成，最后由檔案運營部進行裝訂歸檔。簡單概括為“先郵寄、掃描，后記賬”是財務共享服務中心會計核算的總體流程。

為了使企業(yè)業(yè)務能及時入賬，體現(xiàn)財務共享中心高效化的特點，企業(yè)在FSS系統(tǒng)提交的FQ服務申請分為：日常申請、緊急申請、歸檔類申請、補單申請。在ERS系統(tǒng)提交的BX報銷申請分為：日常流程和緊急流程，解釋同F(xiàn)SS系統(tǒng)。日常申請是企業(yè)處理日常業(yè)務時的申請，當財務共享服務中心收到原始單據(jù)后，才進行賬務處理。財務共享服務中心對上海石化承諾，原則上從申請狀態(tài)為已發(fā)送FSO、單據(jù)狀態(tài)為質檢通過起計算工作日48 h內完成該FQ服務或BX報銷申請。當企業(yè)的業(yè)務需即刻入賬，來不及等到原始單據(jù)寄送到財務共享服務中心再處理時，則先提供做賬所必須的電子附件(拍照上傳發(fā)票、審批單或EXCEL表格等電子形式)，提交緊急申請，待原始單據(jù)收集齊后再郵寄至財務共享服務中心，按雙方協(xié)商確定的時效標準執(zhí)行，即工作日15點之前的單據(jù)，申請狀態(tài)為已發(fā)送FSO起，盡量在2 h內完成該FQ服務或BX報銷申請。緊急申請一般用于月底單據(jù)和來不及郵寄時。

使用流程再造進行重組工作并將其融入財務共享服務中心，使得其更好匹配組織結構并提高管理效率。流程再造和財務共享服務系統(tǒng)的結合是財務共享中心構建的理論基礎。

2 財務共享服務中心發(fā)揮作用

2.1 提高工作效率，加強成本管理

財務共享服務中心的建立支持企業(yè)加強成本管理，財務共享精簡了企業(yè)的財務組織，降低了人力成本。財務共享中心由于規(guī)模經(jīng)濟和專業(yè)化分工，有些崗位(如掃描崗位)無需專業(yè)性很強的人員，這樣就可以幫助集團公司分流一部分富余勞動力。財務共享中心的共享業(yè)務采取搶單及計件制考核業(yè)務量，提高了財務共享中心工作人員的主動性和積極性，從而在降低成本的同時提高了工作效率。

財務共享不僅可以有效降低企業(yè)人力成本，還可以推動企業(yè)精細化成本核算。實施財務共享后，各企業(yè)的成本核算集中體現(xiàn)在財務共享平臺上，交易過程變得清晰明了，統(tǒng)一規(guī)范了各企業(yè)財務核算口徑，避免了各企業(yè)之間財務處理可能存在的差異，使企業(yè)整體成本數(shù)據(jù)更具有真實性、完整性和可比性。這不僅使管理層可以全方位掌握各企業(yè)的成本信息，進行成本變動趨勢分析和比較，做出財務評價，有效規(guī)劃防范虛增成本風險，加強了企業(yè)成本管理能力。

2.2 提升財務信息質量，增強管控能力

財務共享的數(shù)據(jù)直接來源于交易端，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和信息的共享，如物料編碼、供應商、客戶和銀行主數(shù)據(jù)的維護得到統(tǒng)一。財務共享服務中心使用中國石化統(tǒng)一的財務科目表，各企業(yè)的核算業(yè)務和會計報表得到統(tǒng)一，還可以通過對財務共享信息化平臺設置預算管控，可以實時監(jiān)控、反饋各單位的預算執(zhí)行情況，有效地實現(xiàn)費用控制，這使得預算管理部門可以獲得更高質量、更完整的歷史數(shù)據(jù)，制訂出更加準確、公平的預算方案，預算分析和考核，提高了財務信息的專業(yè)性和可比性，預計和推斷企業(yè)未來銷售、利潤、成本及資金變動趨勢和變化水平，在提升財務信息質量的同時規(guī)避了管控上的風險，為企業(yè)經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)。

2.3 支持企業(yè)加強績效管理

財務共享給中國石化和下屬各企業(yè)帶來管理領域的深刻變革，財務共享依靠信息系統(tǒng)進行流程管理和組織再造獲得豐富的、高質量的、計算口徑一致的基礎數(shù)據(jù)，經(jīng)過匯總、整理、分析，使業(yè)績評價指標更全面、結果更合理，分解各個內部管理層次的相應職責、權限及所承擔義務，通過考核評價各責任中心履行職責情況，反應其真實業(yè)績，形成激勵機制的主要依據(jù)，利用這些透明化信息進行績效管理，實時展現(xiàn)績效管理的成果。

3 進一步發(fā)揮財務共享服務中心作用的建議

財務共享服務中心的建立不僅成為企業(yè)強化管控、降本增效的有力工具，還對轉型期的企業(yè)具有重大的意義，強調了在整合、精簡和處理原來分散的財務資源的過程中對管理控制能力的完善和細化，提升了企業(yè)管理和決策能力。但是，在財務共享服務中心提高共享服務過程中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，為了更好地發(fā)揮其作用，建議做好以下幾個方面。

3.1 提升前端業(yè)務規(guī)范化、標準化

財務共享服務中心在構建共享服務平臺業(yè)務、財務對接的過程中對于同性質的業(yè)務能集中化、標準化處理，但是對于非標準化的業(yè)務，如在發(fā)票校驗時發(fā)票金額和入庫單金額不一致，操作就顯得不順暢，為了提升業(yè)務處理能力，建議對于財務共享服務前端業(yè)務的原始憑證信息都要統(tǒng)一化、標準化，做到與入賬數(shù)據(jù)無差異。對于訂單合同允許范圍內差異、超出費用報銷規(guī)定報銷額等的特殊業(yè)務在提報申請單時需在備注欄加以備注并寫明情況。

3.2 及時傳遞業(yè)務，加強業(yè)務溝通，提高工作效率

財務共享服務中心的核心業(yè)務流程是實物流、信息流和資金流的有機融合。企業(yè)業(yè)務利用網(wǎng)絡把資料數(shù)據(jù)在共享系統(tǒng)及時發(fā)起并提交申請，紙質單據(jù)實物由快遞及時傳送至財務共享服務中心，才進入審批流程并進行處理流程，所以業(yè)務的及時傳遞很重要。對于有問題業(yè)務及時通過電話和網(wǎng)絡溝通，建議在共享平臺進入界面就有問題單據(jù)的個人信息提示，只有這樣才能保證業(yè)務流程的及時性和準確性。

3.3 加強人員隊伍建設

財務共享服務中心的業(yè)務操作崗位人員對于單一的、重復的會計核算一般都能在規(guī)定的時間內進行會計憑證處理，但是對于較復雜一點，要具有專業(yè)財務知識的賬務處理就顯得有些茫然。財務共享服務中心通過搶單和計件制的方式進行員工考核，使得業(yè)務操作崗位人員不固定，即使同類型業(yè)務這次會操作了，換個人員又不會操作了，這類業(yè)務就需要豐富的專業(yè)知識和財務管理領域的業(yè)務專家，建議財務共享服務中心在人員配置上有所側重點，同時要加強人員培養(yǎng)和財務業(yè)務知識培訓，把即懂業(yè)務、財務，又懂信息系統(tǒng)的人員充實到財務共享服務中心的業(yè)務操作崗位上來。

4 結語

財務共享服務中心在中國石化集團內的建立，運用財務共享模式，借助流程標準化，在降本增效的同時還服務于企業(yè)財務的轉型，是解決中國石化快速發(fā)展中管理薄弱的有效路徑。保障中國石化在日益激勵的市場競爭中拓展新的業(yè)務，制定適合自身的發(fā)展戰(zhàn)略目標，推動公司整體價值的提升。

財務共享服務中心借助與自身的管理運營優(yōu)勢，可以幫助各企業(yè)財務人員依托數(shù)據(jù)平臺，從繁瑣的基礎性工作中分離出來參與到公司的經(jīng)營活動中來，為企業(yè)管理決策提供財務分析及建議，發(fā)揮財務的管理職能，為行使戰(zhàn)略財務和業(yè)務財務融合奠定基礎。

財務共享服務中心還可以利用大數(shù)據(jù)中心挖掘增值管理價值。利用數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)管理改進方法，如拓展資金管理業(yè)務功能，精確提供業(yè)務資金需求，通過對資金流動性分析，及時預測各企業(yè)的資金需求，并實時監(jiān)測，拓展資金調撥功能，提升資金利用率，充分盤活閑置資金，降低融資規(guī)模和利息成本，投放于短期保本型項目等，進而提高集團整體的盈利能力。在信息技術的支持下使財務共享服務有更好的發(fā)展空間。