高校檔案收集工作現(xiàn)狀及對(duì)策分析

賀國(guó)理

（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，十堰 442000）

高校檔案是指學(xué)校在招生、教學(xué)、科研方面匯總的文字內(nèi)容，通過(guò)檔案中的具體事項(xiàng)了解教師、學(xué)生的基本情況，具有較大的保存價(jià)值。此外，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校的檔案工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)更多新的問(wèn)題，從而導(dǎo)致高校檔案工作效率緩慢，難以提升工作人員的工作效果，影響檔案收集質(zhì)量。因此，下文重點(diǎn)分析管理人員應(yīng)如何科學(xué)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案收集工作的高效性，推動(dòng)檔案收集工作的有效開(kāi)展。

1 高校檔案收集工作現(xiàn)狀

由于檔案管理人員有時(shí)無(wú)法按時(shí)收集檔案，無(wú)法合理的完成學(xué)校布置的任務(wù)，且移交的檔案不全等影響到檔案收集的質(zhì)量。另外，由于檔案人員的意識(shí)薄弱，檔案收集效率低，學(xué)校在需要學(xué)生材料時(shí)束手無(wú)策，而這也說(shuō)明不重視平時(shí)的材料積累將直接影響材料的利用價(jià)值。在查檔案期間部分教師或者學(xué)生存在嚴(yán)重的違反檔案安全管理法則的行為，造成材料出現(xiàn)缺失的局面。其次，在我國(guó)的高校中，檔案工作無(wú)法落實(shí)到實(shí)際的工作中，由于檔案工作存在較長(zhǎng)的擱淺性，工作人員出現(xiàn)遺忘的現(xiàn)象，沒(méi)有較強(qiáng)的制約機(jī)制，收集檔案過(guò)于困難。再次，部分高校缺少專門(mén)的檔案管理人員，大部分的檔案管理由其他部門(mén)的教師負(fù)責(zé)，針對(duì)新上任的工作人員，無(wú)法充分的了解工作流程，在工作中遇到的重重困難，影響工作人員的效率。檔案工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法跟隨時(shí)代的發(fā)展?fàn)I造新的管理理念，其工作任務(wù)進(jìn)行的較為緩慢。

2 高校檔案收集工作對(duì)策分析

2.1 加強(qiáng)檔案宣傳工作

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，明確檔案人員的工作內(nèi)容，有效的宣傳相關(guān)的工作理念，培養(yǎng)管理人員的歸檔意識(shí)，使學(xué)校上下級(jí)充分的認(rèn)知到檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要意義，從而增強(qiáng)工作人員的歸檔理念。針對(duì)學(xué)校方面，應(yīng)加大對(duì)檔案工作的重視與支持，積極采用有效的措施解決管理人員在工作中存在的問(wèn)題，保證檔案工作的順利運(yùn)行。

2.2 定制檔案管理制度

結(jié)合我國(guó)的《檔案法》及本高校的實(shí)際情況，從學(xué)校角度出發(fā)，設(shè)計(jì)符合高校檔案收集工作的計(jì)劃，并制定可取的檔案收集方法，嚴(yán)格的規(guī)定檔案收集時(shí)間，合理的確定檔案的應(yīng)用范圍。管理人員應(yīng)秉公處理檔案問(wèn)題，堅(jiān)持公正態(tài)度對(duì)待檔案收集工作，建立有效的檔案收集機(jī)制，使檔案工作更加規(guī)范化。此外，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)明確收集檔案的內(nèi)容，科學(xué)管理檔案，并使檔案運(yùn)用到實(shí)際的學(xué)?；顒?dòng)中。

2.3 提高檔案人員素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)影響高校檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，高水平的工作人員能夠高效率、高質(zhì)量的處理檔案。因此，高校應(yīng)培養(yǎng)管理人才，堅(jiān)持實(shí)施崗前培訓(xùn)，以改善在檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并避免人員出現(xiàn)業(yè)務(wù)不熟練的現(xiàn)象，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力。

此外，對(duì)于檔案的監(jiān)督工作應(yīng)給予高度的重視，高校應(yīng)定期的培養(yǎng)檔案管理人員，針對(duì)檔案部門(mén)進(jìn)行單獨(dú)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷的提高檔案人員的工作質(zhì)量，并提高檔案人員的工作理念，培養(yǎng)其操作技能。其次，高校應(yīng)要求管理人員具備高度的責(zé)任感，高質(zhì)量的完成工作。

最后，管理人員自身應(yīng)做好提升業(yè)務(wù)能力的準(zhǔn)備，綜合新時(shí)代的發(fā)展理念，通過(guò)看書(shū)、上網(wǎng)等渠道提高自身的管理水平，從而不斷的追求更高級(jí)的工作目標(biāo)，并努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)的增強(qiáng)自己的能力，全面的做好檔案收集工作。

2.4 保證檔案工作進(jìn)行

在高校檔案收集管理工作中，學(xué)校應(yīng)保證檔案工作順利的進(jìn)行。因此，需引入監(jiān)督核查機(jī)制，進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)全校的檔案收集內(nèi)容，并提出新穎的工作計(jì)劃，積極落實(shí)檔案管理工作，有效促進(jìn)檔案工作的完善。另外，針對(duì)校內(nèi)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)，跟蹤檔案工作情況，促進(jìn)全校建立檔案監(jiān)督核查機(jī)構(gòu)，引導(dǎo)校內(nèi)各個(gè)部門(mén)的檔案管理人員正確的進(jìn)行工作，并組成嚴(yán)密的工作體系，發(fā)揮其工作作用，從而提高工作效率。

2.5 建立信息化的保管

隨著新時(shí)代信息技術(shù)普及與發(fā)展，高校應(yīng)充分的認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)勢(shì)，因此，合理的建立電子檔案管理體系，在檔案管理部門(mén)應(yīng)用信息化技術(shù)解決收集檔案的問(wèn)題。另外，由于信息大眾化與校園化的局面，檔案部門(mén)應(yīng)深入研究檔案收集工作的本質(zhì)，減輕工作人員的壓力，合理的設(shè)計(jì)電子收集系統(tǒng)，完善信息化的電子檔案，利用教務(wù)管理系統(tǒng)分配不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而形成比較完整的電子檔案體系，以便檔案部門(mén)合理的使用，從而實(shí)現(xiàn)最佳的檔案管理和檔案收集效果，推動(dòng)高校檔案工作的高質(zhì)量進(jìn)行和順利完成。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案收集工作是重要的檔案條件，檔案人員應(yīng)具備高端的素質(zhì)，并充分認(rèn)清工作實(shí)質(zhì)，耐心面對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，積極投身檔案事業(yè)中，切實(shí)的做好檔案收集與管理工作。學(xué)校方面應(yīng)普及檔案工作內(nèi)容，提升管理人員的工作效率，并促進(jìn)檔案工作更好的發(fā)展與進(jìn)步，以實(shí)現(xiàn)高校更為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。