境外油氣工程項(xiàng)目供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的管理與組織

王 琦，黃引萍，黃盛華，崔立新

中國(guó)石油管道局工程有限公司國(guó)際事業(yè)部，河北 廊坊

1.引言

工程建設(shè)承包商承攬的中國(guó)境外工程項(xiàng)目在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，由于項(xiàng)目所在地在境外，將面臨諸多與國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目完全不同的影響因素，對(duì)項(xiàng)目部在進(jìn)度控制、成本控制和質(zhì)量控制方面提出更高的管理要求。

在對(duì)境外項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制產(chǎn)生影響的諸多因素中，供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的管理與組織工作作為其中之一，直接影響著項(xiàng)目的質(zhì)量、竣工時(shí)間及成本支出。

2.供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)管理的目標(biāo)

規(guī)范境外國(guó)際工程項(xiàng)目供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)管理流程，保障工程項(xiàng)目所需的供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)有序?qū)嵤?，保證供貨商及時(shí)到場(chǎng)，提高供貨商技術(shù)服務(wù)質(zhì)量，縮短供貨商現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)時(shí)間，節(jié)約項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)用。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，應(yīng)與供貨商尋求一種良性的合作關(guān)系，以建立一種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系[1]。

3.供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的主要工作內(nèi)容

技術(shù)服務(wù)一般是為使機(jī)械工業(yè)產(chǎn)品在安裝、調(diào)試和運(yùn)行中保持良好的技術(shù)狀態(tài)，由產(chǎn)品制造企業(yè)向用戶提供各項(xiàng)組織措施和技術(shù)措施的服務(wù)[2]。

供貨商提供的需在項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)或使用地點(diǎn)執(zhí)行的技術(shù)服務(wù)內(nèi)容主要包括但不限于：物資到貨驗(yàn)收或技術(shù)交底、安裝或指導(dǎo)安裝、單機(jī)調(diào)試、聯(lián)合調(diào)試、故障維修及處理、更換部件、現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)培訓(xùn)等。

4.供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的影響

4.1.影響項(xiàng)目工期和成本

供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)人員由于需辦理護(hù)照、簽證或項(xiàng)目部通知不及時(shí)導(dǎo)致其到場(chǎng)延誤，致使項(xiàng)目窩工，項(xiàng)目竣工時(shí)間推遲。

供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)人員到場(chǎng)后，現(xiàn)場(chǎng)不具備調(diào)試條件，造成其人員等待，或需返回工廠待具備調(diào)試條件后二次動(dòng)遷，造成服務(wù)成本增加。

供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)人員動(dòng)遷前與現(xiàn)場(chǎng)情況溝通不充分，技術(shù)準(zhǔn)備不充分或未攜帶必要的備件/配件，造成現(xiàn)場(chǎng)等待，影響項(xiàng)目按時(shí)竣工及服務(wù)成本增加。

4.2.影響項(xiàng)目管理

供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)組織混亂，項(xiàng)目部未與供貨商及時(shí)簽署現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)協(xié)議或服務(wù)過(guò)程記錄/日志缺失，造成技術(shù)服務(wù)費(fèi)用結(jié)算無(wú)依據(jù)，結(jié)算困難，嚴(yán)重影響項(xiàng)目管理。

5.如何做好供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)組織工作

項(xiàng)目部對(duì)供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的組織工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)專職負(fù)責(zé)，明確各機(jī)構(gòu)間的工作界面，規(guī)范工作流程，超前預(yù)判，充分溝通，提前計(jì)劃，緊密跟蹤，及時(shí)記錄，做好供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)人員的組織及協(xié)調(diào)。

5.1.組織機(jī)構(gòu)

供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)組織工作主要涉及項(xiàng)目采辦部、項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)、采辦分包商。

5.2.工作范圍

5.2.1.項(xiàng)目采辦部工作范圍

參與技術(shù)服務(wù)協(xié)議的談判、組織協(xié)議的審批；協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)(施工部/設(shè)計(jì)部)確認(rèn)技術(shù)服務(wù)基礎(chǔ)條件；對(duì)于維修類服務(wù)，負(fù)責(zé)向供貨商通報(bào)現(xiàn)場(chǎng)故障的詳細(xì)情況；項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)確認(rèn)技術(shù)服務(wù)基礎(chǔ)條件具備后，確定供貨商合理的到場(chǎng)時(shí)間并通知采辦分包商；審核供貨商技術(shù)服務(wù)人員資質(zhì)；傳遞供貨商技術(shù)服務(wù)人員辦理前往施工現(xiàn)場(chǎng)或使用地點(diǎn)手續(xù)所需的資料(例如：護(hù)照、照片等)，協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)；協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)做好技術(shù)服務(wù)協(xié)議中規(guī)定的應(yīng)由項(xiàng)目部承擔(dān)的工作(例如：購(gòu)買(mǎi)機(jī)票、接送機(jī)、現(xiàn)場(chǎng)食宿、現(xiàn)場(chǎng)交通等)；供貨商技術(shù)服務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)工作的時(shí)間記錄及簽署的服務(wù)日志的收集；協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)、相關(guān)施工單位與供貨商技術(shù)服務(wù)人員配合；技術(shù)服務(wù)完工報(bào)告的審核與簽署；供貨商技術(shù)服務(wù)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)與支付。

5.2.2.項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)工作范圍

參與技術(shù)服務(wù)協(xié)議的談判、審批、簽署；確認(rèn)技術(shù)服務(wù)基礎(chǔ)條件(包括自身?xiàng)l件及供貨商要求的現(xiàn)場(chǎng)必要條件)；供貨商技術(shù)人員前往施工現(xiàn)場(chǎng)或使用地點(diǎn)手續(xù)的辦理(例如：邀請(qǐng)函、簽證等)；技術(shù)服務(wù)協(xié)議中規(guī)定的應(yīng)由項(xiàng)目承擔(dān)的工作(例如：購(gòu)買(mǎi)機(jī)票、接送機(jī)、現(xiàn)場(chǎng)食宿、現(xiàn)場(chǎng)交通等)；技術(shù)服務(wù)人員到場(chǎng)后，與其溝通制定可行的技術(shù)服務(wù)計(jì)劃；指定每個(gè)技術(shù)服務(wù)站點(diǎn)的負(fù)責(zé)人，統(tǒng)一管理該站點(diǎn)的供貨商技術(shù)服務(wù)人員；供貨商技術(shù)服務(wù)人員的現(xiàn)場(chǎng)HSE (health safety environment)教育及培訓(xùn)；技術(shù)服務(wù)工作開(kāi)展所需的相關(guān)文件的辦理(例如各種許可等)；技術(shù)服務(wù)日志的審核與簽署；處理項(xiàng)目采辦部提出的需要協(xié)調(diào)解決的項(xiàng)目其他部門(mén)、相關(guān)施工單位與供貨商技術(shù)服務(wù)人員配合的問(wèn)題；技術(shù)服務(wù)完工報(bào)告的審核與簽署；技術(shù)服務(wù)總結(jié)報(bào)告的審核。

5.2.3.采辦分包商工作范圍

根據(jù)項(xiàng)目相關(guān)要求起草技術(shù)服務(wù)協(xié)議，組織談判；要求供貨商提供技術(shù)服務(wù)基礎(chǔ)條件，并轉(zhuǎn)發(fā)項(xiàng)目采辦部；通知供貨商要求的合理到場(chǎng)時(shí)間；收集供貨商技術(shù)服務(wù)人員資質(zhì)并轉(zhuǎn)發(fā)項(xiàng)目采辦部；收集供貨商技術(shù)服務(wù)人員辦理前往施工現(xiàn)場(chǎng)或使用地點(diǎn)手續(xù)所需的資料，并轉(zhuǎn)發(fā)項(xiàng)目采辦部；協(xié)調(diào)供貨商技術(shù)服務(wù)人員的動(dòng)遷；供貨商技術(shù)服務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的狀態(tài)跟蹤；協(xié)調(diào)供貨商技術(shù)服務(wù)人員與項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)、相關(guān)施工單位配合。

5.3.技術(shù)服務(wù)協(xié)議

項(xiàng)目部應(yīng)在供貨商技術(shù)服務(wù)人員實(shí)施技術(shù)服務(wù)前與供貨商簽署技術(shù)服務(wù)協(xié)議，作為雙方實(shí)施服務(wù)工作的基礎(chǔ)及結(jié)算服務(wù)費(fèi)用的依據(jù)。

技術(shù)服務(wù)協(xié)議應(yīng)就項(xiàng)目部、供貨商雙方的權(quán)利和義務(wù)予以明確，應(yīng)包括但不限于：技術(shù)服務(wù)費(fèi)計(jì)取方式及標(biāo)準(zhǔn)(人工日單價(jià)、固定總價(jià)或其他形式)；技術(shù)服務(wù)費(fèi)包含范圍(例如：護(hù)照費(fèi)、體檢費(fèi)、簽證費(fèi)、往返機(jī)票費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)食宿費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)交通費(fèi)、現(xiàn)場(chǎng)通訊費(fèi)等)；服務(wù)期限約定；雙方詳細(xì)工作內(nèi)容；服務(wù)地點(diǎn)；技術(shù)服務(wù)基礎(chǔ)條件的確認(rèn)；技術(shù)服務(wù)人員資質(zhì)要求；辦理前往施工現(xiàn)場(chǎng)或使用地點(diǎn)手續(xù)所需資料的提交；技術(shù)服務(wù)人員前往現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間要求；技術(shù)服務(wù)日志的格式、現(xiàn)場(chǎng)簽署程序及存檔要求；技術(shù)服務(wù)人員的替換；技術(shù)服務(wù)人員的保險(xiǎn)、罰則；技術(shù)服務(wù)完工報(bào)告的提交及簽署；技術(shù)服務(wù)費(fèi)用的結(jié)算程序及方式。

5.4.典型參考執(zhí)行流程

下述執(zhí)行流程為組織供貨商技術(shù)服務(wù)執(zhí)行的典型參考流程，具體程序可根據(jù)簽署的技術(shù)服務(wù)協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行分工和順序調(diào)整。

1)項(xiàng)目部確定需要提供技術(shù)服務(wù)的采辦包或要求某采辦包供貨商提供技術(shù)服務(wù)，通知項(xiàng)目采辦部。此項(xiàng)工作應(yīng)盡量提前進(jìn)行，預(yù)留供貨商相關(guān)技術(shù)人員辦理護(hù)照、辦理邀請(qǐng)函及簽證、動(dòng)遷的時(shí)間。

2)項(xiàng)目采辦部組織采辦分包商根據(jù)項(xiàng)目部相關(guān)要求起草技術(shù)服務(wù)協(xié)議。

3)采辦分包商組織談判，項(xiàng)目采辦部及項(xiàng)目部其他相關(guān)部門(mén)參與談判。

4)項(xiàng)目采辦部組織協(xié)議審批，項(xiàng)目部簽署協(xié)議。

5)項(xiàng)目采辦部審核供貨商技術(shù)服務(wù)人員資質(zhì)。

6)供貨商提交技術(shù)服務(wù)人員的護(hù)照、照片等資料，項(xiàng)目部辦理邀請(qǐng)函、簽證等相關(guān)手續(xù)。

7)項(xiàng)目部結(jié)合供貨商的要求進(jìn)行技術(shù)服務(wù)基礎(chǔ)條件確認(rèn)。

8)項(xiàng)目采辦部確定供貨商合理的到場(chǎng)時(shí)間并通知采辦分包商。

9)采辦分包商協(xié)調(diào)供貨商技術(shù)服務(wù)人員動(dòng)遷。

10)項(xiàng)目采辦部、項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)與供貨商技術(shù)服務(wù)人員確定現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)計(jì)劃。

11)項(xiàng)目采辦部、項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)相關(guān)單位與供貨商技術(shù)服務(wù)人員配合；采辦分包商協(xié)調(diào)供貨商技術(shù)服務(wù)人員與項(xiàng)目部其他部門(mén)、相關(guān)單位配合。

12)技術(shù)服務(wù)工作的開(kāi)展(服務(wù)日志審核、簽署、存檔)。

13)技術(shù)服務(wù)完工報(bào)告的審核與簽署。

14)供貨商技術(shù)服務(wù)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、審核與支付。

6.結(jié)語(yǔ)

供貨商現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)的組織工作是一項(xiàng)繁雜且對(duì)時(shí)間連續(xù)性要求極高的工作，涉及的項(xiàng)目機(jī)構(gòu)較多，工作界面復(fù)雜，對(duì)項(xiàng)目管理提出了較高的要求。項(xiàng)目各相關(guān)方及供貨商應(yīng)提前策劃、合理計(jì)劃、充分溝通，確保服務(wù)工作連續(xù)進(jìn)行，避免出現(xiàn)不必要的斷檔或窩工，為項(xiàng)目按計(jì)劃完工提供有力保障。