談不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密

文/于鳳娟 吉林省舒蘭市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 吉林舒蘭 132600

不動(dòng)產(chǎn)檔案主要是指房屋、土地等權(quán)屬檔案文件，在不動(dòng)產(chǎn)檔案保管工作中，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的不同內(nèi)容，大致可以將不動(dòng)產(chǎn)檔案分成房屋登記檔案、土地確權(quán)檔案、服務(wù)檔案和其他管理檔案等。在信息時(shí)代，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密工作，必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)工作人員的檔案保密管理意識(shí)，大力推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。

1、加強(qiáng)工作人員的檔案保密管理意識(shí)

順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密意識(shí)，首先要注重加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)保密意識(shí)，大力創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案管理結(jié)構(gòu)及其模式，引導(dǎo)檔案管理人員全面優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理流程，細(xì)化管理步驟，全面提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與檔案保密意識(shí)。其次，檔案工作人員應(yīng)重視細(xì)化紙質(zhì)版不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的立卷歸檔流程，確保檔案內(nèi)容的完整性。一般來(lái)講，紙質(zhì)版檔案資料的立卷歸檔工作分為四步：第一，嚴(yán)格審核不動(dòng)產(chǎn)檔案卷宗，認(rèn)真查看檔案內(nèi)容是否齊全以及頁(yè)碼秩序的正確與否。第二，審查完卷宗之后，立刻編制案卷軟封面。具體編制過(guò)程是，先調(diào)整好案卷，接著重新編制封面，需要注意，封面須包含的不動(dòng)產(chǎn)檔案預(yù)立卷時(shí)的所編制的卷宗封面內(nèi)容，并對(duì)調(diào)整后案卷的具體內(nèi)容和相關(guān)問(wèn)題的擬寫(xiě)標(biāo)題進(jìn)行簡(jiǎn)單概括。第三，對(duì)所有案卷進(jìn)行歸檔、封套，并立卷。第四，將立卷后的案卷排列上架，在不動(dòng)產(chǎn)檔案資料接收入庫(kù)后，交由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。另一方面，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格禁止其他人員任意查看機(jī)密檔案，避免檔案泄密。

2、大力推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在21世紀(jì)，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作有五大作用，簡(jiǎn)單概括為維護(hù)國(guó)家與國(guó)民的合法利益，體現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)管理工作的規(guī)范化與正規(guī)化；提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的社會(huì)公信力與專(zhuān)業(yè)化水平；為產(chǎn)權(quán)維護(hù)工作提供權(quán)威性證明；實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化與高效化；為不動(dòng)產(chǎn)管理工作的正常運(yùn)行提供參考依據(jù)。充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的五大作用，則必須大力推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，努力提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化價(jià)值。檔案管理人員首先要根據(jù)紙質(zhì)版檔案內(nèi)容，編制完善的數(shù)字化檔案，確保兩種檔案的一致性，然后，為所有數(shù)字化檔案建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息網(wǎng)，并設(shè)置好數(shù)字化子檔案的密碼，組建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，要注重加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案內(nèi)容的保密工作，確保檔案信息網(wǎng)站以及管理系統(tǒng)的安全性，避免網(wǎng)絡(luò)病毒竊取不動(dòng)產(chǎn)檔案機(jī)密。

其次，要搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理平臺(tái)，運(yùn)用數(shù)字化形式整合檔案信息內(nèi)容，合理分配不動(dòng)產(chǎn)登記信息和不動(dòng)產(chǎn)資源，收集好數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)、電子語(yǔ)言和圖片，并構(gòu)建能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息共享的檔案平臺(tái)。和傳統(tǒng)檔案管理平臺(tái)相比，數(shù)字化檔案管理平臺(tái)具有三大優(yōu)點(diǎn)：第一，能夠長(zhǎng)久保存不動(dòng)產(chǎn)檔案資源，防止檔案內(nèi)容受損，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案信息內(nèi)容的完整性，延長(zhǎng)檔案資源的保存期，防止信息流失。第二，全面提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理效率，節(jié)省人力、物力和財(cái)力成本，節(jié)約檔案管理工作時(shí)間，確保檔案管理精確率。第三，做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理保密工作，對(duì)重要檔案文件進(jìn)行最大限度地加密。

再次，檔案管理人員要重視加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的智能化安全管理，構(gòu)建完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案?jìng)浞莨ぷ鳎乐箼n案信息流失和竊取問(wèn)題。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)著重加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理平臺(tái)的軟硬件設(shè)備建設(shè)，使數(shù)字信息化技術(shù)能夠更為有效地應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理工作，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用價(jià)值。而且，檔案管理人員須加大硬件管理資金投入力度，引進(jìn)最先進(jìn)的軟件設(shè)備，構(gòu)建嚴(yán)密的不動(dòng)產(chǎn)檔案閱覽室。另外，檔案管理人員應(yīng)該綜合使用各種先進(jìn)的殺毒軟件，避免不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)受到病毒侵?jǐn)_，以此確保不動(dòng)產(chǎn)檔案資源內(nèi)容的安全性，并在做好不動(dòng)產(chǎn)檔案保密工作的同時(shí)充分開(kāi)發(fā)和利用檔案文獻(xiàn)。

3、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

全面做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密工作，必須著重培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。在檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)工作中，培訓(xùn)講師首先要引導(dǎo)他們認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)房地產(chǎn)管理法》和《中華人民共和國(guó)房地產(chǎn)管理法》，熟悉不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，避免因法律常識(shí)不足而導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案泄密，依法做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作。此外，培訓(xùn)講師應(yīng)指導(dǎo)檔案管理人員努力提高職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)檔案鑒別能力，熟悉具體工作流程，科學(xué)執(zhí)行黨組織和國(guó)家政府針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的方針政策，充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案資源的價(jià)值。另一方面，培訓(xùn)講師應(yīng)重視做好檔案管理人員的開(kāi)發(fā)需求分析工作，結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)管理的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，保證檔案管理人員的培訓(xùn)開(kāi)發(fā)符合不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的整體發(fā)展目標(biāo)和數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需求，并對(duì)他們進(jìn)行個(gè)人分析，所謂的“個(gè)人分析”主要包括個(gè)人特征、個(gè)人能力和職業(yè)生涯規(guī)劃。其中，個(gè)人特征具體是從檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、性格特征、檔案管理風(fēng)格等方面的分析，個(gè)人能力分析包括檔案管理人員應(yīng)具備的檔案搜索能力、檔案信息整合能力和檔案資源開(kāi)發(fā)能力等，職業(yè)生涯規(guī)劃分析就是通過(guò)分析檔案管理人員對(duì)自身崗位的認(rèn)知和對(duì)未來(lái)的個(gè)人素養(yǎng)發(fā)展需要來(lái)確定培訓(xùn)需求。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，全面做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密工作，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)重視加強(qiáng)工作人員的檔案保密管理意識(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才；檔案工作人員應(yīng)重視推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，依法做好本職工作。