高校學籍檔案數(shù)字化管理探析

徐代珍

摘? 要：近年來，高校普遍面臨著如何保存、利用學籍檔案的問題，凸顯傳統(tǒng)管理學籍檔案模式的不足。在此背景下，要求高校積極構(gòu)建數(shù)字化學籍檔案管理平臺。該文主要論述了高校構(gòu)建數(shù)字化學籍檔案的意義與價值，剖析高校現(xiàn)有數(shù)字化學籍檔案尚存的問題，并針對問題提出解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化學籍檔案? 重要性? 高校

中圖分類號：G27 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）11（b）-0091-02

高校教務(wù)管理是高校開展相關(guān)工作的保障，學籍管理則是其中非常重要的組成部分。高校應(yīng)順應(yīng)社會發(fā)展全面推進數(shù)字化學籍檔案管理，提高辦學層次，促進教學改革，提高教學管理效率。近年來，高校辦學各方面均發(fā)生了翻天覆地的變化，我們應(yīng)該充分結(jié)合其發(fā)展趨勢以及高校學籍管理的要求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機信息技術(shù)引入學籍管理工作中，逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、科學化、數(shù)字化學籍管理。

1? 高校構(gòu)建數(shù)字化學籍檔案管理的價值

學籍檔案是高校重要的館藏資源，其主要記錄學生在校期間的學習成績等基本情況，其檔案具有較高的價值，同時還是高校檔案管理不可或缺的組成部分。伴隨著社會的飛速發(fā)展，高校不斷擴大辦學規(guī)模，學籍檔案隨之增加，加劇其管理難度。眾所周知學籍管理具有自身的特殊性，具體體現(xiàn)在權(quán)威性、憑據(jù)性、原始性等方面，且在各領(lǐng)域中得到普遍應(yīng)用。比如企業(yè)用人單位需要以學籍檔案作為甄別學生學歷的依據(jù)等。此外，作為建設(shè)校友資源信息庫資料的主要來源，學籍檔案中的數(shù)據(jù)還是建設(shè)校友信息庫不可或缺的組成部分。學籍檔案中包含各類珍貴的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可作為研究校史、編輯出版年鑒、舉辦展覽、畫冊的重要素材。

原始紙質(zhì)學籍檔案易受保存手段、時間等因素的影響，而出現(xiàn)松脆、結(jié)塊等問題。這些問題的存在都有可能導致學籍檔案失去其可用性。與此同時，人們在翻閱或者利用學籍檔案的過程中可能會損壞或者導致資料遺失的情況。實踐表明，如果過度使用學籍檔案，可能還會加速破損紙質(zhì)學籍檔案的程度。從高校檔案部門的層面分析，面對越來越多的學籍檔案，凸顯傳統(tǒng)管理方式的落后、簡單，總之這已經(jīng)不能滿足新形勢下對檔案管理發(fā)展的要求了，凸顯實際保存與利用學籍檔案的矛盾。

基于此，當務(wù)之急是積極構(gòu)建一體化、數(shù)字化紙質(zhì)學籍檔案的管理與應(yīng)用服務(wù)平臺，從而有效解決保存與利用學籍檔案的矛盾，保護珍貴的檔案原件。那么什么是數(shù)字化學籍管理檔案呢？顧名思義指的是依托數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等手段，以數(shù)字化的方式將紙質(zhì)學籍檔案資源輸入計算機程序之中，提高收集館藏資源及整理、存儲、檢索、利用、展示學籍檔案資源的效率。

2? 數(shù)字化學籍檔案管理的價值

2.1 實現(xiàn)高效化學籍管理

毋庸置疑學生學籍檔案管理包含各種有價值的信息。特別是近年來，我國加大力度普及發(fā)展高等教育，越來越多的人有機會接受高等教育。隨著高校學生人數(shù)的增加，其所形成的學籍檔案的信息數(shù)量越多。因此，相關(guān)部門開始關(guān)注學籍管理工作。而引入數(shù)字化學籍管理，可充分發(fā)揮其優(yōu)勢，簡化工作，提高工作管理效率。

2.2 豐富學籍管理信息

學籍檔案記錄著每一個學生在校期間的各種信息。但是現(xiàn)有學籍管理普遍采取分開存放各種學籍信息的做法，而非統(tǒng)一管理。簡而言之，即采取分割管理信息的方法，不利于人們快速地獲取全面的信息。假設(shè)各個部門的人能夠分別將學生信息統(tǒng)一錄入并存儲于數(shù)據(jù)庫之中，即實現(xiàn)數(shù)字化存放，就可實現(xiàn)統(tǒng)一呈現(xiàn)學生的各種學籍信息，完善數(shù)字化學生學籍信息。

3? 高校在推進數(shù)字化學籍檔案管理中尚存的問題

3.1 數(shù)字化程度偏低

雖說很多高校已經(jīng)充分意識到數(shù)字化學籍管理的重要性了，但是其運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及使用數(shù)據(jù)庫的情況尚不能滿足時代發(fā)展的需要。一直以來，學校都是由人工完成學籍管理工作，其工作量十分大。此外，由人工管理還存在諸多不可控的因素，不利于規(guī)范學籍管理工作，影響管理效率。此外，很多高校存在嚴重的“重硬輕軟”的情況，尚未能充分運用網(wǎng)絡(luò)硬件平臺構(gòu)建合理的信息化軟件環(huán)境，不能充分運用硬件系統(tǒng)，充分發(fā)揮其先進性。

3.2 現(xiàn)有學籍管理系統(tǒng)與高校實際學籍管理工作尚存較大差距

很多高校自行開發(fā)或者與其他企業(yè)合作開發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)，一定程度上推動了學校數(shù)字化學籍管理工作，并從中積累經(jīng)驗。但是由于其所開發(fā)的系統(tǒng)尚不具備完善的功能，適應(yīng)性不足，不能充分滿足學籍管理的需要。

3.3 有待提高學籍管理工作人員的計算機水平

高校現(xiàn)有學籍管理工作人員普遍僅熟悉自己負責的業(yè)務(wù)知識，但是并不具備豐富的計算機技術(shù)?；跀?shù)字化學籍管理工作的需要，當務(wù)之急是培養(yǎng)復合型人才，即同時具備豐富的計算機技術(shù)知識與學籍管理業(yè)務(wù)知識的人才。

4? 實施數(shù)字化學籍管理的策略

4.1 結(jié)合學籍管理的需要，建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，提高電子文件歸檔效率

建設(shè)數(shù)字化學籍檔案基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)數(shù)字化學籍管理的基本切入點。比如開發(fā)學籍檔案管理軟件、配備刻錄機、掃描儀及相應(yīng)的服務(wù)器等，建立電子文件歸檔應(yīng)用系統(tǒng)、學籍檔案資源數(shù)據(jù)庫，各職能部門應(yīng)積極引入或運用數(shù)字化檔案資源。在此基礎(chǔ)上，還需要做好與檔案有關(guān)的基礎(chǔ)性工作。比如歸檔、收集、管理等方面的工作。這要求檔案部門立足該校實際情況，在嚴格遵守《電子公文歸檔管理暫行辦法》的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的電子文件收集管理制度，從而實現(xiàn)依章辦事。負責人應(yīng)明確具體歸檔范圍、要求，認真履行職責，做好電子文件的歸檔工作。確保電子文件的有效性、完整性與真實性。日常工作中應(yīng)該重視信息資料的收集，具體可從多角度、多方面收集資料，豐富學籍檔案信息，高效利用互聯(lián)網(wǎng)共享檔案資源。

4.2 嚴格制定電子檔案工作規(guī)章制度，嚴格把好安全關(guān)

學籍檔案記錄著學生在校期間的諸多資料，其資料信息甚至會影響到學生日后的成長與發(fā)展，其重要性不言而喻。2007年，溫家寶在《政府工作報告》中再三強調(diào)做好文化遺產(chǎn)、自然遺產(chǎn)以及檔案工作的重要性。這充分說明了我們國家高度重視檔案保護工作?；诖?，高校檔案機構(gòu)應(yīng)該充分響應(yīng)相關(guān)部門的工作，結(jié)合現(xiàn)有《電子文件管理規(guī)范》等制度、管理辦法，在嚴格遵守相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，有序推進數(shù)字化電子檔案管理。由于檔案管理的特殊性，其各環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)信息被更新、導致信息丟失的情況?；诖耍髾n案工作人員保持高度負責任的態(tài)度，做好學籍管理，保障其安全性。這也是推進數(shù)字化學籍管理的重中之中。檔案工作人員要保持高度的責任感，認真履行職責，做好檔案信息的保密工作，加大審查力度，避免泄露信息的情況。

4.3 重視人才培養(yǎng)

數(shù)字化學籍管理離不開相關(guān)專業(yè)的人才。人才決定著高校能否順利開發(fā)、利用學籍檔案資源?；诖耍瑧?yīng)該加大對相關(guān)工作人員的培養(yǎng)與教育工作，讓人員確實掌握與數(shù)字化檔案有關(guān)的理論、技能。平時可通過舉辦各類計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)培訓班，提高人員實際運用檔案系統(tǒng)軟件、操作計算機的能力，培養(yǎng)復合型人才。此外，還應(yīng)該積極引入優(yōu)秀的計算機專業(yè)、軟件專業(yè)人才，充實人才隊伍。學籍檔案人員應(yīng)該重視新理論的學習與研究，契合本崗位的工作需要，有針對性地進行學習，掌握專業(yè)技能，重視數(shù)字化學習，為高校推進數(shù)字化學籍管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

5? 結(jié)語

數(shù)字化學籍檔案管理涉及到學籍檔案工作的各個方面，具有一定復雜性。因此要求高校學籍檔案工作者乃至各職能部門充分發(fā)揮職能作用，加大配合力度，統(tǒng)籌合作，構(gòu)建標準化的管理體系，推進數(shù)字化學籍管理。實施數(shù)字化學籍管理具有重要的意義，這是相關(guān)部門高效利用、共享學籍檔案管理資源的關(guān)鍵，同時有利于提高數(shù)字化學籍管理的水平。

參考文獻

[1] 周麗濱.高校學籍檔案管理數(shù)字化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（4）：139-140.

[2] 呂揚.高校學籍檔案的數(shù)字化管理及實現(xiàn)探索[J].戲劇之家，2018（20）：177-178.