市政工程檔案“雙軌制”管理模式應(yīng)用分析

楊洪艷

【摘 要】現(xiàn)代化的市政設(shè)施維護(hù)管理檔案管理檔案管理需要一個高效、快捷、方便的檔案管理模式，能夠為市政工作人員提供充足的信息和快捷的查詢手段。本文主要基于市政設(shè)施維護(hù)管理檔案管理的不足，分析檔案“雙軌制”管理模式在市政設(shè)施維護(hù)管理檔案管理應(yīng)用的特點(diǎn)和優(yōu)勢，并且提出其在檔案管理中的具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理：管理模式;應(yīng)用分析

城市市政工程檔案是城市在各項設(shè)施建設(shè)中形成的檔案，它是工程建設(shè)活動的真實記載，直接反映了項目工程建設(shè)活動的過程，是人類改造自然、利用自然資源的成果記錄，是科技工作者和市政職工辛勤勞動的智慧結(jié)晶。加強(qiáng)市政設(shè)施維護(hù)也需要用到市政工程檔案，根據(jù)檔案記載內(nèi)容來對市政設(shè)施進(jìn)行維護(hù)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)的有效管理直接影響到各行業(yè)是否能夠直接利用到相關(guān)信息，從而制定長遠(yuǎn)的發(fā)展計劃。檔案管理主要涉及到信息數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用的活動。因而對于市政工程檔案管理工作而言，要求能夠提供更加全面的信息數(shù)據(jù)的收集、處理、歸檔和查閱。對傳統(tǒng)的市政工程檔案管理模式展開更新?lián)Q代已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急?；诖?，在市政工程檔案管理中吸收國內(nèi)外優(yōu)勢經(jīng)驗，提出“雙軌制”的檔案管理模式，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并下的管理和應(yīng)用，不僅僅迎合了當(dāng)前時代發(fā)展的需要，而且能夠很好地保證市政設(shè)施的維護(hù)工作。

一、市政工程“雙軌制”檔案管理模式

（一）“雙軌制”檔案管理模式的內(nèi)容

市政工程“雙軌制”檔案管理模式主要是指在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代電子工具對檔案工作的一種協(xié)助管理。這是一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式以及現(xiàn)代其他領(lǐng)域的檔案管理工作的新的檔案管理模式，其實現(xiàn)了檔案管理的全面發(fā)展，不僅僅對紙質(zhì)管理內(nèi)容實現(xiàn)了擴(kuò)大充實，還彌補(bǔ)了現(xiàn)代管理方式中的基礎(chǔ)不穩(wěn)等問題。

（二）市政工程檔案“雙軌制”檔案管理模式特點(diǎn)

市政工程檔案管理涉及到新舊各類檔案資料的管理，具有豐富性和復(fù)雜性。一方面是市政工程檔案一般時間較長，擁有內(nèi)容豐富的檔案資料，這類檔案資料涉及到城市的市政設(shè)施建設(shè)的方方面面。這類傳統(tǒng)的檔案資料的管理都是采用傳統(tǒng)的方式以紙質(zhì)的形式存儲，在應(yīng)用方面具有應(yīng)用率不足的問題;另一方面是新時代屬于信息社會，城市市政工程發(fā)展急需收集歸納更多的信息資料，但是傳統(tǒng)的檔案管理模式明顯對于新資料的收集和歸納的能力不足。由此觀之，采用“雙軌制”檔案管理模式能夠充分包容市政工程檔案管理的各種特點(diǎn)，能夠更好地推動市政工程檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。

二、市政工程“雙軌制”檔案管理的必要性

（一）“雙軌制”檔案管理模式改變了市政工程檔案管理不專業(yè)問題

無論是對新城區(qū)進(jìn)行開發(fā)或者是對老城區(qū)進(jìn)行改造的過程中，都要秉承著適度以及與時俱進(jìn)的理念，以便城市中的市政設(shè)施可以始終滿足社會發(fā)展的要求。而市政工程檔案管理工作的最終目的是服務(wù)于此。市政設(shè)施維護(hù)管理中心所存儲的檔案資料能夠為城市發(fā)展提供資料參考，推動市政工程的進(jìn)一步發(fā)展。而傳統(tǒng)的市政工程檔案管理模式中呈現(xiàn)出對檔案認(rèn)知的不足，即檔案是用來保存的，應(yīng)用程度不高，一方面是檔案資料過于珍貴，不能過度頻繁的使用;另一方面是檔案資料的查閱模式過于傳統(tǒng)單一，無法滿足多人、多方面的查閱。從而導(dǎo)致一些檔案信息的管理出現(xiàn)隨意的現(xiàn)象，一些檔案的整理歸納較為混亂，無法突出重點(diǎn)，同時也無法形成高效的檢索系統(tǒng)，在需要使用到檔案信息的時候，檢索困難。所以“雙軌制”檔案管理模式能夠滿足市政工程檔案管理的多個需求，不僅是對傳統(tǒng)文件等的保護(hù)，還調(diào)動了當(dāng)前市政工程發(fā)展對于檔案的檢索使用需求。

（二）“雙軌制”檔案管理模式實現(xiàn)市政工程檔案的多渠道保存管理

新時期下市政工程檔案管理要求能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道的保存管理。這主要是因為隨著當(dāng)前檔案管理的信息化發(fā)展，而多媒體是一把雙刃劍，能夠?qū)崿F(xiàn)簡約、高效管理檔案的同時還面臨著信息泄漏等問題，因而要求檔案在實現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化管理的同時，還要求能夠多渠道的展開備份或是重點(diǎn)資料的多渠道管理，如此才能保證檔案管理的安全性和效率性?！半p軌制”檔案管理模式正是在尊重傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上，重新開辟一條新的檔案管理方式，不僅僅是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的重要性，還保證對傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)資料的保護(hù)。不僅使得傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)人員能夠參與到檔案管理實踐中，還能夠采用新技術(shù)、新理論展開檔案管理工作。

三、市政工程“雙軌制”檔案管理模式的構(gòu)建

（一）營造“雙軌制”檔案管理模式應(yīng)用氛圍

實現(xiàn)對市政工程“雙軌制”檔案管理模式的應(yīng)用創(chuàng)新必須構(gòu)建符合該管理模式的管理制度和內(nèi)容。首先，完善市政工程檔案的管理內(nèi)容和管理制度。即在市政設(shè)施維護(hù)管理中心范圍內(nèi)建立健全的相關(guān)制度，如對某些檔案資料的權(quán)限限制制度，保證檔案資料能夠得到全面應(yīng)用，但也不因此受到非法使用。另外還要求制定“雙軌制”檔案管理的查閱制度，保證檔案資料的全面性。其次，提高市政工程檔案管理的及時性。一方面是要求能夠提高檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)程度，專業(yè)的工作人員能夠明確檔案的時效性特點(diǎn)，并能夠及時的收集資料、整理資料，發(fā)揮檔案信息的最優(yōu)作用。提高檔案管理人員的專業(yè)性也是市政工程檔案管理采用“雙軌制”管理模式的主要策略，第一是對傳統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的再精細(xì)化，如對新招聘的市政工程檔案管理人員進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理手段的培訓(xùn)，保證傳統(tǒng)的技藝不遺落;第二是另行招聘擁有高級檔案管理技術(shù)的檔案管理人員;另一方面是建立相關(guān)的監(jiān)督管理機(jī)制，定時定期開展對檔案管理的監(jiān)督，如每個月都對上個月的檔案信息進(jìn)行查閱，能夠保證檔案管理的及時性，還能夠保證對檔案內(nèi)容的了解情況，提高檔案的利用率。

（二）對“雙軌制”檔案管理模式技術(shù)的創(chuàng)新

首先，市政工程“雙軌制”檔案管理模式要求利用新的創(chuàng)新型科學(xué)技術(shù)。因而要求市政設(shè)施維護(hù)管理中心能夠從滿足市政工程檔案的基礎(chǔ)設(shè)備入手，通過配備專門的計算機(jī)，開發(fā)設(shè)計符合“雙軌制”管理模式的檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索和管理的質(zhì)量。另外是通過最新的大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，建立市政工程檔案信息資料庫，通過設(shè)置權(quán)限的方式來滿足不同工作人員對于檔案信息內(nèi)容的需求情況。

其次，調(diào)動檔案全體工作人員參與到“雙軌制”檔案管理模式中?！半p軌制”檔案管理模式是一種參與性較高的管理模式，其在檔案管理中的應(yīng)用需要全體人員的配合。如需要人們主動參與到現(xiàn)代檔案管理模式中，自覺展開網(wǎng)上檔案檢索等活動;還要求能夠自覺參與到傳統(tǒng)的檔案管理工作中，自覺遵守紙質(zhì)檔案管理的方式，通過加強(qiáng)人們對于檔案的聯(lián)系能夠讓檔案的利用率更高。

最后，市政工程檔案要建立健全相關(guān)的檔案存儲室。積極改善當(dāng)前市政設(shè)施維護(hù)管理中心硬件設(shè)施情況及相關(guān)設(shè)備的籌備等，有效地為雙軌制檔案管理提供了基礎(chǔ)，市政工程檔案信息的收集、歸納，要求更多的工作人員都參與到檔案管理工作中。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著信息化時代的到來，任何單位的檔案管理都要求實現(xiàn)信息化的管理，基于此要求實現(xiàn)對市政工程檔案管理的信息化發(fā)展，因而采用“雙軌制”檔案管理模式成為當(dāng)務(wù)之急。一方面是要求在保護(hù)傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上，不斷發(fā)展和創(chuàng)新紙質(zhì)檔案管理的各項技術(shù)和方式;另一方面是建立健全相關(guān)制度，配備全面的檔案管理設(shè)備，保證檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)“雙軌”化發(fā)展。