淺談數(shù)字化時代下如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

湯煜華

【摘 要】隨著社會的發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)正在不斷地提升，當(dāng)前各企業(yè)在社會中有著更加廣闊的進(jìn)步空間。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身穩(wěn)定的發(fā)展，提升競爭力，那么就應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化時代下加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作。數(shù)字化時代企業(yè)檔案是一個企業(yè)綜合能力的直接體現(xiàn)，同時也是企業(yè)中最關(guān)鍵、最寶貴的財富。因此，本文將圍繞數(shù)字化時代下如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)為主題來展開分析，通過詳細(xì)的了解一下數(shù)字化時代下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的價值和作用，再提出促進(jìn)在數(shù)字時代下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的可行性對策。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化時代;加強(qiáng);企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

在當(dāng)前社會中企業(yè)檔案信息化建設(shè)受到社會各界的重視和關(guān)注，并且只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，才能夠順應(yīng)社會的發(fā)展，跟上社會發(fā)展的潮流，提升自身的競爭力。所以，在當(dāng)前社會背景下企業(yè)一定要注重采取有效的手段加強(qiáng)自身檔案信息化建設(shè)工作。

一、針對于數(shù)字化時代下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)價值和作用的分析

所謂企業(yè)檔案信息化就是能夠在新的社會背景下積極合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案內(nèi)容不變的前提下，將檔案的存儲方式以及檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和完善，從而順應(yīng)社會的發(fā)展。在數(shù)字化時代中檔案信息化建設(shè)并不是單純的技術(shù)性問題，同時也表現(xiàn)出了系統(tǒng)性以及工程的多樣性，只有實(shí)現(xiàn)技術(shù)和業(yè)務(wù)兩者之間的相互聯(lián)系和交融，才能夠體現(xiàn)出數(shù)字化時代下檔案信息化建設(shè)的價值和作用。一個企業(yè)要想在社會中有著更加廣闊的發(fā)展空間，提升自身的競爭力。那么開展信息化建設(shè)檔案是至關(guān)重要的[1]。針對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式來說，企業(yè)大都是利用紙質(zhì)進(jìn)行記錄管理的，在社會發(fā)展的背景下才逐漸的出現(xiàn)了照片、光盤、磁帶等各種多樣化的載體。但是在當(dāng)前數(shù)字化時代下，電子檔案又成為了企業(yè)檔案發(fā)展的主要趨勢，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作來說，電子檔案不僅有著先進(jìn)性的特點(diǎn)，同時還有著較強(qiáng)的安全性以及管理性，方便保存，并且不容易破壞和丟失，只有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能夠合理的將封閉式的檔案轉(zhuǎn)變成為能夠合理配置的檔案系統(tǒng)。

二、針對于促進(jìn)在數(shù)字時代下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)可行性對策的分析

2.1重視和關(guān)注企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作

在當(dāng)前數(shù)字化時代下部分企業(yè)在企業(yè)檔案建設(shè)工作中依然存在著各種問題有待完善，主要體現(xiàn)在企業(yè)自身缺乏資金問題、專業(yè)性人才不足問題以及基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善問題等，種種問題的存在導(dǎo)致各企業(yè)檔案建設(shè)出現(xiàn)不平衡性，甚至嚴(yán)重阻礙了自身的發(fā)展，逐漸的被社會所淘汰。與此同時，檔案信息化管理和其他信息管理也未能實(shí)現(xiàn)有效的銜接，以至于對我國企業(yè)信息一體化管理形成嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，在數(shù)字化時代下相關(guān)企業(yè)中的管理人員應(yīng)當(dāng)重視和關(guān)注企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，要將自身的眼光放出放長遠(yuǎn)，因?yàn)橐粋€企業(yè)要想有著更加長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，一定要注重信息化檔案管理工作要開展，要求在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營的過程中建立完善的企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)，確保信息具有準(zhǔn)確性、及時性以及專業(yè)性的特點(diǎn)。企業(yè)還要實(shí)現(xiàn)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)、規(guī)劃環(huán)節(jié)、營銷環(huán)節(jié)等，都要制定更加詳細(xì)的檔案，通過這種手段最大限度的提升企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理和經(jīng)營工作，增加企業(yè)的自身效益。所以，當(dāng)前大多數(shù)的企業(yè)管理人員都開始注重檔案信息化管理建設(shè)工作的開展，全面的認(rèn)識和了解到只有順應(yīng)社會的發(fā)展，跟上社會發(fā)展的潮流，及時的轉(zhuǎn)變思維，不斷的創(chuàng)新和改革，才能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更加廣闊的發(fā)展空間，提升自身的競爭力[2]。

2.2加大資金投入來完善企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施

數(shù)字化時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作需要硬件設(shè)備作為支持，這就要求企業(yè)中的相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)加大資金投入來完善企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施。但是部分企業(yè)由于受到資金不足，以及對于一些中小型企業(yè)來說，并不愿意將資金花費(fèi)在到案的信息化建設(shè)上，上述種種問題的存在也就導(dǎo)致檔案的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，未能全面的體現(xiàn)出檔案信息化的價值和作用。并且當(dāng)前還有部分企業(yè)依然沿用著傳統(tǒng)的檔案管理形式，大多是以書面的形式來開展檔案管理工作，在這一工作背景下將會導(dǎo)致檔案很容易丟失或者損壞，對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展受到嚴(yán)重的阻礙。要想改變這種現(xiàn)狀，提升自身的發(fā)展空間，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)將自身的眼光放長遠(yuǎn)，加大資金的投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，要求要以檔案信息化系統(tǒng)為主體，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫體系當(dāng)中檢索、整合以及儲存。與此同時，還要選擇專業(yè)性技能較強(qiáng)的技術(shù)人員采取有效的措施加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)以及加密系統(tǒng)的建設(shè)，通過這種建設(shè)手段將會有效的避免被黑客攻擊以及病毒入侵，防止各種檔案和文件被損壞和篡改。即使是有黑客和病毒入侵檔案系統(tǒng)，損壞了企業(yè)中的檔案，那么企業(yè)也能夠通過檔案備份系統(tǒng)來完成對各種檔案的恢復(fù)，確保檔案具有專業(yè)性、安全性以及完整性的特點(diǎn)，最大限度的提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，也減少經(jīng)濟(jì)的損失，確保企業(yè)在數(shù)字化時代中穩(wěn)定的發(fā)展。

2.3進(jìn)一步優(yōu)化和完善企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)中的相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化和完善檔案管理制度，優(yōu)化和完善管理制度來建立專業(yè)的運(yùn)行機(jī)制是顯著提升檔案信息化水平的前提和保障。這就要求企業(yè)能夠在社會和高校中選擇專業(yè)性技能較強(qiáng)的工作人員來加入到企業(yè)檔案管理工作中，提升檔案團(tuán)隊(duì)的綜合能力。與此同時，還要加強(qiáng)對工作人員各種專業(yè)性理論知識的補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)在檔案管理工作中建立目標(biāo)責(zé)任體系，這就要求企業(yè)中的相關(guān)管理人員應(yīng)積極的制定《檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)》等相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)每個工作人員都有事可干，責(zé)任到個人，并且還要優(yōu)化和完善操作規(guī)范體系工作，要求企業(yè)中的管理人員在積極根據(jù)檔案管理個性化要求以及自身企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況的背景下，制定文書立卷歸檔辦法，促使檔案管理工作各項(xiàng)工作的開展都有各種相關(guān)制度的支持，有法可依[3]。除此之外，企業(yè)要積極的成立監(jiān)督檢查管理制度，要求企業(yè)能夠組織一支監(jiān)督檢查團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的抽查、普查，避免在檔案管理中出現(xiàn)泄密、丟失損壞等不良情況的發(fā)生。

2.4在企業(yè)中積極地構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)站

在企業(yè)中還應(yīng)當(dāng)積極的構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站的建立是實(shí)現(xiàn)將企業(yè)檔案工作真正面向所有工作人員和社會的關(guān)鍵途徑，同時也是在數(shù)字化時代中全面的發(fā)揮出檔案信息價值的前提，能夠?yàn)槠髽I(yè)的相關(guān)部門提供可靠的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的共享。因?yàn)楫?dāng)建立檔案網(wǎng)站時，相關(guān)工作人員就能夠通過登錄網(wǎng)站來快速的瀏覽檔案信息，直接的運(yùn)用自身的計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行查找文件，這對大幅度的提升工作效率有著深遠(yuǎn)影響，并且檔案信息積極的采用網(wǎng)絡(luò)化，還會實(shí)現(xiàn)自動統(tǒng)計(jì)、無紙化工作，建立開放的數(shù)據(jù)庫，促使各種有效的資源合理利用，為最大限度的提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

通過上述問題分析，我們充分的認(rèn)識意識到在數(shù)字化時代下加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。數(shù)字化企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作是促使其能夠順應(yīng)社會發(fā)展，跟上社會發(fā)展腳步的前提和保障，同時一個企業(yè)自身檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，將直接的體現(xiàn)出自身的經(jīng)營現(xiàn)狀。這就要求企業(yè)在以后的發(fā)展中一定要重視和關(guān)注企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作、加大資金投入、完善基礎(chǔ)設(shè)施、進(jìn)一步優(yōu)化和完善管理制度以及積極的構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)站等，通過種種有效的對策來實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目的，為促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]于長江.淺談信息化背景下的企業(yè)檔案管理[J].黑龍江檔案，2019（01）：76.

[2]李金苓.加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2016（01）：74.

[3]和夢吉. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.