淺析電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)工作的影響

李昕

【摘 要】據(jù)統(tǒng)計(jì)，2019年電子發(fā)票開具數(shù)量已經(jīng)超過了紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票的迅猛發(fā)展為高校財(cái)務(wù)工作帶來了極大的積極影響，深刻改變了財(cái)務(wù)工作各環(huán)節(jié)模式，也為財(cái)務(wù)工作帶來了新挑戰(zhàn)、新問題。本文介紹了電子發(fā)票的歷史、特點(diǎn)，試析了電子發(fā)票給高校財(cái)務(wù)工作帶來的新挑戰(zhàn)，并提出了解決措施。

【關(guān)鍵詞】電子發(fā)票;高校;財(cái)務(wù)工作

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，將信息數(shù)據(jù)電子化已經(jīng)成為了各行業(yè)發(fā)展的趨勢，這在提升工作效率的同時(shí)，也給人們的生活帶來了極大便利。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在各個(gè)領(lǐng)域的延伸和普及，作為經(jīng)濟(jì)交往重要憑證的發(fā)票，也正在處于由紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時(shí)期。在高校財(cái)務(wù)工作中，電子發(fā)票發(fā)揮著越來越重要的作用，對(duì)高校財(cái)務(wù)工作產(chǎn)生了極大的影響。

一、電子發(fā)票的歷史及特點(diǎn)

電子發(fā)票是電子憑據(jù)的形式之一，它以紙質(zhì)發(fā)票為基礎(chǔ)，以電子簽章、全國統(tǒng)一編碼的發(fā)票號(hào)碼為有效性證明，用以說明并記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)施雙方的交易內(nèi)容，如時(shí)間、金額、明細(xì)等。

早在20世紀(jì)60年代中期，部分金融公司就建立了早期的電子交易系統(tǒng)，電子交易憑據(jù)的雛形隨之誕生，為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)帶來了一定的便利性。但是受制于當(dāng)時(shí)的技術(shù)條件，各金融公司使用的電子交易系統(tǒng)不盡相同，也沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，電子信息交換地局限性很大。為此，ANSI X12 EDI標(biāo)準(zhǔn)得以誕生，為電子發(fā)票的快速發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。進(jìn)入90年代后，電子發(fā)票的技術(shù)更加成熟，應(yīng)用越來越普及，特別是21世紀(jì)后，電子發(fā)票得到井噴式發(fā)展。在中國，北京、廣州、浙江等省市于2012年率先試行電子發(fā)票，并很快在全國范圍內(nèi)得到迅速發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年我國電子發(fā)票開具量達(dá)13.1億張，預(yù)計(jì)到2022年將可能高達(dá)545.5億張，保持超過100%的年均增長速度。

電子發(fā)票的迅猛發(fā)展主要源于其以下特點(diǎn)：

（一）無紙化電子數(shù)據(jù)，更節(jié)能環(huán)保。不同于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于服務(wù)器上，實(shí)施統(tǒng)計(jì)集中管理，根據(jù)需要打印，大幅降低了紙張的消耗，減少了環(huán)境污染。此外，電子發(fā)票只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以流通，不需要物流寄送。

（二）便于儲(chǔ)存和管理。電子發(fā)票存儲(chǔ)于電腦中，使用者可用電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票的搜索、查閱、核對(duì)等工作，節(jié)省了大量的人力和時(shí)間成本，同時(shí)也降低了出錯(cuò)幾率。

（三）便于數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用。電子發(fā)票中包含了購買日期、項(xiàng)目、單價(jià)、數(shù)量、總價(jià)、稅額等信息，稅務(wù)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)可通過軟件接口直接調(diào)用，便于貨物的統(tǒng)計(jì)、查找、追溯，可實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)快速入賬、入庫，與傳統(tǒng)的手工關(guān)聯(lián)方式相比，極大地提升了工作效率。對(duì)于高校、企業(yè)來說，可利用發(fā)票信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，提升經(jīng)費(fèi)保障的質(zhì)量效益。

（四）增加了發(fā)票查驗(yàn)的安全性。電子發(fā)票數(shù)據(jù)經(jīng)稅務(wù)系統(tǒng)的信息加密，使用者無法擅自修改。在發(fā)票審核過程中，可根據(jù)發(fā)票號(hào)碼查驗(yàn)發(fā)票的真實(shí)性。萬一出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛，電子發(fā)票也可以作為維權(quán)的重要依據(jù)。

（五）便于相關(guān)監(jiān)察部門進(jìn)行信息化監(jiān)管。電子信息的匯總、計(jì)算、整理和傳輸都非常方便，監(jiān)察部門可隨時(shí)調(diào)取進(jìn)行監(jiān)管，提高了報(bào)銷的紀(jì)律性。

二、電子發(fā)票在高校中的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在問題

與企業(yè)財(cái)務(wù)相比，高校財(cái)務(wù)對(duì)于電子發(fā)票的接受程度相對(duì)較低，發(fā)展較為緩慢。近年來，高校財(cái)務(wù)工作中電子發(fā)票的使用率逐年上升，在帶來便捷的同時(shí)，也浮現(xiàn)出一些新的問題。

（一）電子發(fā)票在報(bào)銷中存在重復(fù)使用的可能性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票由賣方開具，對(duì)于買方來說具有唯一性、不可復(fù)制性。報(bào)賬時(shí)，審核人員只需要對(duì)發(fā)票原件進(jìn)行審核，由于發(fā)票貼在報(bào)賬憑證內(nèi)，無法被再次使用。而電子發(fā)票可以被重復(fù)打印，存在被多次使用進(jìn)行報(bào)銷的可能性。

（二）電子發(fā)票的內(nèi)容更容易被偽造、修改

紙質(zhì)發(fā)票由賣方直接開具，不能被買方修改，即使買方開了假發(fā)票，審核人員識(shí)別起來也相對(duì)容易。而電子發(fā)票大多以pdf格式發(fā)送給買方，買方可以將pdf文件轉(zhuǎn)換成圖片之后，再用photoshop等電腦軟件偽造、修改發(fā)票的時(shí)間、明細(xì)等內(nèi)容，且難度很低，不容易被審核人員發(fā)現(xiàn)。

（三）增加了財(cái)務(wù)工作人員的工作量

為防止重復(fù)報(bào)銷和篡改發(fā)票信息，財(cái)務(wù)工作人員需要連接稅務(wù)系統(tǒng)，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行核驗(yàn)，并根據(jù)發(fā)票號(hào)碼檢查是否為重復(fù)發(fā)票，這大大增加的財(cái)務(wù)工作量，且稅務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有一定的滯后性，影響審核效率。目前很多高校的會(huì)計(jì)并沒有對(duì)發(fā)票號(hào)碼進(jìn)行登記，即使登記也大多使用excel表格手工錄入，工作效率低，且容易出錯(cuò)。

（四）影響財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息安全

財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)安全性的要求極高，各高校都建立了嚴(yán)格的安全管理措施，防止數(shù)據(jù)的丟失和篡改。電子發(fā)票由互聯(lián)網(wǎng)或移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸，有攜帶病毒的可能性，給財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全帶來了新的挑戰(zhàn)。

三、解決電子發(fā)票問題的有效措施

（一）從頂層設(shè)計(jì)上完善電子發(fā)票的使用管理制度

從高校經(jīng)費(fèi)、資產(chǎn)使用管理的角度通盤考慮，發(fā)揮電子發(fā)票優(yōu)勢，提供經(jīng)費(fèi)保障效益。對(duì)經(jīng)費(fèi)管理人員、使用人員和財(cái)務(wù)工作者，完善相關(guān)的制度規(guī)定，提高對(duì)電子發(fā)票的理解認(rèn)識(shí)、使用方法、管理手段，讓規(guī)章制度滲透到電子發(fā)票使用管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到有章可循。在財(cái)務(wù)、資產(chǎn)各環(huán)節(jié)安裝使用電子發(fā)票管理系統(tǒng)，提供使用管理的效率質(zhì)量。

（二）推進(jìn)電子發(fā)票信息平臺(tái)建設(shè)

高校應(yīng)派遣財(cái)務(wù)工作者和信息系統(tǒng)建設(shè)人員前往大型企業(yè)學(xué)習(xí)電子發(fā)票信息平臺(tái)的建設(shè)與使用，構(gòu)建完善的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)的對(duì)接和數(shù)據(jù)。為財(cái)務(wù)審核人員配備電子發(fā)票二維碼掃描器，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的快速精準(zhǔn)錄入，方便財(cái)務(wù)人員查驗(yàn)發(fā)票的真?zhèn)?，并通過系統(tǒng)比對(duì)發(fā)票編碼，檢查是否為報(bào)銷過的發(fā)票。

（三）建立電子發(fā)票使用誠信檔案

為全校教職員工建立電子發(fā)票使用誠信檔案，對(duì)于偽造、篡改、重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票的人員，將其違規(guī)使用情況計(jì)入誠信檔案，作為評(píng)先評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)。

（四）提高財(cái)務(wù)工作者的信息化素質(zhì)

在電子發(fā)票、無紙化辦公、“互聯(lián)網(wǎng)+”等趨勢的影響下，財(cái)務(wù)工作者應(yīng)積極適應(yīng)技術(shù)潮流，主動(dòng)提升自身的信息能力素養(yǎng)，學(xué)會(huì)利用信息化條件提高自身的辦公效率和質(zhì)量，主動(dòng)化解新技術(shù)帶來的新挑戰(zhàn)，為新技術(shù)的普及、改善貢獻(xiàn)自身的力量。

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