如何完善工程項(xiàng)目檔案的管理探析

韓娜

摘 要：工程檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)，使檔案更好的為項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。本文對(duì)完善工程項(xiàng)目檔案的管理進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；過(guò)程控制；開發(fā)利用

工程檔案是工程建設(shè)及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。對(duì)于企業(yè)單位而言，工程檔案的重要性就尤為突出，它不僅能在建設(shè)過(guò)程中提供大量有參考價(jià)值的文件及數(shù)據(jù)，提高工作效率和工作質(zhì)量，更在企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理、決策中有一定的指導(dǎo)意義。

1 工程檔案管理的重要意義

1）完善工程實(shí)施狀態(tài)，確保質(zhì)量、進(jìn)度、安全的全面控制。目前我國(guó)諸多工程項(xiàng)目一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，以便突出工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制對(duì)確保工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用，在工程項(xiàng)目承包合同中，針對(duì)不同內(nèi)容，確定不同的目標(biāo)，只有在工程項(xiàng)目完成后，所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目承包獎(jiǎng)才能得到兌現(xiàn)，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項(xiàng)目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2）建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄，在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項(xiàng)目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)及項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。如果把這一個(gè)文件積累過(guò)程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無(wú)法成立，也是無(wú)法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經(jīng)送檢合格才能使用，這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中，應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等，在實(shí)施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等，這些都需要工程資料來(lái)指導(dǎo)。

3）建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全，因此，質(zhì)量問題是重中之重，建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞，隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質(zhì)量也會(huì)更加得到重視。

2 加強(qiáng)檔案管理制度化建設(shè)

1）制定管理性制度。工程檔案應(yīng)該以國(guó)家《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》等有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，制定相關(guān)的規(guī)章制度，如《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等，對(duì)工程檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用、安全保密等方面都必須做出嚴(yán)格的規(guī)定，并嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行，使檔案從產(chǎn)生和形成的那一刻起就對(duì)它的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、安全性負(fù)責(zé)。

2）制定切實(shí)可行的業(yè)務(wù)制度。要規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理，須制定可行的、操作性較強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)制度，一是制定科技檔案分類大綱。科技檔案大綱是應(yīng)工程檔案分類、編號(hào)而產(chǎn)生的，在編制時(shí)不僅要考慮應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目單位工程的劃分，遵循項(xiàng)目文件的自然形成規(guī)律，保持文件（圖紙）的成套性和有機(jī)聯(lián)系，使組成案卷既能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映項(xiàng)目的全貌，又要便于提供利用。工程檔案分類大綱中的類目設(shè)置、層次劃分、檔號(hào)結(jié)構(gòu)、標(biāo)識(shí)符號(hào)等，力求做到準(zhǔn)確、靈活、簡(jiǎn)明、易記。由于科技檔案分類大綱主要是應(yīng)工程檔案的分類、編號(hào)而產(chǎn)生的，因此在操作中進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，也就是說(shuō)為了便于日后利用，在整理過(guò)程中，當(dāng)工序等與分類出現(xiàn)矛盾時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，及時(shí)調(diào)整科技檔案分類大綱，不可強(qiáng)行拆分具有有機(jī)聯(lián)系的文件。二是制定工程檔案管理實(shí)施細(xì)則。工程檔案管理實(shí)施細(xì)則是工程檔案整理的靈魂所在，首先必須明確各方的權(quán)利與義務(wù)，盡量做到分工明確，不交叉、不扯皮。其次是整理的各種規(guī)范與要求，要求要細(xì)化，例如具體到編目的方法、使用什么表格等。最后是移交的程序、數(shù)量、時(shí)間、注意事項(xiàng)及處罰辦法等。

3）夯實(shí)工程檔案的過(guò)程控制。工程項(xiàng)目由于周期長(zhǎng)和子項(xiàng)目多，對(duì)項(xiàng)目文件材料的管理也必須分階段進(jìn)行，決不能等到整個(gè)工程項(xiàng)目竣工時(shí)才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無(wú)疑是為時(shí)已晚，早期的工程項(xiàng)目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。一般的檔案管理人員都應(yīng)該知道，工程檔案的過(guò)程控制尤為重要，即使規(guī)章制度及業(yè)務(wù)制度制定的很完善，但過(guò)程控制中沒有控制好，收集不及時(shí)導(dǎo)致出現(xiàn)的文件丟失、簽字蓋章不齊全、原件丟失等等都是工程檔案管理中的“硬傷”，直接影響工程檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性及有效性。由于各個(gè)項(xiàng)目對(duì)檔案整理的要求不同，編制深度不同，且都存在參建單位多、人員素質(zhì)參差不齊、各施工單位資料管理人員流動(dòng)性大等狀況，在過(guò)程控制中，建設(shè)單位要對(duì)各參建單位資料管理人員定期培訓(xùn)，作為建設(shè)單位檔案管理人員，要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)變立場(chǎng)、轉(zhuǎn)變觀念，要把各個(gè)參建單位及各職能部門作為自己的服務(wù)對(duì)象，在歸檔材料形成、積累和預(yù)立卷等各個(gè)環(huán)節(jié)給予他們指導(dǎo)和幫助，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見。

3 深化工程檔案信息的開發(fā)利用

無(wú)論是檔案的收集、整理、還是保管、檢索，這些管理都只是做好檔案工作的基礎(chǔ)，檔案的利用才是檔案管理的根本目的，如果不充分利用檔案，只是一味的收集、保管，所有的檔案工作將是一文不值，毫無(wú)意義。因此，檔案人員在注重收集、整理工作的同時(shí)，也著重致力于檔案的開發(fā)利用工作上。一是縮短利用者查找檔案、資料的時(shí)間需要，提高他們的工作效率，增強(qiáng)利用者對(duì)檔案的信任感。二是可以主動(dòng)提供所需的情報(bào)服務(wù)，不斷獲得各種利用需求的信息，在促進(jìn)職工產(chǎn)生利用檔案動(dòng)機(jī)的同時(shí)，取得對(duì)檔案工作的理解與支持，充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值。三是開展檔案利用跟蹤服務(wù)。積極掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)、新動(dòng)向，及時(shí)做好跟蹤服務(wù)。四是結(jié)合數(shù)據(jù)對(duì)比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點(diǎn)和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發(fā)工作，并根據(jù)歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產(chǎn)品簡(jiǎn)介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，工程項(xiàng)目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實(shí)施的全過(guò)程，因此，是對(duì)工程項(xiàng)目的一個(gè)更加直接有效的控制，因此，在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作，為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。

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