信息化環(huán)境下的工程檔案管理新模式

唐燦

摘 要：在以往的檔案管理模式中，檔案管理的效率難以適應(yīng)新時代的發(fā)展，必須要使用管理新模式，讓檔案管理的方式和內(nèi)容得到轉(zhuǎn)變，才能實現(xiàn)高效的檔案管理。基于此，本文先是分析了檔案管理新模式具有的優(yōu)勢，然后研究了檔案管理新模式的實施，以期通過應(yīng)用檔案管理新模式，讓工程管理的效率得到提升，讓工程管理取得更優(yōu)質(zhì)的效果。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；工程管理；檔案管理；檔案管理新模式

在工程項目中，隨著工程的實施，會逐漸產(chǎn)生諸多文件和檔案。這些文件和檔案是對工程項目開始、發(fā)展以及結(jié)束全過程的記錄，從文件檔案中能夠了解施工質(zhì)量的整體情況，這些檔案也是工程質(zhì)量情況的重要依據(jù)。因此，在工程管理中，必須要展開對工程檔案的管理，需要積極使用信息技術(shù)，讓檔案管理能適應(yīng)時代的發(fā)展，能夠和信息化環(huán)境互相適應(yīng)。

1 實施檔案管理新模式的優(yōu)勢

檔案不再是業(yè)務(wù)活動的副產(chǎn)品，而是重要的資源。項目管理系統(tǒng)能和檔案管理系統(tǒng)互相融合，使用異構(gòu)數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)和平臺使得信息系統(tǒng)得到集成，對數(shù)據(jù)配置提供支持，這樣能夠最大程度上保證數(shù)據(jù)信息的共享，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)和服務(wù)的集成。利用異構(gòu)數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)讓各個參建方系統(tǒng)得到聯(lián)通，能夠讓材料、設(shè)備以及資金等相關(guān)信息得到公開，讓系統(tǒng)獲得對賬和監(jiān)督的功能。應(yīng)用新模式能夠提供上報接口，讓數(shù)據(jù)資源得到共享的機會，讓工作人員的工作量得到降低。使用新模式進行檔案管理，讓管理人員在控制中取得了便利條件，能夠在很大程度上提高服務(wù)意識以及參與意識，能夠讓檔案管理人員的積極性被調(diào)動，主動提供方案服務(wù)。同時利用檔案管理系統(tǒng)能夠更加深入的進行需求的挖掘，能夠更及時的掌握管理人員決策需要。檔案管理人員根據(jù)需求能更加及時的將數(shù)據(jù)檔案送到員工手上。同時需要對檔案信息進行深度挖掘，將有價值的信息挖掘出來再進行利用。將這些有價值的信息能夠應(yīng)用在數(shù)據(jù)庫的建立上，能夠建立出材料庫、招標(biāo)庫等數(shù)據(jù)庫，在后續(xù)工程的必要階段，能夠?qū)?shù)據(jù)庫進行集中的應(yīng)用。

2 工程檔案管理模式的實施

在項目管理理念之下，將管理理論以及業(yè)務(wù)流程作為依據(jù)，將項目程序以及檔案管理相結(jié)合起來，建立一種管理模式，從而實現(xiàn)文件控制目標(biāo)。

2.1 建設(shè)檔案管理流程

根據(jù)實踐經(jīng)驗可以了解到，需要將收集工程檔案和建設(shè)檔案管理流程同步展開，從而讓工程檔案的質(zhì)量得到保證，同時也滿足了收集工程檔案的要求。在當(dāng)前的流程中，工程開始活動之前，檔案人員需要主動了解工程文件的類別，根據(jù)工程文件制定出在管理工程項目上的流程圖，根據(jù)流程圖收集工程檔案。同時還需要根據(jù)項目進度，將收集工程檔案的計劃編制好，在工程文件和項目實體之間建立關(guān)聯(lián)，做好文件收集和檔案收集工作。在形成工程文件之后，需要及時將檔案歸類，為檔案的完整性和準(zhǔn)確性奠定好基礎(chǔ)，為后續(xù)工作的開展做好充分的準(zhǔn)備。

2.2 建設(shè)業(yè)務(wù)流程

工程檔案作為項目全過程的記錄，是項目成果和工作人員最為重要的展示形式。對于工程檔案的管理是項目管理中最重要的內(nèi)容，不同項目的不同建設(shè)階段和不同的材料相互對應(yīng)，在相關(guān)的條例中對于各個階段的工程文件提出過明確的規(guī)定，需要對文件展開科學(xué)的管理。在項目管理的過程中，檔案人員必須要承擔(dān)起監(jiān)督員的角色，需要在項目建設(shè)完成之后，將不合標(biāo)準(zhǔn)的工程記錄挑選出來，嚴(yán)格禁止工程進入到下一階段中。如果缺少竣工驗收文件，決不能予以驗收。需要將工程文件中允許歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求明確的寫入合同中，同時堅持依法進行檔案的管理。這樣檔案管理也就得到規(guī)范化的流程操作，讓企業(yè)運行效益得到驅(qū)動。

2.3 深入挖掘檔案價值

為了對工程檔案價值展開深度挖掘，以幫助工程能實現(xiàn)提升，不僅讓檔案價值得到實現(xiàn)，也讓檔案管理的目標(biāo)和價值得到實現(xiàn)。首先檔案管理人員需要加強宣傳的力度，在項目中建立全員參與的理念，使得項目收集檔案以及管理檔案能夠獲得根本性保障。同時檔案管理人員決不能守在檔案室中進行檔案管理，需要將被動工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸ぷ鳎枰鲃訉ξ募M行組織和控制。對檔案信息進行深度挖掘，不斷開發(fā)出新產(chǎn)品，從控制實體文件和檔案能轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芸刂?，將靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榧せ顧n案。使得工程檔案能夠成為啟發(fā)思維的工具，在企業(yè)能節(jié)約管理成本的基礎(chǔ)上，讓企業(yè)工作效率得到升高。通過得到管理人員對工程檔案管理工作的支持和重視，還能提高管理水平，讓檔案管理獲得更加廣闊的空間。

2.4 建立檔案管理系統(tǒng)

憑借檔案管理中使用的技術(shù)和方法，讓檔案管理建設(shè)程序和檔案管理建立起來，建立項目管理以及檔案管理一體化的系統(tǒng)。在保證信息安全的情況下，能實現(xiàn)一體化的辦公自動化，能夠讓工程檔案中的數(shù)據(jù)得到統(tǒng)一管理，讓核心服務(wù)器和各個建設(shè)方之間形成同步和互相支持的作用。檔案管理系統(tǒng)使用的是網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，將各方管理系統(tǒng)和核心服務(wù)器連接起來[1]。

在系統(tǒng)的管理權(quán)限上，可以設(shè)置這些功能：1）數(shù)據(jù)集成以及資源共享功能。在項目中，各個參建單位都具有自己的管理系統(tǒng)。出于安全性的考慮，各個系統(tǒng)可能運行中在獨立的局域網(wǎng)中，數(shù)據(jù)資源共享無法實現(xiàn)，還需要借助其他網(wǎng)關(guān)進行處理。因此，在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)用戶的權(quán)限和需求，將數(shù)據(jù)進行整合和共享，讓數(shù)據(jù)能在不同系統(tǒng)中實現(xiàn)自如的交流。2）服務(wù)集成以及業(yè)務(wù)協(xié)同功能。由于各個參建方使用的是不同的應(yīng)用系統(tǒng)和資源，通過應(yīng)用工作流讓各個單位信息之間的屏障被打破，形成一張信息網(wǎng)。使得信息網(wǎng)中各個信息能夠?qū)崿F(xiàn)互相合作，達(dá)到一致化服務(wù)的目的。另外通過Web的服務(wù)將網(wǎng)絡(luò)協(xié)議集成起來，使用統(tǒng)一接口對各種資源進行使用，讓服務(wù)范圍得到擴展。3）安全認(rèn)證功能。在系統(tǒng)中借助于PKI數(shù)字認(rèn)證，對系統(tǒng)身份進行認(rèn)證，讓信息傳輸過程得到安全性和完整性的保障。

2.5 將參建方OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)聯(lián)合

各參建方需要根據(jù)自己的需要利用圖形化流程進行工具的創(chuàng)建，利用內(nèi)部建設(shè)工作流進行引擎[2]。例如：設(shè)計計劃申請流、財務(wù)報賬流、合同審核簽訂流等，將整個過程中的參數(shù)完成定義，讓多個系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)目標(biāo)得到自動協(xié)調(diào)，能夠?qū)^程實現(xiàn)檢查，讓OA系統(tǒng)能夠和檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)深度關(guān)聯(lián)。在OA系統(tǒng)中的信息能夠統(tǒng)一格式得到歸檔，同時能夠在檔案管理系統(tǒng)中得到存儲，這樣也就實現(xiàn)了一體化的文檔錄入和管理。

3 結(jié)論

綜上所述，本文基于實施檔案管理新模式的優(yōu)勢，研究了工程檔案管理模式的實施，必須要建設(shè)檔案管理流程和業(yè)務(wù)流程，不斷深入挖掘檔案價值，建立檔案管理系統(tǒng)，將參建方OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)聯(lián)合起來。通過讓OA系統(tǒng)、工程管理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)融合，能讓各方信息資源實現(xiàn)共享，讓工程得到全面的管理，同時能夠保證工程項目得到順利的實施，能夠讓工程質(zhì)量獲得根本性保障。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜，姜尚堃，竇俊偉.新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理模式探討[J].山東水利，2018（08）：39-40.

[2]林立鵬，鄒新梧，姜永，孫宏薇，韓芳旭.基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016，13（01）：94-95+98.