高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問(wèn)題及解決途徑分析

唐詩(shī)佳

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期下，我國(guó)城市化水平的逐漸提高，使我國(guó)高校之間的競(jìng)爭(zhēng)力逐漸加強(qiáng)，由于多種因素影響，高校在對(duì)人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，例如：現(xiàn)代化檔案意識(shí)淡薄、監(jiān)管機(jī)制不健全等，嚴(yán)重阻礙了人事檔案專項(xiàng)審核工作開展，加劇了高校競(jìng)爭(zhēng)和挑戰(zhàn)難度。所以要想使高校在競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有力位置，高校就要探尋提高干部人事檔案專項(xiàng)審核工作管理水平的有效策略，從而促進(jìn)高校事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，文章對(duì)高校干部人事檔案專項(xiàng)審核過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入的分析，并提出了具有針對(duì)性的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校干部；人事檔案；專項(xiàng)審核；問(wèn)題；解決途徑

干部人事檔案主要是記載企業(yè)和事業(yè)單位中干部個(gè)人信息的重要載體，其主要包括：個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)水平等，甚至政治思想也會(huì)被進(jìn)行記錄，通過(guò)調(diào)查檔案，就可以直接、客觀的反應(yīng)出干部政治和工作面貌，對(duì)選拔干部起著決定性的作用，所以該檔案要具有一定的真實(shí)性和有效性，并加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行管理和監(jiān)督。但是，在新時(shí)期下，教育體制改革的不斷深化，對(duì)干部人事檔案管理工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于傳統(tǒng)、落后的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法達(dá)到良好效果。因此，要積極調(diào)整工作方針，加大對(duì)檔案的管理力度，并在實(shí)踐的過(guò)程中積極創(chuàng)新和改善檔案管理方法，從而推動(dòng)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展。

1 高校干部人事檔案專項(xiàng)審核過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 現(xiàn)代化檔案意識(shí)淡薄

由于高校干部的核心工作就是教育和引導(dǎo)工作，所以在高校的各項(xiàng)事務(wù)中會(huì)將重心放在教育上，從而忽視了對(duì)人事檔案的管理。再加上受傳統(tǒng)高校干部人事檔案管理意識(shí)的影響，在實(shí)際專項(xiàng)審核過(guò)程中的相關(guān)人員，例如：高校中的領(lǐng)導(dǎo)、人事干部等都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，把高校干部人事檔案室作為一種擺設(shè)，單純的認(rèn)為檔案管理工作就是機(jī)械化的對(duì)信息進(jìn)行抄錄和保管，積極做好借閱工作，造成干部人事檔案管理的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的效果都不理想，對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)也比較薄弱。有部分高校認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，但是人力配備普遍不足，對(duì)于幾千的人事檔案員只給配備了2名左右的專職檔案管理人員甚至還是配備兼職檔，嚴(yán)重阻礙了專項(xiàng)審核工作的開展[1]。

1.2 檔案監(jiān)管機(jī)制不健全

通過(guò)對(duì)人事檔案的管理機(jī)制進(jìn)行分析，它自身所包含的內(nèi)容非常多，例如：管理主體、管理方法和管理環(huán)境等。根據(jù)目前情況來(lái)看，新形勢(shì)下的檔案管理中存在著多方面的問(wèn)題：在主體上，高校人事檔案主要是由人事部門進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理，檔案部門在人事檔案管理工作中并不能及時(shí)充分發(fā)乎其有效的作用，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行管理。在方法上，沒(méi)有及時(shí)制定相關(guān)的管理制度和方案，雖然有部分的高校制定了對(duì)人事檔案管理的方法，但是其內(nèi)容并不具體，沒(méi)有涉及到和人事檔案專項(xiàng)審核工作的實(shí)際操作和方法，特別是關(guān)于審核的形式、范圍、內(nèi)容等沒(méi)有制定出詳細(xì)的內(nèi)容，導(dǎo)致在審核過(guò)程中無(wú)法對(duì)工作進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，導(dǎo)致信息共享出現(xiàn)斷層的問(wèn)題。在環(huán)境上，人才、資金、設(shè)備等都成為了其主要的因素[2]。部分高校的人事檔案管理部門沒(méi)有配備專門的檔案人員，導(dǎo)致管理人員無(wú)論是在理念上還是技術(shù)上都不能具體的進(jìn)行實(shí)施。資金一旦缺乏，就會(huì)直接影響著人才和設(shè)備的引進(jìn)和配置。資金主要是來(lái)源于部門內(nèi)部，學(xué)校沒(méi)有及時(shí)加大資金的投入，無(wú)法配置相關(guān)的設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案的無(wú)法長(zhǎng)期保存，無(wú)法保障檔案信息的安全性。

1.3 檔案管理工作中的人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校的檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，在一般情況下，都是部門內(nèi)部身兼數(shù)職的辦公室人員和一些校內(nèi)的學(xué)生，這種方式的人員具有一定的流動(dòng)性，再加上這類檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使其嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)以及熟練的業(yè)務(wù)能力，在一定程度上影響了高校干部人事檔案的管理水平和效率[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要學(xué)會(huì)基本的檔案管理技能，還需要熟悉檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，而相關(guān)部門并沒(méi)有重視這方面的問(wèn)題，缺乏對(duì)管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致目前的人才隊(duì)伍建設(shè)無(wú)法滿足當(dāng)前高校干部人事檔案管理工作過(guò)程中的實(shí)際需求。

2 加強(qiáng)高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問(wèn)題及解決途徑分析

2.1 提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

在目前深化改革的形勢(shì)下，我國(guó)執(zhí)政黨加強(qiáng)自身建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，一種新常態(tài)。不僅涉及到簡(jiǎn)單的嚴(yán)政治黨的問(wèn)題。同時(shí)也包括各個(gè)方面，例如：制度、作風(fēng)、思想的建設(shè)等，另外，對(duì)機(jī)關(guān)企業(yè)單位和事業(yè)單位的相關(guān)人員也提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。檔案人員在檔案工作領(lǐng)域中起著極為關(guān)鍵的作用，管理人員的責(zé)任意識(shí)和綜合素質(zhì)都會(huì)直接決定著高校干部人事檔案的管理水平和效率，所以檔案人員要將必“為黨管檔，為國(guó)守史，為民服務(wù)”作為檔案管理工作的宗旨[4]。在管理過(guò)程中，對(duì)于高校干部人事檔案材料不夠齊全的問(wèn)題，要提高檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，不斷努力學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能并將其進(jìn)行合理的利用。深入了解檔案管理的工作流程和行為準(zhǔn)則，同時(shí)還要將日常的學(xué)習(xí)作為提高管理水平的主要途徑；對(duì)于人事檔案造假的問(wèn)題，檔案管理人員提高自身的責(zé)任意識(shí)，要加強(qiáng)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和有效性，并將其作為自己工作的準(zhǔn)則，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的監(jiān)督和管理，對(duì)篡改材料，偽造材料等異?，F(xiàn)象家督嚴(yán)打力度，避免人事檔案失去自身的真實(shí)性、有效性；另外，檔案的管理人員還要加大宣傳，提高高校職工對(duì)的檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和了解，杜絕出現(xiàn)違法現(xiàn)象和不正確的管理行為。

2.2 專項(xiàng)審核

專項(xiàng)審核主要是保證人事檔案可以具有真實(shí)性和有效性。從總體的角度來(lái)講，高校干部人事檔案管理的專項(xiàng)審核工作在開展的過(guò)程中一定要明確三大要素：第一要素，要確定審核內(nèi)容，其內(nèi)容主要包括：完整性審核、單份檔案材料的真實(shí)性等；第二要素是明確審核的方法，其審核的方法主要有：逐卷審核、逐件審核，雖然這些方法在鑒定過(guò)程中的任務(wù)量比較大，但是它可以將檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)異常情況進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)和完善；第三種要素，規(guī)范審核程序，在審核的過(guò)程中，要求審核人員逐張逐頁(yè)對(duì)干部檔案材料進(jìn)行查閱，重點(diǎn)針對(duì)檔案材料是否齊全、完整，內(nèi)容是否客觀真實(shí)，材料手續(xù)是否完備等情況進(jìn)行審核，把“三齡兩歷一身份”檔案材料真實(shí)性、完整性、規(guī)范性作為干部檔案工作重中之重，凡涉及檔案材料不規(guī)范的，審核人員逐一登記需補(bǔ)材料，并與當(dāng)事人進(jìn)行溝通交接。同時(shí)，以發(fā)放通知、電話查詢、親自上門等形式進(jìn)行核查，確保“三齡兩歷一身份”信息審核認(rèn)定工作的真實(shí)性、嚴(yán)肅性

2.3 加強(qiáng)高校人事檔案的數(shù)字化管理

根據(jù)目前情況來(lái)看，在高校人事檔案管理過(guò)程中，大部分的高校仍然是采用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，而且也沒(méi)有建立專門的檔案管理系統(tǒng)，極大的影響了檔案管理工作的效率和水平。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，要想更好的滿足檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際要求，提高管理工作的水平的和效率，高校就要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，采用現(xiàn)代化的管理手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法不斷轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案管理，并積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理技術(shù)。首先，要配備專門的設(shè)備和人員對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，也可以委托第三方檔案數(shù)字化公司對(duì)其進(jìn)行管理和優(yōu)化，可以在最大程度上實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”保管，不僅可以長(zhǎng)期保存人事檔案，還可以避免出現(xiàn)信息篡改和偽造的現(xiàn)象；其次，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，積極引進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)相關(guān)法規(guī)條令對(duì)檔案信息進(jìn)行選擇性的公布，一方面，可以實(shí)現(xiàn)公眾對(duì)干部檔案進(jìn)行監(jiān)督，另一方面，可以對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行共享。最后，在信息技術(shù)的背景下，可以將檔案信息用電子文件的形式在計(jì)算中進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅可以在一定程度上增加檔案的內(nèi)容，擴(kuò)大檔案的范圍，可以也降低了管理人員的工作量，極大的節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，進(jìn)一步提高管理人員的工作效率和管理水平，從而為推進(jìn)高校人事檔案專項(xiàng)審核工作順利開展也奠定了良好的條件。

2.4 重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

管理人員在建筑工程項(xiàng)目開展過(guò)程中起著決定性的作用，所以要注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能，使檔案管理人員可以在檔案專項(xiàng)審核過(guò)程中積極做好各項(xiàng)管理工作。首先，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，將專項(xiàng)審核的內(nèi)容、流程以及管理工作的重要性等內(nèi)容不斷的滲透其中，積極做好檔案管理工作，加強(qiáng)他們的學(xué)習(xí)。另外，高校還可以組織一些相關(guān)院校中的優(yōu)秀的人事檔案管理工作者進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，使管理人員可以從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高其管檔管理人員的業(yè)務(wù)水平；其次，作為干部人事檔案中的核心信息部分，“三齡兩歷一身份”認(rèn)定審核是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅而且政策性極強(qiáng)的工作，不僅直接關(guān)系到個(gè)人切身利益，也直接關(guān)系到干部人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平，要在干部人事檔案主管部門中配置一些具有專業(yè)性的檔案人員，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，高度重視這項(xiàng)工作，積極組織并成立審核、認(rèn)定“三齡兩歷一身份”問(wèn)題工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從多個(gè)方面對(duì)這項(xiàng)工作提供大力的支持，并根據(jù)其實(shí)際情況，建立完善的管理制度，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范性與合理性的管理，始終貫徹《檔案法》，并以此為法律依據(jù)，可以在一定程度上避免出現(xiàn)管理分散、交接困難等問(wèn)題，進(jìn)一步保障了的檔案專項(xiàng)審核過(guò)程中的質(zhì)量和效率。最后，制定健全的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核成績(jī)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，極大的激發(fā)了管理人員對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性，從而營(yíng)造一種“人人爭(zhēng)優(yōu)”的良好的工作氛圍，為促進(jìn)高校干部人事檔案管理工作順利的開展奠定了良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校在日常工作中最重要的一部分工作就是進(jìn)行檔案管理，在新形勢(shì)下，檔案管理不僅對(duì)高校的發(fā)展規(guī)劃有十分重要的意義，而且對(duì)干部個(gè)人的發(fā)展和前途也起著決定性的作用。因此，高校一定要重視干部人事檔案的管理工作，加快檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)，不斷提高自身的管理水平，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的專業(yè)技術(shù)和綜合素養(yǎng)，同時(shí)還要加大宣傳，使干部教職工充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案的重要性和必要性，為高校健康可持續(xù)的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

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