淺談我國計(jì)劃生育檔案管理的發(fā)展與對(duì)策

摘 要：實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育是我國的一項(xiàng)基本國策，事關(guān)億萬家庭的幸福安康。1980年，黨中央發(fā)表了《關(guān)于控制我國人口增長問題致全體共產(chǎn)黨、共青團(tuán)員的公開信》，提倡一對(duì)夫婦生育一個(gè)孩子。1982年，計(jì)劃生育被確定為基本國策。40年來，我國不斷完善計(jì)劃生育政策，走出了一條中國特色統(tǒng)籌解決人口問題的道路。2016年，中共中央國務(wù)院決定實(shí)施全面兩孩政策，計(jì)劃生育工作變的越來越重要。計(jì)劃生育檔案管理作為計(jì)劃生育工作中的一個(gè)重要組成部分，對(duì)計(jì)劃生育工作的效率和質(zhì)量起著關(guān)鍵性的作用。但是，隨社會(huì)的發(fā)展及目前受各種因素的影響，計(jì)劃生育檔案管理仍然存在諸多問題，其發(fā)展?fàn)顩r不容樂觀。因此，本文通過對(duì)計(jì)劃生育檔案管理的發(fā)展及存在的問題進(jìn)行分析與研究，針對(duì)這些問題提出解決對(duì)策。希望能給相關(guān)管理人員一定的啟發(fā)，進(jìn)而提高計(jì)劃生育檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案管理；發(fā)展；問題；解決對(duì)策

1 計(jì)劃生育檔案的概述

計(jì)劃生育檔案亦可稱為計(jì)生檔案，該檔案以育齡婦女（一般規(guī)定15—49歲）為主，記錄著該育齡婦女和其丈夫的婚育情況，子女情況、本人避孕節(jié)育情況、領(lǐng)證情況、孕前管理等等。該檔案的建立目的，是為了快捷、準(zhǔn)確地為育齡婦女提供計(jì)劃生育優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為基層開展計(jì)劃生育科學(xué)管理與優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供信息保證。

2 我國計(jì)劃生育檔案管理的發(fā)展歷程

2.1 建立階段

1981年3月6日，國家計(jì)劃生育委員會(huì)設(shè)立。隨后，全國計(jì)生工作體系一直建立到省、市、縣、鄉(xiāng)、村（社區(qū)），基層管理人員利用一切能夠利用的條件，開展起計(jì)劃生育工作，她們用自己僅有的文化，每天都隨身攜帶筆記本，收集育齡婦女計(jì)劃生育的各種信息、整理資料、上報(bào)匯總。到八十年代末，計(jì)生檔案以育齡婦女信息卡為主，以育齡婦女的生育類型分類、編制索引，整理歸檔，并不斷完善變更，為基層開展計(jì)劃生育服務(wù)提供了可靠的保證。

2.2 完善階段

經(jīng)過十幾年的努力和不斷摸索，到90年代，計(jì)生檔案在育齡婦女信息卡的基礎(chǔ)上不斷完善，計(jì)生檔案也逐漸走向正規(guī)，檔案以“兩卡”（育齡婦女信息卡、戶成員信息卡）為主，并增加了“十簿”和“村級(jí)月報(bào)告單”等簿卡的使用，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村有了計(jì)生檔案室，建立了檔案管理制度，計(jì)生干部負(fù)責(zé)計(jì)生檔案的收集、整理、保管、查閱、使用等。

2.3 規(guī)范階段

2002年9月1日，《人口與計(jì)劃生育法》正式頒布，為了使計(jì)生檔案能更好的為計(jì)生工作服務(wù)，各省實(shí)現(xiàn)”數(shù)據(jù)大集中”。 2007年，計(jì)生檔案信息數(shù)據(jù)匯入育齡婦女信息數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)省--市--縣--鄉(xiāng)逐級(jí)對(duì)人口信息動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村都成立了計(jì)生辦公室，有了專門的計(jì)生檔案管理人員，負(fù)責(zé)人口數(shù)據(jù)庫檔案信息的登記、變更、查詢、反饋及上報(bào)工作。

2.4 電子化時(shí)代

現(xiàn)階段，隨著計(jì)劃生育檔案管理的不斷完善，計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)由單一的育齡婦女計(jì)生檔案發(fā)展為全員人口信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中包含了全員人口的計(jì)生信息外，還增填健康信息、孕前管理、獎(jiǎng)勵(lì)扶助的等諸多內(nèi)容，并完善了管理服務(wù)一體化，各類證件實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上登記、網(wǎng)絡(luò)辦理，并實(shí)現(xiàn)計(jì)生數(shù)據(jù)與公安、婦幼、衛(wèi)生等系統(tǒng)的互通，在全國實(shí)行了區(qū)域協(xié)作，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案的資源共享。

3 我國計(jì)劃生育檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1）計(jì)劃生育檔案管理人員素質(zhì)不高、職責(zé)不明。第一、從事計(jì)劃生育檔案管理工作的人員有一部分人為兼職，由于未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，從而缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，影響計(jì)劃生育檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。第二、計(jì)劃生育檔案管理人員流動(dòng)性大、崗位責(zé)任不明確，檔案管理人員在工作中容易出現(xiàn)敷衍了事、馬虎不仔細(xì)、糊弄應(yīng)付的現(xiàn)象。

2）計(jì)劃生育檔案管理制度不完善。計(jì)生檔案制度的不完善，直接導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理混亂、不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一、計(jì)劃生育檔案查閱管理制度不完善，查閱記錄不清、不登記。第二，計(jì)劃生育檔案保密制度缺乏完整性。第三，計(jì)劃生育檔案收集保護(hù)制度不健全。計(jì)生檔案不僅要及時(shí)變更全員人口信息管理系統(tǒng)，還要整理統(tǒng)計(jì)報(bào)表、報(bào)告單及十簿等紙質(zhì)檔案。由于制度不完善，基層以下現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，比如：收集檔案資料不及時(shí)，歸檔的材料內(nèi)容填寫不完全、資料中信息錯(cuò)誤；證明材料出現(xiàn)未蓋章、代簽字、亂涂改等現(xiàn)象，還有人為完成上級(jí)任務(wù)，人為修改全員人口信息檔案，造成計(jì)劃生育檔案材料的完整性和真實(shí)性無法得到保證，進(jìn)而大大降低了歸檔案卷的質(zhì)量。

3）人口信息管理系統(tǒng)有待于進(jìn)一步更新、維護(hù)和完善。

4 計(jì)劃生育檔案管理問題的解決對(duì)策

4.1 加強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理人員的管理和培訓(xùn)

想要提高計(jì)劃生育檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，我認(rèn)為可從以下幾點(diǎn)著手：第一、計(jì)劃生育管理部門可定期對(duì)計(jì)劃生育檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。第二、計(jì)劃生育檔案管理人員可利用休息時(shí)間，多翻閱檔案管理方面的資料，不斷的充實(shí)自己，提高自身的檔案管理水平。第三、確立崗位責(zé)任制。主要包括每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核以及獎(jiǎng)懲措施。

4.2 建立健全的計(jì)劃生育檔案管理各項(xiàng)制度

想要做好計(jì)劃生育檔案管理工作，并提升計(jì)劃生育檔案管理的成效，必須建立健全的計(jì)劃生育檔案管理制度，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：第一、建立檔案收集整理時(shí)限機(jī)制。要求各級(jí)計(jì)劃生育檔案管理人員每天對(duì)全員信息進(jìn)行收集、歸檔，及時(shí)變更檔案信息庫。每月對(duì)紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔、匯總的情況進(jìn)行上報(bào)，每半年進(jìn)行考核一次。第二、完善立卷歸檔制度。第三、建立和完善計(jì)劃生育檔案保密制度。由于計(jì)生檔案的特殊性，在資源共享的同時(shí)，更要保護(hù)育齡婦女的隱私，檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，上級(jí)管理員對(duì)每個(gè)管理員的操作要了如指掌。第四、建立健全的檔案銷毀制度。由于檔案銷毀制度不健全，誤操作現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，比如：獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案、辦證檔案是長期檔案，各地誤銷事件時(shí)有發(fā)生，相反一些臨時(shí)檔案不銷毀占用了檔案室大量的空間。

4.3 利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)生檔案管理現(xiàn)代化

在電子化時(shí)代，計(jì)生檔案也應(yīng)順應(yīng)潮流，人口管理系統(tǒng)要不斷維護(hù)、拓寬互通范圍。利用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案存儲(chǔ)、檢索自動(dòng)化。運(yùn)用微信、QQ技術(shù)實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息傳遞交流、資源共享。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案電子化，簡便化，讓計(jì)生檔案為計(jì)劃生育科學(xué)管理與優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供更好的信息保證。

參考文獻(xiàn)

[1]趙培云.新時(shí)期計(jì)劃生育檔案管理存在的問題及對(duì)策淺析[J].人口與計(jì)劃生育，2017（01）.

[2]王建波.探究當(dāng)前計(jì)劃生育檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（09）.

[3]盛吉燕，周金蓮.淺談?dòng)?jì)劃生育檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].赤子（上中旬），2015（21）.

[4]宋學(xué)民.新形勢(shì)下基層計(jì)劃生育檔案工作中存在的問題及解決對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）.

[5]王建國.計(jì)劃生育檔案管理存在的問題及解決辦法[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2012（09）.

作者簡介

胡素琴（1970-），女，漢，山西省呂梁市文水縣，文水縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局基層人口管理股股長，館員（檔案系列），大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。